行政文書檔案分類管理制度文件管理工具模板一、制度目的與適用范圍本制度旨在規(guī)范單位行政文書檔案的分類、整理、歸檔及利用工作，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案管理效率，為單位日常運(yùn)營和決策提供有效支持。適用于本單位及所屬各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子文書檔案，包括但不限于通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、人事文件、審計(jì)材料等。二、分類管理操作流程（一）文件收集與初步篩選收集責(zé)任：各部門指定專人（檔案聯(lián)絡(luò)員*）負(fù)責(zé)本部門形成文件的日常收集，保證文件辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理。收集范圍：納入管理的文件需滿足“具有查考利用價(jià)值”“辦理完畢手續(xù)齊全”兩個(gè)條件，草稿、重復(fù)文件、無保存價(jià)值的臨時(shí)性材料需剔除。交接登記：檔案聯(lián)絡(luò)員將收集的文件填寫《文件交接清單》（一式兩份），與檔案管理員核對(duì)無誤后雙方簽字確認(rèn)，一份留存部門，一份交檔案室備案。（二）檔案分類判定采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級(jí)分類法，保證分類邏輯清晰、層級(jí)分明：一級(jí)類目：年度以文件形成自然年度作為劃分依據(jù)，如“2024年度”“2023年度”，跨年度文件按辦結(jié)年度歸檔。二級(jí)類目：機(jī)構(gòu)按文件形成或承辦部門劃分，如“01辦公室”“02人力資源部”“03財(cái)務(wù)部”“04業(yè)務(wù)部”等（部門代碼需提前統(tǒng)一制定并公示）。三級(jí)類目：問題在二級(jí)類目下按文件內(nèi)容性質(zhì)細(xì)分，例如：辦公室下設(shè)“01綜合事務(wù)”“02會(huì)議管理”“03印章管理”；人力資源部下設(shè)“01人事任免”“02薪酬管理”“03培訓(xùn)考核”；財(cái)務(wù)部下設(shè)“01預(yù)算管理”“02報(bào)銷憑證”“03審計(jì)報(bào)告”。特殊情況處理：聯(lián)合發(fā)文文件，按主辦部門確定歸屬；未明確部門的綜合性文件（如單位年度工作計(jì)劃），歸入“辦公室-綜合事務(wù)”類。（三）檔案編號(hào)與登記編號(hào)規(guī)則：采用“年度代碼-機(jī)構(gòu)代碼-問題代碼-流水號(hào)”格式，示例：2024-01-01-001（表示2024年辦公室綜合事務(wù)類第1號(hào)文件）。登記要求：紙質(zhì)檔案：填寫《檔案分類目錄登記表》（見附件1），詳細(xì)記錄文件標(biāo)題、文號(hào)、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息；電子檔案：在單位檔案管理系統(tǒng)內(nèi)建立對(duì)應(yīng)文件夾，文件名與編號(hào)一致，元數(shù)據(jù)（如作者、關(guān)鍵詞）需完整填寫。（四）檔案整理與歸檔紙質(zhì)檔案整理：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文件需修補(bǔ)；按文件順序編寫頁碼（正面編單號(hào)，背面編雙號(hào)，空白頁不編號(hào)）；使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒存放，盒面標(biāo)注“年度-機(jī)構(gòu)-問題-起止流水號(hào)”（如“2024-01-01001-010”）。電子檔案整理：按分類結(jié)構(gòu)建立層級(jí)文件夾，年度-機(jī)構(gòu)-問題三級(jí)對(duì)應(yīng)；文件格式需為長期保存格式（如PDF、OFD），避免使用易過時(shí)格式（如WPS舊版）；定期備份（每月增量備份、季度全量備份），異地備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤）需存放在專用防磁柜。歸檔移交：每月25日前，檔案聯(lián)絡(luò)員*將整理完畢的檔案（含紙質(zhì)及電子版）移交檔案室，填寫《檔案歸檔移交清單》（見附件2），雙方簽字確認(rèn)；檔案管理員*在接收后3個(gè)工作日內(nèi)完成檔案上架（紙質(zhì)）或系統(tǒng)入庫（電子）并更新目錄。（五）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱；涉密文件（如未公開的人事任免、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案管理員*全程陪同借閱。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見附件3），注明借閱檔案名稱、編號(hào)、用途及歸還時(shí)間；審批通過后，檔案管理員*核對(duì)檔案無誤后出借，借閱期限不超過5個(gè)工作日（特殊情況可申請(qǐng)續(xù)借，續(xù)期不超過3天）；歸還時(shí)需檢查檔案完整性，如有損壞或丟失，按《檔案管理規(guī)定》處理。（六）檔案鑒定與銷毀定期鑒定：每3年由檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)人員成立鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。銷毀流程：對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（見附件4），列明檔案名稱、數(shù)量、鑒定意見及銷毀理由；報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批后，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)粉碎、電子數(shù)據(jù)徹底刪除）；監(jiān)銷人需在《檔案銷毀審批表》簽字確認(rèn)，檔案留存銷毀記錄備查。三、分類標(biāo)準(zhǔn)與模板表格（一）檔案分類代碼表一級(jí)類目（年度）二級(jí)類目（機(jī)構(gòu)）機(jī)構(gòu)代碼三級(jí)類目（問題）問題代碼2024辦公室01綜合事務(wù)012024辦公室01會(huì)議管理022024人力資源部02人事任免012024人力資源部02薪酬管理022024財(cái)務(wù)部03預(yù)算管理012024財(cái)務(wù)部03報(bào)銷憑證02（二）模板表格附件1：檔案分類目錄登記表（紙質(zhì)版）序號(hào)分類代碼文件標(biāo)題文號(hào)/字號(hào)形成日期頁數(shù)保管期限存放位置（盒號(hào)）備注12024-01-01關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知辦發(fā)〔2024〕1號(hào)2024-01-15210年A01-00122024-02-01張三同志職務(wù)任免通知人任〔2024〕5號(hào)2024-02-201永久B02-005涉密附件2：檔案歸檔移交清單移交部門移交人*接收人*移交日期檔案類型數(shù)量（份/件）起止編號(hào)移交人簽字接收人簽字辦公室李四*王五*2024-03-01紙質(zhì)152024-01-001-015李四*王五*附件3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人*所在部門借閱日期歸還日期趙六*業(yè)務(wù)部2024-03-102024-03-15檔案名稱及編號(hào)借閱用途審批人*審批意見2024-03-01-003（項(xiàng)目合同）項(xiàng)目進(jìn)度跟進(jìn)周七*同意借閱附件4：檔案銷毀審批表檔案名稱分類代碼數(shù)量（份）鑒定小組意見銷毀理由2021年度季度工作總結(jié)2021-01-0120無保存價(jià)值超保管期限，內(nèi)容已無查考意義審批人*監(jiān)銷人*銷毀日期備注吳八*鄭九*2024-03-20紙質(zhì)已粉碎四、管理規(guī)范與注意事項(xiàng)責(zé)任分工：檔案管理部門負(fù)責(zé)制度執(zhí)行監(jiān)督、分類標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)及檔案庫房管理；各部門檔案聯(lián)絡(luò)員*負(fù)責(zé)本部門文件收集、初步分類及移交，保證文件“應(yīng)歸盡歸”。保密管理：涉密檔案需單獨(dú)存放，借閱需履行“雙人雙鎖”手續(xù)，電子涉密檔案需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸。動(dòng)態(tài)調(diào)整：若部門職能調(diào)整或新增業(yè)務(wù)類型，檔案管理部門應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)修訂分類代碼表并通知各部門