1、職業(yè)素質(zhì)強(qiáng)化訓(xùn)練技能篇,報(bào)告人：陳坤剛,深圳市旭華文化傳播有限公司,壹. 如何做好工作計(jì)劃,1、管理者應(yīng)有能力評(píng)估未來(lái)，預(yù)做準(zhǔn)備， 也就是有能力做好計(jì)劃。 2、工作計(jì)劃是什么呢？工作計(jì)劃可被定義 為“決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個(gè)程 序 (process）”。,一、工作計(jì)劃是什么,3、工作計(jì)劃本身含有三個(gè)特性： （1）前瞻性思考（forward thinking)思考及判 斷未來(lái)可能的狀況。 （2）下決策（decision making）決定未來(lái)想要 達(dá)成的狀況（desired future）。 （3）目標(biāo)導(dǎo)向（goal oriented）規(guī)劃各個(gè)標(biāo) 的，以達(dá)成期望的狀況。,一、工作計(jì)劃是什么,

2、4、簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作計(jì)劃就是現(xiàn)在想好將來(lái) 要執(zhí)行的行動(dòng)力，以達(dá)成期望的目標(biāo)。 5、就企業(yè)的經(jīng)營(yíng)而言，工作計(jì)劃就是為了 達(dá)成企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù) 的責(zé)任者，根據(jù)目的、現(xiàn)狀的事實(shí)及未 來(lái)可能的預(yù)測(cè)，做出最有利的行動(dòng)方 案。,一、工作計(jì)劃是什么,6、為什么要做計(jì)劃呢？一份好的計(jì)劃有如一份 好的航海藍(lán)圖，能使我們避免錯(cuò)誤的航行， 浪費(fèi)了時(shí)間及資源。也能引導(dǎo)我們最有效、 最正確地達(dá)到目的地。 7、一份好的工作計(jì)劃使能參與計(jì)劃執(zhí)行的人預(yù) 先知道什么時(shí)候要做什么事情，能夠預(yù)做準(zhǔn) 備，相互配合，能發(fā)揮最大的效率。 （5W2H）,一、工作計(jì)劃是什么,8、企業(yè)內(nèi)各階層的主管負(fù)的責(zé)任不同，當(dāng)然計(jì) 劃的標(biāo)的也

3、不同。 不同階層主管負(fù)責(zé)計(jì)劃的內(nèi)容,一、工作計(jì)劃是什么,9、管理者為了做好管理的工作，自然要訂 出各種不同的計(jì)劃，中階主管制定的計(jì) 劃， 要能達(dá)成下列三個(gè)目的： （1）計(jì)劃要能配合實(shí)現(xiàn)上級(jí)主管的目標(biāo)、策 略。 （2）計(jì)劃要能實(shí)現(xiàn)自己部門的任務(wù)。 （3）計(jì)劃要能成為部屬行動(dòng)的依據(jù)及評(píng)價(jià)部 屬工作成果的重要基準(zhǔn)。,一、工作計(jì)劃是什么,1、愿景、政策、目標(biāo)、策略、行動(dòng)方案、預(yù) 算、專案計(jì)劃、部門工作計(jì)劃、日程計(jì) 劃等都是工作計(jì)劃的一種。 2、企業(yè)內(nèi)常見(jiàn)的工作計(jì)劃有這些類型： 長(zhǎng)期計(jì)劃 年度計(jì)劃 功能性計(jì)劃 專案計(jì)劃 Action plan/行動(dòng)計(jì)劃 Schedule/時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃,二、工作計(jì)劃的類型

4、,1、一般而言，企業(yè)的長(zhǎng)期計(jì)劃都超過(guò)一年，通 常是五年，也就是多數(shù)企業(yè)所制訂的五年計(jì) 劃。 2、五年計(jì)劃的主題為企業(yè)的愿景（vision）、事 業(yè)范圍（business domain）、設(shè)立企業(yè)期望 長(zhǎng)期達(dá)成的目標(biāo)；如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)目標(biāo)、市場(chǎng)開(kāi) 拓目標(biāo)、組織目標(biāo)、成長(zhǎng)率目標(biāo)、市場(chǎng)占有 率目標(biāo)、投資報(bào)酬率目標(biāo)、并構(gòu)筑達(dá)成這些 目標(biāo)的基本策略及一些需投入較長(zhǎng)的時(shí)間才 能達(dá)成的工作。,2-1、長(zhǎng)期計(jì)劃（Long-Range plan),1、年度計(jì)劃是此企業(yè)的長(zhǎng)期策略規(guī)劃為前提或 基礎(chǔ)，計(jì)劃出年度詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃。 2、它明確訂出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理人員，新的年度 要做些什么（目標(biāo)），并計(jì)劃好如何達(dá)成年 度目標(biāo)及要

