某集團船代項目需求分析和調(diào)研實踐過程 此文檔主要在于項目管理設置項目相關(guān)文檔，有興趣 人員可以參考一下，對于項目管理和未來有此方向者有一定的參考價值 。 流程再造方法論 -流程影射，系統(tǒng)評估，定義考核，再造建議 前言 本文檔主要根據(jù)某集團船代項目需求分析和調(diào)研實踐過程整理而得，描述從項目啟動，調(diào)研到設計過程的大致過程敘述，重點在于咨詢過程中涉及的需求分析和調(diào)研方法論，其他相關(guān)項目前期規(guī)劃和調(diào)研可參考此方法論。如有不妥之處敬請指正，也希望能不斷完善，謝謝！ 正文： 軟件需求的定義： 根據(jù) IEEE 軟件工程標準 詞匯（ 1997 年）中定義的需求為： 具有的條件和能力； 本項目簡介 因某某集團船代業(yè)務發(fā)展需要，加上目前的系統(tǒng)存在很大問題，也不能涵蓋目前的所有業(yè)務需求，需進行調(diào)研和需求分析是否需要上一套新的船代系統(tǒng)，新系統(tǒng)需要整合目前的業(yè)務結(jié)構(gòu)和業(yè)務流程，同時滿足業(yè)務的需求和未來發(fā)展。 適合讀者 此文檔適合信息系統(tǒng)項目咨詢規(guī)劃和分析的相關(guān)項目人員作為項目前期方法論參考之用。 目錄 1.項目啟動 2.項目調(diào)研 3.項目規(guī)劃與考核指標 4.撰寫 SOR 項目啟動 1.與成員企業(yè)與相關(guān)部門溝通 召開項目總啟動會議，介紹項目組相關(guān)人員以及此項目的主要目的和要求，企業(yè)簡單本項目涉及的業(yè)務流程和相關(guān)業(yè)務部門和目前主要組織結(jié)構(gòu)。例如船代項目我們在這一個環(huán)節(jié)我們了解到了整個船代所涉及的主要業(yè)務可以分為： 根據(jù)業(yè)務的分工部門的分工也不同。以后的調(diào)研思路我們也可以按照這樣兩種業(yè)務流程主線去咨詢調(diào)研相應的部門與人員。 2.安排項目相關(guān) 人員 根據(jù)業(yè)務主線（集裝箱進出口，散雜貨進出口）整理調(diào)研思路，要求企業(yè)根據(jù)提供的業(yè)務主線流程，和部門結(jié)合分工安排，組織各部門主要相關(guān)人員積極配合項目未來的調(diào)研。 3.出初期調(diào)研時間和相關(guān)人員安排表 根據(jù)前期的準備工作，出具具體調(diào)研時間和人員安排表，時間項目組掌控制（需要和業(yè)務部門協(xié)調(diào)），人員安排需要業(yè)務部門提供詳細人員名單資料。以便項目成員和企業(yè)相關(guān)部門人員提前做好調(diào)研準備（安排相關(guān)人員和準備一些相關(guān)資料）。 根據(jù)時間人員安排表，做好前期調(diào)研準備。 注：在調(diào)研具體調(diào)研前，我們因該知道所有物流在運作過程中 碰到的四個主要問題為： 在具體的調(diào)研過程中，我們始終要以此作為主導的思路問問題，才能找出目前的問題所在。也就是未來規(guī)劃后的系統(tǒng)的價值所在。 另一個主導思路是調(diào)研過程中我們重點要理出那些重要的環(huán)節(jié)，抓住那些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，挖出影響這些環(huán)節(jié)的重要因素，以及對這些因素的如何控制把關(guān)即考核方式。 