1、未經(jīng)許可,請勿擴散,1,報告編寫及PPT排版培訓教材,編制人：黃艷平 日 期：2015年4月18日,2020年6月30日,未經(jīng)許可,請勿擴散,2,前 言,此次報告寫作的培訓，只能是告訴大家在寫報告要養(yǎng)成的做事方法和思維方式，并不是說，培訓完之后，大家看著培訓教材就可以把表報告寫好。 寫好報告，最關鍵的就是：對報告要求交代的事件能清楚地掌握； 其次就是能找出存在的問題及有效的解決措施。 寫報告是沒有捷徑可走的，只能實實在在、踏踏實實地去了解事情的實質情況，然后認認真真地去思考，形成自己的東西，然后用語言文字表達出來，讓看的人能知道你要表達的東西，就算是一篇成功的報告了。更進一步就是用詞得當、言簡

2、意賅、有強的邏輯性。 當然，還有一點就是無論報告是以word或者是ppt的形式展現(xiàn)出來，都應該進行排版，做到版面整潔、美觀、字體大小適中等等。,未經(jīng)許可,請勿擴散,3,目 錄,一、 報告寫作要求及寫作程序 二、 報告寫作方法 三、 PPT排版要素,未經(jīng)許可,請勿擴散,4,一、 報告寫作要求及寫作程序,(一) 報告的包含的內容,報告的靈魂行文的目的、要達到的目標 報告的血肉為把事件表述清楚需要提供的數(shù)據(jù)、資料 報告的骨架 報告的大綱，把事情表述清楚的邏輯關系 報告的細胞組成報告的文字、字符、表格及圖片,未經(jīng)許可,請勿擴散,5,(二) 報告行文基本要求,1、正確： 不講歪理；不掩飾、不夸張、不強詞

3、奪理，按事實本身描述與表達。 2、清楚： 思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，遵循一文一事，明白無誤地把要說 的話寫出來，讓別人看得懂，這是最起碼的要求。 3、具體： 忌一般化、抽象化，有具體指向和要求,使看到文件的人看了以后知道是什么事 情，該怎樣去做。 4、完整： 表達事項（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完 整，不遺漏。 5、簡潔： 層次分明，文字簡煉、生動，不拖沓，不堆積詞句。 6、 得體： 風格適宜、規(guī)范，措詞得體。,一、 報告寫作要求及寫作程序,未經(jīng)許可,請勿擴散,6,（三） 報告寫作的程序,1、明確寫作主旨給寫作定位， 目的？目標？寫什么？怎么寫？ 2、

4、收集信息資料供寫作參考， 需要哪些？怎么收集？需要哪些支援？如何整理？ 3、擬定結構提綱搭寫作框架， 通盤安排，強化要點，有詳有簡。 4、完成正文草稿填寫作內容， 按照提綱一步步充實內容，加工成章。 5、認真修改檢查定寫作終稿， 通讀全文，反復推敲斟酌，直至滿意。,一、 報告寫作要求及寫作程序,未經(jīng)許可,請勿擴散,7,（四） 報告寫作具體步驟,在寫報告之前要自我提問,寫什么？,要達到什么目的？,寫給誰看？,要達到什么效果？,需要哪些資料支撐？,要怎么做？,要對方做什么？,什么時候完成？,第一步：自我提問,問了之后，要積極地去尋求答案，得到答案之后，報告的靈魂和骨架就基本了然于胸了。接下來就需要

5、去組建報告的血肉和細胞了。,一、 報告寫作要求及寫作程序,未經(jīng)許可,請勿擴散,8,（四） 報告寫作具體步驟,資料的收集要有要求、有質量、及時跟進,需要收集哪些資料？,需要哪些人的配合？,有哪些資料收集的渠道？,有什么要求和標準？,怎么樣收集？,如何跟進？,以什么格式提交？,什么時候完成？,第二步：資料的收集,收集資料之前，要清楚自己需求，有目的，有針對性地收集，這樣才能保證收集來的資料能為你所用，也不會由于資料太多、太雜模糊了當初的目的及目標。,一、 報告寫作要求及寫作程序,未經(jīng)許可,請勿擴散,9,（四） 報告寫作具體步驟,不能只是對資料進行機械的組合、拼湊，要進行加工，成為有邏輯、有條理的自

