PAGE個人報銷財務制度及流程一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司個人報銷行為，確保公司財務支出的合理性、合法性和透明度，保障公司和員工的合法權(quán)益，促進公司各項業(yè)務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。3.基本原則真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，反映實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容。合理性原則：報銷費用應符合公司的經(jīng)營活動需要，具有合理性和必要性。合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)、財務制度以及公司相關(guān)規(guī)定。及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷范圍1.差旅費交通費用：包括飛機票、火車票、汽車票、輪船票等公共交通工具的票款，以及因出差發(fā)生的市內(nèi)交通費，如出租車費、地鐵費、公交車費等。住宿費用：員工因出差需要在外住宿的，按照公司規(guī)定的標準報銷住宿費。餐飲補貼：根據(jù)出差地區(qū)的不同，給予相應的餐飲補貼，用于補貼出差期間的餐飲費用。2.業(yè)務招待費招待客戶的餐飲費用：因業(yè)務需要招待客戶而發(fā)生的餐飲費用，應符合公司規(guī)定的標準和審批程序。招待客戶的禮品費用：為維護客戶關(guān)系，贈送客戶的禮品費用，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，并按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行。招待客戶的娛樂費用：如因業(yè)務需要安排客戶進行娛樂活動，相關(guān)費用應嚴格控制，并履行審批手續(xù)。3.辦公用品費辦公文具：如筆、紙、筆記本、文件夾、訂書機等日常辦公所需的文具用品。辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的購置、維修、保養(yǎng)費用。辦公耗材：如墨盒、硒鼓、紙張、油墨等辦公設備使用的耗材費用。4.通訊費手機話費：員工因工作需要使用手機產(chǎn)生的話費，按照公司規(guī)定的標準給予報銷。固定電話費：公司辦公場所的固定電話費用。5.培訓費參加外部培訓課程：員工因提升業(yè)務能力需要參加外部專業(yè)培訓機構(gòu)舉辦的培訓課程，經(jīng)公司批準后，相關(guān)費用可予以報銷。內(nèi)部培訓費用：公司組織內(nèi)部培訓所發(fā)生的教材費、講師費等費用。6.會議費會議場地租賃費用：因召開會議需要租賃場地的費用。會議設備租賃費用：如投影儀租賃、音響設備租賃等費用。會議資料印刷費用：會議所需的資料印刷費用。參會人員的餐飲、住宿費用：如因會議安排參會人員需要在外地住宿、用餐的，按照公司規(guī)定的標準報銷相關(guān)費用。7.其他費用因工作需要發(fā)生的郵寄費、快遞費。經(jīng)公司批準的其他合理費用。三、報銷標準1.差旅費標準交通費用飛機票：根據(jù)出差的緊急程度和工作需要，按照經(jīng)濟艙標準報銷。特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導批準。火車票：根據(jù)實際行程，按照相應車次的票價報銷。原則上優(yōu)先選擇高鐵二等座或動車二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或軟臥的，需經(jīng)上級領(lǐng)導批準。汽車票：按照實際票價報銷。輪船票：根據(jù)出差行程，按照相應艙位的票價報銷。市內(nèi)交通費：根據(jù)出差地區(qū)的不同，按照以下標準報銷：一線城市每天不超過[X]元；二線城市每天不超過[X]元；三線及以下城市每天不超過[X]元。出差天數(shù)按照實際出差天數(shù)計算，往返機場、車站的交通費用憑有效票據(jù)實報銷。住宿費用根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為不同等級的城市，按照以下標準報銷：一線城市每人每晚不超過[X]元；二線城市每人每晚不超過[X]元；三線及以下城市每人每晚不超過[X]元。兩人及以上同行出差，原則上應合住標準間，如需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導批準。