行政采購申請(qǐng)及審批流程模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景本流程適用于公司內(nèi)部各類行政采購活動(dòng)的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公物資（如文具、耗材）、固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）、服務(wù)類采購（如保潔、維修）等非生產(chǎn)性物資及服務(wù)的采購需求。典型場(chǎng)景包括：新員工入職采購辦公設(shè)備、部門日常消耗品補(bǔ)充、辦公環(huán)境維護(hù)服務(wù)采購、固定資產(chǎn)更新?lián)Q代等。不適用情形：生產(chǎn)原材料采購、市場(chǎng)推廣活動(dòng)物料采購（需對(duì)應(yīng)專項(xiàng)流程）、緊急搶險(xiǎn)采購（需啟動(dòng)應(yīng)急采購流程）。二、操作流程詳解（一）第一步：采購需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫責(zé)任人：申請(qǐng)人（需求部門員工或指定對(duì)接人）動(dòng)作說明：確認(rèn)采購需求：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際工作需要（如新部門成立、物資損耗、服務(wù)到期等），明確采購品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及期望到貨時(shí)間。填寫《行政采購申請(qǐng)表》：模板詳見第三部分，需完整填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購明細(xì)：品名、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額（需符合部門年度預(yù)算）；需求說明：簡(jiǎn)述采購用途、必要性及特殊要求（如品牌、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；附件：如需提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品參數(shù)表、previous采購記錄等，需一并作為申請(qǐng)附件。提交申請(qǐng)：通過OA系統(tǒng)或線下提交至部門負(fù)責(zé)人審批，保證信息準(zhǔn)確無誤后發(fā)起流轉(zhuǎn)。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（或部門指定審批人）審批要點(diǎn)：需求合理性：審核采購需求是否符合部門工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購、過度采購等情況；預(yù)算匹配性：核對(duì)預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提前說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；急迫性判斷：確認(rèn)采購需求的緊急程度，非緊急需求可按正常流程推進(jìn)，緊急需求（如影響辦公秩序的突發(fā)維修）需標(biāo)注“緊急”并同步至行政部。輸出結(jié)果：審批通過后，流轉(zhuǎn)至行政部；駁回需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：行政部合規(guī)性與必要性審核責(zé)任人：行政主管（或采購專員）審核要點(diǎn)：合規(guī)性檢查：采購品名是否符合行政采購目錄（如禁止采購與辦公無關(guān)的物品）；是否存在規(guī)避招標(biāo)、拆分采購等違規(guī)行為（如單筆金額超2萬元需走招標(biāo)流程，不得拆分為多筆小額申請(qǐng)）；必要性與可行性確認(rèn)：核查庫存：通過庫存管理系統(tǒng)確認(rèn)是否有可用閑置物資（如可調(diào)配其他部門閑置設(shè)備則無需新購）；市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)新品類或大額采購（超5000元），需收集至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)（或提供歷史采購價(jià)格對(duì)比），保證價(jià)格合理；技術(shù)參數(shù)審核：對(duì)專業(yè)設(shè)備（如投影儀、服務(wù)器），需聯(lián)合技術(shù)部門確認(rèn)規(guī)格參數(shù)是否符合使用需求。輸出結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；駁回需明確修改意見（如“需補(bǔ)充3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)”“規(guī)格參數(shù)不明確，需與技術(shù)部確認(rèn)”）。（四）第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算與資金審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)經(jīng)理（或預(yù)算專員）審核要點(diǎn)：預(yù)算額度：核對(duì)采購總金額是否在部門剩余預(yù)算范圍內(nèi)，跨部門采購需確認(rèn)分?jǐn)傤A(yù)算比例；資金計(jì)劃：結(jié)合公司資金狀況，確認(rèn)采購時(shí)間是否符合資金支付計(jì)劃（如季度末大額支出需提前與財(cái)務(wù)部溝通）；成本合理性：對(duì)大額采購，參考?xì)v史價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，審核預(yù)估成本是否合理，提出優(yōu)化建議（如“可批量采購降低成本”）。輸出結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；預(yù)算不足需退回并要求調(diào)整采購方案或補(bǔ)充預(yù)算申請(qǐng)。（五）第五步：分級(jí)審批（按金額劃分）根據(jù)采購金額，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，保證審批效率與風(fēng)險(xiǎn)控制：小額采購（≤5000元）：由行政部負(fù)責(zé)人審批；中額采購（5000元-2萬元）：由分管行政副總審批；大額采購（＞2萬元）：由總經(jīng)理審批（需附《大額采購審批表》）。審批要點(diǎn)：重點(diǎn)審核采購的戰(zhàn)略匹配性、投入產(chǎn)出比及風(fēng)險(xiǎn)控制措施。