1、文件管理,第九章：質(zhì)量管理,目錄,文件的定義 文件管理目的 文件管理要求 文件要素 檢查官檢查什么 文件類型 程序文件的編制 記錄文件,文件,GMP概念中的文件是指一切涉及 藥品生產(chǎn)、管理全過程中使用 的書面標(biāo)準(zhǔn)和實施過程中產(chǎn)生 的結(jié)果的記錄。,文件是.,文件是一個產(chǎn)品 每天的一部分 “If it is not documented, it is not done!” 是法規(guī)的要求，是安全措施,WHO GMP關(guān)于文件,良好的文件是質(zhì)量保證體系必不可少的基本部分，應(yīng)涉及GMP的各個方面，其目的是確定所有物料的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)及檢驗方法； 保證所有從事生產(chǎn)人員知道應(yīng)該做什么、什么時候去做，確保具備藥

2、品釋放所必須的全部材料；提供審查線索，以便對懷疑為不合格產(chǎn)品的歷史進行調(diào)查。,EU GMP關(guān)于文件,可靠的文件是質(zhì)量保證體系必不可少的基本部分。書面的文件可以防止口頭交流產(chǎn)生的錯誤，并能追溯批產(chǎn)品的歷史。應(yīng)有書面的準(zhǔn)確的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)處方、指令、規(guī)程和記錄。 最重要的-文件的清楚表達。,4.1. 確定產(chǎn)品、物料標(biāo)準(zhǔn)，這是對質(zhì)量的基本評價 制備處方, 工藝過程及包裝規(guī)程-描述所有起始物料及工藝及包裝操作 程序-指導(dǎo)進行某個操作，如 清潔，更衣，環(huán)境控制，取樣，檢驗，設(shè)備操作 記錄-提供每批產(chǎn)品的歷史記錄，包括發(fā)放，最終產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息。 4.2. 文件應(yīng)精心設(shè)計，準(zhǔn)備，評價和發(fā)放，并符合生產(chǎn)和市

3、場相關(guān)規(guī)定 4.3. 文件應(yīng)得到授權(quán)人的批準(zhǔn)，并簽名和日期,EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4,4.4. 文件內(nèi)容明確：題目、種類及目的描述清楚，按順序排列，檢查起來容易，復(fù)制 的文件應(yīng)清晰、易讀 4.5. 文件應(yīng)定期復(fù)審，保持最新版本。文件一旦修改，系統(tǒng)應(yīng)能防止新版文件未被使用的情況 4.6. 文件不能是手寫的。填寫數(shù)據(jù)或記錄信息應(yīng)清晰，易讀，不易除掉。應(yīng)有足夠的空間。,EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4,4.7. 填寫內(nèi)容的任何更改都應(yīng)簽名和日期，并可以讀出原來的信息，如空間允許，可以注明更改原因。 4.8.每次操作時，及時記錄，便于對生產(chǎn)相關(guān)的重要操作追蹤，至少在有效期后一年

4、。 4.9. 數(shù)據(jù)可以用電子記錄系統(tǒng)，照相或其他可靠的方法，但應(yīng)有與系統(tǒng)相關(guān)的詳細程序，應(yīng)檢查記錄的準(zhǔn)確性。用電子數(shù)據(jù)處理的文件只能由授權(quán)人輸入數(shù)據(jù)或更改，計算機應(yīng)能記錄這些操作都應(yīng)，應(yīng)嚴(yán)格使用 passwords 或其他方法登錄，重要數(shù)據(jù)的輸入應(yīng)能被獨立的檢查。 批記錄的電子儲存應(yīng)備份。,EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 4.10 原料、包材、成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)予批準(zhǔn)并有日期; 若可能，應(yīng)制定中間體或半成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 原輔料，包裝材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 4.11. 原輔料、內(nèi)包材、印字包材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括： a) 材料描述，包括: 指定的名稱、內(nèi)部編碼；依據(jù), 藥典專論；批準(zhǔn)的供應(yīng)

5、商, 若有可能, 材料原廠家；印字包材的樣張; b) 取樣及檢驗描述，或參考的程序; c) 按可接受限度要求定性定量; d) 貯存條件與注意事項; e) 最大貯存期限，復(fù)檢,EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4,FDA關(guān)于文件,每一個藥品生產(chǎn)商都應(yīng)建立并維護用來控制所有必要的文件的程序。這些程序應(yīng)提供以下內(nèi)容： (a) 文件批準(zhǔn)、發(fā)放 (b) 文件變更,SDA GMP關(guān)于文件,藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤消、印制及保管的管理制度。分發(fā)、使用的文件應(yīng)為批準(zhǔn)的先行文本。已撤消和過時的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。,制定生產(chǎn)管理文件和質(zhì)量管理文件的要求： 文件的標(biāo)題

