高級文秘及辦公自動化教程 第 1章 文秘工作概述 秘書工作的內(nèi)容、特性與作用 秘書人員與機構(gòu)設(shè)置 辦公室布置與設(shè)備 息工作 會務(wù)工作 調(diào)研工作 協(xié)調(diào)與督查工作 公文處理 機關(guān)事務(wù)工作 秘書工作的內(nèi)容、特性與作用 秘書 秘書工作的內(nèi)容和特性 秘書工作的作用 秘書工作的前景 秘書 1. 現(xiàn)代秘書的含義 現(xiàn)代的“秘書”是一種職位或職稱，一種社會職業(yè)，是指在 領(lǐng)導(dǎo)身邊或中樞機構(gòu) 工作，并以辦文 (電 )、辦會和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，參與政務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理為主要工作內(nèi)容的專門人員。 2. 現(xiàn)代秘書的分類 按秘書服務(wù)的對象可分為兩類：公務(wù)秘書和非公務(wù)秘書。 (1) 公務(wù)秘書 ：為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國營 (或集體 )企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。 (2) 非公務(wù)秘書 ：由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。非公務(wù)秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團體秘書、個體戶秘書等。 按照秘書所從事的具體工作內(nèi)容又可分為文字秘書、機要秘書、通信秘書、事務(wù)秘書、生活秘書等； 按照秘書承擔的職責范圍的大小和工作任務(wù)輕重可分為高級秘書、中級秘書、初級秘書等。 秘書工作的內(nèi)容和特性 秘書工作是指為機關(guān)、企事業(yè)單位或部門負責人、個體業(yè)主提供服務(wù)的綜合性管理活動。秘書工作的內(nèi)容廣泛，一般包括公文處理、機關(guān)事務(wù)、調(diào)查研究、信息工作、會務(wù)工作、協(xié)調(diào)工作、督查督辦等。 秘書工作始終圍繞領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)班子的決策開展各方面服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作是主線，服務(wù)性和從屬性是秘書工作的根本屬性；秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)個人的耳目、助手和參謀，是領(lǐng)導(dǎo)者的“智囊團”、“外腦”，輔助性是其重要特性；秘書工作既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為同級及下級服務(wù)，還要置身于社會，深入基層、群眾，因此秘書工作還具有機要性、群眾性、綜合性等特性。 秘書工作的作用 助手作用 參謀作用 關(guān)口與窗口作用 耳目作用 協(xié)調(diào)作用 樞紐作用 秘書工作的前景 高薪白領(lǐng)階層、時尙、成長快 組織上是上下級關(guān)系 工作上是同志關(guān)系 在職能上是主輔關(guān)系 秘書人員與機構(gòu)設(shè)置 秘書人員的基本素養(yǎng) 1. 政治和道德素質(zhì)要求 2. 知識結(jié)構(gòu)要求 3. 能力要求 4. 心理素質(zhì)要求 我國現(xiàn)行文秘工作機構(gòu)的設(shè)置 綜合科 信息科 行政人事科 保衛(wèi)科 機要科 信訪辦 督查室 調(diào)研科 文印室 接待辦 辦公室秘書科 圖 1 . 1 地 ( 市 ) 級 文 秘 機 構(gòu) 一 般 設(shè) 置 對外聯(lián)誼部 信息部 調(diào)研咨詢部 保衛(wèi)部 檔案室 總經(jīng)理辦公室文印室 秘書部 圖 1 . 