1、辦公用文體、公文布局圖、一、公文中的各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則、公文格式要素可以分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。1、眉頭、公文眉頭部分包括公文編號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急度、發(fā)行機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)行編號(hào)、發(fā)行人和紅色反線等要素。 (1)公文的份數(shù)。 (選擇項(xiàng)目)定義：公文書數(shù)編號(hào)是印刷多份相同原稿時(shí)的每個(gè)公文的順序編號(hào)。 位置：使用阿拉伯?dāng)?shù)字頂部網(wǎng)格標(biāo)識(shí)版心左上角的第一行。 一部分公文1號(hào)，過(guò)去規(guī)定用7位數(shù)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 現(xiàn)在，根據(jù)公文的份數(shù)決定使用阿拉伯?dāng)?shù)字，不過(guò)，至少2位以上。 (2)保密等級(jí)和保密期限(選項(xiàng))定義：保密等級(jí)是指劃分公文保密的等級(jí)。 位置：頂標(biāo)位于版心右上角的第一行，兩個(gè)單詞之間空出一個(gè)

2、單詞。 像“機(jī)密”這樣需要同時(shí)顯示秘密等級(jí)和保密期限時(shí)，其位置相同，寫作“秘密1年”。 現(xiàn)在分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)階段。 (3)緊急度(選擇項(xiàng)目)定義：緊急度是指對(duì)于文件的送達(dá)和接受的時(shí)限要求。 位置：頂標(biāo)位于版心右上角第二行，秘密等級(jí)之下。 兩個(gè)字之間空出一個(gè)字，如“急件”。 目前，分為“特快”、“緊急”兩類的(4)發(fā)行機(jī)關(guān)標(biāo)志(公文版頭) (規(guī)定項(xiàng)目)發(fā)行機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)行機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加上“文件”構(gòu)成。 共同行文的機(jī)關(guān)，不管機(jī)關(guān)多少，首頁(yè)都要出現(xiàn)正文。 (5)發(fā)文字號(hào)(規(guī)定項(xiàng)目)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年和號(hào)碼組成。 位置：一個(gè)是平行文，下行文的發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下

3、空出2行，位于中央的另一個(gè)是上行文的發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空出2行，左邊空出1個(gè)字。 共同行文的情況下，發(fā)文字號(hào)只寫主辦機(jī)關(guān)的字號(hào)。 (6)發(fā)行人(規(guī)定項(xiàng)目)的定義：發(fā)行人是指最后審查印刷文件原稿的簽名的機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人。 限于上文。 位置：發(fā)行文字符號(hào)的右側(cè)平行排列，即發(fā)行文字符號(hào)為左空1字，發(fā)行者名稱為右空1字。 之后加上全角冒號(hào)。 思考：誰(shuí)能在機(jī)關(guān)發(fā)行文件？ 發(fā)行a文件的人必須是本機(jī)關(guān)的第一責(zé)任人b第一責(zé)任人如果沒(méi)有，由管理有關(guān)業(yè)務(wù)的副官發(fā)行。 c如果沒(méi)有第一領(lǐng)導(dǎo)人，也沒(méi)有管理相關(guān)的副職，由秘書長(zhǎng)、辦公廳主任發(fā)行。 (7)紅色的倒線紅色的倒線表示發(fā)字符號(hào)下面的4mm，其長(zhǎng)度與版心等寬。2、

4、主體、公文主體部分包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和備注等要素。 (1)公文標(biāo)題(規(guī)定項(xiàng)目)位置：紅色反射線下空出2行。 完整的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種組成。 例如，國(guó)務(wù)院就抗旱作出了保證豐收的通知。 文件標(biāo)題的排列一般有三種： a一行對(duì)b寶塔式中共中央開(kāi)展三項(xiàng)教育的通知c倒寶塔式中共中央國(guó)務(wù)院中央軍事委員會(huì)通知d菱形式中共中央貫徹三個(gè)代表的通知注意：回程時(shí)語(yǔ)義必須完整。 標(biāo)題中，除了給法規(guī)、規(guī)章名加上書名，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 (2)主送機(jī)關(guān)(選項(xiàng))的定義：主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 位置：主進(jìn)給機(jī)構(gòu)在標(biāo)題下空開(kāi)一行寫在左側(cè)上段。 末端加全角冒號(hào)