6、應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì) 各類文件應(yīng)有便于識別其文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期 文件使用的語言應(yīng)確切、易動懂 填寫數(shù)據(jù)時應(yīng)有足夠的空格 文件制定、審查和批準(zhǔn)的責(zé)任應(yīng)明確，并有責(zé)任人簽名,文件管理的目的,文件管理的目的是界定管理系統(tǒng)、減少語言傳遞可能發(fā)生的錯誤、保證所有執(zhí)行人員均能獲得有關(guān)活動的詳細指令并遵照執(zhí)行、而且能夠?qū)τ腥毕莼蛞捎扇毕莓a(chǎn)品的歷史進行追蹤。,文件管理的目的,文件管理要求,應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印刷、發(fā)放、復(fù)制及保管制度 文件受控發(fā)放，確保使用的文件為批準(zhǔn)的現(xiàn)行版本 使用者能夠及時獲得相關(guān)文件 未經(jīng)授權(quán)任何人不得修改文件 文件的制定、審核和批準(zhǔn)責(zé)任應(yīng)明確 各類文

7、件應(yīng)有便于識別文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期 文件使用的語言應(yīng)確切、易懂 文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì) 文件應(yīng)定期審查修訂,文件管理要求,留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空間 記錄應(yīng)客觀、真實、清晰、易保存 記錄修改后應(yīng)能看清原來的記錄，并簽名 不使用的欄目應(yīng)“/”除 有秩序存放，便于查找 妥善保管，在有效期內(nèi)不得丟失或受損,文件的要素 ?,準(zhǔn)確,可信,完全,文件的要素-準(zhǔn)確,如：將A先過篩，再將B加入到A中，在100rpm速度下攪拌，混合至均勻。,篩目、編號 加入方式,文件的要素-準(zhǔn)確 What is error free or 99.% 沒有差錯或99.%意味著什么？,每月有一個小時喝的是不干凈的水

8、每天在OHare Airport有兩次不安全的著陸 每小時有16,000 個郵件丟失 每年有20,000 個錯誤的藥品處方 每周有500 例錯誤的外科手術(shù) 每天醫(yī)生要接生50 新生命 每小時有22,000 張支票錯誤地從帳單中扣除 每周有10分鐘電話或電視服務(wù)中斷 每年你的心臟有32,000 次停止跳動,文件的要素-可信,進行觀察的人必須是填寫原始數(shù)據(jù)的人,修改之處劃一條線，簽名及日期， 劃線之處能夠辨認文字,Do not destroy the original document！ 不要撕毀任何原始記錄！,文件的要素-完全,簽一個文件意味著工作已經(jīng)完成 不能用“同上” 不能用“ ” 完全：闡

9、述、信息、數(shù)據(jù),審計官檢查什么,有意的欺騙 數(shù)據(jù)完整性 有選擇性的數(shù)據(jù) 遺漏的數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)出奇的好 舊版本在使用 存檔文件中改變工藝、方法或標(biāo)準(zhǔn) 偏差處理,文件類型,程序文件 標(biāo)準(zhǔn)管理程序 質(zhì)量管理，文件管理，驗證管理. 標(biāo)準(zhǔn)操作程序 設(shè)備操作，清潔操作，物料處理. 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，主處方.,文件類型,記錄文件 各種記錄 稱量記錄，操作記錄，檢驗記錄，控制記錄. 各種臺帳等,GMP要求的各種文件,生產(chǎn)管理文件 生產(chǎn)工藝規(guī)程 標(biāo)準(zhǔn)操作程序 批記錄（生產(chǎn)/包裝） 質(zhì)量管理文件 包括藥品的申請和審批文件 物料/中間品/成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其檢驗操作規(guī)程 產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察 批檢驗記錄,GMP要

10、求的各種文件,質(zhì)量管理文件 文件管理程序 不符合事件處理程序及記錄 變更控制程序及記錄 人員培訓(xùn)管理制度及記錄 環(huán)境、廠房、設(shè)施、設(shè)備及人員衛(wèi)生管理制度和記錄 產(chǎn)品銷售、退回、回收及客戶投訴管理制度及記錄 設(shè)備、工藝、方法等驗證管理程序及文件 質(zhì)量體系內(nèi)部審核 供應(yīng)商質(zhì)量體系評價,GMP要求的各種文件,設(shè)備管理文件 廠房、設(shè)施(空調(diào)系統(tǒng)及水系統(tǒng))和設(shè)備的使用、校驗、維護、保養(yǎng)、檢修等制度和記錄 物料管理文件 物料接收、釋放、貯存、發(fā)放及平衡管理制度及記錄 不合格品的管理 成品銷售及記錄,程 序 文 件 編 制,首先建立管理文件的文件,包括文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印刷、發(fā)放、復(fù)制及保