5、投入多少預(yù)算（Budget)。,2-2、年度計(jì)劃（Annual plan),3、某一家企業(yè)年度計(jì)劃的項(xiàng)目范例，您參考后 對(duì)于什么是年度計(jì)劃會(huì)有進(jìn)一步了解。,2-2、年度計(jì)劃（Annual plan),1、每一個(gè)部門為了完成部門的主要功能 （function），都會(huì)做出一些部門功能性 的計(jì)劃。 2、如每月銷售計(jì)劃、促銷計(jì)劃、每月生產(chǎn) 計(jì)劃、人員招募計(jì)劃、庫(kù)存計(jì)劃、資金 計(jì)劃等，這些計(jì)劃可說(shuō)是部門的工 作計(jì)劃。,2-3、功能性計(jì)劃（Functional plan),1、企業(yè)為了解決一些特定的問(wèn)題，如士氣提升專案或舉辦一些特定的活動(dòng)，如公司創(chuàng)業(yè)十周年慶祝專案，這些活動(dòng)的進(jìn)行往往需要跨部門的人員支援共

6、同完成，通常稱為專案計(jì)劃。,2-4、專案計(jì)劃（Project plan),2、每個(gè)專案計(jì)劃的主題內(nèi)容不同，但是計(jì)劃過(guò) 程的思考步驟卻是大同小異的，一般而言， 可依循下列的步驟進(jìn)行。,Step 1,設(shè)定目標(biāo)（objectives）。,Step 2,如何做（How to do）?,Step 3,設(shè)定多種選擇方案。,Step 4,估計(jì)需要的經(jīng)費(fèi)（budget）。,Step 5,Step 6,做出行動(dòng)schedule。,回饋情報(bào)(information feedback）的取得及評(píng)估。,2-4、專案計(jì)劃（Project plan),1、Action Plan我們稱為執(zhí)行計(jì)劃或?qū)嵤┯?jì)劃。 2、實(shí)施計(jì)劃是

7、我們產(chǎn)生具體行動(dòng)的計(jì)劃，因此 它必須明確地指出何時(shí)（when）、何地 where）、用什么資源（which）、期望完成 什么（what）、如何完成（how）、誰(shuí)負(fù)責(zé) （who）。 3、再好的計(jì)劃若不去執(zhí)行，將不會(huì)產(chǎn)生任何功 效，而浪費(fèi)了投注于計(jì)劃的時(shí)間、心力及金 錢。 4、計(jì)劃貴在能有效地執(zhí)行，Action Plan正是能 將計(jì)劃付諸實(shí)現(xiàn)的最好手段，因此任何的計(jì) 劃（愿景、策略、idea等），我們都須將 它轉(zhuǎn)換成Action Plan，讓它實(shí)現(xiàn)。,2-5、Action plan（行動(dòng)計(jì)劃）,1、時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃（Schedule）是計(jì)劃出在什么時(shí)間要進(jìn)行及完成那些事項(xiàng)，能讓自己便于控制進(jìn)度。 2、

8、任何一個(gè)工作項(xiàng)目都要預(yù)估出它需要完成的時(shí)間，我們才能有條理、有順序地安排好整個(gè)工作的進(jìn)度，有了工作控制的進(jìn)度，我們才能在期望的時(shí)間內(nèi)完成我們的工作。,2-6、Schedule（時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃),行動(dòng)計(jì)劃范例 時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃范例,2-6、Schedule（時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃),2-6、Schedule（時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃),第1步驟 明確的目的 第2步驟 掌握事實(shí) 第3步驟 考慮事實(shí) 第4步驟 草擬方案 第5步驟 確認(rèn),三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟, 確定現(xiàn)場(chǎng)的目標(biāo)與方針 了解上司的目的與方針 確定自己的任務(wù)和扮演角色 明白問(wèn)題所在 參照有關(guān)的計(jì)劃和事項(xiàng) 查閱規(guī)則和辦法,三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟,第1步驟 明確的目

9、的, 確定有關(guān)的方法和計(jì)劃 調(diào)查現(xiàn)況 請(qǐng)教有關(guān)人員 查閱過(guò)去的資料和記錄 調(diào)查相關(guān)的實(shí)例 運(yùn)用5W1H的方法,三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟,第2步驟 掌握事實(shí),有無(wú)遺漏 事實(shí)與事實(shí)之間的關(guān)系如何 以客觀的立場(chǎng)來(lái)判斷事物的真象 原因和理由何在 相關(guān)辦法與慣例如何 運(yùn)用5W2H的方法,三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟,第3步驟 考慮事項(xiàng),運(yùn)用5W1H的方法 何故（why）目的 何事（what）應(yīng)做、處理的事 何處（where）場(chǎng)所 何時(shí)（when）日期、時(shí)間 何人（who）擔(dān)當(dāng)者 如何（how）方法、對(duì)策 必要時(shí)以書面表示,三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟,第4步驟 草擬方案,第5步驟 確認(rèn) 能否達(dá)成目的 必要事項(xiàng)是

