1、企業(yè)檔案管理學(xué)習(xí),國力集團(tuán),國力集團(tuán)辦公室,什么是檔案？ 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。 具體是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。,2020/7/15,3,企業(yè)檔案管理基本流程 企業(yè)檔案管理流程 1、三列入四參加四同時 收 集 2、歸檔制度 1、分類方案（四合一制度） 整 理 2、各類檔案整理標(biāo)準(zhǔn) 3、檔號的編制和檔案排列 保 管 庫房管理.內(nèi)容和載體安全 鑒 定 價值判定和存毀鑒定 統(tǒng) 計 登記和統(tǒng)計分析 1、檢索工具 利 用 2、利用的方式 3、編研,企業(yè)檔案的檔案管理體系

2、 企業(yè)綜合管理部門 企業(yè)檔案（室） 綜 財 供 質(zhì) 基 生 合 務(wù) 應(yīng) 量 建 產(chǎn) 部 部 銷 技 設(shè) 部 門 門 售 術(shù) 備 門 兼職檔案人員,企業(yè)檔案工作的“三列入、四參加、四同時” 檔案工作三列入： 1、列入單位年度計劃和議事日程 2、列入單位年度經(jīng)費計劃 3、列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制 檔案部門四參加： 1、參加產(chǎn)品/業(yè)務(wù)定型會 2、參加行業(yè)/科研課題研究會 3、參加設(shè)備開箱驗收會 4、參加基建工程竣工驗收會,四同時： 1、下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔要求； 2、檢查計劃進(jìn)度同時檢查文件材料形成情況； 3、評審鑒定成果同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況； 4、上報登記和評審獎勵

3、科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明。,歸檔制度（這是收集和整理工作的基礎(chǔ)） 歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間、 歸檔份數(shù)、和歸檔手續(xù)五個部分。 歸檔要求： 一是歸檔工作由相應(yīng)文件形成的部門承擔(dān)； 二是歸檔的文件材料有利于長久保存； 三是歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并有有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字； 四是檔案人員有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的歸檔工作。,歸檔范圍：凡是直接記述和反映本單位生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的，具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)保存價值的文件材料都應(yīng)該列入歸檔范圍。 歸檔時間：歸檔時間一般有以下幾種： 1、在一項活動結(jié)束后歸檔； 2、按階段歸檔； 3、按子

4、項歸檔；,4、按年度歸檔；文書文件材料一般在第二年的36月份歸檔。部分專業(yè)科技檔案也按年度歸檔。 5、隨時歸檔。聲像、實物、電子檔案等。 歸檔份數(shù)： 一般視情況確定歸檔份數(shù)，對那些重要的、利用比較頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)多歸檔幾份，要考慮對原件的保護(hù)，應(yīng)多歸檔幾套副本。還要考慮上報和專業(yè)檔案館的需要，以及有關(guān)部門存檔的需要。 因此，確定歸檔份數(shù)時，不能作出籠統(tǒng)的規(guī)定，而應(yīng)從具體的情況和具體的需要來確定歸檔份數(shù)。,歸檔注意事項 歸檔手續(xù)：檢查檔案質(zhì)量、數(shù)量和備考表的填寫，除接收檔案 外，還要同時接收立卷說明（包括立卷時間、組織、整理的內(nèi) 容、方法及有關(guān)情況說明）和相應(yīng)的目錄，填寫檔案交接記錄。 企業(yè)檔案

5、工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。,文件材料的收集管理,堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 一項工作由幾個部門參與辦

6、理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。,各部門專(兼)職文書的職責(zé),1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。,文件材料的整理步驟,歸檔文件整理的步驟,區(qū)分年度管理細(xì)則,根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。 一般的文件材料，放在其形成的年

7、度歸檔。 計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。 多年的總結(jié)、報告，放在文件針對的最后一年。 跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 跨年度的會議，放在閉幕年。,立卷(案卷質(zhì)量要求),1.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。 2. 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 3. 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 4 .案

8、卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。,劃分期限,準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價值，保管期限分別定為永久（無限期）、長期（1030年）、短期（10年以下）。,2020/7/15,17,文件材料的收集管理,一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。 2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦

9、理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。,裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂, ,目錄夾封面,2020/7/15,20,民營企業(yè)檔案的分類,2020/7/15,21,目錄夾背脊,2020/7/15,22,填寫歸檔情況登記表,單位名稱：公司,2020/7/15,23,公司二九年歸檔說明 （樣本）,一、主要工作概況 （此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫） 二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 1、本公司內(nèi)設(shè)5個部門（、.）共有職工人。 2、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全

10、，嚴(yán)格劃分保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1108件；長100件，編號從100件；短期100件，編號1100。 二九年月,員工檔案管理,一、企業(yè)員工檔案的含義,這里的員工檔案不是指一般意義上的企業(yè)職工檔案，也不是指流動人員檔案，而是民營企業(yè)為了管理企業(yè)聘用的員工而建立的有關(guān)員工個人情況的檔案。 每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)及時建立有關(guān)的員工檔案。,企業(yè)員工檔案收集范圍,2020/7/15,27,企業(yè)員工檔案目錄,特殊載體檔案的范圍,（一）聲像檔案，包括： 1 照片 ， 2 底片 ，3 錄音帶 ， 4 錄像帶， 5 磁盤 ， 6 光盤。 （二）實物檔案，包括： 1 獎旗 ， 2 獎杯 ， 3 獎狀 ， 4 牌匾， 5 證書等。,永久保存的實物檔案,1.反映本企業(yè)工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎旗、獎狀、獎?wù)?、獎杯、獎牌?2.反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績獎旗、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?、獎牌?3.本企業(yè)在對外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品 4.反映本企業(yè)重大事件、重大事故，與本企業(yè)有關(guān)的自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的各種紀(jì)念品或?qū)嵨?5.與其他載體檔案有密切聯(lián)系的實物 注：整