PAGE衛(wèi)生院歸檔制度一、總則1.目的本歸檔制度旨在規(guī)范衛(wèi)生院各類文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和保存，為衛(wèi)生院的各項工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類文件、資料、記錄等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院設(shè)立專門的檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文件資料必須真實反映衛(wèi)生院的工作實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。分類科學(xué)原則：按照文件資料的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、歸檔范圍1.行政管理類上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。會議記錄、紀(jì)要、決議等。人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、考核資料等。財務(wù)報表、賬目、憑證等。設(shè)備采購合同、維修記錄、資產(chǎn)清單等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷、急診病歷等，按照國家病歷書寫規(guī)范要求進(jìn)行整理歸檔。醫(yī)療文書：如診斷證明、檢查報告、檢驗單、醫(yī)囑單、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。醫(yī)療質(zhì)量控制資料：包括醫(yī)療質(zhì)量檢查記錄、醫(yī)療事故處理記錄、醫(yī)療糾紛調(diào)解記錄等。藥品管理資料：藥品采購計劃、驗收記錄、庫存清單、藥品不良反應(yīng)報告等。醫(yī)療器械管理資料：醫(yī)療器械采購合同、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。3.公共衛(wèi)生類居民健康檔案：包括個人基本信息、健康體檢記錄、慢性病管理記錄、預(yù)防接種記錄、婦幼保健記錄等。健康教育資料：宣傳資料、講座記錄、宣傳欄內(nèi)容等。傳染病防治資料：疫情報告、防控措施記錄、消毒記錄等。衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管資料：巡查記錄、案件報告、處理結(jié)果等。4.科研教學(xué)類科研項目申報書、研究報告、論文發(fā)表等資料。教學(xué)計劃、教案、學(xué)生實習(xí)記錄等。三、歸檔要求1.文件資料的收集各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保各類文件資料及時、完整地收集上來。對于外來文件，如上級主管部門下發(fā)文件、合作單位提供資料等，應(yīng)及時登記并交檔案室歸檔。員工在工作中形成的文件資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理好交科室負(fù)責(zé)人審核后歸檔。2.文件資料的整理歸檔的文件資料應(yīng)保持齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件資料進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序排列。對于紙張破損、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再歸檔。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保其可讀性和可利用性。3.文件資料的裝訂歸檔的文件資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。紙張規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，一般采用A4紙。裝訂時應(yīng)去除金屬物，如訂書釘（除不銹鋼訂書釘外）、回形針、大頭針等。4.文件資料的編目歸檔的文件資料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。電子文件應(yīng)建立電子目錄，便于計算機(jī)檢索。四、歸檔流程1.文件資料的形成與收集各科室、部門員工在工作中形成的文件資料，由本人及時整理后交科室負(fù)責(zé)人?？剖邑?fù)責(zé)人對文件資料進(jìn)行初步審核，確保其完整性和準(zhǔn)確性后，填寫《文件資料收集登記表》，并將文件資料交檔案室管理人員。2.檔案室接收與整理檔案室管理人員對接收的文件資料進(jìn)行核對，檢查其是否符合歸檔要求。對不符合要求的文件資料，及時返回科室進(jìn)行補(bǔ)充或修正。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件資料進(jìn)行整理、裝訂和編目，建立檔案臺賬。3.檔案上架與存儲將整理好的檔案按照類別和保管期限上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管期限1.永久保管衛(wèi)生院的重要?dú)v史資料、法規(guī)性文件、重大事件記錄等。涉及衛(wèi)生院權(quán)益的重要合同、協(xié)議等。衛(wèi)生院的財務(wù)決算、審計報告等。2.長期保管衛(wèi)生院的年度工作計劃、總結(jié)、報告等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案中的病歷檔案、醫(yī)療質(zhì)量控制資料等。公共衛(wèi)生檔案中的居民健康檔案、傳染病防治資料等。人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、考核資料等。設(shè)備采購合同、維修記錄、資產(chǎn)清單等。保管期限為10年至50年。3.短期保管一般性的文件資料、通知、便函等。臨時性的工作計劃、總結(jié)、報告等。醫(yī)療文書中的檢查報告、檢驗單、醫(yī)囑單等。保管期限為1年至10年。六、檔案查閱與借閱1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。檔案室管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室。2.借閱因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室。檔案室管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、檔案保密與安全1.保密措施檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。對涉及國家機(jī)密、衛(wèi)生院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。2.安全管理檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。加強(qiáng)對檔案室的日常管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識和技能，如火災(zāi)撲救、防盜報警等，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護(hù)檔案安全。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，對檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.銷毀對經(jīng)過鑒定確定已無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)