1、，2015年CSG檔案管理培訓(xùn)，總則，第3頁，檔案管理，收集，識別，分類，裝訂，整理，上架，打印目錄，粘貼，描述，用印章填寫檔案編號，保存和提供使用。文件檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、專項許可證、合同檔案、光盤檔案、照片檔案、文件檔案的收集整理、歸檔檔案的來源，包括但不限于：單位內(nèi)部形成的文件、集團(tuán)下發(fā)的文件、政府部門為單位下發(fā)文件和公司參與的項目需要執(zhí)行的文件、合作單位根據(jù)需要向單位提交的文件、文件檔案的收集整理。 收集時間：每月提交公司文件或每季度提交政府批準(zhǔn)文件，隨時提交零散合同，或定期提交各種請求和報告。 各部門兼職檔案人員按人數(shù)定期歸檔，收集整理文件檔案。文件密封格式：文件文件、公司代碼

2、、文件形成年份、儲存期代碼，一般為三件編號：從第1行開始，編制一個一年一個儲存期的序號。對于文件和檔案的收集和整理，需要說明的是：保管期限的劃分：根據(jù)我公司的歸檔文件分類和保管期限表，我公司的重要文件和集團(tuán)下發(fā)的與我公司有關(guān)的人事任命將被視為永久文件，其他文件將保存10年。根據(jù)原始文件編號或文件時間順序進(jìn)行排序。文件和檔案的收集和整理，包裝和擱置：1 .包裝：根據(jù)文件順序包裝。為了節(jié)省空間，不建議只將幾個問題(或類別)的文檔打包在一個盒子中。特別注意：包裝箱子時，必須按零件號的順序排列。不要把里面的文件放錯地方，借用后放回原處，否則以后就找不到了。2.背面：填寫年份、儲存期以及起始和終止零件號

3、。3.彎曲：根據(jù)年份從文件柜頂部開始排列。永久儲存期30年的可以一起彎曲，10年的可以分開排列。文件和檔案的收集和整理，重要文件的整理重要文件：政府對公司的派遣和其他整理方法：原件可以分開存放，但應(yīng)注意：1。分開存放需要一個目錄和序列號；2.副本按照原始排列方式進(jìn)行描述；3.描述備注中應(yīng)注明原件的存放地點。基礎(chǔ)設(shè)施文件、初步文件、施工工藝文件、竣工驗收文件及圖紙、項目決策文件的收集與整理：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)評報告及項目審批會議紀(jì)要、建設(shè)用地文件：選址申請及規(guī)劃意見、拆遷安置意見協(xié)議、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件國有土地使用證、基礎(chǔ)設(shè)施文件的收集與整理前期文件、開工文件：建設(shè)工程規(guī)劃許

4、可證及其附件。 建設(shè)工程施工許可證及其附件、工程質(zhì)量安全監(jiān)督登記、勘察設(shè)計文件：建設(shè)用地打樁通知(書)、設(shè)計方案審批通知及審查意見、有關(guān)部門對設(shè)計方案的審查意見、消防設(shè)計審查意見、施工圖審查報告、基礎(chǔ)設(shè)施文件的收集整理、合同文件：勘察招標(biāo)文件、合同設(shè)計招標(biāo)文件、合同監(jiān)理招標(biāo)文件、合同施工招標(biāo)文件及合同：以合同為主線，安排招標(biāo)、 在施工過程中生成的某標(biāo)段的談判資料、評標(biāo)通知、中標(biāo)人的投標(biāo)文件、合同、施工資料(竣工資料)結(jié)算資料(以及施工過程中的工程聯(lián)系函和工程簽證),不需要組裝投標(biāo)文件。 以標(biāo)段為主線包裝(包括投標(biāo)圖紙)，收集整理基礎(chǔ)設(shè)施文件，收集整理施工過程文件：工程聯(lián)系函、變更通知、工程簽證

5、表，注意檢查工程資料員相關(guān)資料的存儲是否規(guī)范了相關(guān)結(jié)算資料的標(biāo)準(zhǔn)體系，收集整理基礎(chǔ)設(shè)施文件、竣工文件：1。2 .建設(shè)單位提交的文件?；A(chǔ)設(shè)施文件的收集和整理、竣工驗收文件三項計算：工程竣工驗收申請表、工程竣工驗收會議紀(jì)要、工程竣工驗收整改意見、工程質(zhì)量評估報告、室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢驗報告、消防工程驗收意見、環(huán)保驗收證書、排污許可證，注：如果竣工文件不多，可以與以前的一些文件匯總，基礎(chǔ)設(shè)施文件的收集和整理，收集工程施工資料時應(yīng)注意的問題：1。注意收集相關(guān)的電子文件(合同、招標(biāo)文件和竣工圖)2。基礎(chǔ)設(shè)施文件的預(yù)歸檔、收集和整理，施工圖紙和竣工圖：施工設(shè)計圖紙由設(shè)計單位提供：全套施工圖紙、目錄和電子版應(yīng)在

