1、 xxx有限公司內(nèi)控管理規(guī)范解讀高瞻遠(yuǎn)矚訂合同前言l在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，民、商事活動(dòng)參與主體眾多，競(jìng)爭(zhēng)激烈，為了明確經(jīng)濟(jì)活動(dòng)參與主體間的權(quán)利義務(wù)，大量經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)運(yùn)而生。 l合同（主要指經(jīng)濟(jì)類合同）是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。l合同是民、商事活動(dòng)的發(fā)端，合同訂立的恰當(dāng)與否、質(zhì)量的高低、可操作性的優(yōu)劣，關(guān)乎各參與主體權(quán)利與義務(wù)的劃分，也事關(guān)民、商事活動(dòng)的成敗，因此訂立合同是與民、商事活動(dòng)參與主體利益相關(guān)頭等大事。合同管理簡(jiǎn)述l從實(shí)踐角度來說，合同管理指的是合同當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)單位的合同目的，結(jié)合具體情況，依據(jù)合同法等有關(guān)法律法規(guī)，在合同從準(zhǔn)備，談判、簽署

2、、生效、履行、變更，直到救濟(jì)權(quán)利、解決糾紛的整個(gè)過程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為的統(tǒng)稱。l合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)依法維護(hù)自身合法權(quán)益的一個(gè)重要方面。l合同管理方面的內(nèi)部控制也已成為企業(yè)內(nèi)部控制體系中的重要內(nèi)容之一。l合同管理作為規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)的重要手段，已越來越被大家所重視。典型案例：出口鑄鐵井蓋出口鑄鐵井蓋50005000公噸的合同公噸的合同l某企業(yè)與港商的合同規(guī)定貨物由買方提供圖樣生產(chǎn)，并經(jīng)買方驗(yàn)收某企業(yè)與港商的合同規(guī)定貨物由買方提供圖樣生產(chǎn)，并經(jīng)買方驗(yàn)收后方可接收，整批貨物分后方可接收，整批貨物分1010批每?jī)稍卵b運(yùn)一批，每

3、提批每?jī)稍卵b運(yùn)一批，每提500500噸。噸。l該合同品質(zhì)條款規(guī)定：該合同品質(zhì)條款規(guī)定：a a 鑄件表面應(yīng)光潔；鑄件表面應(yīng)光潔；b b不得有氣孔、裂紋、不得有氣孔、裂紋、砂眼、縮孔、夾渣和其他鑄造缺陷。砂眼、縮孔、夾渣和其他鑄造缺陷。l合同簽定后，賣方將保證金約合同簽定后，賣方將保證金約2525萬人民幣匯交港商，然后按其提供萬人民幣匯交港商，然后按其提供的圖樣，投入了相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪M(jìn)行試生產(chǎn)。的圖樣，投入了相當(dāng)?shù)娜肆?、物力進(jìn)行試生產(chǎn)。l港方不來驗(yàn)貨。提出當(dāng)?shù)厣虣z代驗(yàn)貨。港方不來驗(yàn)貨。提出當(dāng)?shù)厣虣z代驗(yàn)貨。l商檢人員認(rèn)定光潔概念十分模糊，沒有具體標(biāo)準(zhǔn)和程度，存在著引商檢人員認(rèn)定光潔概念十分模糊，沒

4、有具體標(biāo)準(zhǔn)和程度，存在著引起糾紛的可能。及時(shí)封存產(chǎn)品，進(jìn)行調(diào)查。起糾紛的可能。及時(shí)封存產(chǎn)品，進(jìn)行調(diào)查。l利用品質(zhì)條款詐騙。利用品質(zhì)條款詐騙。l企業(yè)損失了企業(yè)損失了2525萬元的保證金及試生產(chǎn)的人力、物力。萬元的保證金及試生產(chǎn)的人力、物力。合同管理的風(fēng)險(xiǎn)l一、訂立合同的前期準(zhǔn)備不足，可能導(dǎo)致合同的標(biāo)的質(zhì)量要求估計(jì)不足，無法及時(shí)交付，影響合同的質(zhì)量及企業(yè)的收益。l二、未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。l三、合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。l四、合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)利益、信譽(yù)和