10、否已列入周全 能否實(shí)施 與其他工作、人員、單位、事項(xiàng)的協(xié)調(diào)是否良好 安全性如何 請(qǐng)上司確認(rèn) 如何準(zhǔn)備,三、職場(chǎng)工作計(jì)劃的五步驟,1、訂定完善的計(jì)劃： 明確目的 掌握事實(shí) 考慮事實(shí) 草擬方案 確認(rèn) 2、充分的準(zhǔn)備： 依照計(jì)劃 依照職場(chǎng)的實(shí)際情況 避免疏忽 周祥考慮工作的順序,3、正確的傳達(dá)： 用書面或口頭傳達(dá) 注意表達(dá)的方式 用良好的態(tài)度 確認(rèn)傳達(dá)的效果 4、充分的檢討： 在工作進(jìn)行中 工作完成時(shí) 有計(jì)劃的執(zhí)行職場(chǎng)點(diǎn)檢工 作 采取必要的措施再教導(dǎo),任何場(chǎng)所都要掌握5W2H,四、如何有效的執(zhí)行工作計(jì)劃,貳. 自我監(jiān)督與控制,一、四三二一原則,重,輕,急,緩,40,30,20,10,四三二一原則,重

11、 要,不 重 要,不緊急,緊急,二、時(shí)間管理的陷阱,豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,做事不會(huì)有計(jì)劃，也沒(méi)有時(shí)間表，而是碰到什么就做什么。,怕什么，船到橋頭自然直嘛！,不好意思拒絕別人,越是熱心腸的人，越容易碰到這種問(wèn)題。,實(shí)際上，沒(méi)有任何人可以做到讓每個(gè)人都喜歡自己。,最重要的，是你要秉持自己的原則，不要濫充好人。,陷阱 1,陷阱 2,二、時(shí)間管理的陷阱,“反正時(shí)間還早”拖延,拖延可以扼殺你的事業(yè)。,大多數(shù)人拖延是由于害怕，他們害怕犯錯(cuò)誤，所以寧肯不干。,但假如什么都不做，得到的只能是零。,有時(shí)拖延得越久，情形越惡化。 如：客戶抱怨處理等。,生活的真言就是：現(xiàn)在就做！,有拖延習(xí)慣的人，可能會(huì)對(duì)自

12、己說(shuō)： “反正時(shí)間還早呢？不急？！”而這樣必然會(huì)造成時(shí)間的極大浪費(fèi)！,陷阱 3, 帕金森定律,工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。,時(shí)間管理陷阱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。,二、時(shí)間管理的陷阱,不速之客,一些沒(méi)有預(yù)約時(shí)間的不速之客來(lái)訪，也會(huì)造成我們時(shí)間的浪費(fèi)。,這時(shí)你就得停下你原來(lái)計(jì)劃的事情，而去處理這些不速之客。,陷阱 4,二、時(shí)間管理的陷阱,會(huì)議病,很多人會(huì)有一種習(xí)慣，一旦有關(guān)討論或傳達(dá)的事，就召集人開(kāi)會(huì)。,若參加許多沒(méi)有成效的會(huì)議，也是一種浪費(fèi)時(shí)間的做法。,陷阱 5,每天或每周開(kāi)會(huì)真的需要嗎？,可不

13、可以采取更有效的方式，減少類似的會(huì)議呢？,不要花￥10000元開(kāi)會(huì)只是為了解決價(jià)值￥500元的問(wèn)題？,二、時(shí)間管理的陷阱,文件滿桌病,許多員工喜歡在辦公桌上堆滿了文件和要處理的公文。,因?yàn)楫?dāng)你做一件事時(shí)，需要專注和投入，這時(shí)旁邊文件會(huì)對(duì)你造成干擾和分心。,陷阱 6,他覺(jué)得這樣一來(lái)別人會(huì)認(rèn)為他很忙。實(shí)際上這會(huì)防礙他的工作。,二、時(shí)間管理的陷阱,事必躬親,喜歡事必躬親的人，往往他個(gè)人能力或?qū)I(yè)能力是比較強(qiáng)的。,從而導(dǎo)致了一些重要的，本該自己做的事，卻沒(méi)時(shí)間做或沒(méi)做好。,陷阱 7,這樣一來(lái)，他就不太相信別人或不放心把事情交給別人做。即使別人做了，他也要去插手。,重要之事決不應(yīng)被小事所牽絆。,就是做事