6、己的語言,熟悉資料。,資料怎么整合？,資料如何分類？,以什么形式表現(xiàn)內容？,以什么邏輯順序呈現(xiàn)？,第三步：資料的加工,資料收集完之后，要先把所有的資料都熟悉一下，根據(jù)報告的大綱對資料進行分類、整合，形成初步文章。,一、 報告寫作要求及寫作程序,怎么樣才能變成自己的、 較通俗易懂、通篇順暢的報告？,未經(jīng)許可,請勿擴散,10,（四） 報告寫作具體步驟,成文檢查時，一定要站在報告呈送對象的角度去通篇閱讀，帶著挑刺的心理閱讀，而不是帶著“欣賞”的心理閱讀。,邏輯是否清晰？,要說的事情是否已交代清楚？,是否有前后矛盾？,工作要求和安排是否有 確切的時間節(jié)點和標準？,任務安排是否有明確的責任人？,第四步：

7、成文、檢查,成文檢查要通篇閱讀報告，閱讀完之后，是否能看明白所要表達的事件是什么，表述是否全面，想表達的東西是否以表達清楚。,一、 報告寫作要求及寫作程序,需要人協(xié)助的工作，是否有 具體的要求和完成時限？,未經(jīng)許可,請勿擴散,11,一、 報告寫作要求及寫作程序,（五） 報告寫作注意事項,1、 語言要平實、易懂，盡量用短句。切忌誤導性、模糊的語句。 （例：大概能、預計、應該可以、約某月初.等等） 2、 內容簡單明了，突出重點，圍繞中心思想展開，與主題無關的內容不要寫。 3、 如需舉例說明，用通俗易懂的例子解釋，不要找特殊案例。 4、 從結論寫起，用精煉簡潔的語言把要說明的事情表述清楚，讓閱讀者盡

8、快理解內容， 印象深刻。 5、 用能夠代表整個報告內容的文字簡單明了地命題，做到只看題目就知道要做什么。 6、 每一個段落有一個簡明扼要的小標題，表明邏輯關系以及行文內容。 7、版面排列清晰，切忌過分花哨的裝飾。,時刻記?。何募拈喿x者不理解就是文件寫作者的錯！,未經(jīng)許可,請勿擴散,12,一、 報告寫作要求及寫作程序,（六） 公司對于文檔排版基本要求,1、頁面設置 頁面大小為word默認值，即頁邊距分別為上下2.54厘米，左右3.17厘米，裝訂線0厘米，裝訂線位于左邊。為了便于不同文檔之間的裝訂，一般情況下不能改變頁面大小設置。 2、頁眉頁腳 頁眉頁腳大小為默認值，即頁眉距邊界1.5厘米，頁腳

9、距邊界1.75厘米。 在正式的報告、總結中需添加頁眉，一般的文檔可不添加。頁眉的內容一般為該文檔的標題，格式為：五號宋體，加粗，右對齊。 。 頁腳的內容為頁碼，格式為：五號宋體，加粗，阿拉伯數(shù)字標識，右對齊。首頁為封面時，頁碼必須從第二頁開始。 3、標題 標題格式為：二號仿宋，加粗，居中對齊，段前段后1行距。 4、段落 段落格式為：仿宋_GB2312四號，兩端對齊，1.5倍行距，左右縮進0字符，首行縮進2字符。,未經(jīng)許可,請勿擴散,13,一、 報告寫作要求及寫作程序,（六） 公司對于文檔排版基本要求,5、文檔內表格的處理 表格居中對齊，表頭格式為：小四號宋體，居中對齊，加粗，表格其他內容為小四

