1、接待秘書人員的程序客人到達(dá)后應(yīng)做以下服務(wù)：1.接車站；2.根據(jù)客人的具體情況安排住宿；3.與客人負(fù)責(zé)人討論活動(dòng)日程，并及時(shí)向負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)結(jié)果；4.根據(jù)客人的特點(diǎn)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門安排各種活動(dòng)；5.隨時(shí)征求客人的意見，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排?？腿穗x開時(shí)應(yīng)做以下收尾工作：1.詢問客人對(duì)接待工作的意見；2.將訂購的返程票交給客人；3.協(xié)助客人解決住宿費(fèi)用；4.實(shí)施返回安排，送車到車站；5.通知客人單位到車站接機(jī)；6.接待工作中相關(guān)書面材料的整理和歸檔。接待工作的一般程序：接待前的準(zhǔn)備接待前的準(zhǔn)備工作非常重要，是整個(gè)接待工作的基礎(chǔ)，決定著接待工作的質(zhì)量和效果。1.通常的準(zhǔn)備工作(1)思想心理準(zhǔn)備(1)真誠

2、和誠懇的態(tài)度無論來訪者是否有約會(huì)，是容易溝通還是難以溝通，是內(nèi)向還是外向，以及有一個(gè)冷靜或急躁的脾氣，都讓來訪者感到受歡迎和受重視。對(duì)客人的到來要有“謝謝光臨”的態(tài)度。當(dāng)你手頭有很多事情，而你接待的客人又很難應(yīng)付時(shí)，你應(yīng)該盡力暗示：“別擔(dān)心，一個(gè)一個(gè)地解決，你就能做好?！碑?dāng)客人太激動(dòng)時(shí)，不要受其影響。如果問題出在自己或單位身上，向?qū)Ψ降狼?；如果問題出在客人身上，你們不應(yīng)該互相對(duì)抗、責(zé)罵或侮辱對(duì)方，而應(yīng)該等對(duì)方冷靜下來后再清楚地說出真相。團(tuán)結(jié)合作的工作精神接待工作是本單位的共同任務(wù)。因此，在接待客人時(shí)，我們應(yīng)該有積極協(xié)助的精神，而不應(yīng)該認(rèn)為我們的客人被忽視或無動(dòng)于衷。(2)業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備作

3、為領(lǐng)導(dǎo)的助手，代表單位門面的文秘人員不僅要熟悉自己的工作，還要全面了解單位的各個(gè)方面，如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品特點(diǎn)、規(guī)格、類型、部門和領(lǐng)導(dǎo)人員等；必須掌握完整的信息，包括本單位員工的電話號(hào)碼、本市其他公司和企業(yè)的電話號(hào)碼、自動(dòng)撥打國外電話的密碼、當(dāng)?shù)鼐频辍⒕包c(diǎn)和歷史遺跡、游覽路線和娛樂場(chǎng)所的名稱、地點(diǎn)和聯(lián)系方式，以及本市的政治、經(jīng)濟(jì)和文化狀況。(3)材料和環(huán)境的準(zhǔn)備和接收接待環(huán)境中的物品應(yīng)擺放整齊、美觀、干凈，有充足的光線和新鮮的空氣。前臺(tái)、辦公室和接待室應(yīng)該以協(xié)調(diào)的方式安排，所有的物品都是可用的。例如，應(yīng)在大廳為客人準(zhǔn)備好座位和茶具(包括茶和飲料等)。一次性茶杯可用于普通客人，普通茶具是重要客

