1、會議現(xiàn)場管理,Your company slogan,本章提綱,1 會議代表的現(xiàn)場注冊,2 會議社會活動的舉辦,3 會議專業(yè)活動的安排,4 會議餐飲活動的安排,一、現(xiàn)場注冊的時間 會前從哪天開始注冊？ 注冊結束時間？ 每天從什么時間開始注冊？ 注冊是否也有午休？,第一節(jié) 會議現(xiàn)場注冊,第一節(jié) 會議現(xiàn)場注冊,二、注冊臺的要求 1、注冊臺地點的選擇 會議中心或酒店的大堂 2、注冊臺的標志 包括：會徽、會議縮寫、舉辦時間等 3、注冊臺的搭建,注冊臺,第一節(jié) 會議現(xiàn)場注冊,三、注冊分工 1、預先注冊 Pre- Registration 2、現(xiàn)場注冊 On-Site Registration 3、旅游和

2、票證服務 4、領取會議文件 5、會議專業(yè)學術服務 6、會議管理組 總協(xié)調(diào),第一節(jié) 會議現(xiàn)場注冊,四、注冊數(shù)據(jù)的處理 現(xiàn)場注冊數(shù)據(jù)及時提供給相關部門，以調(diào)整： 1、會議程序 2、會議會務 安排歡迎招待會和宴會等 3、旅游活動,第二節(jié) 會議社會活動的舉辦,一、會議開幕式的安排 1、時間： 會議正式開始前一天的晚上或會議正式開始的第一天上午 2、地點：會議中心/會議酒店 如果人數(shù)較多，可采取主會場和分會場并用 3、開幕式會場的布置 1）主席臺的布置 背景板：會議的會徽和有關組織的徽章 會議的名稱、縮寫和會議舉辦時間和地點； 會議的主辦單位 橫幅：會議的名稱，一般采用紅布白字 主席臺：長條桌-桌簽、鮮

3、花、茶杯或礦泉水、紙筆,橫幅,2、會議代表席的布置,貴賓席 代表席 記者/媒體席,3、貴賓室的布置,按規(guī)格分別接待 位置：專供貴賓使用的大門、電梯和通道，離會場近 布置：沙發(fā)和茶幾-飲料和鮮花，門口設簽到臺簽到簿和筆、胸花,4、開幕式的程序,可持續(xù)和可替代性旅游國際研討會 會議時間：2009年7月10日至7月13日 大會開幕式 時間：7月11日上午08:3009:30 地點：陽朔唐人街酒店長安廳 主持：國際地理聯(lián)合會旅游、休閑和全球變化專業(yè)委員會、美國北亞里桑那大學Alan Lew教授 議程： 陽朔縣人民政府縣長謝靈忠先生致辭 桂林市旅游局局長李志剛先生致辭 桂林旅游高等專科學校黨委書記林娜教

4、授致辭 中山大學校長助理、中國地理學會旅游地理專業(yè)委員會主任委員保繼剛教授致辭,世界客屬第23屆懇親大會在河源市隆重開幕,2010年11月29日世界客屬第23屆懇親大會在河源市隆重開幕。 汪洋代表省委、省政府向第23屆世客會的召開表示熱烈祝賀，對客家鄉(xiāng)親表示誠摯歡迎，并向全世界客家人表示親切問候和良好祝愿。 廣東省省長、第23屆世客會最高榮譽主席黃華華致辭。全國人大原常委、香港金利來集團董事局主席曾憲梓，臺灣新竹縣縣長、世界客屬總會會長邱鏡淳等在開幕式上致辭。 中央和國家有關部委領導同志、省有關領導同志、兄弟省(區(qū))有關領導同志和知名客屬人士、客屬社團團長以及各界群眾共約8000人出席了開幕式

5、。,5、貴賓的接待,1）邀請貴賓 出席會議的貴賓類型： 一參加會議的人員，包括有關組織的負責人、學科帶頭人和會議機構負責人； 二專門請來參加開幕式的人員，包括三類：國家級領導人；本行業(yè)的領導；贊助單位的領導。,2）貴賓的現(xiàn)場接待 開幕式前半小時級別相當?shù)念I導在大廳門口迎接 相關工作人員引路送到貴賓室 會議的主要領導在貴賓室等候迎接 在貴賓室的活動：在簽到簿上題詞或簽字，佩戴胸花，接見或合影 3）外請貴賓活動的安排 代表基本落座后，引導其進入會場入座 開幕式結束后歡送或參加展覽會的剪彩儀式并參觀,6、代表進入會場 憑胸卡或請柬入場 引導代表入座,7、新聞記者的接待 在注冊臺設立記者接待站，發(fā)放記