2 公司 文 秘機構(gòu)一般設(shè)置 辦公室布置與設(shè)備 辦公室布置 光線 音樂 空氣 聲音 顏色 淺色或中性的顏色為最佳，走廊宜用明亮的顏色 采用間接柔和的光線 以輕快的古典音樂 防止噪音，力求安靜 相對濕度是 40% 60%、通風良好 現(xiàn)代辦公設(shè)備 會議支持設(shè)備 信息傳輸設(shè)備 文字處理設(shè)備 信息存儲設(shè)備 圖形圖像處理設(shè)備 郵電處理設(shè)備 會議支持設(shè)備 其它設(shè)備 安全設(shè)備 息 工 作 信息的特征 共享性 真實性 真實性 客觀性 信息的作用 是文秘部門為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的基礎(chǔ) 是文秘部門的基本職能 是文秘部門實施有效管理的保證 文秘部門發(fā)揮助手作用的有效途徑 是文秘部門實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變的需要 信息收集 1. 確定信息收集內(nèi)容 2. 建立靈敏信息網(wǎng)絡(luò) 3. 多渠道挖掘信息資源 4. 采用科學收集方法 (1) 綜合法 (2) 調(diào)查法 (3) 辯證法 (4) 閱聽法 (5) 詢訪法 (6) 網(wǎng)絡(luò)法 信息處理 所謂信息處理就是對收集到的各類原始信息資料，進行 數(shù)量 上、 質(zhì)量上和 形式 上的全面整理，使其為工作提供 有利用價值的信息 并儲存信息的過程。信息處理是信息工作的核心，一般包括篩選、整理和編寫等過程。 1. 信息篩選 2. 信息整理 3. 認真編寫信息 信息的傳遞和存儲 單通道傳遞和多通道傳遞 方式 渠道 口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f及網(wǎng)絡(luò)傳遞 編寫信息刊物 信息刊物一般是指本單位內(nèi)部的信息傳遞刊物。一般以黨政機關(guān)較多，常以快報、通訊、專報、簡報等命名。 信息刊物具有保密性、先導(dǎo)性、機關(guān)性和層次性的特點，主要作用是用于下情上傳、上情下達。 信息刊物的編寫要注意選題角度，即選題要準，要選領(lǐng)導(dǎo)者最關(guān)心和社會反映最敏感的熱、難點問題。信息反映的觀點要新穎，內(nèi)容必須真實。信息文稿要短小精悍、內(nèi)容樸實，同時在編寫形式上力求做到多樣化。 會 務(wù) 工 作 會議的含義、分類與作用 1. 會議的含義 會議是貫徹民主集中制原則、發(fā)揚民主、實行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要形式；是實施決策、計劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)等現(xiàn)代管理職能必不可少的重要手段；是貫徹政策、統(tǒng)一思想、議事決策、布置工作、溝通信息、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的有效途徑。 2. 會議的分類 3. 會議的要素與作用 會議的名稱、時間、地點、主持人、與會人員、主要議題、進行方式、文件材料、結(jié)果等。 例行工作會議 專題會議 聯(lián)席會議 布置和總結(jié)會議 座談會 學術(shù)性會議 群眾大會 代表會議和代表大會 現(xiàn)場會議 電話會議 電視會議 網(wǎng)絡(luò)會議 預(yù)備會議 會前工作 1. 確定會議議題 2. 安排會議步驟 3. 擬定與會人員范圍或名單 4. 辦理會議報批手續(xù) 5. 發(fā)會議通知 6. 準備會議文件和材料 7. 選擇和布置會場 8. 排列座次 主賓 主賓 來 賓 7 5 3 1 2 4 6 6 4 2 1 3 5 7 匯報會座次 ( 適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報情況 ) 正門 座談交流會議座次 ( 適合于同級單位座談交流 ) 7 5 3 1 2 4 6 6 4 2 1 3 5 7 主人 主席臺（領(lǐng)導(dǎo)） 7 5 3 1 2 4 6 會 議 代 表 代表會議座次 9. 