PAGE衛(wèi)生監(jiān)督所檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督所檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生監(jiān)督所各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于統(tǒng)一開發(fā)利用。2.真實性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集各類與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本所檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本所各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架，確保檔案排列有序，便于查找利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.積極提供檔案利用服務(wù)，編制檔案檢索工具，為衛(wèi)生監(jiān)督工作、社會公眾及其他相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的各項技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等，確保檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。5.協(xié)助各科室做好文件材料的整理和歸檔指導(dǎo)工作，提高檔案質(zhì)量。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本所制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中形成的各類法律文書、監(jiān)督檢查記錄、采樣記錄、檢驗報告、行政處罰決定書等業(yè)務(wù)檔案。4.本所組織召開的各類會議的文件材料、會議記錄、紀(jì)要等。5.本所開展的各類培訓(xùn)、宣傳活動的文件材料、教材、圖片、影像資料等。6.本所工作人員在業(yè)務(wù)工作中形成的重要文件、調(diào)研成果、學(xué)術(shù)論文等。7.反映本所歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等情況的文件材料。8.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.對于上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)及時簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳閱、辦理，辦理完畢后及時歸檔。3.本所內(nèi)部形成的文件材料，承辦科室應(yīng)在文件辦理完畢后，及時整理、分類，定期移交檔案室。4.對于重要會議、活動形成的文件材料，承辦科室應(yīng)在會議或活動結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢并移交檔案室。5.聲像檔案、電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.文書檔案分類：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。即先將檔案按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限（永久、長期、短期）排列。編號：對每一份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、保管期限等項目，以便快速檢索檔案。裝訂：將每份文件材料按順序排列整齊，左側(cè)裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.業(yè)務(wù)檔案分類：根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)的不同類別進(jìn)行分類，如公共場所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案等。編號：按照分類順序?qū)γ糠輼I(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)反映檔案的類別和順序。編目：編制業(yè)務(wù)檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的基本信息、監(jiān)督檢查情況、處理結(jié)果等內(nèi)容。組卷：將相關(guān)的業(yè)務(wù)文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，便于查閱。3.聲像檔案分類：按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）和內(nèi)容主題進(jìn)行分類。編號：為每份聲像檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的形成時間、內(nèi)容主題等信息。編目：編制聲像檔案目錄，注明檔案的題名、拍攝（錄制）時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等。整理：對照片進(jìn)行沖印、裱貼，并注明相關(guān)信息；對錄音帶、錄像帶、光盤等進(jìn)行整理，確保載體完好、信息可讀。4.電子檔案分類：按照電子文件的類別和用途進(jìn)行分類，與紙質(zhì)檔案分類相對應(yīng)。編號：電子文件的編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，便于關(guān)聯(lián)和查找。編目：建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子文件的文件名、存儲位置、日期、大小、密級等信息。整理：對電子文件進(jìn)行分類存儲，定期進(jìn)行備份，確保電子文件的安全和完整。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。3.檔案架應(yīng)牢固、穩(wěn)定，能夠承受檔案的重量，避免檔案因架子不穩(wěn)而受損。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生監(jiān)督工作的實際需要，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.對于反映本所主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，應(yīng)列為永久保管。如本所制定的重要規(guī)章制度、重大衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法案件檔案、機(jī)構(gòu)演變等方面的文件材料。3.對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。如年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表以及一般性衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案等。4.對于在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料，列為短期保管。如臨時性的通知、便函等。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)、字跡褪色等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并分析原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，確保檔案的安全保管。（五）檔案的修復(fù)與復(fù)制1.對于破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)遵循保持檔案原貌、保證檔案質(zhì)量的原則，采用適當(dāng)?shù)男迯?fù)方法和材料進(jìn)行修復(fù)。2.對于需要長期保存或利用頻繁的檔案，可根據(jù)實際情況進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制單位等信息，并與原件一同保管。3.檔案的修復(fù)和復(fù)制工作應(yīng)由專業(yè)人員或經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行操作，確保修復(fù)和復(fù)制質(zhì)量。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本所工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他相關(guān)部門因工作需要查閱本所檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會組織等因法律訴訟、調(diào)查取證等需要查閱本所檔案。4.社會公眾因合理需求查閱本所公開的檔案信息。（二）利用手續(xù)1.本所工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、文號、日期、用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.上級機(jī)關(guān)、其他相關(guān)部門查閱本所檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、社會組織等查閱本所檔案，應(yīng)持有相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核并報所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。4.社會公眾查閱本所公開的檔案信息，應(yīng)按照本所信息公開相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫查閱申請表，經(jīng)檔案室審核同意后，在指定地點(diǎn)查閱。（三）利用方式1.查閱：檔案查閱一般在檔案室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案室。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱、文號、用途、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于查詢和統(tǒng)計分析。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的形成背景、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用需求等方面綜合考慮，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免隨意性和主觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和審核。（三）鑒定方法1.逐卷審查：對每一份檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷其保存價值。2.綜合評估：結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督工作的發(fā)展變化、檔案利用情況以及國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。3.征求意見：對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有較大爭議的檔案，征求相關(guān)科室和業(yè)務(wù)人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，報所領(lǐng)導(dǎo)審批。2.所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供及時、準(zhǔn)確的信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的丟失、泄露和損壞。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按時間檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.查詢統(tǒng)計功能：能夠?qū)n案的利用情況、保管期限、數(shù)量等進(jìn)行查詢和統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保證檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）電子檔案管理1.電子文件的收集、整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子文件的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于管理和檢索。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施