6、者證等相關材料 8、安全保衛(wèi) 會場：會場布置結束后，進行安全檢查，封閉會場 重點：保衛(wèi)到場的領導安全 入場口安排安保人員 9、交通安排 會前制定行車路線、印制參加會議開幕式的特殊車證,二、閉幕式,1、時間：最后一個大會報告之后/ 專業(yè)活動結束的當晚與閉幕宴會一起進行 2、程序： 會議負責人代表組委會和程序委員會進行總結； 表示感謝； 宣布評獎結果； 系列會議請下一屆主辦單位介紹相關信息,第三節(jié) 會議專業(yè)活動的安排,一、會議報告的安排 1、會議最終日程的發(fā)放 2、會議報告人索引提供 3、會議室索引提供 會議分組的編號、使用的會議室房間號和會議室所在樓層，會場的平面分布圖 4、日程的變動和報告的調(diào)

7、整 臨時變動如何通知？,二、會議室和設備安排 （一）會議室的安排 1、大會特邀報告 主會場，也是開/閉幕式所在場地 2、專題報告會安排 如何安排會議室的大小？ 布置：電腦設備+屏幕，側面擺放長條桌，供會議主持人用 3、張貼論文的場地安排 會議室附近的走廊或?qū)ｉT租用單獨的場地 布置：標準展板張貼，我國：寬1米，高2.4米 （二）會議設備安排：會前安排完畢并調(diào)試好,主會場-大會特邀報告,分會場-專題報告會,分會場,分會場專題報告會,張貼論文的場地,第四節(jié) 會議餐飲活動的安排,問題1：基于用餐預定人數(shù)和實際人數(shù)的出入，會務組和酒店餐飲部何時協(xié)調(diào)修正會議用餐人數(shù)比較合適？ 問題2：會議用餐憑代表證入場

8、還是憑餐券入場？誰來負責查收相關證件或餐券？ 問題3：如果沒有攜帶會議代表證或餐券，會務組該如何協(xié)調(diào)？,上海原子核所與日本同步輻射所舉行合作簽字儀式,2003年1月21日上午，在上海原子核研究所舉行了日本同步輻射研究所(JASRI)和上海原子核研究所(SINR)全面合作協(xié)議的簽字儀式。出席儀式的有JASRI所長AkiraKira博士、管理部主任HideoOhno博士、加速器部副主任HaruoOhkuma博士和外辦主任WataruMatsumoto先生等,以及原子核所所長徐洪杰博士和副所長朱志遠博士、副所長趙振堂博士以及其他科研人員。趙振堂副所長主持簽字儀式。 徐洪杰所長在致辭中對AkiraKi

9、ra所長等一行的到來表示熱烈歡迎，Kira所長在致辭中簡要地介紹了日本同步輻射(SPring-8)在研究領域的應用，并指出如何用好同步輻射光源是目前世界上所有光源面臨的主要課題。雙方在致辭中對即將開始的合作都表示了由衷的祝愿。接著，徐洪杰所長和Kira所長分別代表SINR和JASRI在合作協(xié)議書上簽字，并與出席簽字儀式的全體人員共同舉杯，預祝雙方的合作取得圓滿的成功。,簽字儀式后，Ohno和Ohkuma博士就SPring-8目前開展的主要研究和應用工作做了報告。徐洪杰所長介紹了上海原子核所的現(xiàn)狀、學科方向及主要研究成果，趙振堂副所長簡要地說明了雙方合作的主要內(nèi)容。隨后，雙方就合作的具體內(nèi)容進行

10、了討論，日方人員參觀了SSRF預研工作的成果展。 上海原子核研究所和日本同步輻射研究所將在加速器技術、同步輻射應用、大工程管理等方面建立起全方位合作的關系，將對雙方在同步輻射領域的研究和應用水平的共同提高起到積極的促進作用。這次雙方合作協(xié)議簽字儀式的成功舉行，意味著雙方合作的正式開始，并將取得圓滿的成功。,思考： 結合本案例談談簽字儀式一般包括哪些程序？,簽字儀式,一、簽字儀式的準備工作 1、人員確定 2、必要的準備工作 1）準備好經(jīng)雙方商定的中外文文本、簽字用文具、國旗等 2）商定簽字儀式的時間、地點、雙方主簽人等 3）通知出席簽字儀式的雙方代表及新聞記者,簽字儀式會場,3、布置簽字廳 莊重

11、、整潔、大方 1）簽字廳掛橫幅，正規(guī)的簽字桌應為長桌，座位前擺放各自的簽字文本及簽字文具 2）簽字桌應橫放，在其后可放置適量的桌椅 3）簽署雙邊性合同，可放兩張座椅供簽字人就座 4）簽署多邊性合同，可以僅放一張座椅，供各方簽字時輪流就座，也可以為每一位簽字人提供一把座椅,二、簽字儀式的程序 1、簽字儀式正式開始 2、簽字人正式簽署合同文本 3、簽字人交換已經(jīng)正式簽署的合同文本 4、共飲香檳酒表示祝賀 5、宣布簽字儀式結束，合影留念,2001年中國入世及議定書簽字儀式,(一)時間：11月11日19:30-20:00(北京時間12日00:30-01:00) (二)地點：卡塔爾首都多哈喜來登飯店，A