5、。 注意：不能寫給個(gè)人。 必須是機(jī)構(gòu)團(tuán)體。 主送機(jī)構(gòu)太多，首頁(yè)上沒(méi)有正文的情況下，把它移到cc機(jī)構(gòu)后面。 (3)正文(規(guī)定項(xiàng)目)位于主送機(jī)關(guān)的下1行，每段自然向左隔開(kāi)2個(gè)字，向上格。 正文的數(shù)字和年份使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 (4)附件(選擇項(xiàng)目)定義：附件是指公文附帶的相關(guān)文件或材料。 位置：正文下面空一行，左邊空兩個(gè)字。之后加上全角冒號(hào)，附件名后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(5)成文日期(規(guī)定項(xiàng)目)請(qǐng)考慮以下哪個(gè)寫法正確？二二年二月二日二002年二月二日2002年2月2日二002年二月二日強(qiáng)二年二月強(qiáng)日成文日期用漢字標(biāo)記全年、月、日思考：如何決定成文的日期？ a機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或秘書長(zhǎng)、辦公廳主任發(fā)行的，以發(fā)行日為準(zhǔn)。

6、 b聯(lián)合行文時(shí)，以最后機(jī)關(guān)簽字日為準(zhǔn)。 c應(yīng)在會(huì)上討論并通過(guò)，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。 d須經(jīng)上級(jí)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 (6)印鑒(規(guī)定項(xiàng)目)印鑒是公文的生效表示。 單一機(jī)關(guān)制作的公文，將印章蓋在成文日期上，成文日期在右邊空開(kāi)4個(gè)字。 兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合作文，開(kāi)啟成文日期，左右各空出7個(gè)字，將印章蓋在成文日期。 3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合作文時(shí)，先簽署機(jī)關(guān)名，在各個(gè)簽名上蓋章。 每派最多排列三個(gè)印章。 最后的印章下面右邊空的兩個(gè)字表示成文日期。 (7)備注(規(guī)定項(xiàng)目)定義：說(shuō)明公文的發(fā)行范圍、使用上的注意事項(xiàng)，不對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行解釋或注釋。 位置：位于左空的2字加上圓括弧，識(shí)別成文日期下的1行。 例如，

7、此事發(fā)送給省軍級(jí)，此事口頭傳達(dá)給縣團(tuán)級(jí)大眾，此事可登載在報(bào)紙、廣播、3、版記上，公文版記的部分包括主題語(yǔ)、抄寫機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)和印刷日、版記中的反線等要素。 (1)主題詞(規(guī)定項(xiàng)目)定義：用于識(shí)別、概括公文內(nèi)容、分類的一組詞。 例如，農(nóng)業(yè)水土保持通知經(jīng)濟(jì)管理企業(yè)破產(chǎn)通知行政機(jī)關(guān)公文方法位置：位于左頂格標(biāo)志，后加全角冒號(hào)。 之后，在詞目之間空出一個(gè)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 主題詞在27個(gè)詞之間，最后一個(gè)詞是文種，(2)寫入機(jī)構(gòu)(選項(xiàng))定義：寫入機(jī)構(gòu)是指除主送機(jī)構(gòu)外，還需要執(zhí)行或知道公文內(nèi)容的其他機(jī)構(gòu)。 位置：主題語(yǔ)的下1行，左空1字，后面加全角冒號(hào)。 之后，cc機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，復(fù)歸時(shí)和冒號(hào)后面的cc

8、機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后的cc機(jī)關(guān)之后加上句號(hào)。 首頁(yè)主送機(jī)關(guān)太多而不能正文的情況下，將主送機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)移到主送機(jī)關(guān)和cc機(jī)關(guān)之間。 (3)印刷機(jī)關(guān)(選項(xiàng))思考：所謂文件的印刷機(jī)關(guān)，不是指印刷設(shè)施，而是指發(fā)行機(jī)關(guān)的事務(wù)所(室)。 一個(gè)機(jī)關(guān)沒(méi)有辦公廳(室)，就直接寫上發(fā)行機(jī)關(guān)的名稱。 位置：印刷機(jī)關(guān)左空一字，印刷機(jī)關(guān)四字不出現(xiàn)。 (4)印刷日(選擇項(xiàng)目)為公文的印刷日。 一般寫著x年x月x日的印刷位置：與印刷機(jī)同行，住在右空一字。 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 (5)版記中的反線(規(guī)定項(xiàng)目)版記載于公文的最后一頁(yè)。 在版記的各要素(即主題語(yǔ)、cc、印刷機(jī)構(gòu)和印刷日)下，標(biāo)有黑色間隔橫線，即逆線。 其寬度與版心相同。 作