14、分清輕重緩急，把最重要的事放到 第一位，這樣就不會(huì)被那些細(xì)枝節(jié)的事所打 擾。,對(duì)策1：要事第一,三如何跨越時(shí)間的陷阱,在做事之前，你可以問(wèn)一問(wèn)自己,我做這件事的目的是什么？,對(duì)策2：以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng),我為什么要做？,我做了會(huì)怎樣？,不做會(huì)怎樣？,如果你的回答是：我做了也沒(méi)什么， 不做也無(wú)所謂，對(duì)公司、對(duì)自己不會(huì)有什么影響， 那么你可以不做這件事。,三如何跨越時(shí)間的陷阱,如果你不會(huì)說(shuō)“NO”，不會(huì)拒絕別人的話， 那么你將為自己招攬很多的事。,對(duì)策3：學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”,但是，你的時(shí)間是有限的，而且你也有自己的本職工作，如果你不會(huì)說(shuō)“NO”，你就會(huì)很累，而且效果不好。,三如何跨越時(shí)間的陷阱,不

15、要采取無(wú)條件的“門戶開(kāi)放政策”，也就是說(shuō)不要誰(shuí)來(lái)了你都熱情歡迎，有時(shí)候你可以站著談，有時(shí)候你可以告訴他你現(xiàn)在很忙，這樣你就可以避免一些人以私人名義拜訪你，耽誤你的行程安排。,對(duì)策4：學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客,三如何跨越時(shí)間的陷阱,不速之客主要來(lái)源為屬下的員工， 其次是同一階層的同事，再其次是組織以外的人士。, 如何對(duì)付不速之客,(1)不要采取無(wú)條件的“門戶開(kāi)放政策”,(2)授權(quán)秘書對(duì)約會(huì)事宜作初步之安排,(3)授權(quán)秘書甄別并攔截來(lái)客,(4)規(guī)定接見(jiàn)部屬之時(shí)間,(5)移尊就教, 如何對(duì)付不速之客,(6)在辦公室外接見(jiàn)外來(lái)不速之客,(7)站立會(huì)客,(8)讓秘書控制會(huì)談時(shí)間,(9)限時(shí)面談,(10)寧可提早

16、上班，但不要延遲下班,(11)定期與部屬會(huì)面,對(duì)策5：減少冗長(zhǎng)的會(huì)議,三如何跨越時(shí)間的陷阱,在會(huì)前我們要做好充分的準(zhǔn)備,在會(huì)中按照日程進(jìn)行,在會(huì)后要做跟進(jìn)。, 會(huì)議前, 如何減少冗長(zhǎng)的會(huì)議,可能用電話咨詢商量取代嗎？,已確立清晰的會(huì)議目標(biāo)嗎？,已盡量減少與會(huì)人數(shù)， 只是邀請(qǐng)人關(guān)人士參加嗎？,開(kāi)會(huì)時(shí)間適當(dāng)嗎？,時(shí)間有限制嗎？,議程及有關(guān)資料先發(fā)給會(huì)議的有關(guān)人士了 嗎？, 會(huì)議中, 如何減少冗長(zhǎng)的會(huì)議,會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。,應(yīng)按議程所編列之優(yōu)先次序進(jìn)行討論。,除非緊要事件，否則避免會(huì)議受到干擾。,在結(jié)束會(huì)議之前，主席應(yīng)概括復(fù)述各項(xiàng)分 配及完成各種工作之時(shí)限。,會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，好讓與會(huì)者安排自己的 時(shí)間

17、與工作。, 會(huì)議后, 如何減少冗長(zhǎng)的會(huì)議,會(huì)議記錄應(yīng)盡快整理好。,杜絕與會(huì)者之無(wú)故缺席或遲到，可考慮在會(huì) 議記錄上注明哪些人無(wú)故缺席或遲到。,追蹤會(huì)議中之決議待辦事項(xiàng)。,對(duì)策6：辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng),三如何跨越時(shí)間的陷阱,5S是指：整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng),有研究表明：每個(gè)人每天平均會(huì)找28分鐘的東西。那么一年下來(lái)，我們就要有兩個(gè)星期的時(shí)間沒(méi)日沒(méi)夜地在找東西。,為什么會(huì)找東西呢？是因?yàn)闆](méi)用的東西太多了，有用的東西混在沒(méi)有用的東西里。既然這樣，我們何不把那些沒(méi)有用的東西清理掉呢？,那些還有用的檔案把它分類存檔、各就各位。 如果平常能做好辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng)就可以減少我們花在找東西上的時(shí)間。,

