1、中旭九段秘書,秘書總會(huì)說：我忘記了！ 秘書總會(huì)說：我通知了！ 秘書總會(huì)說：我不知道！ 秘書總會(huì)說：我不會(huì)做！ 秘書總是很忙，可總是提供不了你要的結(jié)果！ 秘書本想幫你分擔(dān)一些事情，誰知她更多問題來問你，最后領(lǐng)導(dǎo)變成了秘書的助理！ 秘書換了很多，卻沒有一個(gè)讓你滿意,您是否有過類似的經(jīng)歷？,秘書對(duì)于我的工作而言,有時(shí)不亞于一位副總裁的重要性!因?yàn)樗拇嬖?才使我專注于思考和決策。有人說我事半功倍,那么至少一半是我的秘書的貢獻(xiàn)。 在GE工作的20年時(shí)間里，因?yàn)槲矣形粌?yōu)秀的秘書最少為我節(jié)約了一萬多個(gè)小時(shí)。 全球第一CEO杰克.韋爾奇,年薪1200萬的“打工皇后”，和黃集團(tuán)總經(jīng)理洪小蓮說：“我之所以有今天

2、的成就是因?yàn)槲矣羞^18年的秘書工作的經(jīng)歷”。 -李嘉誠原秘書洪小蓮,一個(gè)優(yōu)秀的秘書需要具備：,有追求 負(fù)責(zé)任 重視細(xì)節(jié),為什么做秘書比如何做好秘書更重要！,但是， 一個(gè)優(yōu)秀的秘書最需要具備：,結(jié)果思維,九段秘書,老總安排秘書通知銷售經(jīng)理參加緊急 會(huì)議，秘書打電話挨個(gè)做了通知，但開會(huì) 時(shí)幾個(gè)重點(diǎn)區(qū)域的銷售經(jīng)理沒有來，于是 問秘書，秘書說：我打電話通知他們了， 不知道為什么沒來？最后一查才知道，有 的銷售經(jīng)理臨時(shí)出差了，有的把開會(huì)的 事情忘了,案例：開會(huì),電話打完就可以了嗎？,一段秘書的做法： 發(fā)通知首先會(huì)用電子郵件發(fā)個(gè)會(huì)議通知,通知開會(huì)的相關(guān)人員之后再準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議用品,并參加會(huì)議。,例：會(huì)議安

3、排,二段秘書的做法： 抓落實(shí)發(fā)通知之后,再打一通電話給參加會(huì)議的相關(guān)人等確認(rèn),確保每人被及時(shí)通知到。,三段秘書的做法： 重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒參會(huì)者，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)知悉缺席會(huì)議者的情況，也給領(lǐng)導(dǎo)確定缺席者是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。,四段秘書的做法： 勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，再測試會(huì)議上使用的投影儀、電腦、麥克等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。,五段秘書的做法： 細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測試設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的主題和性質(zhì)是什么？領(lǐng)導(dǎo)的議題是什么？然后給參會(huì)者

4、發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考。,六段秘書的做法： 做記錄發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測試設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)會(huì)議資料，還應(yīng)該在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份），整理好會(huì)議記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員。,七段秘書的做法： 定責(zé)任發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測試了設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)會(huì)議資料，做好會(huì)議記錄，整理好記錄并把記錄發(fā)給相關(guān)人員，將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人一人一份。,八段秘書的做法： 追結(jié)果發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測試了設(shè)備，了解會(huì)議性質(zhì)？提供相關(guān)資料

5、，做好會(huì)議記錄，整理記錄、下發(fā)記錄，確定任務(wù)，一對(duì)一落實(shí)，當(dāng)事人確認(rèn)后、形成書面?zhèn)渫洠唤o領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人一人一份，并每天或每周跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)際完成情況，并及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。,九段秘書的做法： 做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)沒有做過的秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！,秘書要做到九段才算成功,結(jié)果意識(shí)強(qiáng)化,結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶價(jià)值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點(diǎn)。,九段秘書之間的最大差別就在于：,結(jié)果思維,“九段秘書“不僅僅是針對(duì)秘書這個(gè)職務(wù)，更重要的是每個(gè)人做事情的思維習(xí)慣，而九段秘書的邏輯是結(jié)果管理；如果每個(gè)人或者每個(gè)崗位

6、都做好結(jié)果管理那么他就是這個(gè)崗位的九段。,一段秘書的做法： 遞資料幫領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水、發(fā)通知、傳遞資料等簡單的工作。,常規(guī)性的秘書,二段秘書的做法： 做提醒遞資料, 把領(lǐng)導(dǎo)每周、每天的工作行程和時(shí)間安排好，按照每周、每天行程的時(shí)間表提前提醒領(lǐng)導(dǎo)，比較重要的事項(xiàng)提前一天提醒、特別重要的事項(xiàng)提前一周提醒領(lǐng)導(dǎo)并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好充分的準(zhǔn)備。,三段秘書的做法： 審資料遞資料,排行程、做提醒，并且?guī)椭I(lǐng)導(dǎo)審核資料，如何錯(cuò)的或者不合流程的就返回去不往上交。,四段秘書的做法： 匯工作遞資料,排行程、做提醒，審資料，并且每周、每月和每季把領(lǐng)導(dǎo)直接下屬的工作結(jié)果和計(jì)劃匯總起來及時(shí)提交領(lǐng)導(dǎo)。,五段秘書的做法： 做分析遞資

7、料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議。,六段秘書的做法： 幫匯總遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，并且?guī)椭I(lǐng)導(dǎo)把自己本周、本月的工作結(jié)果匯總起來及下周、下月的工作計(jì)劃做好初步的安排。,七段秘書的做法： 追措施遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總領(lǐng)導(dǎo)的工作結(jié)果及工作計(jì)劃的初步安排，并且把領(lǐng)導(dǎo)修改完成的工作計(jì)劃下發(fā)給下屬，重要事項(xiàng)還要求責(zé)任人提交完成目標(biāo)計(jì)劃的行動(dòng)措施并及時(shí)提交給領(lǐng)導(dǎo)。,八段秘書的做法： 追結(jié)果遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總領(lǐng)導(dǎo)的工作結(jié)果、工作計(jì)劃的初步安排，下發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃、追蹤措施、及時(shí)匯報(bào)，并且每天、每周、每月根據(jù)行動(dòng)措施中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)追蹤階段性結(jié)果及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。,