9、業(yè)練習(xí)1、發(fā)字符號(hào)的構(gòu)成要素為() a主發(fā)機(jī)關(guān)b機(jī)關(guān)代字c年d號(hào)解答B(yǎng)CD 2、索引主題詞的目的為() a計(jì)算機(jī)檢索和管理c存檔后用d查詢文件結(jié)構(gòu)完整解答B(yǎng) 3、下列文件屬于行政公文的有() a通知、決定、報(bào)告、會(huì)議調(diào)查報(bào)告、 議事錄c通知、意見(jiàn)、決定、議事錄d通知、決定、演示、議事錄回答AC、青塔市總工會(huì)文件青總工2007第5號(hào)關(guān)于進(jìn)行青塔市總工會(huì)“抽查”工作的通知紅星區(qū)組合主席：根據(jù)省總工會(huì)配置，市總工會(huì)從27月1日20日開(kāi)始逐區(qū)準(zhǔn)備青塔市總工會(huì)2007年1月10日，1，發(fā)文字號(hào)為() a青總工2007第5號(hào)b青總工20075號(hào)c青總工200705號(hào)d不變回答B(yǎng) 2，標(biāo)題的寫法為() a進(jìn)

10、行抽樣作業(yè)的通知b關(guān)于進(jìn)行青塔市總工會(huì)抽樣作業(yè)的通知c抽樣作業(yè)3，主發(fā)機(jī)關(guān)的寫法為B 2007年1月20日B 2007年1月20日c 27年1月20日d不變回答B(yǎng) 5，成文日期為() B 2007年1月10日B 2007年1月10日c 27年1月10日d不變回答c，會(huì)議通知，海城派出所劉所長(zhǎng)：為加強(qiáng)我區(qū)治安管理， 二三年十月二十六日下午我在海城街道辦事處2003年10月24日1，文主送機(jī)關(guān)的寫法() a正確b應(yīng)改為海城派出所的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)c，海城派出所d應(yīng)改為海城派出所和劉所長(zhǎng)C 2，正文中會(huì)議時(shí)間的寫法() a正確b表示2003年10月26日c應(yīng)該改為2003年10月26日，下午具體時(shí)間d應(yīng)該在

11、原文時(shí)間之后寫下午具體時(shí)間C 3，行文落款處，() a表示正確b應(yīng)該蓋事務(wù)所印章而不是海城街道事務(wù)所c。 C 2003年10月24日是23年10月24日，d日期可簡(jiǎn)寫為10月24日BC。 商務(wù)文件要寫借用書。 一、請(qǐng)檢討下列借書是否規(guī)范化。 借書現(xiàn)在借一臺(tái)電視機(jī)、DVD臺(tái)。 一周后出門。 借款人： XXX 2005年6月3日，不當(dāng)之處：1，應(yīng)該向誰(shuí)借款2，電視，DVD型號(hào)特征明確3，數(shù)字大寫4，歸還時(shí)間具體5，應(yīng)該以格式寫“這個(gè)根據(jù)”，壹弐叁勝四吳陸柒玖零佚金額前不留下空白2、借筆跡要有條不紊，不可篡改。 要變更，必須在變更處蓋章表明責(zé)任。 3 .對(duì)外單位使用的借用書，請(qǐng)完整寫上單位名稱，不要

12、使用簡(jiǎn)稱。 4、其他發(fā)票、發(fā)票應(yīng)依法炮制。 (二)權(quán)利文件格式一、標(biāo)題：文件名稱注明“借閱書”、“收據(jù)”、“收據(jù)”等。 2、注明證據(jù)性質(zhì)：在第一行的中間位置注明“現(xiàn)借(收、收)到”，代替他人借的情況下，在“借”前加上“代”字。 3、本文：寫明對(duì)方公司名稱或個(gè)人名稱，借(接受、接受)金額、物品名稱、數(shù)量及歸還的具體期限。 4、結(jié)語(yǔ)：另一行空白填寫“此根據(jù)”。 5、簽名、日期：由借(領(lǐng)、領(lǐng))項(xiàng)、借物單位或個(gè)人簽名標(biāo)明年月日。 公司借款、借款要蓋章，注明經(jīng)營(yíng)者姓名。 教室小練習(xí)：臨巴中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)派張明到萬(wàn)縣圖書館為學(xué)校借三本中華大辭典，如果你是張明，怎么寫借書。信件應(yīng)用文件、知識(shí)目標(biāo)：了解邀請(qǐng)、介紹信、

