1、 第一章總則第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)總部的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)、決策和其他各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定,結(jié)合集團(tuán)的特點(diǎn),特制定本辦法。第二條集團(tuán)總部檔案是指各公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄的總和。第三條檔案工作是記錄公司歷史、提供參考依據(jù)、保護(hù)公司合法權(quán)益的一項(xiàng)重要工作?？偛堪褭n案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃及有關(guān)人員職責(zé)范圍,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。第四條總部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則,確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開(kāi)發(fā)利用。第五條本辦法適用于集團(tuán)總部的檔案工作。第二章領(lǐng)導(dǎo)體制、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條總部設(shè)綜合檔案室,隸

2、屬于行政部,既是集團(tuán)檔案的保管中心,又是集團(tuán)檔案工作的業(yè)務(wù)管理中心,負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)。第七條綜合檔案室的職責(zé):(一貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策。(二建立健全集團(tuán)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。(三負(fù)責(zé)總部各類檔案的接收、整理、編目、鑒定、保管工作。(四開(kāi)展檔案提供利用工作。第八條各職能部門(mén)設(shè)置兼職檔案員。兼職檔案員的職責(zé):(一負(fù)責(zé)所屬部門(mén)日常文件的收發(fā)、登記工作。(二負(fù)責(zé)所屬部門(mén)日常文件的收集和整理工作,保證文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。(三按規(guī)定時(shí)間向綜合檔案室移交指定檔案。(四檔案的提供利用工作。 第三章文件材料的歸檔第九條各職能部門(mén)必須指定各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)日常文

3、件的收集、積累和整理,并定期向綜合檔案室移交。各高層領(lǐng)導(dǎo)的文件由其秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、積累和整理,并定期向綜合檔案室移交。所有員工必須將自己處理完畢的檔案及時(shí)向本部門(mén)兼職檔案員移交,任何人不得將文件拒為私有。(一公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員外出參加完重要活動(dòng)后的會(huì)議紀(jì)要、合同等文件要及時(shí)向秘書(shū)或部門(mén)兼職檔案員移交。(二各部門(mén)兼職檔案員要主動(dòng)收集部門(mén)的文件。(三一項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束后,由承辦部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集相關(guān)文件。第十條歸檔范圍(一行政服務(wù)部、綜合管理部、財(cái)務(wù)部、全質(zhì)環(huán)境辦、技術(shù)質(zhì)量中心、開(kāi)發(fā)中心、制造中心、計(jì)劃部、技術(shù)服務(wù)部、銷售公司、市場(chǎng)部等的文書(shū)檔案。(二工程前期檔案、竣工圖檔案和竣工驗(yàn)

4、收檔案等。(三和上述檔案配套的各種載體的檔案(包括聲像檔案、電子檔案和實(shí)物檔案。(四財(cái)務(wù)部、資金部、人力資源部的專項(xiàng)檔案由各部門(mén)自行保管。(五具體的歸檔范圍見(jiàn)文件歸檔范圍和保管期限表。第十一條歸檔時(shí)間(一各部門(mén)及各高層領(lǐng)導(dǎo)每月的檔案于次月10號(hào)前向檔案室移交。(二聲像檔案(照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)和實(shí)物檔案(榮譽(yù)品、紀(jì)念品等在產(chǎn)生后及時(shí)向綜合檔案室歸檔。(三凡能電子化的檔案,電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的文件材料一起歸檔。(四工程前期檔案及時(shí)向總部綜合檔案室移交一份備存。(五各部門(mén)重要文件需及時(shí)移交綜合檔案室,具體見(jiàn)及時(shí)歸檔文件清單。第十二條歸檔文件材料的質(zhì)量要求(一歸檔的文件材料要準(zhǔn)確、齊全、完整

5、。(二歸檔的文字材料應(yīng)符合規(guī)范,字跡工整,采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料或者 打印文件,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁止使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料,如鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水、紅色墨水等。(三歸檔的文件材料一般應(yīng)為原件。(四電子檔案實(shí)行雙套制,紙質(zhì)文件和配套的電子文件一起歸檔,以防電子文件的破壞和損失,維護(hù)檔案的完整與安全。第十三條歸檔文件的移交手續(xù)(一各相關(guān)部門(mén)按規(guī)定的時(shí)間向綜合檔案室移交檔案。(二移交方填寫(xiě)移交清冊(cè)目錄。(三交接雙方根據(jù)移交目錄認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)后,在移交清冊(cè)目錄上簽字確認(rèn)。移交清冊(cè)一式兩份,交接雙方各存一份備查。第四章檔案的整理第十四條整理應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系

