1、2.5.4 xx集團財務檔案管理制度第一章總則第一條：目的為加強財務檔案管理，確保財務檔案安全、完整、及時存檔，根據中華人民共和國會計法、中華人民共和國檔案法和財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定，根據xx集團的實際情況制定本辦法。第二條：財務文件的定義所謂財務檔案，是指保管的會訂證明書、會訂帳簿、會訂報告書、相關交易和股票、證券等財務專業(yè)資料，以及會訂電氣化使用的文件資料和軟件流程的組合，是記錄反映經濟業(yè)務的重要史料和證據，也是公司清算、納稅、內部統(tǒng)制所必需的重要資料。第三條：財務文件的分類(1)會訂證明書：包括外地和自制的各種原始證明書、原始證明書摘要表、記賬證明書、記賬證明書摘要表、銀行存款(借

2、款)對賬單及佚額調整表等。(二)會訂帳簿：總帳、明細分類帳、日記帳、子分類帳及其他會訂帳簿。(3)財務報告：各類財務報告、附表、備注及文本說明、各類納稅申報、稅務文件、其他各類財務報告(包括但不限于資產評估報告、年度(專業(yè))審計報告、年度匯款報告、驗資報告等)。(四)合同：工程合同、廣告合同、投資協(xié)議、租賃合同、借款合同等企業(yè)的各種經濟業(yè)務合同。(五)各項工程的預結算書及相關結算文件。(六)各類房地產銷售發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和收據存根等。(7)記載了會議修訂資料的光盤、可移動硬盤、u-disc等。(八)將交易資料、報告、文件及合同等相關聯(lián)。(九)股票、證券資料、報告、文件及合同等。(

3、十)其他文件：其他應當保存的會訂資料。 包括但不限于報酬清單、無效支票、財務文件交付清單、財務文件保管清單、財務文件報廢清單等。第二章管理部門和責任第四條：管理部門及負責人(1)管理部門：集團財務資金中心及各子公司財務資金部。(二)管理負責人：集團財務資金中心各職能支部負責人，各子公司財務部負責人為財務文件第一責任人。公司注銷的，由集團財務資金中心指定文件管理負責人。財務檔案管理者不得由第一責任人指定、委托，出納及印章管理者不得擔任財務檔案管理者。第五條：管理人員的職責(1)有責任定期對財務文件進行卷存檔，填寫財務文件目錄，制作卷說明。(二)負責柜卡、標簽制作(包括公司、年月、文件序列號等基礎

4、信息)，進行文件排序工作。(3)審查文件閱覽負責人是否為權利閱覽者，經有關負責人簽名同意，按規(guī)定進行文件的查詢、閱覽，進行查詢、閱覽登記，催促閱覽文件。(四)負責文件防火、防水、防潮、防蟲、防盜工作，實現(xiàn)“人關電源，人關窗，手鎖”，確保文件安全、完整。(五)做好財務文件交接工作，“交接手續(xù)齊全，內容詳盡，責任分明”，交接清單由雙方簽字，第一負責人審核確認。(六)定期整理可銷毀文件，制作可銷毀文件清單，文件管理員提出銷毀申請，經公司財務負責人、財務資金中心負責人和集團總裁審批后銷毀。第三章財務文件的整理立卷第6條：會訂證明書(1)裝訂時間要求：按月裝訂，裝訂的證明書按年保管，累計未裝訂證明書不得

5、超過3個月。(2)裝訂前的準備工作1 .分類整理，按順序排列，證明書和附件的排列順序：記賬證明書銀行的支付發(fā)票發(fā)票、收據有效承認文件其他證明資料。 附件不重復，整理不需要的附件(合同復印件、營銷廣告效果圖、材料采購單、供應商發(fā)票、業(yè)務招待費清單及各種不合適的附件等)。2 .必須去除證書內的附件(例如，釘、銷、剪輯等)，將較大的頁面或附件折疊為相同的記賬證書附件的尺寸。 另外，必須避開裝訂線，完全保持翻卷、數據。3 .收集整理銀行存款侑額調整表、銀行對賬單，在每月證書第一卷前裝訂。 資料多、厚時，也可以單獨裝訂。(3)裝訂要求1、用“三針引線法”裝訂，左上角開三個針孔，用棉線打結(或用熱熔鉚釘裝