13、證明信、求職信和個(gè)人簡(jiǎn)歷等專用信的種類，明確其在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的重要作用。 能力目標(biāo)：通過(guò)理論知識(shí)和范文的學(xué)習(xí)、理解，掌握各類信函文件的編寫要領(lǐng)，熟練自由編寫。 一、缺席申請(qǐng)(一)審查下列缺席申請(qǐng)： 缺席申請(qǐng)因?yàn)樯眢w不舒服而不能繼續(xù)上課。 休息兩天，請(qǐng)批準(zhǔn)。這個(gè)敬禮學(xué)生：李小蘭2006年3月12日，思考：你認(rèn)為上述邀請(qǐng)是對(duì)的嗎？ 為什么？ 假條王老師：我在頭疼發(fā)熱，今天上午醫(yī)生和病毒性流感診斷，沒(méi)法上學(xué)。 特別請(qǐng)兩天假，(3月12日至13日)批準(zhǔn)。 此敬禮附件：醫(yī)生證明缺席者：李小蘭2006年3月12日，(二)總結(jié)，1標(biāo)題：明確標(biāo)明“請(qǐng)假”，在文章中間。 2標(biāo)題：向誰(shuí)請(qǐng)假，即標(biāo)明公司有關(guān)部門或

14、領(lǐng)導(dǎo)。 3本文：闡述休假理由、休假開(kāi)始日等相關(guān)情況。 最后經(jīng)常使用“請(qǐng)批準(zhǔn)”“請(qǐng)批準(zhǔn)”等慣用語(yǔ)。 請(qǐng)?jiān)谡?qǐng)假時(shí)寫明醫(yī)生的病情診斷，并附上休假證明書。 如果有證明資料請(qǐng)附上。 4禮貌用語(yǔ)：一般使用“這個(gè)寒暄”“敬禮”，但也有不省略的。 “這種做法”寫兩個(gè)字，“敬禮”寫在另一行的開(kāi)頭。 5簽名、日期：注明請(qǐng)假人的姓名、日期。 簽名由稱號(hào)決定，可以寫成“缺席者”、“學(xué)生”、“員工”等。 二、介紹信、證明信的制作，(一)介紹信1介紹信的概念介紹信是為介紹本公司人員外出聯(lián)系、洽談、參觀、出席會(huì)議而寫的專用信，具有介紹和證明雙重作用。 2 .審查和修改下面的例句，介紹杭州市永新商貿(mào)公司：王華等3人到你那里去

15、畢業(yè)實(shí)習(xí)，介紹2個(gè)月，請(qǐng)協(xié)助。 2006年3月5日，審查、實(shí)習(xí)人員單位不明的文章數(shù)字必須大寫，發(fā)行缺少祝詞的介紹信的公司名稱和印章缺少有效期缺少的語(yǔ)言表達(dá)很硬。 介紹杭州市永新商貿(mào)公司：介紹我院工商管理系市場(chǎng)管理專業(yè)的王華先生等叁人，到貴公司畢業(yè)實(shí)習(xí)兩個(gè)月，請(qǐng)聯(lián)系我們提貨。 本敬禮浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院(公章) 2006年3月5日(有效期叁日)，四川師范大學(xué)文學(xué)院介紹信第x號(hào)：本院XXXX (職務(wù)： ) 一行，請(qǐng)與我聯(lián)系。 致敬！ 四川師范大學(xué)文學(xué)院的x年月日(限日內(nèi)有效)、3、介紹信使用上的注意事項(xiàng)(1)對(duì)于打開(kāi)后未使用的介紹信，管理者必須立即進(jìn)行破壞，保留地粘貼。 (2)介紹信只能用于一個(gè)單位，不能用于兩個(gè)單位。 (3)介紹信被篡改的，必須在篡改處蓋章，否則視為無(wú)效。 介紹信的內(nèi)容和格式(1)標(biāo)題：如“介紹信”，顯示專用信的性質(zhì)，寫在文章的正中間。 (2)接收單位名稱：頂級(jí)標(biāo)明要去工作的單位名稱。 (3)正文：寫明介紹信的主要內(nèi)容。 介紹去工作的人的姓名、同行人數(shù)、合作等，根據(jù)需要介紹人物的身份、職務(wù)。 (4)簽名、日期：注明公司名稱，蓋印章、日期。 (