5、形象。合同法的基本原理甲甲乙乙要約邀請(qǐng)要約邀請(qǐng)，如：招標(biāo)公告、招股說明書、拍賣公告、商業(yè)廣告要約要約是希望和他人訂立合同的意思表示，該表示應(yīng)內(nèi)容具體，且表明經(jīng)受要約人承諾，要約人即受該意思表示約束。如商場(chǎng)里的標(biāo)價(jià)。承諾（生效）承諾（生效）承諾承諾是受要約人同意要約的意思表示。要約邀請(qǐng)要約邀請(qǐng)要約要約合同的形成及生效合同簽定流程合同簽定流程合同風(fēng)險(xiǎn)管理合同風(fēng)險(xiǎn)管理前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審l合同評(píng)審：按對(duì)方的要約邀請(qǐng)（公告廣告信息等）組織相關(guān)部門人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析。l1、公司中起關(guān)鍵作用的是營(yíng)銷部門，他們要尋找客戶、替公司招攬生意。營(yíng)銷部門的效率可以用其努力維持的訂貨數(shù)量來衡

6、量。l2、維持訂貨量是一回事，要使顧客充分滿意又是另一回事，公司可以靠營(yíng)銷人員的努力或廣告宣傳激起銷售力來維持足夠的訂貨量，然而能夠讓客戶滿意的，只能是產(chǎn)品質(zhì)量和按時(shí)交貨。如承諾了公司不能做到的交貨時(shí)間表，或技術(shù)準(zhǔn)備不足，即使說服了客戶，推遲交貨期，但對(duì)公司的信譽(yù)、產(chǎn)品都存有潛在的危險(xiǎn)。前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審3、銷售部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等部門對(duì)項(xiàng)目評(píng)審的交流，可以使銷售人員對(duì)設(shè)備與工藝的理解，更好地與客戶進(jìn)行談判;通過技術(shù)確認(rèn)，更好地理解客戶的工藝及設(shè)備需求，為客戶提供最適宜的設(shè)備及技術(shù)方案，也使技術(shù)人員更加了解市場(chǎng)需求，提高自身技術(shù)能力; 通過財(cái)務(wù)分析，了解對(duì)方的資信狀況，也

7、對(duì)項(xiàng)目成本有所了解，對(duì)項(xiàng)目定價(jià)提出合理的建議。l4、為了確認(rèn)能夠保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目, 需相關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)能力、生產(chǎn)能力和物料進(jìn)行確認(rèn),掃除生產(chǎn)過程中的不確定因子,更準(zhǔn)確地評(píng)估項(xiàng)目的盈利預(yù)算和進(jìn)度安排，避免因生產(chǎn)過程中出現(xiàn)解決不了的問題而影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨時(shí)間。前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審前期準(zhǔn)備一：合同評(píng)審l5、合同評(píng)審的內(nèi)容lg.其他：交貨方式、付款條件、運(yùn)輸保險(xiǎn)、違約責(zé)任等 前期準(zhǔn)備二:合同調(diào)查l合同調(diào)查：對(duì)合同對(duì)方要進(jìn)行信息調(diào)研，充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。預(yù)防l1、主體資質(zhì)虛假：例如合同當(dāng)事人是不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力，或不具備特

8、定資質(zhì)，或與無權(quán)代理、無處分權(quán)的行為人或代理人。l2、提供虛假信用狀況信息，無能力償付全部貨款。l3、假借訂合同，惡意進(jìn)行磋商，打壓相關(guān)客戶。l4、故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)。l5、有其他違背誠(chéng)實(shí)信用原則的行為。合同法的基本原理合同的內(nèi)容合同的內(nèi)容1、當(dāng)事人的名稱或姓名住所；2、標(biāo)的明細(xì)：如服務(wù)、產(chǎn)品；3、數(shù)量；4、質(zhì)量、技術(shù)要求；5、價(jià)款報(bào)酬：含稅價(jià)與不含稅；6、履行期限、地點(diǎn)和方式；7、結(jié)算方式、開票要求。8、違約責(zé)任：務(wù)必對(duì)主要義務(wù)約定明確；9、解決爭(zhēng)議方式：仲裁、訴訟。訂立合同l一、合同談判：l初步確定擬簽約對(duì)象后，相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商