調(diào)研的基本策略： 訪問的部門和人員，了解具體業(yè)務，在基本的范圍內(nèi)展開調(diào)研； 表格文檔和報表等，其數(shù)據(jù)來源及去向； 入輸出項； 是銜接還是替換 一定要求實現(xiàn)，是否可以實現(xiàn)。 項目具體調(diào)研 1.了解外部客戶和本行業(yè)目前總體狀況 為了對我們所作的項目有一個具體的概念，我們可根據(jù)項目狀況了解本項目行業(yè)內(nèi)的大致業(yè)務狀況，在項目前期，我們相應參觀和考察同行業(yè)其 他公司的業(yè)務結(jié)構(gòu)，索取一些各地子公司和兄弟公司的業(yè)務范疇和流程資料，參考一下這些相應的資料和行業(yè)要求，了解船代項目中業(yè)務目的，所需完成工作，客戶的需求等等。在本項目中，我們考察了行業(yè)內(nèi)其它公司的業(yè)務，同時成員企業(yè)也提供了一些操作的資料。 在此過程中我們重點在于了解： 船代就是代理船公司的業(yè)務，幫助船公司處理岸上的一系列事物。 幫助船公司處理報關(guān)，商檢，海事，船在港期間的作業(yè)，箱管等等。 主要為代理船的進出口（包含集裝箱和散雜貨進出口）業(yè)務，同時也包含 有箱管和訂艙等等業(yè)務。 參考船代相關(guān)資料。 主要有船東，貨代。海關(guān)，商檢，碼頭，邊防等等。 2.了解本公司此項目所涵蓋業(yè)務目前的大致流程和部門結(jié)構(gòu) 從本公司了解船代項目中目前我們所從事的所有業(yè)務項目有哪些，這些業(yè)務的大概流程怎樣，每個業(yè)務的流程所完成的部門是哪些部門，業(yè)務如何在部門之間流轉(zhuǎn)。例如：本船代項目中了解到的所有業(yè)務項目有集裝箱進出口，散雜貨進出口，箱管，訂艙。每個業(yè)務大致的流程和所需部門結(jié)構(gòu)可參考船代相關(guān) 資料。目的在于先對本項目的船代業(yè)務現(xiàn)做一個具體的了解，已備后面作流程更詳細的深入了解作基礎(chǔ)。此過程主要針對管理層作調(diào)研，包括總經(jīng)理和部門經(jīng)理主管等。在此過程中對業(yè)務流程的正確理解相當重要，也將直接影響到未來的細致調(diào)研和分析 。 在此過程中我們重點要了解 集裝箱進出口，散雜貨進出口，訂艙，箱管。 參考船代項目文檔流程圖 船東，貨代，貨主，碼頭，海關(guān)，商檢，邊防等 信息不能共 享，信息鏈不清晰。人力成本浪費嚴重，現(xiàn)有工作效率不高，結(jié)算慢等等 需要重新規(guī)劃流程，出一套能滿足和涵蓋業(yè)務需求的系統(tǒng) 利用新的業(yè)務系統(tǒng)完善流程。避免和改善目前存在的問題，滿足多方面新的業(yè)務需求，從而輔助船代做好業(yè)務工作。降低成本，提高效率，加快結(jié)算。 參考船代項目文檔的流程圖 參考船代項目的相關(guān)結(jié)算文檔 主要考慮從成本控制，時效（及時性）和加快結(jié)算上考慮保障目前的業(yè)務環(huán)節(jié)，另外考 慮系統(tǒng)設計時主要環(huán)節(jié)提供主動信息發(fā)送功能。 目前的考核制度很少，基本只有基于 ISO9002 的一些基本內(nèi)部考核機制，不靈活。 目前管理層較注重或需要的報表大致有：客戶滯留率，利潤指標，客戶滿意率，新客戶開發(fā)率等 與財務 orica 系統(tǒng)之間需要銜接等 3.根據(jù)業(yè)務流程出大致流程圖結(jié)合部門職責出部門結(jié)構(gòu)圖 項目組根據(jù)前面所了解的流程和所得資料信息，根據(jù)目前大致狀況，初步整理畫出目前業(yè)務的大致流程圖和目前的部門結(jié)構(gòu)圖，作為未來詳 細調(diào)研的參考。 