1、,工程管理部：,項目文件檔案整理,(建設單位),目錄,資料檔案的移交、接收,檔案是保存?zhèn)洳榈?歷史文件,文件,檔案,Contents,辦理完畢,有利用價值,按規(guī)律保存,檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。,一、建設工程文件的歸檔分類及流程：,監(jiān)理單位,工程準備階段文件,監(jiān)理單位文件,施工文件,施工單位,參建各方,竣工驗收文件,竣工圖,建設工程文件（construction project document）是指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施

2、工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。 工程準備階段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。,建設工程文件的概念,監(jiān)理文件（project management document）是指監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件； 施工文件（constructing document）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件； 竣工圖（asbuild drawing）是指在工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結(jié)果的圖樣； 竣工驗收文件（han

3、ding over document）是指在建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。,組織工程 預驗收,建 設 工 程 文 件 的 歸 檔 流 程,工程準備階段文件 （建設單位）,監(jiān)理文件 （監(jiān)理單位）,施工文件 （施工單位）,竣工圖 （施工單位）,竣工驗收文件 （建設單位等）,組織竣工驗收 工程竣工備案,三 個 月,1、施工技術(shù)準備文件,2、施工現(xiàn)場準備文件,3、地基處理記錄,4、工程圖紙變更記錄,5、施工材料預制件質(zhì)量 證明文件及復試報告,6、施工試驗記錄,7、隱蔽工程檢查記錄,8、施工記錄,9、工程質(zhì)量事故處理記錄,10、工程質(zhì)量檢驗記錄,檔案館對工程 資料預驗收,移交城建 檔案館,3、進

4、度控制,1、監(jiān)理規(guī)劃,5、造價控制,6、合同與其它事項管理,4、質(zhì)量控制,2、監(jiān)理月報或會議中質(zhì)量問題,7、監(jiān)理工作總結(jié),1、綜合竣工圖（總圖）,2、專業(yè)竣工圖,1、立項文件,2、建設用地征地拆遷文件,3、勘察、測繪、設計文件,5、開工審批文件,6、建設、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人,4、招投標文件,1、工程竣工總結(jié),3、財務文件,2、竣工驗收記錄,4、其它載體檔案,一、,二、工程資料的劃分：,建設工程檔案（project archive）是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。 建設工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技

5、術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。 資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料。,建設工程檔案與的概念,圖紙會審、 設計變更及洽商文件,施工圖,工作聯(lián)系單,工程質(zhì)量、安全、進度 控制資料,工程付款及結(jié)算資料,公文、通知,現(xiàn)場 管理 資料,現(xiàn)場管理資料建設單位不需另行存檔和移交城建檔案館，但作為現(xiàn)場質(zhì)量把控和將來工程結(jié)算的重要依據(jù)。,現(xiàn)場管理資料 1、施工圖： 包括臨時圖紙和正式施工藍圖，按收到時間做好記錄，并做好相應的廢止記錄。經(jīng)現(xiàn)場工程師及領導確認后方可給施工單位、監(jiān)理單位發(fā)放圖紙，做好相應

6、的收發(fā)記錄。 2、圖紙會審、設計變更及洽商文件 3、工作聯(lián)系單 a、公司內(nèi)部各部門之間往來的內(nèi)部工作聯(lián)系單 b、對外工作聯(lián)系單及其回復 4、工程付款及結(jié)算資料 a、工程報價核定單、工程量確認單、經(jīng)濟簽證確認單 b、工程款請款資料 c、工程款結(jié)算資料,5、工程質(zhì)量、安全、進度控制資料 （1）、業(yè)務指令單 （2）、罰款通知單 （3）、施工進度計劃 （4）、施工日志 （5）、工項部周報，月報 （6）、項目例會紀要 （7）、材料設備進場驗收單 （8）、工程驗收單 6、公文、通知 （1）、公司通知及其他文件 （2）、政府發(fā)文,1 歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求 1.1、歸檔的文件材料必須是原件。 1.2、

7、歸檔文件材料必須使用黑色中性筆、黑色墨水等書寫材料，字跡清楚工整。 1.3、歸檔文件材料應進行科學分類、立卷和編號。,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,2、歸檔時間 2.1基建項目檔案應在項目完成驗收后三個月之內(nèi)歸檔。 2.2財會檔案于第二年六月三十日以前歸檔。 2.3如果有些案卷需要繼續(xù)留在部門使用，應先辦理檔案交接手續(xù)，再辦借閱手續(xù)，使用完畢，及時歸還。,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,3、歸檔文件的整理方法,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,嚴格登記,及時收集,嚴格檢查,隨辦隨歸,4、卷內(nèi)文件材料的排列順序 批復在前，請示在后 正件在前，附件在后 正本在前，定稿在后 定稿在前，歷

8、次重要討論稿在后 結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后 文字在前，圖樣在后,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,5歸檔文件整理的八個步驟,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,區(qū)分年度 分類 清理和裝訂 單份文件的排列,編制檔號 編目 編制備考表 裝盒,案卷的裝訂,三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求,1、裝訂的案卷編頁號 卷內(nèi)文件的每一頁，均應在文件材料右下角編寫一個頁 號?？瞻醉摬痪幪?。 2、不裝訂的案卷編卷號 不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章（由單位名稱、檔號、卷號組成），并逐項填寫。,工程,工程,1、高度統(tǒng)一 2、寬度根據(jù)檔案盒的大小而定； 3、一律從檔案盒最底端4CM處往上

9、粘貼 4、不允許出現(xiàn)松落、歪貼現(xiàn)象。 編制信息： 1、項目名稱 2、文件名稱 3、其它信息（可以是年度、單位等） 4、公司名稱,6檔案盒脊背要求：美觀、整齊,檔案盒脊背圖樣:,工程,CBC,工程業(yè)務指令單,2014 第一盒,工程,六期,項目內(nèi)部聯(lián)系單,2014,* 有限公司,* 有限公司,每個檔案盒第1頁建立卷內(nèi)文件目錄表，包括 序號 文件編號 責任人 題名 日期 頁碼 備注。,7卷內(nèi)文件目錄各項的填寫,8.1檔案排列上架時，應 按照類別排列。 8.2檔案柜面應簡略貼上 柜內(nèi)存放的相關(guān)文件大類， 做到任何人都可清晰查找。 8.3檔案的接收、 移出必須履行登記手續(xù)。,8資料檔案保管,1一般規(guī)定 1.1項目經(jīng)理為工程文件管理的第一責任人，項目部檔案管理員負責日常工程文件管理。 1.2項目部檔案管理員應利用計算機內(nèi)建立管理臺賬。 各不同類別的檔案分門別類建立各自的電子文件夾，使得電子檔清晰、簡潔明了、層級分明，便于查找。,四、項目檔案管理內(nèi)容,1、檔案移交時，交接雙方應根據(jù)目錄認真核對，并在移交目錄上簽字。案卷目錄以及移交清單各