PAGE日常辦公室財務制度一、總則（一）目的本財務制度旨在規(guī)范公司日常辦公室的財務管理行為，確保財務工作的有序進行，保護公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司日常辦公室的所有財務活動，包括但不限于辦公用品采購、辦公設備購置、水電費繳納、差旅費報銷等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)財務制度，確保公司財務活動合法合規(guī)。2.真實性原則：財務信息應真實、準確、完整，如實反映公司財務狀況和經(jīng)營成果。3.合理性原則：各項費用支出應合理、必要，符合公司實際需求和業(yè)務發(fā)展要求。4.審批原則：所有財務支出必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保支出的合理性和合規(guī)性。5.效益原則：注重資金的使用效益，優(yōu)化資源配置，降低公司運營成本。二、財務審批流程（一）審批權(quán)限1.日常費用審批辦公用品采購、水電費繳納等金額在[X]元以下的日常費用，由部門負責人審批。金額在[X]元至[X]元之間的日常費用，由部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。金額在[X]元以上的日常費用，由部門負責人、分管領(lǐng)導審核后，報總經(jīng)理審批。2.辦公設備購置審批購置金額在[X]元以下的辦公設備，由部門負責人審批。購置金額在[X]元至[X]元之間的辦公設備，由部門負責人、分管領(lǐng)導審核后，報總經(jīng)理審批。購置金額在[X]元以上的辦公設備，需經(jīng)過公司辦公會討論通過后，報總經(jīng)理審批。3.差旅費報銷審批員工差旅費報銷，由部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。部門負責人差旅費報銷，由分管領(lǐng)導審核后，報總經(jīng)理審批。（二）審批流程1.費用申請：費用發(fā)生前，由費用申請人填寫《費用申請表》，詳細說明費用的用途、金額、預計支付時間等信息，并附上相關(guān)的證明材料。2.部門負責人審核：部門負責人對費用申請進行審核，確認費用的合理性和必要性，簽署審核意見。3.分管領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導根據(jù)部門負責人的審核意見，對費用申請進行審批，簽署審批意見。4.總經(jīng)理審批：對于重大費用支出或超出分管領(lǐng)導審批權(quán)限的費用申請，需報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司實際情況和財務狀況，簽署審批意見。5.財務審核：財務部門收到經(jīng)過審批的《費用申請表》后，對費用的真實性、合法性、合理性進行審核，確認無誤后予以報銷或支付。三、辦公用品管理（一）采購管理1.需求計劃：各部門根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品需求計劃，報行政部門匯總。2.采購申請：行政部門根據(jù)各部門的需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購申請，報分管領(lǐng)導審批。3.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格按照公司的采購流程進行，確保采購的辦公用品質(zhì)量合格、價格合理。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政部門應組織相關(guān)人員進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與采購申請一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》。（二）領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請：各部門員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，報部門負責人審批。2.領(lǐng)用發(fā)放：行政部門根據(jù)審批后的《辦公用品領(lǐng)用申請表》，發(fā)放辦公用品，并填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。3.庫存管理：行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓或過期的辦公用品，應及時進行清理和處理。四、辦公設備管理（一）購置管理1.需求調(diào)研：各部門根據(jù)工作需要，對辦公設備的需求進行調(diào)研，提出購置申請。2.可行性分析：行政部門會同財務部門對辦公設備購置申請進行可行性分析，評估設備的必要性、經(jīng)濟性和適用性。3.采購申請：經(jīng)可行性分析通過后，行政部門編制辦公設備采購申請，報分管領(lǐng)導審批。4.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格按照公司的采購流程進行，確保采購的辦公設備質(zhì)量合格、價格合理。5.驗收安裝：辦公設備到貨后，行政部門應組織相關(guān)人員進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與采購申請一致。驗收合格后，組織安裝調(diào)試，確保設備正常運行。（二）使用管理1.使用培訓：行政部門應對新購置的辦公設備進行使用培訓，確保員工能夠正確操作和使用設備。2.日常維護：各部門負責辦公設備的日常維護和保養(yǎng)，定期對設備進行清潔、檢查和維修，確保設備正常運行。3.故障報修：辦公設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時填寫《辦公設備故障報修單》，報行政部門維修。行政部門應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。（三）處置管理1.報廢鑒定：辦公設備使用年限屆滿或因技術(shù)進步、損壞等原因無法繼續(xù)使用時，由行政部門組織相關(guān)人員進行報廢鑒定。2.報廢申請：經(jīng)報廢鑒定確需報廢的辦公設備，由行政部門填寫《辦公設備報廢申請表》，報分管領(lǐng)導審批。3.報廢處置：經(jīng)審批同意報廢的辦公設備，由行政部門按照公司規(guī)定進行處置，處置收入應及時上繳公司財務。五、水電費管理（一）抄表核算1.抄表周期：水電管理部門應定期對公司辦公區(qū)域的水電費進行抄表，抄表周期為[具體周期]。2.