18、 高效率的會(huì)議作法,四 提高效率的時(shí)間管理理念,目標(biāo)意識(shí),秩序意識(shí),主次意識(shí),行動(dòng)意識(shí),1,2,3,4,秩序意識(shí),秩序有多重要？只要我們做幾個(gè)假設(shè)，你就明白啦！,如果沒(méi)有交通秩序，我們的生活該有多么可怕！所有的車輛都像患了瘋牛病一樣，毫無(wú)理智，所有的司機(jī)都認(rèn)為他應(yīng)該先行通過(guò)，這樣偌大一個(gè)街道豈不是成了碰碰車游樂(lè)場(chǎng)？,但我們都知道，這并不好玩！由于秩序的喪失，交通事故頻繁地發(fā)生，幾乎每一家醫(yī)院都躺滿了因?yàn)榻煌ㄊ軅娜藗儭?秩序意識(shí), 游戲：“大石頭”,答 案：,先把“大石頭”裝進(jìn)容器，再把沙子灌進(jìn)去。,啟 示：,時(shí)間也像一個(gè)大容器一樣，當(dāng)你做事的次序正確時(shí)，它將顯示出巨大的容量。,四時(shí)間管理三項(xiàng)

19、重要原則,1. 在規(guī)則上，要目標(biāo)導(dǎo)向,有事要做，才需要時(shí)間 并非有時(shí)間才要去做事,工作是目標(biāo)，時(shí)間只是工具和資源 我們應(yīng)確立目標(biāo)，再依目標(biāo)掌握并分配時(shí)間,時(shí)間的規(guī)則應(yīng)注重彈性的分配 (輕、重、緩、急),四時(shí)間管理三項(xiàng)重要原則,2.在執(zhí)行上，要重視頻率，也要重視效果,效率是完成工作的速度， 效果則是工作完成的品質(zhì)和效益,管理時(shí)間應(yīng)該二者并重，否則屬浪費(fèi)時(shí)間的行為：,如一味求快求多，卻效果不彰。,只追求效果的完善，而忽略時(shí)效。,四時(shí)間管理三項(xiàng)重要原則,3.在控制上，要注意差異分析，并檢討改進(jìn),對(duì)花費(fèi)較多時(shí)間的重要項(xiàng)目，應(yīng)特別注意控制,分析它的時(shí)效，品質(zhì)是否符合標(biāo)準(zhǔn)？,四時(shí)間管理的應(yīng)用,1. 日常時(shí)

20、間管理法,2. 自我時(shí)間管理法,3. 計(jì)劃性的目標(biāo)展開(kāi)與管理,4. 工作簡(jiǎn)化法,自我時(shí)間管理法,面對(duì)任何事情,值得做嗎?,需親自做嗎?,應(yīng)馬上做嗎？,馬上做 (DO IT),想想看：,想想看：,想想看：,NO,NO,NO,拒絕做,授權(quán)別人做,調(diào)整次序,YES,YES,YES,時(shí)間管理的PDCA運(yùn)用,C,P,A,D,C,IE四原則,去除 合併 重組 簡(jiǎn)化,訂定目標(biāo)(長(zhǎng)、中、短) 訂定計(jì)劃 訂定優(yōu)先順序 訂定重點(diǎn),授權(quán)(工作分配) 協(xié)調(diào) 實(shí)施,結(jié)果追蹤處理 應(yīng)變處理,工作簡(jiǎn)化法,3. 工作改善的四原則,(1)剔除,如果發(fā)現(xiàn)工作中某些步驟（動(dòng)作）不必要時(shí)，應(yīng)予剔除。,例如：由家常服裝換成外出服務(wù)裝時(shí)

21、，一般都是先穿衣服、再穿褲子、最后襪子。但正確的方式則為先穿襪子、再穿褲子。如此，才不致于當(dāng)坐下穿襪子前，還須多一道手續(xù)把褲子拉上來(lái)，以便穿上襪子。,工作簡(jiǎn)化法,3. 工作改善的四原則,(2)合并,假如不能剔除，但作適當(dāng)?shù)暮喜⒑螅岣咝蕰r(shí)，可予合并。最簡(jiǎn)單的便是除休息外，兩手不應(yīng)同時(shí)閑置。,例如：用右手拿聽(tīng)筒聽(tīng)電話，一旦須要用筆時(shí)，便不得不將話筒交給左手，右手去拿筆。 正確的方式是：養(yǎng)成左手拿話筒，右手保持自由狀態(tài)的習(xí)慣。也就是把兩個(gè)動(dòng)作合并在一起做，但并沒(méi)有剔除任何一個(gè)動(dòng)作。,工作簡(jiǎn)化法,3. 工作改善的四原則,(3)重排序列 ( Rearrangement ),或稱為合理化，假如不能合

22、并，但調(diào)整其順序后，更可提高效率時(shí)，可予調(diào)整。,例如：一次開(kāi)十張支票， 浪費(fèi)時(shí)間的作法：每一張支票筆寫、蓋印章后，再重復(fù)第二張,正確的作法是：先開(kāi)完十張支票，再蓋十個(gè)印章。乍看起來(lái)比前法浪費(fèi)翻九張支票的時(shí)間，但卻可節(jié)省放下筆拿起印章 放下印章 拿起筆等更浪費(fèi)時(shí)間。有很多辦事員在寫收據(jù)時(shí)，很容易犯前述的錯(cuò)誤。,工作簡(jiǎn)化法,3. 工作改善的四原則,(4)簡(jiǎn)化 ( Simplification ),移動(dòng)時(shí)應(yīng)盡量利用最低動(dòng)作(手指手腕 手臂 腰部臀部)以減少疲勞，最低動(dòng)作也是最經(jīng)濟(jì)的動(dòng)作，用器具以減少肌肉的用力 。,動(dòng)作應(yīng)盡可能輕松自然而有節(jié)奏，因節(jié)奏能使動(dòng)作流利、自發(fā)及減少疲勞。,例如：是否可用電動(dòng)