辦妥后勤服務(wù)事宜 10. 做好新聞發(fā)布工作 11. 進行全面的會前檢查 會中工作 1. 搞好簽到工作 2. 熱情接待會議成員 3. 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進程 4. 擔任會議記錄，編寫會議簡報 5. 調(diào)派車輛 6. 通信保障 7. 居住服務(wù) 8. 會場服務(wù) 9. 會議的新聞報道 10. 會議的宣傳 11. 會議的參觀 12. 會議文體活動 會后工作 1. 會議文件的收退 2. 會議文件的立卷歸檔 3. 會議文件匯編 4. 處理遺忘的物品 5. 完善會務(wù)工作 6. 寄感謝信 7. 打印會議紀要 8. 開總結(jié)會 調(diào) 研 工 作 調(diào)查研究是有目的、有計劃、有步驟地對客觀事物進行觀察和了解并搜集與其相關(guān)的各種事實和資料，進行科學綜合分析，獲得客觀事件發(fā)展規(guī)律的過程。調(diào)查研究是秘書工作的重要組成部分，是獲取各種信息的主要手段，也是領(lǐng)導(dǎo)科學決策的基礎(chǔ)。 調(diào)查研究工作的特性 1. 全面性 2. 實用性 3. 時效性 4. 求實性 5. 超前性 調(diào)查研究的主要方法和程序 1. 調(diào)查研究的主要方法 (1) 觀察法。 (2) 典型調(diào)查法。 (3) 統(tǒng)計調(diào)查法。 (4) 問卷法。 (5) 訪問法。 (6) 開會調(diào)查法。 2. 調(diào)查研究的程序 聯(lián)絡(luò)接洽 調(diào)查記錄 收集資料 了解情況 準備工作 整理分析 補充調(diào)查 編寫調(diào)查報告 協(xié)調(diào)與督查工作 協(xié)調(diào)的意義與內(nèi)容 協(xié)調(diào)是主客體之間為實現(xiàn)一個共同目的而相互溝通、尋找共同點，從而實現(xiàn)某種平衡，達到某種默契的一種行為。 協(xié)調(diào)的原則、要求與方式方法 協(xié)調(diào)工作的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、服從全局、友好協(xié)商、分級負責、相互溝通、竭誠服務(wù)、依靠政策、調(diào)查研究。 常見的協(xié)調(diào)方式有命令式、協(xié)商式、說服式、建議式，有時也采用變更式，即用組織措施將矛盾存在一方或雙方進行工作調(diào)整而達到協(xié)調(diào)目的。 文秘人員開展協(xié)調(diào)工作的方法很多，一般有座談討論法、會談與對話法、會議與會商、會簽法。 督查工作的含義、原則和范圍 督查就是督促檢查，它是指上級機關(guān)對所屬部門、單位貫徹執(zhí)行決策，完成工作任務(wù)情況的督促、檢查、催辦的過程，而該過程常常由領(lǐng)導(dǎo)人委托、委派文秘工作人員來實施。 文秘工作人員在開展督查過程中，要堅持實事求是的原則，以客觀事實為依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實、可靠的情況；要堅持協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則，切合實際開展督查，不搞單打一，不搞片面化；要堅持謙虛謹慎的原則，要平等待人，態(tài)度謙和。 文秘部門開展督查的范圍一般包括：上級領(lǐng)導(dǎo)和本級領(lǐng)導(dǎo)批示督辦的事項；重要會議精神貫徹情況；本部門中心工作及日常重大工作事項的辦理情況；重要文件精神的貫徹情況；新聞單位或其他監(jiān)督機關(guān)提出的批評或建議事項。 文秘部門督查工作的作用與任務(wù) 文秘部門督查工作的任務(wù)主要體現(xiàn)在以下三方面： 1. 克服“進度差”現(xiàn)象 2. 克服“質(zhì)量差”現(xiàn)象 3. 克服“效果差”現(xiàn)象 文秘部門開展督查工作的方法與程序 督查工作的方法很多，主要有直接督查與間接督查、普遍督查與抽樣督查、運用文件督查、運用簡報督查、運用信件督查、運用電話督查、分級督查和歸口督查、分階段督查、跟蹤督查、連續(xù)督查、單項專項督查、綜合督查和聯(lián)合督查等。 