公司采購及開票制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等國家法律法規(guī)，以及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)采購管理規(guī)范》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，特別是為防控采購環(huán)節(jié)中的專項(xiàng)風(fēng)險、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升管理效能而制定。同時，嚴(yán)格遵循集團(tuán)母公司關(guān)于供應(yīng)鏈管理、合規(guī)經(jīng)營的相關(guān)規(guī)定，確保公司采購及開票活動合法合規(guī)、高效透明。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在采購活動及開票管理過程中的行為規(guī)范。具體覆蓋范圍包括但不限于：采購需求提出、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、發(fā)票開具與認(rèn)證、采購資金支付等全流程管理，以及與采購相關(guān)的招標(biāo)、比選、詢價、議價等業(yè)務(wù)場景。第三條本制度中涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”：指公司為防范采購及開票環(huán)節(jié)中的廉潔風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、操作風(fēng)險等，建立的一整套覆蓋事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)督的系統(tǒng)性管理機(jī)制。其核心在于通過流程優(yōu)化、職責(zé)明確、風(fēng)險防控，確保采購決策科學(xué)、交易公平、資金安全。（二）“XX風(fēng)險”：指在采購及開票過程中可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失、法律責(zé)任、聲譽(yù)損害等不良后果的潛在不確定因素，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同履約風(fēng)險、發(fā)票合規(guī)風(fēng)險等。（三）“XX合規(guī)”：指公司采購及開票活動嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部管理制度的要求，確保業(yè)務(wù)行為在法律框架內(nèi)運(yùn)行，無違法違規(guī)行為發(fā)生。第四條公司采購及開票管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保采購及開票各環(huán)節(jié)均納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各崗位的職責(zé)權(quán)限，確保人人有責(zé)、人人負(fù)責(zé)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施，強(qiáng)化風(fēng)險預(yù)警與應(yīng)對。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，動態(tài)優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司采購及開票管理的合規(guī)性負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對專項(xiàng)管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織落實(shí)制度要求、協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條公司設(shè)立采購及開票管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為專項(xiàng)管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、重大事項(xiàng)審批及監(jiān)督評價。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)審部、紀(jì)檢監(jiān)察部及各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（依托供應(yīng)鏈管理部），負(fù)責(zé)日常管理事務(wù)。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議批準(zhǔn)公司采購及開票管理制度及重大調(diào)整方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門采購及開票業(yè)務(wù)，解決重大爭議；（三）定期聽取專項(xiàng)管理工作報告，評估管理成效；（四）監(jiān)督重大風(fēng)險事件處置，追究違規(guī)責(zé)任。第八條牽頭部門（供應(yīng)鏈管理部）作為專項(xiàng)管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定、修訂并解釋本制度；（二）開展供應(yīng)商全生命周期管理，包括準(zhǔn)入審查、績效評估、淘汰退出；（三）優(yōu)化采購流程，推廣集中采購、電子采購等模式；（四）監(jiān)督各部門采購業(yè)務(wù)合規(guī)性，定期通報問題。第九條專責(zé)部門（法務(wù)部、財務(wù)部、內(nèi)審部）作為專項(xiàng)管理的技術(shù)支撐與監(jiān)督部門，主要職責(zé)包括：（一）法務(wù)部：審核采購合同條款合法性，提供法律支持；（二）財務(wù)部：負(fù)責(zé)開票管理、發(fā)票認(rèn)證及資金支付，審核采購預(yù)算合理性；（三）內(nèi)審部：獨(dú)立開展專項(xiàng)管理合規(guī)性審計，提出改進(jìn)建議。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位作為專項(xiàng)管理的執(zhí)行主體，主要職責(zé)包括：（一）提出采購需求，組織比選、詢價等采購活動；（二）落實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)審查要求，確保履約能力達(dá)標(biāo)；（三）監(jiān)督發(fā)票合規(guī)性，及時處理開票異常情況；（四）開展內(nèi)部培訓(xùn)，提升員工操作規(guī)范性。