餐飲補貼根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為不同等級的城市，按照以下標準發(fā)放：一線城市每人每天[X]元；二線城市每人每天[X]元；三線及以下城市每人每天[X]元。餐飲補貼包含在出差期間的餐飲費用中，不再另行報銷餐飲發(fā)票。2.業(yè)務招待費標準招待客戶的餐飲費用：單次招待費用不得超過[X]元，全年累計招待費用不得超過公司年度預算的[X]%。招待費用應嚴格控制，避免鋪張浪費。招待客戶的禮品費用：單次禮品費用不得超過[X]元，全年累計禮品費用不得超過公司年度預算的[X]%。禮品應具有一定的紀念意義和實用性，符合公司形象。招待客戶的娛樂費用：原則上不得安排娛樂活動，如因特殊業(yè)務需要安排娛樂活動，需提前向上級領(lǐng)導提交專項申請，經(jīng)批準后方可執(zhí)行。娛樂費用每次不得超過[X]元，全年累計不得超過公司年度預算的[X]%。3.辦公用品費標準辦公文具：根據(jù)實際工作需要，合理購置辦公文具，每月辦公用品費用報銷總額不得超過[X]元。辦公設備：辦公設備的購置應按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門審批后，按照預算進行采購。辦公設備的維修、保養(yǎng)費用應根據(jù)實際發(fā)生額報銷。辦公耗材：辦公耗材的采購應建立庫存管理制度，根據(jù)實際使用情況進行采購和報銷。每月辦公耗材費用報銷總額不得超過[X]元。4.通訊費標準手機話費：根據(jù)員工的崗位級別和工作需要，分為不同檔次的標準進行報銷：高層管理人員每月不超過[X]元；中層管理人員每月不超過[X]元；基層員工每月不超過[X]元。員工應提供正規(guī)的話費發(fā)票進行報銷。固定電話費：按照實際發(fā)生的固定電話費發(fā)票進行報銷。5.培訓費標準參加外部培訓課程：培訓費用應根據(jù)培訓課程的內(nèi)容、重要性和必要性進行評估，經(jīng)公司批準后，按照實際發(fā)生額報銷。單次培訓費用超過[X]元的，需提前提交詳細的培訓計劃和預算報告。內(nèi)部培訓費用：內(nèi)部培訓費用應根據(jù)培訓的實際支出進行報銷，包括教材費、講師費等。內(nèi)部培訓費用應嚴格控制，確保培訓效果與費用支出相匹配。6.會議費標準會議場地租賃費用：根據(jù)會議的規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地，會議場地租賃費用應控制在預算范圍內(nèi)。單次會議場地租賃費用不得超過[X]元。會議設備租賃費用：根據(jù)會議的需要，合理租賃會議設備，會議設備租賃費用應根據(jù)實際發(fā)生額報銷。單次會議設備租賃費用不得超過[X]元。會議資料印刷費用：會議資料印刷應根據(jù)會議的實際需求進行，避免浪費。會議資料印刷費用每次不得超過[X]元。參會人員的餐飲、住宿費用：參會人員的餐飲、住宿費用按照差旅費標準執(zhí)行。四、報銷流程1.費用發(fā)生員工在開展業(yè)務活動過程中發(fā)生費用支出時，應取得合法、有效的報銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并確保報銷憑證上的信息準確、完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內(nèi)容、金額等。2.填寫報銷單員工應在費用發(fā)生后及時填寫報銷單，按照報銷單上的格式和要求，詳細填寫報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費用明細、金額、報銷事由等信息。報銷單應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得涂改。3.粘貼報銷憑證將取得的報銷憑證按照費用類別和時間順序整齊粘貼在報銷單背面，確保憑證粘貼牢固、平整，便于審核。粘貼時應注意憑證的正面朝上，不得覆蓋報銷單上的關(guān)鍵信息。4.部門負責人審批報銷人將填寫完整并粘貼好報銷憑證的報銷單提交給所在部門負責人進行審批。部門負責人應根據(jù)公司的業(yè)務情況和財務制度，對報銷事項的真實性、合理性進行審核，確認無誤后在報銷單上簽署審批意見并簽字。部門負責人應對本部門的報銷費用進行嚴格把關(guān)，確保費用支出符合公司規(guī)定和業(yè)務需求。5.財務審核報銷單經(jīng)部門負責人審批后，提交至財務部門進行審核。