6、發(fā)布前收集歸檔；竣工圖：一般由建設(shè)單位提供；根據(jù)施工圖收集竣工圖，以確保完整性?；窘ㄔO(shè)文件的收集和整理基本建設(shè)檔案整理的原則：尊重文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用，符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范?；窘ㄔO(shè)文件和施工資料的收集和整理：施工單位整理生成文件，施工單位匯總。監(jiān)理資料：監(jiān)理單位整理文件，施工單位通過整理初步文件和竣工驗收文件，總結(jié)施工文件和監(jiān)理文件，收集整理基本建設(shè)文件。分類：一類為基本建設(shè)文件，代碼04二類為工程，三類為案例文件，基本建設(shè)文件、圖紙的收集和組織：施工圖和竣工圖在所有書面材料后整理，按單項工程和專業(yè)組織。基本建設(shè)文件的收集整理和卷內(nèi)文件的整理：1。卷內(nèi)

7、文件一般按文件之間的聯(lián)系、時間順序和施工順序排列。2.書面材料與文件和檔案相同，一般情況下案例文件的標(biāo)題應(yīng)注明XX項目的YY和YY(YY為專業(yè)名稱)圖紙，如一期基礎(chǔ)設(shè)施項目的水電和道路管網(wǎng)竣工圖。基本建設(shè)文件的收集、整理和裝訂7 .文件的裝訂7.1文件中的文件可以整卷裝訂或以件為單位裝訂。7.2如果以件為單位裝訂，每份文件首頁的空白處應(yīng)加蓋文件編號章?？萍紮n案構(gòu)成的一般要求(2008)?；窘ㄔO(shè)文件的收集、整理和描述：其項目一般與文件和檔案相同。項目、文件和文件的卷內(nèi)描述將在檔案管理系統(tǒng)的操作中說明。注：基本建設(shè)文件的標(biāo)題一般由三部分組成：項目名稱、文件材料類別和文件材料名稱。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確，并能

8、反映本卷所含文件的內(nèi)容。不允許使用，例如，“投標(biāo)資料1”和“投標(biāo)資料2”正確如下：一期廠房裝修投標(biāo)資料；第二階段均化庫的竣工圖等?；A(chǔ)設(shè)施文件的收集和整理，其中基礎(chǔ)設(shè)施文件編號章節(jié)的格式為：分類編號是指基礎(chǔ)設(shè)施文件的一級類別編碼和項目編號的組合，一般為： 04.01。在收集和整理基礎(chǔ)設(shè)施文件時，應(yīng)注意：檔案人員參與收集設(shè)備開箱驗收的電子文件(包括指令的電子版、隨機(jī)u盤、光盤等)。)，設(shè)備檔案的收集和整理，采購階段對采購儀器設(shè)備的審批。(2)投標(biāo)材料；(三)協(xié)議和合同；(4)談判備忘錄、附錄、附件、設(shè)備檔案收集整理各階段產(chǎn)生的文件、裝箱單、開箱驗收證書、出廠合格證、開箱階段出廠精度檢驗單；圖紙、

9、技術(shù)手冊、操作和維護(hù)手冊、說明、校準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)和隨附的備件圖集；開箱檢驗記錄、商品檢驗和索賠文件；收集和整理運(yùn)單、發(fā)票和設(shè)備文件，以及安裝和調(diào)試階段(1)安裝基本圖紙、電氣接線圖和安裝工藝規(guī)程；(2)調(diào)試、試驗記錄、精度檢驗記錄和安裝驗收證書；(3)存在的問題及處理建議；(4)安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告和驗收報告；設(shè)備檔案的收集和整理，各階段產(chǎn)生的文件，運(yùn)行和維護(hù)，更新和報廢階段(1)維護(hù)記錄；(2)設(shè)備事故分析記錄和處理結(jié)果；(3)更新改造的轉(zhuǎn)介和回復(fù)；(4)轉(zhuǎn)型過程中形成的模式；(5)報廢技術(shù)資格證書、請求和回復(fù)、收集設(shè)備文件和整理各階段產(chǎn)生的文件、確定主要類別的分類：工程玻璃：先分工序后分線，如切割

10、和鋼化浮法玻璃：冷端等特殊設(shè)備的檢驗數(shù)據(jù)。 熱端和公共工程可歸為單個項目內(nèi)的一個主要類別：合同(包括相關(guān)文件)技術(shù)資料(包括隨機(jī)數(shù)據(jù)和圖紙)收集、整理和試卷生成設(shè)備文件：根據(jù)文件之間的關(guān)系，單套設(shè)備(如公共設(shè)備中的叉車等。一套一卷)，收集和整理設(shè)備文件、實物文件編號、整份文件的類別編號(一類類別和二類類別)、CSG01SW1001的序號、第一實物(序號)、牌匾代碼(二類類別)集團(tuán)總部代碼(全宗編號)、合同文件管理、合同文件件：一份合同、合同申請和合同會簽單；對于需要投標(biāo)的復(fù)雜合同，可以將其他投標(biāo)、投標(biāo)和校準(zhǔn)資料裝訂成冊，并將該冊中的文件裝訂在一起，但文件將在合同文件中逐一描述，描述以合同為準(zhǔn)。合同檔案管理，合同檔案類別：基建合同、設(shè)備