4、人的首選)，煙灰缸，空調(diào)設(shè)備，電話，復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)等。(也就是說，如果不是，不要離接待室太遠(yuǎn))。確保辦公室里的文件、文具、電腦、電話和其他物品都放在自己的地方，家具也要美觀整潔。常用、不常用和個(gè)人物品應(yīng)放在合適且固定的地方，需要時(shí)可立即找到。接待室應(yīng)及時(shí)清潔，空氣應(yīng)經(jīng)常更換?？腿穗x開后，清理煙灰缸和茶具，為下一批客人的到來做準(zhǔn)備。每天下班前整理好所有辦公用品，提早上班，保持整潔，檢查接待環(huán)境，做好準(zhǔn)備。2.接受任務(wù)后的接待準(zhǔn)備通常情況下，客人會(huì)在來之前得到提前通知。接到通知后，秘書接待準(zhǔn)備的一般程序如下。(1)、了解客人的情況接到通知后，秘書應(yīng)了解客人的基本信息，包括他們的來訪意圖、目的和要求

5、，包括他們的單位、人數(shù)、身份、性別、國籍、年齡和健康狀況由于客人的身份和來訪目的不同，接待規(guī)格也不同。接待規(guī)格是從主人和陪同人員的角度出發(fā)的，也就是說，規(guī)格是指哪些客人要來，誰要陪同他們。接收規(guī)格分為三種類型：高接收、等接收和低接收。1.gog接待處gog接待是指主要陪同人員的職位或職稱高于主要客人的接待。它顯示了被接待方的重要性和友好性。有幾種主要情況：一、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)派總參謀部向下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)口述意見，下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)出面陪同；b、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)或派人討論重要事項(xiàng)時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)出面迎接，必要時(shí)也應(yīng)陪同討論；c.下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來訪時(shí)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)出面陪同；接待公司的重要客戶。對(duì)等接收對(duì)等接待是指主要陪同人

6、員和主要客人的職位或頭銜大致相等的接待。在接待工作中，這種接待是最常用的。3.接收不佳低級(jí)接待是指主要陪同人員的職位和職稱低于主要客人的接待。這種接待主要用于基層單位或業(yè)務(wù)聯(lián)系人的接待。除了客人的身份，還有其他影響接待的因素。例如，對(duì)方的關(guān)系，當(dāng)對(duì)方的來訪非常重要，我們希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，我們經(jīng)常使用高質(zhì)量的接待；突然的變化，比如臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)，只能由別人來代替；為了接待老客人，客人以前來過這里，所以最好按照最后的規(guī)格接待。總之，無論采用哪種接待規(guī)格，都是由秘書起草后，由領(lǐng)導(dǎo)決定。一旦決定，秘書應(yīng)將主要陪同人員的情況和日程通知對(duì)方，征求意見并予以確認(rèn)。(3)、制定接待工作計(jì)劃“一切都在事先”，接

7、待來訪者和制定接待計(jì)劃是很有必要的。一是各項(xiàng)接待工作能夠合理安排，有序開展；二是讓相關(guān)人員提前安排好自己的時(shí)間，保證接待工作的順利開展。接待計(jì)劃一般包括三個(gè)方面：確定接待規(guī)格、制定日程和列出接待經(jīng)費(fèi)。具體涉及的內(nèi)容如下：客人的單位、來訪目的、要求、人數(shù)、性別、身份、生活習(xí)慣、抵離日期；工作安排；負(fù)責(zé)本次接待的高級(jí)管理人員和專職陪同接待人員的安排；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量等。參加會(huì)議和會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、人員和人數(shù)，主要談判人員、其他談判人員、翻譯和后勤服務(wù)人員名單，大型項(xiàng)目的律師和會(huì)計(jì)師名單；宴會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)格、數(shù)量和數(shù)量；觀光娛樂活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、頻率及陪同人員；接待期間的交通安排；接待期間的安全工作，包括食品衛(wèi)生、人身和財(cái)產(chǎn)安全等。接待費(fèi)用主要包括住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、交通費(fèi)、工作費(fèi)、參觀娛樂費(fèi)、紀(jì)念品費(fèi)等費(fèi)用。如果所有費(fèi)用，如住宿和交通費(fèi)用，都由客人自己承擔(dān)，他們必須提前通知對(duì)方所需的費(fèi)用和時(shí)間表(通過電話或信件等)。)。如果兩個(gè)或兩個(gè)以上單位聯(lián)合接