在此過程中項目組重點在于對前期的調(diào)研作一個完整正確理解的初步整理，作出一些目前的流程分析，形成規(guī)范的流程圖，進一步與業(yè)務部門確認。安排下一步更詳細的調(diào)研和相關(guān)人員（具體將涉及的操作人員）等等。 在此環(huán)節(jié)我們主要要整理出： 具體參考船代項目文檔流程圖 具體參考船代項目文檔目前狀況分析 對于上訴兩個問題同時我們要做初步分析 程主線是否合理，是否需要改變？ 具體參考船代項目文檔現(xiàn)狀和建議 我們在新的規(guī)劃中如何去避免 具體參考船代項目文檔建議和 KPI 考核 具體參考船代項目 KPI 考核 注：在前面的過程中可能得到的數(shù)據(jù)比較和信息比較多和混亂，但是又不是很詳細，如何對這些得到的信息進行正確的歸類和整理很重要。特別是當業(yè)務比較繁瑣或者類別比較多的時候。要理出正確的主線，然后把相應的信息歸類到主線的環(huán)節(jié)中去。 4.根據(jù)流程圖具體詳細了解每個部門具體業(yè)務和流程職責 根據(jù)大致業(yè)務流程圖詳細了解每個業(yè)務操作環(huán)結(jié)的進出數(shù)據(jù)，所需完成工作，結(jié)合部門崗位信息詳細了解每個操作 的具體工作步驟，所需數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流向，每個環(huán)節(jié)如何控制，從那些方面控制？具體涉及的單證，工作，信息接受反饋有哪些，需要提供和完成的服務有哪些？ 主要方法可設計主要五個方面的問題： how？（怎么做？） What？（需要做什么？） Who?（誰做？） When？（什么時候做？） Why?（為什么這樣做？） 上述得五個問題我們需要在每個具體操作步驟中具體問道。具體到問題有下列一系列需要了解的問題： 式是什么？ 在此過程中我們有些要注意的點： 式等等），以備下一部作具體的系統(tǒng)設計，招標和供應商談軟件需求之用。 較深，在以往經(jīng)驗中，涉及業(yè)務越深，越往往容易誤導項目人員的一些思路，甚至有時候他們提及的問題會很偏，很難解決，或者直接告訴你系統(tǒng)該怎么做？另外，考慮系統(tǒng)的時候我們必須明確系統(tǒng)所能幫助人完成的工作是有限的，因該針對業(yè)務的大部分功能設計，而不是某些難以完成的功能考慮太多。 及需要怎么來輔助做好這些工作，為此，我們需要找出做 好這一步工作的關(guān)鍵因素是什么？此些關(guān)鍵因素將重點考慮記錄作為 KPI 考核。 在此過程我們應有的成果有： 我們在此船代具體的調(diào)研過程中設計了一份調(diào)研表格，可供參考： 處 理 詳 細 描 述 處理編號： 處理描述：整理核對艙單 ,標注危險品 處理目的： 輸入處理輸出 描述艙單數(shù)據(jù)（電子、書面） WHEN 上港開航后標注危險品描述整理過的艙單 WHEN 上港開航后 WHO 委托方 WHO 單證部 WHAT WHAT HOW 傳真、郵件、 書面 HOW 系統(tǒng)、書面 描述整理過的艙單 WHEN船抵港前 72小時如果合同有要求代理申報危險品，則進行申報，如果合同中沒有要求代理申報危險品，與委托方聯(lián)系是否有我司代理描述是否要進行申報的結(jié)論 WHEN 上港開航后 WHO 單證部 WHO 單證部 WHAT WHAT HOW 系統(tǒng)、書面 HOW 系統(tǒng)、書面 描述放單形式及收費情況 WHEN 上港開航后通知單證部的控單人員描述 WHEN WHO 委托方 WHO WHAT WHAT HOW 傳真、郵件、書面 HOW 特 例 KPI？ 