PAGE公衛(wèi)衛(wèi)生檔案建立制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生管理，規(guī)范公共衛(wèi)生檔案的建立、管理與使用，提高公共衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和效率，保障公眾健康權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的公共衛(wèi)生檔案管理工作，包括但不限于居民健康檔案、疾病預(yù)防控制檔案、衛(wèi)生監(jiān)督檔案、婦幼保健檔案、健康教育檔案等各類公共衛(wèi)生相關(guān)檔案的建立、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)記錄公共衛(wèi)生事件、服務(wù)過程和相關(guān)信息，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理各類公共衛(wèi)生相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全與隱私，防止信息泄露，確保個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密得到妥善保護(hù)。5.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的建立、管理與使用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案建立職責(zé)分工（一）公共衛(wèi)生管理部門1.負(fù)責(zé)制定公共衛(wèi)生檔案建立的工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確各階段工作任務(wù)和要求。2.組織協(xié)調(diào)各相關(guān)部門和人員開展檔案建立工作，對(duì)工作進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)審核、匯總各類公共衛(wèi)生檔案，確保檔案信息的質(zhì)量和完整性。4.定期對(duì)檔案建立工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各業(yè)務(wù)科室1.按照公共衛(wèi)生檔案建立的要求，負(fù)責(zé)本科室相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、錄入和上報(bào)工作。2.確保本科室所提供檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)更新和維護(hù)檔案內(nèi)容。3.配合公共衛(wèi)生管理部門做好檔案的審核、匯總等工作，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫情況，確保檔案的安全保管。3.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，為檔案使用人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、檔案建立流程（一）檔案收集1.居民健康檔案通過社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院等基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，采用入戶調(diào)查、門診就診、健康體檢等方式，收集居民的基本信息、健康狀況、疾病史、家族史、過敏史等資料。鼓勵(lì)居民主動(dòng)提供個(gè)人健康信息，如通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、移動(dòng)應(yīng)用等方式進(jìn)行信息登記和上傳。2.疾病預(yù)防控制檔案疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集傳染病報(bào)告、疫情監(jiān)測(cè)、疫苗接種、慢性病管理、職業(yè)病防治等相關(guān)資料。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在診療過程中，及時(shí)將傳染病診斷、報(bào)告信息以及其他疾病防控相關(guān)信息報(bào)送至疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)。3.衛(wèi)生監(jiān)督檔案衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)依法對(duì)公共場(chǎng)所、飲用水衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生等進(jìn)行監(jiān)督檢查，收集監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書、整改報(bào)告等相關(guān)資料。被監(jiān)督單位應(yīng)按照要求如實(shí)提供相關(guān)檔案資料，并配合衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)做好檔案建立工作。4.婦幼保健檔案婦幼保健機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集婦女保健、兒童保健相關(guān)資料，包括婚前保健、孕期保健、產(chǎn)后訪視、兒童生長發(fā)育監(jiān)測(cè)、預(yù)防接種等信息?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)協(xié)助婦幼保健機(jī)構(gòu)做好相關(guān)信息的收集和上報(bào)工作。5.健康教育檔案健康教育機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集健康教育活動(dòng)計(jì)劃、實(shí)施方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄、效果評(píng)估等檔案資料。各相關(guān)部門和單位在開展健康教育工作過程中，及時(shí)將相關(guān)資料報(bào)送至健康教育機(jī)構(gòu)。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的各類檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案的類別、年度、來源等進(jìn)行有序排列。2.剔除重復(fù)、無效的資料，對(duì)破損、模糊不清的資料進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。（三）檔案錄入1.將整理好的檔案資料按照規(guī)定的格式和要求錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立電子檔案索引，方便快速檢索和查詢檔案信息。3.對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）檔案審核1.公共衛(wèi)生管理部門組織相關(guān)人員對(duì)各類檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的原始記錄、數(shù)據(jù)來源、邏輯關(guān)系等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給檔案建立部門進(jìn)行整改。3.經(jīng)審核合格的檔案，方可進(jìn)行匯總和歸檔。（五）檔案歸檔1.將審核通過的檔案資料按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類歸檔，存入專門的檔案庫房或存儲(chǔ)設(shè)備。2.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂和編目，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.公共衛(wèi)生檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期、中期和長期。2.居民健康檔案、疾病預(yù)防控制檔案、衛(wèi)生監(jiān)督檔案等涉及公共衛(wèi)生服務(wù)和管理的重要檔案，保管期限一般為長期；婦幼保健檔案、健康教育檔案等部分檔案保管期限可根據(jù)實(shí)際情況確定為短期或中期。3.具體保管期限如下：短期：保管期限為15年。中期：保管期限為510年。長期：保管期限為10年以上。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全保管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好數(shù)據(jù)維護(hù)和管理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和保密。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱公共衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，并說明查閱目的和范圍，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門審批。審批通過后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及個(gè)人隱私或商業(yè)機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并處理。（三）檔案信息統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)公共衛(wèi)生檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，為公共衛(wèi)生決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案質(zhì)量、檔案利用情況、疾病譜變化、公共衛(wèi)生服務(wù)效果等方面。3.通過對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)與分析，發(fā)現(xiàn)公共衛(wèi)生工作中的問題和不足，及時(shí)提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高公共衛(wèi)生服務(wù)水平。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備、人員等方面的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案查閱和使用范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。4.在檔案查閱、借閱等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。5.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公共衛(wèi)生管理部門定期對(duì)各部門的檔案建立、管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案建立的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，檔案保管的安全性、規(guī)范性，檔案利用的合理性、合規(guī)性等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案建立質(zhì)量、檔案保管情況、檔案利用效果、檔案安全與保密措施落實(shí)情況等方面。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、存在問題