PAGE衛(wèi)生院醫(yī)保檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院醫(yī)保檔案管理，規(guī)范醫(yī)保檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生院在醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括醫(yī)保參保人員檔案、醫(yī)保費(fèi)用結(jié)算檔案、醫(yī)保政策文件檔案、醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證醫(yī)保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。3.安全保密原則：采取有效措施確保醫(yī)保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)參保人員的合法權(quán)益。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為醫(yī)保業(yè)務(wù)工作和相關(guān)部門(mén)提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)保檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展醫(yī)保檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.對(duì)醫(yī)保檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.定期對(duì)醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)醫(yī)保檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好醫(yī)保檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.在醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類(lèi)檔案資料，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.妥善保管醫(yī)保檔案，做好檔案庫(kù)房的安全管理和維護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為醫(yī)保業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和記錄工作。5.定期對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保參保人員檔案：包括參保人員基本信息登記表、身份證復(fù)印件、戶(hù)口本復(fù)印件、照片等相關(guān)資料。2.醫(yī)保費(fèi)用結(jié)算檔案：涵蓋醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)憑證、費(fèi)用清單、結(jié)算報(bào)表、醫(yī)療服務(wù)記錄等。3.醫(yī)保政策文件檔案：收集國(guó)家和地方出臺(tái)的醫(yī)保政策法規(guī)、規(guī)范性文件、通知公告等。4.醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案：包括醫(yī)保部門(mén)的檢查通知、檢查記錄、整改報(bào)告、處罰決定書(shū)等。5.其他與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，如醫(yī)保協(xié)議簽訂文件、醫(yī)保培訓(xùn)資料、醫(yī)保工作會(huì)議記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案資料進(jìn)行收集整理，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行分類(lèi)匯總。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案歸檔要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照醫(yī)保檔案的類(lèi)別，將收集到的檔案資料分為參保人員檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案、政策文件檔案、監(jiān)督檢查檔案等大類(lèi)，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份醫(yī)保檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的醫(yī)保檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限1.醫(yī)保參保人員檔案：長(zhǎng)期保管，直至參保人員終止醫(yī)保關(guān)系后[X]年。2.醫(yī)保費(fèi)用結(jié)算檔案：根據(jù)醫(yī)保政策規(guī)定，一般保管[X]年。3.醫(yī)保政策文件檔案：長(zhǎng)期保管，以便隨時(shí)查閱和參考。4.醫(yī)保監(jiān)督檢查檔案：根據(jù)檢查結(jié)果和處理情況，按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（三）保管措施1.建立檔案入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、入庫(kù)時(shí)間等信息。2.定期對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行。五、檔案利用（一）查閱1.本衛(wèi)生院醫(yī)保業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《醫(yī)保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱醫(yī)保檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱本衛(wèi)生院醫(yī)保檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本衛(wèi)生院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的醫(yī)保檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）復(fù)印1.本衛(wèi)生院醫(yī)保業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要復(fù)印醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《醫(yī)保檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案管理專(zhuān)用章。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，交查閱人員簽收。3.外單位如需復(fù)印本衛(wèi)生院醫(yī)保檔案的，參照借閱程序辦理相關(guān)手續(xù)，復(fù)印費(fèi)用由借閱單位承擔(dān)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立醫(yī)保檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)超過(guò)保管期限的醫(yī)保檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)醫(yī)保檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如過(guò)期的醫(yī)保政策文件、已結(jié)算且無(wú)后續(xù)查詢(xún)需求的費(fèi)用結(jié)算檔案等，可以考慮銷(xiāo)毀。3.對(duì)于涉及醫(yī)?；鸢踩⒈Ｈ藛T權(quán)益等重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的醫(yī)保檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確檔案的銷(xiāo)毀范圍和銷(xiāo)毀方式。2.經(jīng)本衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制《醫(yī)保檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案資料應(yīng)妥善保存銷(xiāo)毀記錄，以備查考。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核校對(duì)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息利用1.醫(yī)保業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員可通過(guò)信息化管理系統(tǒng)查詢(xún)、瀏覽醫(yī)保檔案信息，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.利用信息化手段對(duì)醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為醫(yī)保管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全