1、1,滄州惠邦交通通訊產(chǎn)品制造有限公司,英文郵件書寫技巧與注意事項,Prepared by Kyle Yu 20150603,2,滄州惠邦交通通訊產(chǎn)品制造有限公司,Email 目的溝通&記錄,溝通三原則,準(zhǔn)確,及時,有效,3,準(zhǔn)確： 建議： 郵件內(nèi)容寫完后，從頭到尾再檢查一遍內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。 由客戶郵件推測客戶目的，以提供客戶需要但沒想到的信息。 郵件內(nèi)容的事項層次分明。 提供數(shù)據(jù)類信息盡量用表格并在郵件中附截圖。 需對方提供的信息需說明deadline。 需要收集信息可自己做好信息模板，以便對方填寫。 回復(fù)的郵件刪除不必要的信息。 作為內(nèi)部討論問題的郵件要移除公司外部無關(guān)人員 2. 及時：

2、當(dāng)天郵件務(wù)必當(dāng)天看完，盡量當(dāng)天回復(fù)，如需收集、整理信息，需告知客戶收到郵件，預(yù)計何時回復(fù)。 3. 有效： 對于急需的信息，發(fā)完郵件后要電話確認(rèn)對方是否上班，是否有收到郵件。 郵件內(nèi)容言簡意賅，以方便對方閱讀。,滄州惠邦交通通訊產(chǎn)品制造有限公司,郵件書寫原則,4,郵件的記錄作用,客戶及其他人重要信息郵件要有特別文件夾保存,以方便查找。如客戶通知設(shè)變，承擔(dān)Liability等事宜。 前段給后段的指令要有郵件作為依據(jù)。如交貨計劃，生產(chǎn)排配，物料，版次等信息。 如事情緊急通過電話確認(rèn)后，需發(fā)郵件告知對方電話所談內(nèi)容（如電話所談）。,5,郵件書寫規(guī)范,To 部分： 放事情直接責(zé)任人。 2. CC（Car

3、bon Copy）部分： CC對方及我司Team 的PM/Leader及其他相關(guān)人員。 CC高層主管及對方直屬主管的兩層含義： a. 知會各主管郵件事宜。 b. 投訴（可從郵件內(nèi)容表明）。 3. BCC(Blind Carbon Copy): 主要用于群發(fā)郵件。,6,郵件書寫規(guī)范,4. 郵件標(biāo)題： 標(biāo)題是對郵件內(nèi)容的概括， 如XX專案庫存統(tǒng)計；XX專案交貨計劃 如郵件緊急且重要，在標(biāo)題最前方加【重要】【緊急】字樣 如需要哪位老板特別關(guān)注，可在標(biāo)題注明。 5.郵件內(nèi)容 大致可分三部分，稱謂 Dear XX； Dear Sir or Madam Good morning/afternoon/eve

4、ning/day. Thanks for your email./ Thank you for your prompt reply./ Thank you for your feedback.,7,郵件書寫規(guī)范,5.2 正文 言簡意賅 條理清晰 層次分明 Highlight內(nèi)容可用紅色、加粗字體。,8,郵件書寫規(guī)范,5.3 結(jié)尾及郵件簽名 5.3.1 郵件結(jié)尾 Thanks for your great support and help. Thanks for your understanding. Lookingforwardtoyourearlyreply. Your early reply will be highly appreciated. BR/Yoursfaithfully / Faithfullyyours / Yourstruly / Trulyyours /Sincerelyyours 5.3.2 簽名內(nèi)容范例,姓名| 公司名 | 國家 | 部門 | 職位 | Phone: 座機(jī) | ext:86477 | Mobile: 手機(jī)