督查工作的程序一般包括：交辦、立項、登記轉(zhuǎn)辦與承辦、辦理、催辦、檢查、辦理結(jié)果的審核評估、辦結(jié)情況報告、辦結(jié)登記、立卷歸檔等。 公 文 處 理 公文處理的意義 公文就是公務(wù)文書，是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等在公務(wù)活動中形成的文字材料，如法令、決議、決定等。 公文處理就是通過一系列處理程序，完成公文的擬制、處理和管理的工作過程，是一個機關(guān)、團體、企事業(yè)單位工作的重要組成部分。一個機關(guān)工作的開展，主要通過公文來進行領(lǐng)導(dǎo)和管理。 公文處理的要求為“及時、準確、安全、統(tǒng)一”八字原則，具體有以下幾項任務(wù)： (1) 收文的簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦等工作。 (2) 發(fā)文的核稿、登記、印制、用印、分發(fā)等工作。 (3) 文件傳閱的組織工作。 (4) 文件的清理、保管工作。 收文管理 簽收 登記 擬辦 批辦 傳閱 分發(fā) 立卷歸檔 承辦 催辦 發(fā)文處理 從本機關(guān)發(fā)出的公文，是本機關(guān)的發(fā)文 ,包括 : 請示性文件 批復(fù)性文件 向下發(fā)指導(dǎo)性文件 向上級機關(guān)反映情況的報告 對平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)商洽工作的函 其他文件及電報、信件 發(fā)文處理工作一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、印制、校對、用印、分發(fā)、立卷歸檔等程序。 公文的日常管理與立卷歸檔 公文的日常管理包括對所有公文的存放、清退、銷毀等工作 機關(guān)事務(wù)工作 值班工作 1. 值班工作的含義 指各級機關(guān)文秘部門為保證工作信息靈敏、快速、準確，保障機關(guān)單位運轉(zhuǎn)不因節(jié)假日或休息而中斷，從而保證領(lǐng)導(dǎo)部門進行正確決策而開展的一項經(jīng)常性工作，包括一般機關(guān)文秘部門的門衛(wèi)值班、司機值班等不同形式的值班工作。它是文秘部門的日常工作之一。 2. 值班工作的任務(wù) 一般值班工作的主要任務(wù)是上傳下達、下情上報。 3. 值班工作記錄 值班人員一般常做的值班工作記錄為接待記錄、值班日志和大事記。 保衛(wèi)工作 保衛(wèi)工作主要是指對機關(guān)、經(jīng)濟文化單位及黨和國家經(jīng)濟文化事業(yè)進行安全保衛(wèi)的專門業(yè)務(wù)工作。文秘部門的保衛(wèi)工作是為保護辦公室安全，預(yù)防和打擊盜竊，防止火災(zāi)及其他自然災(zāi)害的發(fā)生，保護辦公室工作人員的身心健康和安全而采取的措施和手段。 保衛(wèi)工作應(yīng)加強防范基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全安全保衛(wèi)制度，抓好法制宣傳教育，落實各種安全目標責任書，堅持好各類安全檢查制度。營造安定的工作環(huán)境，是文秘部門的重要職責，也是本單位創(chuàng)建一流業(yè)績的重要前提。 保密工作 1. 保密工作的含義 保守國家秘密法 第四條規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范、突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針?！边@一方針是根據(jù)國際形式的特點和我國現(xiàn)階段對保密工作的要求，是在總結(jié)了我們黨和國家在保密工作方面的經(jīng)驗、教訓(xùn)的基礎(chǔ)上制定的，無論在任何時候，在哪一個方面，都應(yīng)認真貫徹這一指導(dǎo)性方針。 