9、合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。l該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：忽略合同重大問題或在重大問題上做出不恰當(dāng)讓步；談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益受損；泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。 l措施：1、收集資料，知己知彼。l2、關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)。l3、充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略 。l4、加強(qiáng)保密工作，建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。l5、保好完整的書面記錄，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。 訂立合同l二、合同文本擬定 ：l談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。l該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：選擇不恰當(dāng)?shù)暮?/p>

10、同形式；合同與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)等發(fā)生沖突；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確，或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損；有意拆分合同、規(guī)避合同管理規(guī)定等。l措施：l1、除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。l2、嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)協(xié)調(diào)一致l3、銷售部門起草，相關(guān)部門審核，避免用模糊字、詞。l4、歸口管理和授權(quán)審批，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。l5、認(rèn)真審查由對(duì)方起草的合同，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確，特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫的欄目，如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。

11、訂立合同l三、合同審核l 合同文本擬定完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。l 該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款；發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?；合同起草人員沒有根據(jù)意見修改合同，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。l 措施：l1、合同的分級(jí)管理、分別授權(quán)審核。l2、重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，內(nèi)容是否符合經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。l3、建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部、內(nèi)部審計(jì)部、技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核。l4、認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待審核意見，對(duì)審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄，必要時(shí)對(duì)合同條款作

12、出修改并再次提交審核。訂立合同l四、合同簽署l經(jīng)審核同意簽訂的合同，正式簽署并加蓋企業(yè)合同專用章。l該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)：超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無效等。l措施：l1、正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。l2、嚴(yán)格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專用章使用情況以備查。l3、采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。履行合同l遵

13、循誠(chéng)實(shí)信用原則，全面履行合同。l主要風(fēng)險(xiǎn)：合同生效后，對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，導(dǎo)致合同無法正常履行；在合同履行過程中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施；l措施：l1、強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收。l2、對(duì)合同對(duì)方的履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。中期履行監(jiān)督中期履行監(jiān)督是否違約對(duì)方自身合同管理機(jī)制持續(xù)改善合同風(fēng)險(xiǎn)管理l3、根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同：對(duì)于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容、對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等

14、客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；締約過失責(zé)任締約過失責(zé)任l當(dāng)事人在訂立合同過程中，往往基于良好的合作意愿或礙于情面，不愿意提及合同目的不能實(shí)現(xiàn)所產(chǎn)生的違約責(zé)任，總是要求先把事情做起來，有了問題再協(xié)商。而一旦因合同目的不能實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生大的風(fēng)險(xiǎn)就造成雙方分歧嚴(yán)重協(xié)商不能的后果。合同糾紛處理不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。l加強(qiáng)合同糾紛管理:合同條款中應(yīng)列明締約過失責(zé)任締約過失責(zé)任。履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序

15、及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。締約過失責(zé)任締約過失責(zé)任l對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。賠償范圍：賠償范圍：la、訂立合同所支出，如交通費(fèi)、通訊費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等lb、準(zhǔn)備履行或履行合同所支出，如材料準(zhǔn)備、倉儲(chǔ)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等lc、主張合同無效或可撤銷時(shí)支出的訴訟費(fèi)用或其他費(fèi)用ld、上述費(fèi)用的利息損失le、喪失與他人簽約機(jī)會(huì)等情形下產(chǎn)生的間接損失違約處理違約處理合同風(fēng)險(xiǎn)管理l企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)

16、辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。l處理流程合同結(jié)算l合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)辦理。l該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款等。l措施：l1、財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。l2、未收到合同預(yù)定款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)通知相關(guān)部門，不發(fā)送貨物。l3、未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。合同登記l合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。l該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。l措施：l1、加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷號(hào)和歸檔手續(xù)，以實(shí)行合同的全過程封閉管理。l2、建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。l3、加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。l4、規(guī)