PAGE衛(wèi)生院項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為衛(wèi)生院項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營及管理提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院所有項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目以及各類專項(xiàng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目等從項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生院設(shè)立專門的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程跟蹤原則項(xiàng)目檔案管理應(yīng)貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過程，從項(xiàng)目啟動(dòng)開始，同步收集、整理、歸檔相關(guān)文件資料，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程緊密銜接。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，所有文件資料必須真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于項(xiàng)目相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率，同時(shí)確保檔案信息的安全性和保密性。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)1.成立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由衛(wèi)生院院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理工作，審議重大檔案管理事項(xiàng)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。2.檔案管理部門職責(zé)制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理信息化水平。定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高項(xiàng)目相關(guān)人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件資料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并對(duì)移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔、驗(yàn)收等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.項(xiàng)目文件資料形成部門及人員職責(zé)嚴(yán)格按照項(xiàng)目建設(shè)要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各自工作中產(chǎn)生的文件資料，并負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行初步整理和分類。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，妥善保管本部門產(chǎn)生的文件資料，防止丟失、損壞或泄密。按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的文件資料移交至檔案管理部門。（二）各部門協(xié)作機(jī)制1.建立定期溝通協(xié)調(diào)機(jī)制項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開會(huì)議，各部門匯報(bào)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，確保項(xiàng)目檔案管理工作順利推進(jìn)。2.明確工作銜接流程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各部門之間應(yīng)明確文件資料的傳遞流程和交接責(zé)任，確保文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確地流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。例如，項(xiàng)目前期規(guī)劃部門在完成項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等文件編制后，應(yīng)及時(shí)將文件副本提交給檔案管理部門備案；項(xiàng)目實(shí)施部門在工程建設(shè)過程中形成的各類施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)定期整理后移交檔案管理部門。3.加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳檔案管理部門應(yīng)定期組織各部門相關(guān)人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和操作技能。同時(shí)，通過內(nèi)部宣傳、工作簡(jiǎn)報(bào)等形式，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作重要性的宣傳，營造良好的工作氛圍。三、項(xiàng)目文件資料收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、說明及審批文件。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。項(xiàng)目合同文件，如建設(shè)工程施工合同、設(shè)備采購合同、技術(shù)服務(wù)合同等，以及合同變更、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。項(xiàng)目施工過程文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。項(xiàng)目監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。項(xiàng)目資金管理文件，包括項(xiàng)目預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資金撥付憑證等。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算審核報(bào)告等。項(xiàng)目運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，如設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.項(xiàng)目相關(guān)的其他文件上級(jí)主管部門關(guān)于項(xiàng)目的各類批示、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件。與項(xiàng)目相關(guān)的各類調(diào)研、考察、論證報(bào)告等資料。項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及電子文檔、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。（二）收集要求1.及時(shí)性項(xiàng)目文件資料形成部門應(yīng)在文件產(chǎn)生后及時(shí)收集整理，確保文件資料不遺漏、不延誤。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至檔案管理部門。2.完整性收集的文件資料應(yīng)齊全完整地反映項(xiàng)目建設(shè)全過程，包括項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、實(shí)施過程、竣工驗(yàn)收及運(yùn)行管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。要確保文件資料內(nèi)容的完整性，不得缺頁、漏項(xiàng)。3.準(zhǔn)確性文件資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。對(duì)于涉及項(xiàng)目關(guān)鍵信息和技術(shù)數(shù)據(jù)的文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.分類原則按照項(xiàng)目建設(shè)階段、文件性質(zhì)和內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。例如，可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。2.編號(hào)規(guī)則建立統(tǒng)一的檔案編號(hào)體系，對(duì)每份檔案進(jìn)行唯一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目名稱、檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和檢索。例如，編號(hào)格式可為：[項(xiàng)目名稱縮寫][檔案類別代碼][年份][順序號(hào)]，其中檔案類別代碼可根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的字母或數(shù)字代碼。3.裝訂要求對(duì)紙質(zhì)文件資料進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。對(duì)于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4規(guī)格并進(jìn)行裝訂。4.編目要求編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查閱。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容編寫簡(jiǎn)要的摘要，概括檔案主要內(nèi)容，提高檢索效率。四、項(xiàng)目檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目文件資料形成部門在完成文件資料的初步整理后，填寫《項(xiàng)目檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將整理好的文件資料連同《項(xiàng)目檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記入庫，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行上架排列，建立檔案實(shí)體保管秩序。（二）保管期限根據(jù)項(xiàng)目檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等項(xiàng)目前期重要文件。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等反映項(xiàng)目建設(shè)成果和質(zhì)量的關(guān)鍵文件。涉及項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)、權(quán)益、法律糾紛等重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)備采購合同等項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要文件，保管期限一般為1030年。項(xiàng)目運(yùn)行過程中的主要技術(shù)資料、運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限一般為1020年。3.短期保管的檔案項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性文件資料，如工程進(jìn)度報(bào)表、施工日志等，保管期限一般為35年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備消防器材和防蟲、防霉藥品等。2.檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測(cè)和記錄庫房溫濕度情況。3.檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限和類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性好的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的安全管理制度，采取加密、訪問控制等措施，確保電子檔案信息安全。五、項(xiàng)目檔案利用與借閱（一）利用方式1.查閱項(xiàng)目相關(guān)人員因工作需要可到檔案管理部門查閱項(xiàng)目檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱及用途等信息。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全和完整。2.借閱因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后，領(lǐng)取檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制對(duì)于需要復(fù)制項(xiàng)目檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。復(fù)制時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（二）利用審批1.一般利用審批項(xiàng)目相關(guān)人員查閱、借閱一般性項(xiàng)目檔案的，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)，應(yīng)審核查閱或借閱申請(qǐng)的合理性和必要性，確保檔案利用符合工作需要。2.重要檔案利用審批對(duì)于涉及項(xiàng)目核心機(jī)密、重要技術(shù)資料等重要檔案的利用，須經(jīng)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審批。審批過程中，應(yīng)嚴(yán)格審查利用目的、利用范圍和利用方式，確保檔案信息安全。（三）利用登記與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息。利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)分析，以便掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.對(duì)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期跟蹤借閱人使用情況，督促借閱人按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。六、項(xiàng)目檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案保管期限規(guī)定和實(shí)際利用情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行重新評(píng)估。2.客觀公正原則鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行，確保鑒定過程客觀公正。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成檔案鑒定小組。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織實(shí)施鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。2.鑒定程序檔案管理部門根據(jù)鑒定計(jì)劃，提前通知相關(guān)部門和人員準(zhǔn)備待鑒定檔案。鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定和實(shí)際利用價(jià)值，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《項(xiàng)目檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。將《項(xiàng)目檔案銷毀清單》報(bào)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)