6、訂，厚度適中，牢固)，放入證書套中，盡量減小裝訂時所占部位，盡量減小登記證書及其附件2 .在證書外面貼上封面，封面紙要用好的牛皮紙印刷，封面尺寸要比附著的記賬證書大一點，要用膠粘劑粘合。 在郵票處蓋上會議負責人的印章。 裝訂整齊、牢固、干凈。3、填寫證明書的封面、背部。 包括公司名稱、年度、月份、開始日期、編號、裝訂者的簽名等，不得泄漏。 封面加上卷號，按號碼順序放入箱子閱讀。(四)其他要求1、小組建議用a5紙統(tǒng)一印刷會訂證明書。 在確保節(jié)約的基礎上，可以使用a4紙進行印刷。2 .多張登記證明書共享一個原始證明書附件時，應當復印原始證明書附件，并在復印件上原始證明書附件的原件上保管并準備登記證

7、明書編號。3 .合同(原件和復印件)作為記賬憑證的附件，避免文件重復，必要時查閱合同文件。4、缺乏銀行收據，后需補充內部籌資批準書原件等原始證書，及時取得。 最晚不得超過一個月。 也就是說上個月不足的原始證明書必須在下個月取得。5 .記賬證書所附原始證書數量過多時，依次裝訂在證書后面，如果1冊不裝訂，則分冊裝訂，證書封面： xx號xx號(1/2)、第2冊xx號(2/2)xx號6 .各證書的厚度不得超過2.5-3.5cm厘米。 厚度要均勻，要確保美觀。7 .裝訂好的證明書裝上證明書箱，填寫證明書箱各欄的內容并存檔。 為了便于調查，從年末開始一年后可以安裝證書盒。第7條：會訂帳簿(1)裝訂時間要求

8、：年度決算后50天內完成會訂賬本的印刷并裝訂。(2)帳簿的裝訂、存檔；1、帳簿打?。捍蛴≠~戶余額表、總帳、三欄、多欄明細帳及明細帳。2、審核帳面完整性：打印的帳面總分類帳，行金額是否與帳面佟額表一致，缺頁，錯頁，重頁，有無空頁，折疊紙張，有無缺角，字符是否完整，帳面順序是帳戶佟額3、裝訂順序：會訂賬本裝訂封面賬本有效表賬戶目錄本賬頁數順序裝訂賬本會訂賬本裝訂背面封面貼印花。 在帳簿裝訂的封口處，蓋上裝訂人的印章或簽名。4、會訂帳本裝訂牢固，平整，沒有折角，不得掉頁。 背部平坦，背部標明所屬年度、賬簿名稱和號碼查詢。5、公司修訂帳簿的編號為一年一編，編號順序為帳簿、三欄、多欄帳簿、輔助帳簿。6

9、.將裝訂的公司修訂帳簿放入存檔(詳見附表4 )，完整填寫存檔信息并存檔。第8條：財務報表(1)裝訂時間：納稅申報書、資產負債表、損益訂正書每月印刷紙版，經營者、財務負責人及法人簽字或蓋章，按照資產負債表、損益訂正書、納稅申報書、納稅批準程序自然按月裝訂。 其他財務報告單獨按月裝訂。(2)將裝訂的公司修訂帳簿放入存檔(詳見附表4 )，填寫存檔完整信息后存檔。第9條：合同按合同類別進行整理分類，按月制作合同明細行總帳，按明細行總帳順序排列，放入合同箱中，放入合同角保管，貼上標簽，使檢索變得容易。第10條：預結算書各種工程決算書按月收集，按成本對象統(tǒng)一整理，按月裝訂成冊。集團內的相關公司承包工程的，

10、應當在決算價格發(fā)行之日起一個月內向相關公司索取紙質決算書，當月裝訂。集團外機關承包工程的，在支付決算金的時候必須要求施工者提供紙質決算書。第11條：發(fā)票、收據各種發(fā)票、收據的存根，按月整理發(fā)票、收據的順序，裝訂，不能裝訂的發(fā)票的存根封箱，箱子表面明記發(fā)票號碼的段。第12條：相關交易報告各種相關交易的資料(包括但不限于董事會/股東決議案、協(xié)議、合同、年度相關交易額上限及月度報告等相關資料)按月整理。 如果有新資料或文件，必須繼續(xù)更新記錄。原件合同/協(xié)議的保存：至少1式2式，分別保管在相關公司和香港的上市合規(guī)中。第13條：股票、證券各種股票、證券的資料數據包括但不限于董事會/股東決議案、協(xié)議、合同

