服裝公司銷售合同規(guī)范制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》、聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷售合同公約（CISG）、國(guó)際商會(huì)國(guó)際銷售合同示范法（CISG）等國(guó)內(nèi)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際公約制定，結(jié)合公司“價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升”的核心導(dǎo)向，旨在規(guī)范服裝公司銷售合同全生命周期管理，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)，提升合同審批與執(zhí)行效率，保障公司合法權(quán)益，支撐國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。當(dāng)前公司銷售合同管理存在流程分散、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足、審批效率低下、跨國(guó)業(yè)務(wù)合規(guī)性欠缺等痛點(diǎn)，本制度通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化與國(guó)際化。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有涉及銷售業(yè)務(wù)的活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)及國(guó)際貨物銷售合同、代理協(xié)議、渠道合作協(xié)議等。適用對(duì)象包括銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部、供應(yīng)鏈部等相關(guān)部門及崗位，涵蓋正式員工、外包團(tuán)隊(duì)及合作單位。例外場(chǎng)景包括小額即時(shí)合同（金額低于人民幣1萬元的緊急采購(gòu)合同）、內(nèi)部調(diào)撥協(xié)議等，需經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)后方可豁免部分審批流程。重大合同（金額超過人民幣500萬元或涉及海外市場(chǎng)）的審批需提交董事會(huì)審議。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及目標(biāo)市場(chǎng)法律法規(guī)，確保合同條款合法有效。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門及崗位的合同管理職責(zé)，權(quán)責(zé)邊界清晰。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)合同條款，實(shí)施差異化管控措施。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，利用數(shù)字化工具提升合同管理效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：定期復(fù)盤合同管理流程，動(dòng)態(tài)調(diào)整制度以適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。

1.3.6平等自愿原則：尊重合同相對(duì)方權(quán)利，確保合同條款公平合理。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司專項(xiàng)管理制度，處于基礎(chǔ)性制度之下、業(yè)務(wù)流程制度之上。與《公司財(cái)務(wù)管理制度》《公司內(nèi)控手冊(cè)》《公司合規(guī)管理規(guī)范》等制度形成協(xié)同，合同金額超出人民幣100萬元的需同時(shí)遵循財(cái)務(wù)授權(quán)規(guī)定。若制度條款與上級(jí)制度沖突，以本制度為準(zhǔn)，并需提交內(nèi)控部進(jìn)行合規(guī)性評(píng)估。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理遵循“董事會(huì)決策、總經(jīng)理統(tǒng)籌、法務(wù)合規(guī)監(jiān)督、業(yè)務(wù)部門執(zhí)行、內(nèi)控部制衡”的層級(jí)設(shè)計(jì)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同審批與風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)略決策；總經(jīng)理辦公會(huì)統(tǒng)籌年度合同預(yù)算與審批權(quán)限配置；法務(wù)部承擔(dān)合同條款合規(guī)性審查；內(nèi)控部實(shí)施全流程監(jiān)督；銷售部、財(cái)務(wù)部等部門按職責(zé)分工執(zhí)行。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)：審議年度合同管理戰(zhàn)略及重大合同（金額超人民幣2000萬元或涉及并購(gòu)重組）的最終決策。

2.2.2董事會(huì)：審批年度合同授權(quán)體系、重大風(fēng)險(xiǎn)防控措施及海外合同準(zhǔn)入策略。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)：審批金額介于人民幣100萬元至2000萬元之間的合同，及季度合同執(zhí)行報(bào)告。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部：負(fù)責(zé)合同草案起草、客戶談判及履約跟蹤，每筆合同需經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理、區(qū)域總監(jiān)雙簽確認(rèn)。

2.3.2法務(wù)部：審查合同法律效力、合規(guī)性及爭(zhēng)議解決條款，高風(fēng)險(xiǎn)條款需出具風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

2.3.3財(cái)務(wù)部：審核合同金額、收款方式及信用額度，配合法務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)合規(guī)性審查。

2.3.4內(nèi)控部：抽查合同審批流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及信息系統(tǒng)操作記錄，嵌入“合同審批雙人復(fù)核”“重大合同履約率監(jiān)控”等內(nèi)控環(huán)節(jié)。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：通過季度檢查、年度審計(jì)評(píng)估合同管理有效性，重點(diǎn)關(guān)注“合同評(píng)審機(jī)制”“違約責(zé)任條款完整性”“信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性”等關(guān)鍵控制點(diǎn)。

2.4.2審計(jì)部：對(duì)金額超人民幣500萬元的合同實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)，核查是否存在利益輸送或?qū)徟璞住?/p>