6、,便于檔案的保管和利用。第十五條檔案整理。總部檔案實(shí)行各職能部門(mén)兼職檔案員初步整理,綜合檔案室最終整理的制度。初步整理的步驟:(一各部門(mén)兼職檔案員按照項(xiàng)目分類,結(jié)合文件歸檔范圍和保管期限表中的分類要求,準(zhǔn)備若干檔案盒,在檔案盒的盒脊上用鉛筆填寫(xiě)“年度”、“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題”的內(nèi)容。具體地“年度”欄位填寫(xiě)文件的生成年度,如“2005”“2006”?！皺C(jī)構(gòu)(問(wèn)題”填寫(xiě)部門(mén)名稱或簡(jiǎn)稱及文件的類別,部門(mén)和文件類別之間用“-”隔開(kāi),如“行政部-合同管理”。(二日常文件處理完畢后,按照文件歸檔范圍和保管期限表所列的歸檔范圍,對(duì)文件進(jìn)行鑒別和剔除,將需要?dú)w檔的文件放入所屬類別的檔案盒內(nèi),在每件文件的右上角用鉛筆編

7、制件號(hào),并編制歸檔文件目錄(見(jiàn)文書(shū)檔案整理細(xì)則附件二,從而實(shí)現(xiàn)檔案的初步整理。(三每月的初步整理完畢移交后,下月的檔案屬于同一類的接著上月的順序編 號(hào),新加類別的從“1”開(kāi)始編號(hào)。初步整理需使檔案按類分盒裝好,并有對(duì)應(yīng)的歸檔文件目錄。如不符合以上要求,綜合檔案室權(quán)退回檔案,要求各部門(mén)重新整理。第十六條綜合檔案室于次年3月底完成當(dāng)年檔案的最終整理。檔案最終整理方法見(jiàn)文書(shū)檔案整理細(xì)則和科技檔案整理細(xì)則。第五章檔案的保管第十七條公司總部的檔案裝具為檔案密集架和檔案柜。第十八條存放檔案的排架方法為自上而下,從左至右,整齊排放,便于查找。第十九條保持檔案裝具的清潔衛(wèi)生,做到防塵、防火、防盜、防光、防潮、

8、防蟲(chóng)、防鼠,保護(hù)檔案安全。第二十條檔案工作人員嚴(yán)守檔案信息內(nèi)容安全,防止檔案信息泄密。第六章檔案的鑒定和銷毀第二十一條鑒定銷毀的原則(一對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,提出存毀意見(jiàn)。(二確定無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。第二十二條檔案的保管期限分為三種,永久(50年以上、長(zhǎng)期(1650年和短期(15年以下。第二十三條分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室組成鑒定小組。第二十四條綜合檔案室列出超過(guò)檔案保管期限的檔案清單,按照檔案類別報(bào)送各相關(guān)所屬部門(mén)、及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),由部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)超過(guò)檔案保管期限的檔案批示檔案銷毀意見(jiàn)。第二十五條經(jīng)過(guò)鑒定,對(duì)確定已經(jīng)失去保存價(jià)值需要銷毀

9、的檔案,由綜合檔案室編制銷毀清冊(cè),經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)最終審批后,進(jìn)行銷毀。第二十六條銷毀檔案由檔案管理人員進(jìn)行,各部門(mén)派一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀完畢,銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽字,檔案銷毀清冊(cè)作為永久卷保存。 第二十七條不在歸檔范圍之列的一般性、臨時(shí)性文件由各部門(mén)自行保管,保管2年后,由部門(mén)總經(jīng)理或負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,可進(jìn)行銷毀。第七章檔案的利用第二十八條公司內(nèi)部人員如因工作需要,需要借閱檔案時(shí),進(jìn)行借閱登記審批后可進(jìn)行借閱。借閱限承諾時(shí)間內(nèi)(一般不超過(guò)一天歸還,需延續(xù)借閱時(shí),需辦理續(xù)借手續(xù)。第三十條查閱或借閱秘密、機(jī)密檔案,需文件形成部門(mén)的總經(jīng)理簽字同意后方可查閱或借閱。查閱或借閱絕密檔案需經(jīng)中心總經(jīng)理簽字同意后方可查閱或借閱。第三十一條所借檔案,不得轉(zhuǎn)借他人,不得涂改、損壞