12、L MAJLIS大廳 (三)會場情況： 會場將懸掛中英文“中國加入世界貿(mào)易組織簽字儀式”橫幅。 會場中間設簽字臺。簽字臺上擺放中國國旗，簽字筆，簽字文本，鮮花等。 (四)出席人員： 1、中方44人：中國代表團全體成員。 2、外方7人：會議主席、卡塔爾財政、經(jīng)濟和貿(mào)易大臣卡邁爾，WTO總干事穆爾，WTO現(xiàn)任總理事會主席、香港常駐WTO代表哈賓森，WTO副總干事拉維耶，中國工作組主席吉拉德，WTO秘書處加入司司長候塞因，法律司司長凱普。,(五)簽字儀式具體程序： 19:20，石廣生部長、會議主席、WTO總干事入場。 石廣生在文本最后一頁簽名，簽日期，并標注中文“須經(jīng)批準”字樣。 石廣生離席先作簡短

13、發(fā)言，后請總干事簡短發(fā)言。 中國加入WTO議定書簽署后，石廣生部長將約見WTO總干事穆爾，向其提交由中國國家主席江澤民簽署的中國加入世貿(mào)組織批準書。30天以后，中國將正式成為世貿(mào)組織成員。,簽字儀式實訓：,中國朝陽汽車有限公司與四川新安汽車有限公司簽署技術合作協(xié)議儀式 簽字儀式的組織工作分為5個場景 1、2010年11月15日，朝陽汽車公司總經(jīng)理秘書 走進了總經(jīng)理 的辦公室， 總告知他，簽字儀式將安排在下一個月的5號。 總說董事長 很重視這次兩家公司的合作，他讓秘書認真擬定這次簽字儀式程序，整個議程務必盡善盡美。 請擬定一份簽字儀式程序,2、11月17日， 秘書將簽字程序給總審閱后，就著手準備

14、簽字儀式的文件。 秘書從技術執(zhí)行經(jīng)理 那里，拿到了已經(jīng)起草好并經(jīng)過雙方同意的技術合作協(xié)議， 秘書對協(xié)議書進行了嚴格的校對，確認無誤后，印制、裝訂成文本，文本包括正本兩份、副本兩份。 請演示秘書準備待簽文本的過程，并制定一份技術合作協(xié)議樣本。,3、11月20日， 秘書到希爾頓大酒店，與酒店大堂經(jīng)理許先生共同布置簽字儀式會場。 秘書告訴許先生，此次簽字儀式雙方共有12人參加，其中雙方主簽人各一名、助簽人各一名、陪簽人各四名，設長方桌，桌上放置雙方單位主簽人的席卡、文具，會標用紅底金字，還要準備香檳酒和酒杯，四周要有鮮花裝點。 請演示布置簽字儀式會場的過程。,4、11月22日，簽字儀式已準備就緒，為

15、擴大宣傳， 秘書特地給蘇州有限電視臺打電話，找到林記者，請他來采訪報道這次簽字儀式。林記者一口答應，并說要約蘇州日報的記者一起參加。 秘書表示十分感謝，并告知儀式的具體時間及安排。 請演示秘書打電話的過程。,5、12月5日上午9：00，簽字儀式正式開始。出席人有：主方主簽人董事長，助簽人秘書，陪簽人總經(jīng)理，商務執(zhí)行經(jīng)理 ，人事執(zhí)行經(jīng)理 ，技術執(zhí)行經(jīng)理 ?？头街骱炄诵掳财囉邢薰究偨?jīng)理 ，助簽人秘書，陪簽人新安汽車有限公司副總經(jīng)理 、技術部主任 、開發(fā)部主任 、銷售部主任 。簽字儀式由朝陽總經(jīng)理 主持，雙方按預定位置入席，雙方簽字完畢，朝陽秘書推出已經(jīng)斟好的香檳酒，雙方舉杯慶祝。電視臺記者和報社記者在旁拍攝。 請模擬簽字儀式的完整過程。,一、會議接待的座次安排,1、大型會議主席臺的座次安排,中國：“左為上，中為上，前為上”,2、接待來賓時的座次安排,3、座談會座次安排,4、沙發(fā)室座次的排序,國內(nèi)接待 注：A為上級領導或來賓席，B為主方席。,接待外賓 遵守國際慣例以右為上 注：A為主方席，B為客方席。,5