11、、股東名冊、持股數、股權變動、股權利益申報等相關資料。 如果有新的數據或文檔，則必須不斷更新日志。原件合同/協(xié)議的保存：以至少1式2式，保存在香港上市合規(guī)中。第十四條：其他文件支票、報酬清單、會訂交清單無效，財務文件應當保管清單，財務文件應當單獨裝訂清單，單獨編號，及時整理，按月/年裝訂。第四章財務檔案的存檔保管第十五條：財務文件應當以法人單位，統(tǒng)一存檔，統(tǒng)一分類，號碼統(tǒng)一管理。第十六條：存檔時間：會訂證明書按月存檔，會訂賬簿按年存檔，各類財務報表按月裝訂，按年存檔，各類財務報表按月存檔，各類發(fā)票存根按月存檔，其他財務報表第17條：檢查存檔：文件管理員在規(guī)定之前檢查存檔文件是否完整、干凈，對不

12、滿足存檔要求的文件拒絕存檔。檔案管理員必須建立存檔簿、檔案目錄簿，以及時掌握檔案的存檔狀況。第18條：保管要求：文件保管在密閉、安全的房間內，鎖在機柜內，進行防火、防水、防潮、防蟲、防盜。第十九條：保管期限：各種財務文件的保管期限根據其特點分為永久、定期保管，期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。 各種財務文件的保管期限從公司修訂年度結束后的第一天開始。 詳情見附表6。第五章財務文件的借用第二十條：各財務資金部應當清單財務文件和借閱登記冊。 詳情見附表5。借出期限最長為1個月，如果需要延期，則需要重新辦理出借手續(xù)。第二十一條：集團公司部門職工應當借用財務文件人員，未經公司財務負責人和

13、借用部門負責人批準后，不得辦理閱覽手續(xù)。 詳情請參照附表2。公司外部公司人員需要公開查閱財務文件時，可以拿著公司的介紹信，經公司財務負責人批準后由文件管理者查閱，不能判斷公司財務負責人是否可以借用的，經集團財務資金部批準后再借用。第二十二條：財務文件的借用人不得在文件上中標畫。 不能拆散原書。 另外，不能交換。第23條：需要復印財務文件時，由財務文件管理員復印，蓋使用用途專用章，注明復印的使用范圍，在附表5中登記復印數量和用途。第六章財務文件的交付第二十四條：檔案管理人員調動或者離職時，應當要求對其負責的財務檔案進行整理、清點、交付手續(xù)。第二十五條：交付財務文件時，交付人員應當填寫財務檔案移交

14、清冊一式三份，交付方式、收款人、審計人各執(zhí)行一份，明確責任。 詳情見附表1。第二十六條：財務檔案審計由檔案管理人員高級領導負責。第七章財務檔案的銷毀第二十七條：財務文件保管期滿需要銷毀的，由文件管理者提出銷毀申請，經公司財務資金部負責人、集團財務資金部負責人和集團總裁批準后銷毀。文件管理員制作財務文件的報廢登記簿，明確記載報廢財務文件的名稱、卷號、份數、開始年度和文件號、應保管的期限、保管期限、報廢時間等內容，作為報廢申請的附件。 詳情見附表3。第二十八條：財務文件銷毀前，應當根據財務文件逐一核對清單上記載的項目。廢棄后，經營者在廢棄清單上簽字，明記“廢棄完畢”的字體和廢棄日期，表示責任。第二十九條：項目建設期間內的建設單位，不得銷毀過期財務文件。第三十條：未結算債權債務的原始證明書和其他有關未結算事項的原始證明書，不得銷毀。 必須單獨抽取立卷，保管到未結算事項結束，單獨抽取立卷的文件，在財務文件銷毀清單和財務文件保管清單上寫明。第八章罰則第三十一條：不按時進行文件裝訂存檔，或者存檔不符合小組要求的，如文件散亂、不穩(wěn)定、文件出現(xiàn)金屬物、不干凈、違章借書等，處五千元罰款。第三十二條：因文件損壞、不完整、保管失誤導致文件丟失的，處以10，000元罰款，責令限期維修。無法維修，導致?lián)p失的，以損失金額的1%處以罰款。損害金額巨大情節(jié)嚴重的，辭去有關負責