管理體系文件編寫指導(dǎo)書1 目 的為使集團(tuán)公司的管理體系文件編寫規(guī)范化，特制定本指導(dǎo)書。2 范 圍適用集團(tuán)公司管理體系文件的編制和編碼標(biāo)識。3 引用標(biāo)準(zhǔn)GB/T 1.1 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分:標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則GB/T 19000 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語4 職 責(zé)4.1 檢測分析中心負(fù)責(zé)組織集團(tuán)公司相關(guān)管理體系文件的編寫及格式的管理。4.2 管理體系各單位根據(jù)本指導(dǎo)書，編寫管理體系文件并進(jìn)行有效控制。5 管理內(nèi)容及要求5.1 體系文件分類公司管理體系文件包括手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量計(jì)劃、外來文件、記錄表式等。5.2 編寫原則5.2.1 遵循PDCA管理原則，可采用流程圖的形式描述各個(gè)過程。5.2.2 以標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，滿足實(shí)際需要，標(biāo)準(zhǔn)條款要求應(yīng)體現(xiàn)在管理體系文件中。5.2.3 實(shí)事求是，具有可操作性。管理體系文件編制應(yīng)結(jié)合自身產(chǎn)品特點(diǎn)、組織規(guī)模、管理特點(diǎn)和活動過程的需要，切合實(shí)際，便于檢查，有利管理。5.2.4 管理體系文件要保持合理編寫順序，具有邏輯性。文件內(nèi)容應(yīng)正確、清晰、完整，措辭準(zhǔn)確、通順，易于理解，不使用可能引起誤解的語言，遵循語言文字規(guī)范，例如：使用標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范的名詞、術(shù)語和概念，特殊情況下應(yīng)予以必要的說明。涉及產(chǎn)品或過程的名詞、術(shù)語和概念應(yīng)使用本行業(yè)或?qū)I(yè)約定的提法。文字表述應(yīng)力求準(zhǔn)確、平實(shí)和明快，防止含混不清或二義性。正確使用數(shù)字、符號、表格和圖片資料，規(guī)范使用定量描述的方法和法定的計(jì)量單位。5.2.5 各層次、各單位之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，下一層次的管理體系文件要對上一層次的管理體系文件保持一定的連續(xù)性和繼承性，注意與基礎(chǔ)文件協(xié)調(diào)一致。管理體系與其它管理體系之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。5.3 文件格式5.3.1 版面統(tǒng)一用Word文檔編輯，A4紙縱向，特殊情況下可用A4橫向或A3橫向；頁邊距上、下、左、右均為22mm，幅面允許偏差1mm；頁眉15mm，頁腳17.5mm；正文要求：正文標(biāo)題宋體三號，加粗；正文內(nèi)容章節(jié)名稱，宋體四號加粗；正文內(nèi)容宋體小四號。以上行距23磅3磅；附錄及正文中的表、注宋體小四（根據(jù)實(shí)際情況可最小調(diào)整至宋體小五），行距18磅2磅；章、條、段前段后等均為0行。5.3.2 封面封面要有公司名稱、文件層次、編碼、上分隔線、文件名稱、版號、管理部門、受控狀態(tài)、發(fā)放編號、編制、審核、批準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)化審查、下分割線、發(fā)布和實(shí)施日期。具體見表1。表1 封面編寫要求序號內(nèi)容位置字體字號說明1公司名稱封面第一行居中宋體二號山東廣富集團(tuán)有限公司2文件層次封面第三行居中宋體二號文件層次分為手冊、程序文件、作業(yè)文件和其他文件3管理體系編碼封面第一行或第二行靠右宋體四號按文件控制程序進(jìn)行編碼5上分隔線編碼下方分隔線粗0.75磅，長度與頁面寬度一致6文件名稱封面第三行居中宋體小初/宋體一號文件名稱由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成7版號在每頁上表格中體現(xiàn)或封面第四行居中宋體四號可用“(第版)”或“(試用版)”表示，其中“”用漢字一、二、三表述8管理部門封面宋體四號即文件的編制部門，用簡稱9受控狀態(tài)封面右上角，約第二行蓋紅章文件分為“受控”和“非受控”兩大類，由文件管理部門根據(jù)需要加蓋“受控”或“非受控”印章10發(fā)放編號封面右上角，約第二行宋體四號由單位代碼和發(fā)放順序號組成，由文件管理部門加蓋“單位代碼”章，在“單位代碼”章后填寫發(fā)放順序號，中間用“”劃分11編制封面宋體四號即文件的起草人12審核封面宋體四號審核、批準(zhǔn)權(quán)限參照文件控制程序附表13批準(zhǔn)封面宋體四號14標(biāo)準(zhǔn)化審查封面宋體四號/15下分隔線發(fā)布實(shí)施日期上方分隔線粗0.75磅，長度與頁面寬度一致16發(fā)布實(shí)施日期封面倒數(shù)第一行宋體四號由管理部門確定發(fā)布和實(shí)施日期，年月日采用“-”格式5.3.3 文件審批單和更改履歷表文件審批單、更改履歷表置于封面之后或在封面上體現(xiàn)，以表明文件審批、更改狀態(tài)。