10、號宋體，居中對齊。如果表格出現(xiàn)跨頁時，表頭設置為在各頁頂端以標題行形式重復出現(xiàn)。 6、文檔圖片的處理 圖片一般采用“嵌入型”格式，居中處理。為維持原文檔圖片的打印質量，同時便于文檔的發(fā)送，一般將原文檔備份后，將圖片進行壓縮再發(fā)送。 7、其他要求 各文檔層次設置格式為： 第一層：一、二、三、. 第二層：（一）（二）（三）. 第三層：、. 第四層：（）（）（）. 以上序號的編排必須使用自動編號實現(xiàn)。,未經(jīng)許可,請勿擴散,14,目 錄,一、 報告寫作要求及寫作程序 二、 報告寫作方法 三、 PPT排版要素,未經(jīng)許可,請勿擴散,15,二、 報告寫作方法,（一）報告的概念 “報告”是向上級報告工作、反映

11、情況、提出建議和答復詢問的公文。 按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告； 為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分： 1、情況概述； 2、經(jīng)驗體會/事情具體進展； 3、存在的問題及解決措施； 4、今后工作開展規(guī)劃。,未經(jīng)許可,請勿擴散,16,二、 報告寫作方法,（二）報告的寫法,1、 開頭 對前一段時間的工作狀況作概括性說明。 包括：工作開展的時間、主要進行的工作項目、工作完成情況、總體效果評價、以及要匯報的主要問題等等。 2、正文 重點回顧工作進展情況和主要成績； 提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會； 找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進意見與辦法； 針對上級提出的問題，

12、進行解答； 提出今后工作的意見或進一步做好工作的愿望。,未經(jīng)許可,請勿擴散,17,二、 報告寫作方法,（二）報告的寫法,情況專題報告的正文一般包括下面幾個內容： （1）交待發(fā)文緣由 簡明扼要說明依據(jù)、背景，情況的全貌等。 （2）反映主要情況或問題，必要時可對情況和問題進行分析。 要盡可能詳細地把事情的進展情況進行一一說明，不能想當然，覺得應該能夠理解就夠了，而是要做到，不能誰看，都能明白報告在說什么事情。該舉例證明的就要舉實際實例，需要數(shù)據(jù)支撐的，一定要有明細清單（可做正文，也可做附件）。一切的表述都要用事實說話，讓事實說話。 （3）以后工作的計劃，或提出解決問題的辦法或措施。 在提出今后的工

13、作計劃時，一定要根據(jù)實際情況出發(fā)，要與前面的問題和措施相呼應，切忌“假”“大”“空”，泛泛而談，一定要是切實可行的。涉及相關問題的解決時間及目標要用精準的詞匯表述，切忌含糊其辭。,未經(jīng)許可,請勿擴散,18,二、 報告寫作方法,（二）報告的寫法,3、 結尾 一般使用下列術語 特此報告，請審閱； 以上報告如有不當，請指正。,未經(jīng)許可,請勿擴散,19,目 錄,一、 報告寫作要求及寫作程序 二、 報告寫作方法 三、 PPT排版要素,未經(jīng)許可,請勿擴散,20,三、 PPT排版要素,1、簡明扼要： PPT主要是用來看，不是閱讀的，所以語言一定要簡練。 2、美觀大方：能用表格體現(xiàn)盡量不用文字，能用圖表表現(xiàn)的盡量不用表格。 3、排版整齊：排版整齊包含文字的大小、位置、顏色、樣式要統(tǒng)一，體現(xiàn)內容的形式 統(tǒng)一。 4、色調統(tǒng)一： PPT切忌五彩斑斕，需用顏色表示表揚、批評、或警時，通篇都要保持一 致，表格、圖表等需要用顏色區(qū)分時，也要盡量用同一色系，不要用多對的對比色。 5、分布合理： PPT排版時，要注意一定不要把整個頁面都排的滿滿的，要適當留白，合 理分頁。文字較多時，切忌用小號字體，密密麻麻地