11、管,第一份程序,是一份描述如何起草文件的程序 每種文件的格式 起草/審核/批準(zhǔn)人的簽字處,第一份程序,文件的相關(guān)部門 QA QC 新產(chǎn)品開發(fā) 生產(chǎn) 物流 工程/維修,如何編制,設(shè)計原則 文件體系結(jié)構(gòu) 文件編制流程 定義編碼系統(tǒng) 文件變更,設(shè)計原則,語言 準(zhǔn)確、清楚 內(nèi)容 全面、完善 具有可追蹤性,文件體系結(jié)構(gòu),質(zhì)量手冊,質(zhì)量管理文件 （質(zhì)量管理、驗證管理、生產(chǎn)管理、物料管理,詳細工作文件 (標(biāo)準(zhǔn)操作法、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、檢驗記錄),一級,三級,二級,文件編制流程,起草和修改建議,必要性討論,否決,同意起草,編號,初稿傳閱,修改稿傳閱,批準(zhǔn)稿,編碼系統(tǒng),批生產(chǎn)記錄編碼 物料編碼 - 表示：用

12、了什么 原料/輔料/包裝材料 如: RM2000 中間體 如: 6000 成品 如: 7000,變更單編碼 CCN 如: CCN-SOP-0027 指第27次變更 SOP編碼 如: MNxxx 維修/MTxxx 物料/QCxxx 質(zhì)量檢驗/QAxxx 質(zhì)量保證 主批記錄編碼 如: M B R A - 7197-10 (A:藥物類型, 7197: 產(chǎn)品代號, 10: 規(guī)格),編碼系統(tǒng),接收編碼 具有唯一性, 主要物料的接收順序。表示：那一個被用了 如：RCS： RCA001A999 、RCB001B999,編碼系統(tǒng),表格編碼 用于主要記錄信息，如執(zhí)行SOP記錄； 填寫、記錄原始數(shù)據(jù)及現(xiàn)象 要點：

13、公司名、日期 部門 PProduction / Q-Quality,編碼系統(tǒng),版本號 所有的文件均應(yīng)有版本號，以便于對其版本進行控制 如 MT203 Rev.3，表明： 物料類203號規(guī)程、第三次修改版本,編碼系統(tǒng),編碼系統(tǒng)小結(jié),三部分: 1、類別(Item) 2、那一個(系列號) 3、修訂號 專人控制編碼的分配 一般禁止變動編碼系統(tǒng) 建立程序描述編碼系統(tǒng),文件變更,變更是必要的，但失控的變更卻是危險的。 受控的變更包括： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 程序文件 實施方案 批生產(chǎn)記錄 設(shè)備記錄等,文件變更,變更控制確?？勺粉櫺?誰提出變更 為什么 什么時候 誰批準(zhǔn),文件變更,制定變更控制程序，應(yīng)明確 變更應(yīng)經(jīng)過相

14、關(guān)部門批準(zhǔn)生產(chǎn)/質(zhì)量/工程維修/物料/法規(guī)等部門 當(dāng)影響到產(chǎn)品的鑒別/質(zhì)量/純度/安全/有效時, 應(yīng)獲得官方批準(zhǔn),文件變更,制定變更控制程序，應(yīng)明確 變更應(yīng)在文件上記載 所有文件應(yīng)存檔 現(xiàn)行文件提供給相關(guān)部門/崗位，過時文件收回、銷毀,記 錄 文 件,原始數(shù)據(jù)的定義,反映最初觀察或?qū)嵤┙Y(jié)果的任何記錄、圖表、工作表、備忘錄、筆記等，并且有必要進行整理和評價成為工作項目、過程和研究報告等。原始數(shù)據(jù)可以是紙張形式或電子形式的，但是必須在系統(tǒng)程序中進行定義。,電子記錄的定義,電子記錄是指依靠計算機系統(tǒng)進行創(chuàng)建、修改、維護、存檔、找回或發(fā)送的諸如文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲音、圖象及其它以電子(數(shù)字）形式存在的