輸出結(jié)果：審批通過后，行政部啟動(dòng)采購執(zhí)行；駁回需書面說明原因，退回申請(qǐng)人重新規(guī)劃。（六）第六步：采購執(zhí)行與供應(yīng)商選擇責(zé)任人：行政采購專員執(zhí)行步驟：供應(yīng)商確定：小額采購：從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇1-2家比價(jià)后確定；中大額采購：通過公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)方式確定供應(yīng)商（需保留比價(jià)記錄、招標(biāo)文件等備查）；簽訂采購合同：金額超5000元需簽訂正式合同，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；下達(dá)訂單：向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單（或合同），同步告知申請(qǐng)人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（七）第七步：物資驗(yàn)收與入庫責(zé)任人：申請(qǐng)人（使用部門）+行政部驗(yàn)收員驗(yàn)收流程：到貨核對(duì)：供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)后，申請(qǐng)人與行政部共同核對(duì)：數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)是否與采購訂單一致；外觀是否完好、配件是否齊全；技術(shù)參數(shù)是否符合要求（如需專業(yè)檢測(cè)，可聯(lián)合技術(shù)部共同驗(yàn)收）。驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：填寫《物資驗(yàn)收單》（需申請(qǐng)人、驗(yàn)收員簽字確認(rèn)），同步更新庫存信息；不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收并通知供應(yīng)商退換貨，同時(shí)記錄問題（如“數(shù)量不符”“質(zhì)量缺陷”），要求供應(yīng)商3個(gè)工作日內(nèi)反饋處理方案。（八）第八步：付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算責(zé)任人：行政采購專員+財(cái)務(wù)部操作步驟：付款資料準(zhǔn)備：行政部收集完整資料（采購申請(qǐng)表、審批單、采購合同/訂單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票）；提交付款申請(qǐng)：通過OA系統(tǒng)發(fā)起付款流程，附上上述資料掃描件；財(cái)務(wù)審核與支付：財(cái)務(wù)部核對(duì)資料無誤后，按合同約定付款方式（如預(yù)付款30%、到貨款70%）辦理支付，保證發(fā)票合規(guī)（如增值稅專用發(fā)票需提供稅號(hào)）。三、行政采購申請(qǐng)表（模板）行政采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他預(yù)算金額元采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12需求說明（簡(jiǎn)述采購必要性、特殊要求、期望到貨時(shí)間等）附件清單□報(bào)價(jià)單□產(chǎn)品參數(shù)表□合同草案□其他：________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：________日期：________行政部審核意見簽字：________日期：________財(cái)務(wù)部審核意見簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字：________日期：________驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人：________日期：________□合格□不合格（不合格說明：________________）付款記錄付款日期：________金額：________財(cái)務(wù)簽字：________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題（一）預(yù)算管理采購前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，嚴(yán)禁超預(yù)算或無預(yù)算采購；確需調(diào)整預(yù)算的，需提前15個(gè)工作日提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》并附詳細(xì)說明。年度末（11-12月）原則上不受理大額采購申請(qǐng)（超5萬元），避免年底突擊花錢。（二）審批時(shí)效各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急標(biāo)注（如“加急”）的申請(qǐng)需4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；因?qū)徟搜诱`導(dǎo)致采購進(jìn)度影響的，需追究審批人責(zé)任。（三）采購規(guī)范嚴(yán)禁向關(guān)聯(lián)方或未經(jīng)審核的供應(yīng)商采購，供應(yīng)商需在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)選擇（名錄由行政部每季度更新）；單筆金額超1萬元的采購，需保留至少2家供應(yīng)商的比價(jià)記錄；超5萬元需公開招標(biāo)，招標(biāo)過程需全程留痕。（四）驗(yàn)收與付款物資到貨后3個(gè)工作日內(nèi)必須完成驗(yàn)收，逾期未驗(yàn)收視為默認(rèn)合格，由此產(chǎn)生的質(zhì)量問題由申請(qǐng)部門承擔(dān)；付款前需保證“三單匹配”（采購申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、發(fā)票），信息不一致時(shí)財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。（五）資料歸檔采購?fù)瓿珊?，行政部需將全套資料（申請(qǐng)表、審批單、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）整理歸檔，保存期限不少于3年；電子資料需至公司共享服務(wù)器，紙質(zhì)資料按年度裝訂成冊(cè)，便于審計(jì)查詢。（六）常見問題處理需求變更：采購審批通過后，若需變更品名、數(shù)量或金額，需重新提交《變更申請(qǐng)表》并經(jīng)原審批