上述具體針對船代的調(diào)研過程整理的數(shù)據(jù) 可參考船代項目文檔的相應資料 5.現(xiàn)狀分析 這一環(huán)節(jié)的調(diào)研其實是穿插在第四環(huán)節(jié)中的，具體要在這里體現(xiàn)出在是因為我們需要著重了解的。因為這也將直接影響到我們規(guī)劃和調(diào)研是否成功。也是我們在未來的系統(tǒng)中一定要避免的。我們可以把此步驟定義為對現(xiàn)狀的分析。 在此步驟中我們可能要設計的問題有： 在此環(huán)節(jié)中需要注意的是：因為具體的業(yè)務操 作已經(jīng)習慣了模式化的操作，所以許多隱含的問題并不一定能夠被直接的了解，許多隱含的問題存在卻需要項目組人員通過調(diào)研來挖掘。 找出了目前能找出的問題所在以后，我們還要對這些所有的問題進行歸類，目的在于分類以后可以更直觀的了解新系統(tǒng)需要在那些地方解決這些問題，例如信息不共享在具體的業(yè)務過程中可以表現(xiàn)的問題方式有多種：可以是人力資源浪費，可以使操作不方便，可以使工作繁瑣，但是在新的系統(tǒng)中只要實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一一個入口所有部門實現(xiàn)共享即可解決所有信息不能共享帶來的問題。 6.找出每個環(huán)節(jié)關(guān)鍵因素（數(shù)據(jù)，時間等）所在以及如 何控制（ KPI） 找出關(guān)鍵因素和考核制度將直接體現(xiàn)未來系統(tǒng)的價值所在，關(guān)鍵因素是那些直接會影響到我業(yè)務每個環(huán)節(jié)做好做壞的主要關(guān)鍵所在，例如時間，數(shù)據(jù)是否正確等。這是提出問題。找到這些問題以后就要規(guī)劃如何實現(xiàn)，即方法論，也就是 KPI 了。具體流程為： 在上訴過程中針對船代項目過程可參考相關(guān)的船代項目資料 7.畫出目前整 個業(yè)務詳細流程圖 根據(jù)前面所有的調(diào)研 （例如此船代項目最后目的我們提出是為了能夠提升結(jié)算速度和準確率） KPI 考核方式 在此過程中我們的要圍繞的一個主體思路是：不管什么項目，唯一根源都為錢（或者說客戶） 8.參考和了解幾家相應業(yè)務的供應商的產(chǎn)品 此步驟主要結(jié)合自身的業(yè)務狀況，可以參考和了解一些供應商的產(chǎn)品，更直觀和深入了解具體針對本業(yè)務的信息系統(tǒng)模式。目的在于對具體的業(yè)務規(guī)劃和設計與未來的信息系統(tǒng) 進行思路上的結(jié)合。 項目規(guī)劃與考核指標 9.基于目前的流程給出相應的整合后設計方案和考核制度 基于前面的所有調(diào)研和業(yè)務及數(shù)據(jù)流程分析 此步驟我們應出： 分析 現(xiàn) 這樣規(guī)劃后的設計方案必須考慮解決那些現(xiàn)狀中存在的系統(tǒng)所能解決的問題。同時要對建議的變更向用戶爭取意見，分 析其影響。 10.根據(jù)設計方案對項目做一個整體的時間規(guī)劃和大致費用規(guī)劃 根絕上面的設計方案作一個整體項目的時間規(guī)劃，并且根據(jù)系統(tǒng)的設計方案出一份軟硬件的費用分析。軟件費用可根據(jù)幾家供應商的報價，硬件可根據(jù)具體業(yè)務狀況確定基本配置