數(shù)據(jù)核對：抄表人員應認真核對抄表數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。抄表數(shù)據(jù)核對無誤后，填寫《水電費抄表記錄表》。3.費用核算：財務部門根據(jù)《水電費抄表記錄表》，結(jié)合水電單價，核算當月水電費金額。（二）費用繳納1.繳費通知：財務部門根據(jù)核算后的水電費金額，編制《水電費繳費通知單》，通知相關(guān)部門按時繳納水電費。2.費用繳納：各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)，將水電費繳納至公司指定的賬戶。財務部門收到水電費后，應及時進行賬務處理。（三）異常處理1.數(shù)據(jù)異常：如發(fā)現(xiàn)水電費抄表數(shù)據(jù)異?；蛸M用核算有誤，水電管理部門應及時進行調(diào)查核實，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到妥善解決。2.欠費處理：對于逾期未繳納水電費的部門，財務部門應及時發(fā)出催繳通知，并按照公司規(guī)定收取滯納金。對于長期欠費且經(jīng)多次催繳仍不繳納的部門，公司有權(quán)采取相應的措施，如停止供電供水等。六、差旅費管理（一）出差審批1.出差申請：員工因工作需要出差時，應提前填寫《出差申請表》，詳細說明出差事由、目的地、預計出差時間、費用預算等信息，報部門負責人審批。2.審批流程：部門負責人根據(jù)工作需要和實際情況，對員工的出差申請進行審批。對于涉及重要業(yè)務或大額費用支出的出差申請，需報分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。（二）費用標準1.交通費用：員工出差的交通費用應根據(jù)實際情況選擇合適的交通工具，并按照公司規(guī)定的標準報銷。具體標準如下：飛機：經(jīng)濟艙火車：硬臥、高鐵二等座汽車：長途汽車票實報實銷市內(nèi)交通：根據(jù)實際情況報銷，但不得超過[具體標準]2.住宿費用：員工出差的住宿費用應根據(jù)出差目的地的實際情況選擇合適的住宿標準，并按照公司規(guī)定的標準報銷。具體標準如下：一線城市：[具體金額]二線城市：[具體金額]三線及以下城市：[具體金額]3.餐飲補貼：員工出差期間，按照公司規(guī)定的標準享受餐飲補貼。具體標準如下：早餐：[具體金額]午餐：[具體金額]晚餐：[具體金額]（三）報銷流程1.費用報銷：員工出差結(jié)束后，應在規(guī)定的時間內(nèi)填寫《差旅費報銷單》，并附上相關(guān)的發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等證明材料，報部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對員工的差旅費報銷進行審核，確認費用的合理性和必要性，簽署審核意見。3.分管領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導根據(jù)部門負責人的審核意見，對員工的差旅費報銷進行審批，簽署審批意見。4.財務審核：財務部門收到經(jīng)過審批的《差旅費報銷單》后，對費用的真實性、合法性、合理性進行審核，確認無誤后予以報銷。七、財務預算管理（一）預算編制1.預算編制原則：公司財務預算編制應遵循“統(tǒng)籌兼顧、勤儉節(jié)約、量力而行、講求績效”的原則，結(jié)合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營目標，合理安排各項資金。2.預算編制流程：每年[具體時間]，公司各部門應根據(jù)本部門的工作任務和業(yè)務發(fā)展計劃，編制下一年度的部門預算草案，報財務部門匯總。財務部門根據(jù)各部門的預算草案，結(jié)合公司整體經(jīng)營情況，編制公司年度財務預算草案，報公司辦公會審議通過后，下達執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.預算分解：公司年度財務預算下達后，財務部門應將預算指標分解到各部門，并明確各部門的預算執(zhí)行責任。2.預算控制：各部門應嚴格按照分解后的預算指標執(zhí)行預算，確保預算的嚴肅性和權(quán)威性。財務部門應定期對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.預算調(diào)整：如因市場環(huán)境變化、公司戰(zhàn)略調(diào)整等原因需要調(diào)整預算的，應按照公司規(guī)定的預算調(diào)整流程進行申請和審批。預算調(diào)整申請經(jīng)公司辦公會審議通過后，方可調(diào)整預算。（三）預算考核1.考核指標：公司建立預算考核制度，對各部門的預算執(zhí)行情況進行考核?？己酥笜酥饕A算執(zhí)行率、預算準確率、預算控制效果等。2.考核方式：預算考核采取定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式進行。定期考核在每年年末進行，不定期考核根據(jù)實際情況適時開展。3.考核結(jié)果應用：預算考核結(jié)果與各部門的績效掛鉤，作為各部門負責人和員工績效評價的重要依據(jù)。對于預算執(zhí)行情況良好的部門和個人，給予相應的獎勵；對于預算執(zhí)行情況較差的部門和個人，給予相應的處罰。八、財務檔案管理（一）檔案分類1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.其他財務資料：包括財務預算、財務分析報告、審計報告等。（二）檔案保管1.保管期限：財務檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和相關(guān)財務制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證、會計賬簿、財務報表等保管期限為[具體期限]年，其他財務資料保管期限為[具體期限]年。2.保管地點：財務檔案應存放在專門的檔案室或文件柜中，確保檔案的安全和完整。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案整理：財務部門應定期對財務檔案進行整理和歸檔，確保檔案的分類清晰、編號準確、裝訂整齊。（三）檔案查閱1.查閱申請：公司內(nèi)部人員查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，報財務部門負責人審批。2.查閱審批：財務部門負責人根據(jù)查閱申請，對查閱事由進行審核，簽署審批意見。對于涉及重要財務信息或機密文件的查閱申請，需報分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。3.查閱登記：經(jīng)審批同意查