23、削鉛筆機(jī)，甚至更一勞永逸的是用自動(dòng)鉛筆。用聯(lián)線簽名機(jī)，一次可同時(shí)簽五百?gòu)埞善薄?叁. 工作呈報(bào),一、工作呈報(bào)的必要性,1、管理功能的實(shí)現(xiàn)條件,2、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的發(fā)揮,3、工作指導(dǎo)的依據(jù),4、工作考核的依據(jù),5、人際關(guān)系處理的必要,6、過(guò)程控制的依據(jù),二、工作呈報(bào)的形式,口頭呈報(bào),書面呈報(bào),電話回報(bào) 當(dāng)面呈報(bào) 口頭述職 請(qǐng)他人轉(zhuǎn)告 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 上司交待其他任務(wù)時(shí)報(bào)告 上司在場(chǎng)向下屬訓(xùn)話時(shí) 聊天時(shí)說(shuō)明 方便 沒(méi)有證據(jù)，容易忘記,周報(bào)、月報(bào) 便條放于上司桌面 電子郵件 短信 QQ呈報(bào) 專案報(bào)告 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 任務(wù)完成的書面證據(jù)資料 復(fù)雜 有證據(jù)，不易忘記，系統(tǒng)全面,案例,工作呈報(bào)中要注意的問(wèn)題,小張是剛到X公

24、司來(lái)的企劃部經(jīng)理，他的直接上司是現(xiàn)任總經(jīng)理助理黃助理。 小張聽(tīng)很多同事說(shuō)黃助理的壞話，并且傳出總經(jīng)理對(duì)其工作極其不滿的話來(lái)。 有幾次小張的書面改善建議書交到黃助理手中，都沒(méi)有回音，總經(jīng)理也無(wú)法看到。,請(qǐng)問(wèn)要怎樣進(jìn)行呈報(bào)才能既讓總經(jīng)理得知，又不能讓黃助理感覺(jué)小張?jiān)郊?jí)呈報(bào)。最關(guān)鍵是能即時(shí)討論小張的改善方案的可行性？,三、工作呈報(bào)的對(duì)象,1、呈報(bào)主要對(duì)象是上級(jí)及同級(jí)相當(dāng)層級(jí),2、上上級(jí)、相關(guān)單位上一級(jí)主管用副 本予以知會(huì),3、助理職及副職只能接受副本,4、千萬(wàn)不要出現(xiàn)上上級(jí)知道而上級(jí)不知 道的現(xiàn)象,5、不要直接呈報(bào)其他單位上一級(jí)主管,四、工作呈報(bào)的內(nèi)容,1、呈報(bào)主題,2、呈報(bào)日期,3、任務(wù)復(fù)述,4、

25、完成概況,5、未完成處理計(jì)劃,8、請(qǐng)示批復(fù),6、需上司協(xié)助處說(shuō)明,7、禮貌用語(yǔ),肆. 簡(jiǎn)報(bào)技巧,一、何為簡(jiǎn)報(bào),1、簡(jiǎn)報(bào)-簡(jiǎn)單的報(bào)告,2、簡(jiǎn)報(bào)形式-書面報(bào)告結(jié)合口頭說(shuō)明,3、以簡(jiǎn)單的方式說(shuō)明思路,4、以簡(jiǎn)潔的方式說(shuō)明結(jié)果,5、以簡(jiǎn)便的方式展示所說(shuō),是職場(chǎng)重要的一項(xiàng)技能,6、以簡(jiǎn)短的話語(yǔ)闡明狀況,二、簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容,1、主題,2、為什么要做此簡(jiǎn)報(bào),3、期望聽(tīng)簡(jiǎn)報(bào)的人得到什么,4、簡(jiǎn)報(bào)主要構(gòu)成部分,5、各部分重點(diǎn),6、原因概要,7、處理方式（但不是過(guò)程）,8、下一步行動(dòng)方案,9、資源需求與效益預(yù)估,三、案例,防損部門在公司月總結(jié)會(huì)議上進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)，主要說(shuō)明商場(chǎng)各項(xiàng)資產(chǎn)、設(shè)施的維護(hù)情況，請(qǐng)編寫簡(jiǎn)報(bào)！,請(qǐng)十分鐘