2.4.3合規(guī)部：定期比對(duì)目標(biāo)市場(chǎng)法律更新，修訂合同模板及風(fēng)險(xiǎn)提示清單。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度合同管理聯(lián)席會(huì)”，由銷售部牽頭，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部參與，解決跨部門爭(zhēng)議。重大涉外合同需增設(shè)屬地法律顧問會(huì)審環(huán)節(jié)，通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1合同簽訂及時(shí)率≥98%（以系統(tǒng)錄入日期為準(zhǔn)）

3.1.2合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日（含法務(wù)審核時(shí)間）

3.1.3合同履約率≥97%（按金額加權(quán)計(jì)算）

3.1.4合同爭(zhēng)議發(fā)生率≤0.5%（按金額計(jì)算）

統(tǒng)計(jì)口徑以ERP系統(tǒng)合同模塊數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部每月匯總并通報(bào)至總經(jīng)理辦公會(huì)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1合同模板標(biāo)準(zhǔn)化：制定《標(biāo)準(zhǔn)銷售合同模板庫》，區(qū)分國(guó)內(nèi)/國(guó)際、現(xiàn)金/賒銷等類型，高/中/低風(fēng)險(xiǎn)條款分別標(biāo)注（高風(fēng)險(xiǎn)條款如“不可抗力免責(zé)”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”需法務(wù)部強(qiáng)制審核）。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及措施：

（1）高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：金額超人民幣500萬元的合同需附第三方信用評(píng)估報(bào)告（責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部）；

（2）中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同簽訂前需完成客戶信用評(píng)級(jí)（責(zé)任主體：銷售部）；

（3）低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：金額低于人民幣10萬元的合同可由業(yè)務(wù)經(jīng)理單簽（責(zé)任主體：銷售部）。

3.2.3行業(yè)適配要求：針對(duì)快時(shí)尚市場(chǎng)制定“快速反應(yīng)合同條款”，如“補(bǔ)貨周期不超過48小時(shí)”等特殊約定。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（合同擬定-審批-履行-歸檔），結(jié)合PDCA持續(xù)改進(jìn)模型。

3.3.2管理工具：

（1）ERP系統(tǒng)：自動(dòng)校驗(yàn)金額、收款條件等數(shù)據(jù)邏輯；

（2）CRM系統(tǒng)：記錄客戶合同歷史及信用變化；

（3）OA系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)合同電子簽章及流程追蹤。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1發(fā)起階段：銷售部錄入合同基本信息，包括客戶信息、金額、付款條件、交貨方式等，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)法務(wù)部預(yù)審。

4.1.2審核階段：法務(wù)部審查法律合規(guī)性，財(cái)務(wù)部審核資金安排，銷售部補(bǔ)充商務(wù)條款，各環(huán)節(jié)需在系統(tǒng)中留痕。

4.1.3執(zhí)行階段：合同正式簽署后，銷售部錄入ERP系統(tǒng)并同步至財(cái)務(wù)部收款跟蹤。

4.1.4歸檔階段：紙質(zhì)合同由法務(wù)部掃描歸檔至電子文檔庫，電子版由銷售部上傳至OA流程管理模塊。

4.2子流程說明

4.2.1逾期審批處理：審批超期自動(dòng)預(yù)警，審批人需在2小時(shí)內(nèi)說明原因并繼續(xù)審批，否則系統(tǒng)自動(dòng)移交上一級(jí)。

4.2.2異議合同協(xié)調(diào)：合同相對(duì)方提出異議的，由銷售部協(xié)調(diào)法務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)提出解決方案。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1雙重校驗(yàn)：法務(wù)部對(duì)金額超人民幣300萬元的合同需出具《合同風(fēng)險(xiǎn)分析表》（責(zé)任主體：法務(wù)部）；

4.3.2交叉復(fù)核：內(nèi)控部每月抽查10%合同，核對(duì)系統(tǒng)審批記錄與實(shí)際操作是否一致（責(zé)任主體：內(nèi)控部）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年11月開展全流程模擬測(cè)試，結(jié)合業(yè)務(wù)部門反饋優(yōu)化審批節(jié)點(diǎn)。數(shù)字化工具使用率低于80%的流程優(yōu)先改造。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1金額授權(quán)：

