1、公司辦公室來文來電處理規(guī)定第一章 總則第一條 為了規(guī)范來文、來電的管理，使文電收登、轉(zhuǎn)報(bào)、督辦、整理及歸檔環(huán)節(jié)，制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合有關(guān)規(guī)定與公司實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條 來文單位、文號、文件名、初步批轉(zhuǎn)意見等要素登記齊全，領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后即時(shí)予以轉(zhuǎn)呈、催辦，辦理完畢及時(shí)歸檔，錯轉(zhuǎn)失誤率控制在1內(nèi)。接聽、轉(zhuǎn)接、記錄電話及時(shí)且準(zhǔn)確率100%。工作耐心細(xì)致、態(tài)度熱情，無投訴、無泄密。第二章 來文管理第三條 文件管理必須做到迅速、準(zhǔn)確、保密，充分發(fā)揮指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、上通下達(dá)的作用。凡外來行政公文、重要電文、刊物、傳真等文件，除要求公司領(lǐng)導(dǎo)親啟外，一律由公司

2、辦公室簽收。第四條 簽收文件，檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收；對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中不對口，應(yīng)及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)； 文件簽收注明姓名、時(shí)間。第五條 快速準(zhǔn)確瀏覽來文，檢查文件內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事情前后是否一致，發(fā)現(xiàn)問題并據(jù)實(shí)予以更正。根據(jù)來文準(zhǔn)確判斷文件重要性、急辦程度等詳實(shí)匯報(bào)。按順序填寫來文編號(以公司辦公室文件報(bào)送轉(zhuǎn)批記錄為準(zhǔn)),詳細(xì)填寫來文單位名稱，文件名稱、標(biāo)題，收文日期并打印出收文處理專用箋。第六條 填寫公司辦公室文件報(bào)送轉(zhuǎn)批記錄文單位名稱，文件名稱、標(biāo)題，收文日期等。第七條 來文附收文處理專用箋，視情況集中（上午10：30、下午16:00）上報(bào)公司

3、辦公室主任批轉(zhuǎn)。第八條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容復(fù)印文件，送呈有關(guān)部門并督辦、詢問相關(guān)部門辦理、落實(shí)情況，根據(jù)反饋情況據(jù)實(shí)記錄。，第九條 及時(shí)掌握文件交辦事項(xiàng)落實(shí)情況，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并反饋給來文單位。第十條 每月集中整理來文及承辦情況，每年元月上旬按級別、部門（省、市、縣）分類整理上年度所有來文。以時(shí)間先后順序，并標(biāo)明部門、類別等，填寫詳單，連同公司辦公室文件報(bào)送轉(zhuǎn)批記錄登記表存放管理，個人不的保存。第三章 來電管理第十一條 接聽電話時(shí)端正姿態(tài)，要有喜悅的心情，聲音清晰、明朗、溫雅有禮，以懇切之話語表達(dá)。停止正在做的事情，準(zhǔn)備紙和筆 ，在鈴響三次之內(nèi)拿起電話。迅速準(zhǔn)確的接聽并認(rèn)真清楚的記錄。第十二條 交談事

4、項(xiàng)，注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對方認(rèn)同，不可敷衍了事。第十三條 責(zé)難或批評性的電話，應(yīng)委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話人爭辯。 第十四條 咨詢電話，做到熱情洋溢不泄密。第十五條 首問負(fù)責(zé)制”根據(jù)電話內(nèi)容，及時(shí)填寫電話通知卡，做到一電一卡，詳細(xì)記錄。如有附件材料，應(yīng)于通知卡一起裝訂送報(bào)。第十六條 接到電話后10分鐘內(nèi)填寫完畢并打印呈報(bào)，電話通知卡填寫及時(shí)、準(zhǔn)確。內(nèi)容簡潔明了。第十七條 上報(bào)公司辦公室主任，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示(復(fù)印電話通知卡）及時(shí)通知相關(guān)部門及人員，并督辦事情落實(shí)情況，好相關(guān)記錄，反饋相關(guān)信息。第十八條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及相關(guān)部門落實(shí)情況，填寫公司辦公室來電報(bào)送轉(zhuǎn)批記錄。第四章 歸檔第十九條 存檔文件、電話通知卡的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性第五章 責(zé)任第十九條 樹立良好的工作作風(fēng)，在文、電處理工作中要謹(jǐn)慎細(xì)致、安全周密、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，做到通力協(xié)作、密切配合。第二十條 對涉密文電，嚴(yán)禁復(fù)印、翻印、攜帶外出和外傳。嚴(yán)禁閑談秘密文件事宜，嚴(yán)禁私人通信中涉及文件中的秘密。 任何人不準(zhǔn)將機(jī)密文件帶出公司外。第二十一條對于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節(jié)輕重