26、內(nèi)完成編寫，簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間控制在五分鐘內(nèi)。,三、案例,簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容：為有效保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)安全，控制成 本。我特向各位匯報(bào)公司設(shè)施及資產(chǎn)完好度狀況。希望各位得此信息進(jìn)行相應(yīng)確認(rèn)并能在以后的工作中予以改善。 本報(bào)告分為三部分：第一，公司財(cái)產(chǎn)損失狀況現(xiàn)狀；第二，主要損失原因及相應(yīng)百分比；第三，我們部門的改善建議。 首先，財(cái)產(chǎn)損失狀況：本月財(cái)產(chǎn)損失共折合人民幣三千元，此為不正常損失，非折舊費(fèi)用。主要是電腦系統(tǒng)人為故障（占50）、照明燈損壞（25）、電梯損壞（20）以及其他雜項(xiàng)損壞（5）,三、案例,經(jīng)調(diào)查，電腦系統(tǒng)主要是因?yàn)椴僮魅藛T違規(guī)操作所致，收銀部門主管教導(dǎo)不充分是最關(guān)鍵的原因。而照明燈損壞80都是電壓負(fù)荷長(zhǎng)期

27、異常導(dǎo)致的，行政部門與相關(guān)電力部門協(xié)調(diào)有待加強(qiáng)。電梯的損壞則是顧客的惡意踩踏造成，屬相當(dāng)樓層人員監(jiān)督及勸說(shuō)不力的問(wèn)題。 我們已經(jīng)找到相關(guān)部門洽談，希望各部門拿出改善措施。其中，電腦系統(tǒng)維護(hù)在我方的溝通下，答應(yīng)配合我們對(duì)收銀人員進(jìn)行維護(hù)培訓(xùn)，收銀部也制定了相關(guān)考核制度，請(qǐng)各位過(guò)目。 當(dāng)然，其他原因也有了具體方案，請(qǐng)相關(guān)部門報(bào)告時(shí)出示相關(guān)資料。,三、案例,下一步我們部門將制定一份改善計(jì)劃，將于會(huì)后送到副總辦公桌上。主要是按以下方法加強(qiáng)監(jiān)督： 1、將各項(xiàng)設(shè)施的操作標(biāo)準(zhǔn)具體化 2、請(qǐng)行政部門組織全方位培訓(xùn) 3、日常工作隨機(jī)抽查相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有無(wú)執(zhí)行 要做好以上工作，請(qǐng)公司配置一臺(tái)電腦或提供一名文員，以便我們

28、能將各項(xiàng)保護(hù)工作標(biāo)準(zhǔn)化。 我的報(bào)告至此，謝謝各位！,伍. 問(wèn)題分析與解決,一解決問(wèn)題的步驟與方法,1、 提出現(xiàn)場(chǎng)的問(wèn)題點(diǎn),2、 影響問(wèn)題的要因分析特性要因圖,3、 了解問(wèn)題點(diǎn)的事實(shí)狀況查檢表,4、 把握影響問(wèn)題點(diǎn)的重要原因柏拉圖,5、 提出解決問(wèn)題之對(duì)策,6、 對(duì)策之實(shí)施,7、 效果確認(rèn)推移圖,8、 效果維持標(biāo)準(zhǔn)化,9、 成果比較,10、 資料整理、發(fā)表會(huì),以企業(yè)、部門的年度方針、或目標(biāo)及計(jì)劃的重要問(wèn)題為依據(jù)決定具體主題,明確目的。 制作柏拉圖，把握現(xiàn)狀。 聽(tīng)取與會(huì)人員及其他單位意見(jiàn)。,利用腦力激蕩術(shù)，使與會(huì)人員都能發(fā)表意見(jiàn)。,二、決定改善主題,1經(jīng)常發(fā)生或困擾的問(wèn)題,2顧客（后工序）經(jīng)常抱怨

29、的問(wèn)題,3上司經(jīng)常要求的事項(xiàng),4經(jīng)常發(fā)生的項(xiàng)目,2-1 列出問(wèn)題點(diǎn)原則,例如； 品質(zhì)顧客投訴多，后果嚴(yán)重。 效率工時(shí)、周轉(zhuǎn)率、達(dá)成率低等。 成本消耗大、修理工時(shí)多。 安全事故發(fā)生件數(shù)多。,2-2 問(wèn)題點(diǎn)一覽表,檢討時(shí)以 表示關(guān)系最強(qiáng)、 表示關(guān)系普遍、 表示關(guān)系很少，再將檢討表以重要度 A、B、C 來(lái)表示。,1. 應(yīng)用5W2H，4M 的方法發(fā)掘要因。,三、檢討影響問(wèn)題點(diǎn)的要因,2.有時(shí)須制作特性要因圖發(fā)掘要因。,3.繪制特性要因圖時(shí)，盡可能的把多數(shù)有關(guān)人員、現(xiàn)場(chǎng)主管、前后制程的人員等集合起來(lái)。以自由發(fā)言的方式把要因記上。但必須運(yùn)用腦力激蕩術(shù)。,4.認(rèn)為有影響特性的要因，要全部列舉起來(lái)。,5.要因