5.3.4 正文5.3.4.1 正文的層次劃分為：章、條、段、列項(xiàng)和附錄。5.3.4.2 章是正文內(nèi)容劃分的基本單元，在正文層次中是基本組成部分，每一章均應(yīng)有標(biāo)題。5.3.4.3 條是章的細(xì)分，同一層次中有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）的條時(shí)才可設(shè)條。條的設(shè)置是多層次的，需要時(shí)可分到第五層。在某一章或條中，同一層次的條，有無標(biāo)題應(yīng)統(tǒng)一。5.3.4.4 段是章或條的細(xì)分，段不編號。5.3.4.5 列項(xiàng)是段中的子層次，可以在章或條中的任意段里出現(xiàn)。列項(xiàng)應(yīng)由引語引出，引語末尾加冒號。5.3.4.6 附錄是正文層次的表現(xiàn)形式之一。附錄必須有標(biāo)題，并應(yīng)在正文中明確地提及。附錄中的章、條、圖、表和數(shù)學(xué)公式的編號前均應(yīng)加上識別該附錄的字母，字母后跟下腳點(diǎn)，如：A.1、圖A.1、表A.1。5.3.4.7 正文一般包括頁眉、頁腳、標(biāo)題、目的、范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語、職責(zé)、管理內(nèi)容及要求、檢查與考核、相關(guān)文件、附錄和終結(jié)線。正文編寫要求見表2。表2 文件編寫要求序號內(nèi)容位置字體字號說明1頁眉編碼靠右對齊宋體小四文件編碼2頁腳頁面底端靠右對齊宋體五號正文頁碼3標(biāo)題首頁居中宋體三號與文件名稱相同4目的條文章、條的編號和標(biāo)題列項(xiàng)及其編號條文的示例、注、腳注圖注、圖的腳注圖中的數(shù)字和文字圖題、表題表中的文字、表注、表的腳注圖、表右上方關(guān)于單位的陳述宋體小四宋體小四宋體小四宋體小四宋體小四宋體五號宋體小四宋體小四宋體小四說明文件的編制目的5范圍規(guī)定文件的應(yīng)用、適用領(lǐng)域6引用標(biāo)準(zhǔn)在正文中提到的被引用的標(biāo)準(zhǔn)（文件）7術(shù)語主要規(guī)定引用的標(biāo)準(zhǔn)和使用本文件涉及到的其它術(shù)語8職責(zé)a) 明確由哪些單位實(shí)施此文件；b) 明確本文件中規(guī)定的各項(xiàng)質(zhì)量管理活動的負(fù)責(zé)單位；c) 明確各單位的職責(zé)、權(quán)限及單位之間的相互關(guān)系。9管理內(nèi)容及要求a) 識別該活動所需的過程，闡述該活動各個(gè)環(huán)節(jié)之間的輸入轉(zhuǎn)換、輸出的內(nèi)容；b) 規(guī)定開展每個(gè)過程所需的資源和信息；c) 規(guī)定為確保每個(gè)過程的有效運(yùn)行和控制所需的準(zhǔn)則和方法；d) 說明如何控制活動的進(jìn)行，制定其驗(yàn)證方法，并留下憑證。10檢查與考核闡述如何監(jiān)督活動實(shí)施，檢查文件實(shí)施效果，適情考核。11相關(guān)文件應(yīng)參照下列語句開頭和結(jié)尾。開頭語句可以為：“本過程涉及的文件有：”“本過程產(chǎn)生的記錄有：”。結(jié)尾語句可以為：“記錄的管理執(zhí)行記錄控制管理程序”。12附錄附錄編號附錄標(biāo)題附錄內(nèi)容宋體五號宋體四號宋體小四附錄由“附錄”和“表明順序的大寫英文字母”組成，分兩行書寫，第一行寫“附錄+大寫英文字母”；第二行為附錄標(biāo)題。13終結(jié)線排在文件最后，不能另起一頁編排。終結(jié)線為居中的粗實(shí)線，長度為版面寬度的1/4。5.4 文件編碼標(biāo)識，具體執(zhí)行文件控制程序相關(guān)規(guī)定。5.5文件編碼標(biāo)識說明5.5.1各單位按文件控制程序及以上要求對本單位管理體系文件進(jìn)行編碼標(biāo)識；5.5.2文件的編碼標(biāo)識位置定為標(biāo)題與正文之間的右方，記錄表式的編碼標(biāo)識位置原則上定為記錄名稱與表式之間的左方，確有理由的，可視情況而定；5.6文件發(fā)放編號 發(fā)放順序號6 檢查與考核檢測分析中心抽查文件執(zhí)行情況，同時(shí)通過內(nèi)部審核