15、信息的任何組合。其具有如下的特性： 當(dāng)數(shù)字數(shù)據(jù)存入磁盤、磁帶或其它一些持久性的電子媒介時， 電子記錄就產(chǎn)生了； 當(dāng)儀器將數(shù)據(jù)寫入磁盤文件時，產(chǎn)生的就是電子記錄的原件。當(dāng)這些信息打印到紙上時，產(chǎn)生的將是電子記錄原件的紙張復(fù)印件。這與原始的記錄原件及復(fù)印件的概念有所不同； 原始記錄是第一個電子記錄，在紙張復(fù)印件上簽字并不能使這個紙張復(fù)印件成為原件。,原始數(shù)據(jù)實例,儀器磁帶 色譜圖 (could be copy of raw data) 電子記錄 在線計算機數(shù)據(jù)記錄系統(tǒng)打印輸出結(jié)果 試驗室工作表 備忘錄,原始數(shù)據(jù)實例,稱量或皮重打印結(jié)果 散磁盤, 批記錄 執(zhí)行試驗結(jié)果,清場檢查 一批的名稱, 規(guī)格,

16、 批號, 批量 物料確認 編碼, 接收或控制號 有效期，容器號 關(guān)鍵的稱重信息 稱重，測量，稀釋，計算，皮重信息 各步驟執(zhí)行人簽名及日期,批記錄要記錄什么？,重要步驟操作的關(guān)鍵信息，如：加入量、批號、性狀等 關(guān)鍵步驟第二人復(fù)核 使用的設(shè)備 房間狀態(tài) 設(shè)備關(guān)鍵操作參數(shù) 溫度，壓力，時間，速度 取樣量,批記錄要記錄什么？,批記錄要記錄什么？,生產(chǎn)過程檢驗結(jié)果 QC or QA 檢驗結(jié)果 廢料量或廢品量及原因 在適當(dāng)步驟計算產(chǎn)量收率物料平衡 生產(chǎn)過程中涉及到的所有操作人員的名字與簽名 批產(chǎn)品制備過程中，任何偏差，問題或必要的解釋,檢驗室要記錄什么？,物料鑒別 批號，效期，容器編號 重要的取樣及檢驗信

17、息 稱重，測量，稀釋，計算 標(biāo)準(zhǔn)品/對照品，制備及編號等 檢驗限度 方法及版本號 檢驗結(jié)果 簽名及日期,儀器參數(shù)/柱子 儀器鑒定 校驗信息 補充的數(shù)據(jù)文檔 遇到問題 以備忘錄的形式存檔 原因 解釋,檢驗室要記錄什么？,法律保護,不如實地敘述或偽造觀察報告視為欺騙 有些法規(guī)機構(gòu)認為欺騙應(yīng)受到法律的懲罰 簽上你的名字意味著你: 已經(jīng)看過所觀察到的問題/現(xiàn)象 同意任何一個結(jié)論 對上面的信息你會支持,請問 簽名意味著什么？,執(zhí)行人簽名意味著：,當(dāng)你簽名或簽署一份文件，你的簽名意味著那些數(shù)據(jù): 正確地描述了所觀察到的現(xiàn)象 是可信的 (由你觀察到的) 符合事件的本來面目 不存在任何其它影響觀察結(jié)果的因素

18、遵守公司的SOP 遵守GMPs,檢查人簽名意味著：,記錄的數(shù)據(jù)完全 樣品鑒別號正確 檢驗員作了檢驗 數(shù)據(jù)可信，合理，完全 在對數(shù)據(jù)進行平均、繪圖、修正等處理時符合公司的政策,關(guān)鍵的計算正確 結(jié)果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)程 記錄了偏差（與要求不相符） 文件遵守 GMPs 正確修改數(shù)據(jù),檢查人簽名意味著：,好的記錄文件,使用蘭色或黑色永久性墨水 觀察的同時在原文件上做記錄 未記在及時貼或廢紙上 無事后補記或提前記錄 正確修改 杠掉（原記錄仍可辨認） 填寫新記錄 簽名及日期,張鵬程 2002.3.5,不丟棄 需要時可隨時查閱 對不可靠媒體(介質(zhì)),對其原始記錄進行存檔 原始數(shù)據(jù)備份 將信息輸入到另一張表 確認為原始文件的拷貝 無空格 如不需填寫，使用 N/A或“/”掉,好的記錄文件,不能裁掉或覆蓋 不能使用涂改液或用刀片刮掉 不能覆蓋磁帶文件 錄制成文件，通過錄制將你的簽名輸入到文件中 填寫之前，核實文件復(fù)印的質(zhì)量 可以辨別 記錄產(chǎn)生人 產(chǎn)生的日期,好的記錄文件,差的文件,加貼說明 便條 撕毀 隨意涂改 寫在格子外 非寫錯的人修改 EMAILS,色譜圖與檢驗室記錄分開保存 未進行適當(dāng)確認 沒有檢驗日期 沒有檢驗員確認 色譜圖沒有復(fù)核,差的文件-檢驗室,差的文件-檢驗室,所包括的檢驗數(shù)據(jù)不完善(未包括所