第十一條基層執(zhí)行崗（采購專員、財務(wù)人員等）作為專項(xiàng)管理的具體操作者，應(yīng)履行以下合規(guī)責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確自身職責(zé)紅線；（二）嚴(yán)格執(zhí)行制度流程，拒絕執(zhí)行違規(guī)指令；（三）主動上報發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險隱患或異常情況；（四）配合完成專項(xiàng)檢查，如實(shí)反映問題。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商盡職調(diào)查：采購需求提出前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)完成供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、財務(wù)狀況等盡職調(diào)查，建立合格供應(yīng)商名錄，禁止與有不良記錄或存在利益沖突的供應(yīng)商合作。第十三條招標(biāo)采購流程規(guī)范：采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)（由公司另行規(guī)定）的，必須通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或競爭性談判等方式實(shí)施，確保流程公開透明。第十四條采購合同簽訂要求：合同條款應(yīng)包含價格、質(zhì)量、交付、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，并由法務(wù)部審核把關(guān)，避免合同漏洞。第十五條采購價格管理：嚴(yán)格執(zhí)行比價、議價制度，禁止指定供應(yīng)商或泄露價格信息。采購價格不得高于市場公允水平，異常低價需重點(diǎn)核查。第十六條開票管理規(guī)范：發(fā)票開具必須符合稅法規(guī)定，內(nèi)容真實(shí)完整，不得虛開、代開或轉(zhuǎn)借發(fā)票。財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票認(rèn)證臺賬，防止騙稅風(fēng)險。第十七條關(guān)聯(lián)交易管控：涉及關(guān)聯(lián)交易的采購，必須進(jìn)行價格公允性審查，并由領(lǐng)導(dǎo)小組審批，避免利益輸送。第十八條采購資金支付控制：采購款項(xiàng)支付需經(jīng)預(yù)算審批、合同審核、發(fā)票認(rèn)證等多重環(huán)節(jié)，禁止超額支付或超期支付。第十九條專項(xiàng)風(fēng)險防控：重點(diǎn)防控供應(yīng)商串通、商業(yè)賄賂、合同欺詐等風(fēng)險，建立風(fēng)險案例庫，定期開展警示教育。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動態(tài)更新機(jī)制：供應(yīng)鏈管理部每年至少開展一次制度評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或?qū)徲嫲l(fā)現(xiàn)的問題，及時修訂制度條款，報領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實(shí)施。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：各部門每月開展風(fēng)險自查，供應(yīng)鏈管理部每季度組織專項(xiàng)排查，對發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險及時發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：將專項(xiàng)審查嵌入業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，包括采購需求提報審查、供應(yīng)商資質(zhì)審查、合同簽訂審查、發(fā)票認(rèn)證審查，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭成立專項(xiàng)工作組，制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工。風(fēng)險事件上報路徑為：基層執(zhí)行崗→業(yè)務(wù)部門→領(lǐng)導(dǎo)小組→公司主要負(fù)責(zé)人。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：對違規(guī)行為實(shí)行分級處罰，包括但不限于：通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、崗位調(diào)整、紀(jì)律處分等。情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。處罰標(biāo)準(zhǔn)由法務(wù)部制定，報領(lǐng)導(dǎo)小組備案。第十七條評估改進(jìn)機(jī)制：內(nèi)審部每年對專項(xiàng)管理體系有效性進(jìn)行評估，出具評估報告，提出優(yōu)化建議，由領(lǐng)導(dǎo)小組審議并督促落實(shí)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)帶頭落實(shí)專項(xiàng)管理要求，將管理責(zé)任納入績效考核，確保制度執(zhí)行不打折扣。第十九條考核激勵機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤，實(shí)行“一票否決”制度。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級開展專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，每年不少于2次。第二十一條信息化支撐：依托ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購需求、供應(yīng)商管理、合同管理、發(fā)票管理全流程線上化，通過系統(tǒng)工具自動校驗(yàn)合規(guī)風(fēng)險。第二十二條文化建設(shè)：編制《采購及開票合規(guī)手冊》，組織簽訂合規(guī)承諾書，利用內(nèi)部宣傳平臺強(qiáng)化合規(guī)意識，營造“人人講合規(guī)”的濃厚氛圍。第二十三條報告制度：各部門每月報送采購及開票管理情況，包括風(fēng)險事件、制度執(zhí)行問題等。供應(yīng)鏈管理部每半年向領(lǐng)導(dǎo)小組