（1）金額≤人民幣50萬元：銷售部經(jīng)理單簽；

（2）人民幣50萬元＜金額≤人民幣200萬元：銷售總監(jiān)+財(cái)務(wù)總監(jiān)雙簽；

（3）金額＞人民幣200萬元：需經(jīng)法務(wù)副總審批。

5.1.2崗位層級(jí)：

（1）專員級(jí)：僅可處理金額≤人民幣10萬元的合同；

（2）主管級(jí)：可審批金額≤人民幣50萬元的合同；

（3）總監(jiān)級(jí)：可審批金額≤人民幣200萬元的合同。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)：金額≤人民幣50萬元的合同由銷售部經(jīng)理審批；

5.2.2審批時(shí)效：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)時(shí)，超時(shí)觸發(fā)郵件催辦；

5.2.3越權(quán)限制：審批人不得將權(quán)限下放至非授權(quán)人員。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

正式授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，授權(quán)期限不超過1年。臨時(shí)代理需經(jīng)直屬上級(jí)書面批準(zhǔn)，并附授權(quán)書掃描件。

5.4異常審批流程

緊急合同需通過“加急審批通道”，審批人需在審批意見中說明理由，并同步抄送內(nèi)控部備案。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1表單填報(bào)規(guī)范：合同關(guān)鍵條款需逐項(xiàng)勾選或填寫，不得留空；

6.1.2痕跡留存要求：系統(tǒng)操作日志、紙質(zhì)合同掃描件均需歸檔至電子文檔庫。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽檢30份合同，核查是否存在“審批缺章”“條款遺漏”等問題；

6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督：針對(duì)東南亞市場(chǎng)合同開展合規(guī)性專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查是否適配當(dāng)?shù)亍峨娮雍贤ā贰?/p>

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查頻次：日常檢查每月不少于2次，專項(xiàng)審計(jì)每年第三季度實(shí)施；

6.3.2審計(jì)重點(diǎn)：金額超人民幣1000萬元的合同需進(jìn)行全流程審計(jì)。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前提交《合同管理執(zhí)行報(bào)告》，內(nèi)容包含：已簽訂合同金額、審批超期數(shù)量、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警事項(xiàng)、整改措施完成率等。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1關(guān)鍵指標(biāo)權(quán)重：

（1）合同審批時(shí)效：30%；

（2）合同履約率：40%；

（3）合規(guī)差錯(cuò)率：30%。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期：季度考核與年度考核結(jié)合；

7.2.2評(píng)估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（ERP系統(tǒng)）+現(xiàn)場(chǎng)訪談（銷售部）。

7.3問題整改機(jī)制

7.3.1整改分類：

（1）一般問題：7個(gè)工作日內(nèi)整改；

（2）重大問題：30個(gè)工作日內(nèi)整改，并提交董事會(huì)備案。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于評(píng)估結(jié)果制定《年度合同管理改進(jìn)計(jì)劃》，由法務(wù)部牽頭實(shí)施。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形：

（1）提前完成重大合同簽訂的團(tuán)隊(duì)；

（2）發(fā)現(xiàn)重大合同漏洞并避免損失的員工。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)：精神獎(jiǎng)勵(lì)為主，年度獎(jiǎng)金不超過當(dāng)月工資的50%。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：合同條款填寫不完整；

8.2.2較重違規(guī)：審批超期未說明原因；

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)：偽造合同條款。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰標(biāo)準(zhǔn)：

（1）一般違規(guī)：通報(bào)批評(píng)；

（2）較重違規(guī)：扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動(dòng)合同。

8.3.2處罰程序：調(diào)查取證→書面告知→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

員工可向人力資源部提交申訴，復(fù)議結(jié)果需在收到申訴后5個(gè)工作日內(nèi)公布。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

針對(duì)海外合同違約，制定《合同爭(zhēng)議應(yīng)急響應(yīng)手冊(cè)》，明確仲裁/訴訟管轄地選擇規(guī)則。

9.2例外情況處理

例外處理需經(jīng)法務(wù)副總審批，并附《例外處理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

重大合同糾紛需由法務(wù)部牽頭，配合公關(guān)部制定《危機(jī)公關(guān)預(yù)案》，適配目標(biāo)市場(chǎng)法律環(huán)境。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見報(bào)總經(jīng)理審批后公布。

10.2相關(guān)制度索引

1.《公司財(cái)務(wù)管理制度》（文號(hào)：財(cái)管〔2023〕05號(hào)）

2.《公司內(nèi)控手冊(cè)》（文號(hào)：內(nèi)控規(guī)〔2023〕02號(hào)）

10.3修訂與廢止程序

制度修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，重大修訂提交董事會(huì)批準(zhǔn)。廢止制度需公告并歸檔。

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