財務人員應按照國家法律法規(guī)、財務制度以及公司相關(guān)規(guī)定，對報銷憑證的真實性、合法性、有效性進行審核，檢查報銷單填寫是否規(guī)范、費用明細是否清晰、金額計算是否準確、報銷標準是否符合規(guī)定等。對于不符合要求的報銷單，財務人員應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。財務審核通過后，在報銷單上簽署審核意見并簽字。6.分管領(lǐng)導審批對于金額較大或涉及重要業(yè)務的報銷事項，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和業(yè)務規(guī)劃，對報銷事項進行全面審查，確保費用支出與公司目標一致。分管領(lǐng)導在報銷單上簽署審批意見并簽字。7.總經(jīng)理審批超過一定金額標準的報銷事項，還需經(jīng)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理對公司的財務狀況和重大決策負責，應對重大報銷事項進行最終審核?？偨?jīng)理在報銷單上簽署審批意見并簽字。8.報銷支付報銷單經(jīng)各級領(lǐng)導審批通過后，財務部門根據(jù)公司的資金狀況和支付流程，安排報銷款項的支付。對于符合支付條件的報銷，財務人員將按照報銷人的要求，通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等方式將報銷款項支付給報銷人。報銷人應確保提供的收款信息準確無誤，以便財務部門順利支付報銷款項。五、報銷憑證要求1.發(fā)票發(fā)票必須是由稅務機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務相符，包括商品或服務名稱、數(shù)量、單價、金額等。發(fā)票的開具日期應在費用發(fā)生期間內(nèi)，不得使用過期發(fā)票進行報銷。發(fā)票如有涂改、刮擦、挖補等情況，應視為無效發(fā)票，不得作為報銷憑證。2.收據(jù)對于確實無法取得發(fā)票的費用支出，可以使用財政部門監(jiān)制的收據(jù)作為報銷憑證。收據(jù)上應加蓋收款單位的財務專用章或發(fā)票專用章，收據(jù)內(nèi)容應完整、準確，包括收款日期、收款單位名稱、付款單位名稱、收款金額、收款事由等。收據(jù)的使用應符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定，不得使用白條或其他非法票據(jù)進行報銷。3.其他憑證除發(fā)票和收據(jù)外，其他能夠證明費用發(fā)生真實性和合理性的憑證，如合同、協(xié)議、文件、審批單等，也應作為報銷憑證的附件一并提交。這些憑證應與報銷單上的信息相互印證，共同證明費用支出的合法性和必要性。六、報銷時間規(guī)定1.員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)填寫報銷單，并提交相關(guān)審批。2.每月[具體日期]為集中報銷時間，財務部門在集中報銷時間內(nèi)對員工提交的報銷單進行審核和支付。3.對于緊急事項需要提前報銷的，員工應向財務部門說明情況，并經(jīng)財務部門同意后，可在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)。七、特殊情況處理1.出差期間因工作需要臨時改變行程員工在出差期間因工作需要臨時改變行程的，應及時向部門負責人和財務部門報告。如因行程改變導致交通費用、住宿費用等發(fā)生變化的，應按照實際發(fā)生的費用進行報銷，并提供相關(guān)的證明材料，如行程變更通知、新訂機票或酒店的發(fā)票等。2.多人共同出差多人共同出差的，應根據(jù)實際情況分別填寫報銷單。如多人共同乘坐交通工具、住宿等費用需要分攤的，應在報銷單上注明分攤情況，并提供相關(guān)的費用明細和分攤依據(jù)。3.預借差旅費員工因出差需要預借差旅費的，應填寫《預借差旅費申請表》，注明預借金額、出差時間、出差地點等信息，經(jīng)部門負責人、財務部門審核、分管領(lǐng)導審批后，到財務部門辦理借款手續(xù)。預借的差旅費應在出差結(jié)束后及時辦理報銷手續(xù)，沖銷借款。如預借差旅費超過實際報銷金額的，應及時歸還剩余款項。4.報銷金額與實際支付金額不一致如報銷金額與實際支付金額不一致，報銷人應在報銷單上注明原因，并提供相關(guān)的證明材料。財務部門在審核時，應根據(jù)實際情況進行核實，如確實存在合理差異的，應按照實際支付金額進行報銷。八、監(jiān)督與檢查1.公司財務部門應定期對員工的