30、分析，要分析至可采取對(duì)策或搜集數(shù)據(jù)的要因?yàn)橹?，否則應(yīng)再繼續(xù)分析。,6.以經(jīng)驗(yàn)來(lái)圈選，影響問(wèn)題的最大要因，圈取4至6項(xiàng)。,三、檢討影響問(wèn)題點(diǎn)的要因,知道要因所在以后，就開(kāi)始針對(duì)這要因提出改善對(duì)策，作成改善計(jì)劃。,1. 改善對(duì)策思考之原則, 應(yīng)用5W2H的方法來(lái)思考, 應(yīng)用腦力激蕩術(shù)，充分創(chuàng)意，突破現(xiàn)狀。, 檢討4C。, 考慮改善12要點(diǎn), 應(yīng)用3多原則。, 應(yīng)用愚巧法。,四、 提出對(duì)策實(shí)施計(jì)劃,2. 改善對(duì)策的檢討, 經(jīng)濟(jì)性檢討, 安全性檢討。, 管理上檢討。, 自主性檢討。,四、 提出對(duì)策實(shí)施計(jì)劃, 品保上檢討。,3. 改善對(duì)策之試行，計(jì)劃須呈上司批準(zhǔn),4. 對(duì)策評(píng)價(jià), 本身能力,能夠?qū)嵤?

31、 自己努力外,尚須別單位協(xié)助。, 本身無(wú)法進(jìn)行，需其他單位實(shí)施。,四、 提出對(duì)策實(shí)施計(jì)劃,4-1 改善的12要點(diǎn),4-2 3 “多”的原則,4-3 愚巧法,1. 只要是人不管如何注意作業(yè)，也會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。愚巧法就是為使再愚鈍的人來(lái)操作，稍不注意，也不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，而考究出來(lái)的一種方法。,2. 愚巧法的要點(diǎn), 對(duì)物品的形狀、大小、色、感覺(jué)等使能很容易就能正確識(shí)別。, 利用工具，使能不錯(cuò)誤做好。, 用物品的放置方式，或作業(yè)順序，來(lái)區(qū)別常易混錯(cuò)的相似工作。, 作業(yè)順序若錯(cuò)誤時(shí)，使不能進(jìn)入下一個(gè)作業(yè)。, 鐵路交叉口自動(dòng)警報(bào)器 防止交通事故。, 電器的保險(xiǎn)絲 防止過(guò)負(fù)荷。, 特別加濃氣味的煤氣 防止漏氣時(shí)之

32、危險(xiǎn)。, 煤油爐沸騰后會(huì)自動(dòng)熄火裝置 防止火災(zāi)。, 定期要更換干凈的煙灰盒 使煙友缸保持清潔。,3. 例如,4-4 對(duì)策實(shí)施計(jì)劃書,(1)不良項(xiàng)目：針對(duì)柏拉圖70%80%之項(xiàng)目下對(duì)策,(2)原因分析：依照不良項(xiàng)目做特性要因圖圈出重要項(xiàng)目。,(3)對(duì)策評(píng)級(jí)：,A級(jí)：本圈能實(shí)施的對(duì)策,C級(jí)：本圈努力外，還需要其他單位協(xié)助的對(duì)策,E級(jí)：本圈無(wú)法實(shí)施，只能建議其他單位，實(shí)施的對(duì)策。,()實(shí)施期限：對(duì)策要采取分段試行來(lái)擬定實(shí)施期限。,上司應(yīng)根據(jù)計(jì)劃，并考查實(shí)施結(jié)果加以評(píng)價(jià)，指導(dǎo)。如果結(jié)果不理想，重新再實(shí)施，直到理想為止。,1.上司檢查實(shí)施結(jié)果，按內(nèi)容情形，給予現(xiàn)場(chǎng)人員指導(dǎo)及援助。,.把實(shí)施實(shí)績(jī)記入計(jì)劃表。,.活用統(tǒng)計(jì)方法及數(shù)據(jù)，以確認(rèn)改善成果。,一般使用推移圖來(lái)確認(rèn)效果。,改善前：尚未進(jìn)行改善活動(dòng)到下對(duì)策之前。,對(duì)計(jì)量值統(tǒng)計(jì)手法有熟悉都也可以應(yīng)用直方圖確認(rèn)效果。,.推移圖掛到工作現(xiàn)場(chǎng)，使全體人員都能了解數(shù)據(jù)變動(dòng)情形。,.每一項(xiàng)對(duì)策實(shí)施后，必須立刻確認(rèn)效果，再進(jìn)行下一對(duì)策之實(shí)施。,