保密工作具有明顯的政治性、現(xiàn)實性、群眾性、秘密性、相對性等特點。 保密工作的原則是積極防范，突出重點，有保有放，內(nèi)外有別。 2. 秘書人員保密要求 (1) 要重視保密工作，警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗頭及傾向。 (2) 要嚴格遵守保密制度和紀律，在思想上樹立高度的保密觀念和政治責任感，嚴格做到“四不”：即不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看，不該記的不記。 (3) 要掌握一定的保密知識。 (4) 認真處理好信息披露與保密工作的關(guān)系。 3. 文秘部門的保密工作 黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的文秘部門，擔負著重要的保守黨和國家秘密的任務(wù)。文秘部門作為一個機關(guān)單位的綜合部門，要主動與有關(guān)部門配合，努力做好政治、經(jīng)濟、科技、宣傳報道、通信、計算機、涉外、會議和文書工作中的保密工作，保證本單位的保密工作切實落到實處。 印信管理工作 1. 印章的含義 印章是 印和章 的全稱?，F(xiàn)代印章是指刻在固定質(zhì)料上的代表機關(guān)、組織、單位和個人權(quán)力的圖章。秘書部門主要掌管單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章和秘書部門的公章。 文件一經(jīng)蓋上機關(guān)、單位或單位領(lǐng)導(dǎo)人的印章，就表示已經(jīng)受到該機關(guān)、單位的認可并正式生效。印章具有標志作用、權(quán)威作用、法律作用和憑證作用，它分為領(lǐng)導(dǎo)人名章、專用章、公章、鋼印、縮印、套印及電子印章等類型。 2. 印章的制發(fā)與管理 印章是機關(guān)被正式批準成立后，由上級機關(guān)制發(fā)，并經(jīng)批準持上級機關(guān)的批文，到當?shù)毓膊块T指定的刻章單位刻制。經(jīng)過驗收合格的印章，應(yīng)登記，蓋好印簽，以備查考。頒發(fā)印章時，應(yīng)嚴格履行頒發(fā)手續(xù)。印章在正式頒發(fā)啟用前，應(yīng)備文通知相關(guān)單位以防偽造，通知中附有印記；印模除留底外，報上級主管部門備案。印章因故停止使用，應(yīng)封好后交原領(lǐng)導(dǎo)單位予以注銷。 正式印章、專用印章、鋼印和手印等通常由機關(guān)單位秘書人員專職保管。應(yīng)將印章存放在安全、有保密設(shè)施的地方，盡量做到專柜保管，電子印章的使用密碼要嚴格保密。文秘部門應(yīng)備用印登記冊，登記冊要妥善保存，以便日后核查。 印章的使用要有完善的制度保證。蓋出的各種印章，必須保證位置恰當、文字端正、圖形清晰。公文蓋印要蓋在署名的中間，上不可壓住正文，下要騎年蓋月。蓋印時，握法要標準，印泥 (油 )適度，用力均勻，落印平穩(wěn)，字形清晰。 3. 信證的管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明的雙重作用。 來客接待工作 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的“窗口”，一切與外界的聯(lián)系與接待，都由秘書部門直接負責，在改革開放的新形勢下，接待工作顯得尤為重要。 接待工作分為視察接待、參觀接待和事務(wù)接待。接待工作要切實做到熱情主動、周到細致、文明禮貌、井井有條。賓客到達前要弄清來客基本情況，制定落實好各類接待計劃；賓客到達后要做好客人的迎接，安排好食宿，并商議活動日程，安排領(lǐng)導(dǎo)同志看望來賓，組織好各類活動，安排各類宴請，合影留念并做好返程安排等。 接待工作根據(jù)不同內(nèi)容分為外賓接待、領(lǐng)導(dǎo)接待、群眾接待等。接待工作中秘書人員要做到儀容整潔，服務(wù)周到，態(tài)度謙恭，講究禮貌，認真負責，嚴格按規(guī)定辦事。 信訪工作 1. 信訪工作的含義 信訪工作是文秘工作的一項重要