1、物業(yè)管理手冊(cè):記錄控制工作程序物業(yè)管理手冊(cè)：記錄掌握程序1、目的對(duì)記錄進(jìn)行有效掌握，為服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求和管理體系有效運(yùn)行供應(yīng)證據(jù)。2、適用范圍適用于對(duì)管理體系運(yùn)行中記錄的掌握。3、職責(zé)3.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)公司各種記錄的管理、監(jiān)督和歸檔工作。3.2各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門記錄進(jìn)行收集、整理和保管工作。4、程序4.1記錄的格式4.1.1各部門提出本部門質(zhì)量記錄格式，經(jīng)品質(zhì)部編號(hào)后備案。4.1.2品質(zhì)部依據(jù)實(shí)際狀況統(tǒng)一確定記錄的格式和編號(hào)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.1.3質(zhì)量記錄的修改，由各責(zé)任部門提出申請(qǐng)、并設(shè)計(jì)新的質(zhì)量記錄格式，經(jīng)品質(zhì)部編號(hào)后備案，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.1.4記錄的編號(hào)按

2、文件掌握程序中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，每一種質(zhì)量記錄表格均應(yīng)有唯一的名稱，并通過(guò)對(duì)質(zhì)量記錄表格的編號(hào)加以識(shí)別。4.2記錄的填制要求4.2.1記錄、表格填寫必需用鋼筆或中性筆，統(tǒng)一為黑色字體，內(nèi)容完整、真實(shí)。4.2.2記錄填寫應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清楚，不得隨便涂改；如因某種緣由不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)采納“-”劃去，各相關(guān)欄目簽名應(yīng)簽全名。4.2.3修改要用“-”劃去，在其上方更改并由更改人簽上姓名和日期。4.3記錄的收集和保存4.3.1各相關(guān)部門每月26日前將本月服務(wù)過(guò)程檢驗(yàn)單、空置房屋檢驗(yàn)單和依據(jù)業(yè)主回訪單、業(yè)主投訴處置單等狀況進(jìn)行匯總填寫的月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成狀況統(tǒng)計(jì)分析交品質(zhì)部。4.3.2品質(zhì)部

3、每月28日前依據(jù)服務(wù)過(guò)程檢驗(yàn)單、品質(zhì)部抽檢單和月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成狀況統(tǒng)計(jì)分析填寫月管理目標(biāo)、指標(biāo)檢驗(yàn)匯總分析，并發(fā)放到各相關(guān)部門。4.3.3各相關(guān)部門依據(jù)上月月管理目標(biāo)、指標(biāo)檢驗(yàn)匯總分析填寫不合格項(xiàng)訂正（預(yù)防）措施于每月5日前交品質(zhì)部。4.3.4接待專員或接待主管每月月底前將本月修理任務(wù)單交相關(guān)客服主管入檔保存。4.3.5各部門人員的工作日志由各部門第一責(zé)任人負(fù)責(zé)進(jìn)行收集、保存。4.3.6各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門全部記錄進(jìn)行裝訂和歸檔管理。記錄可以以磁盤、電子文檔等媒體方式保存或傳遞。4.3.7記錄的保存期限及保存地點(diǎn)見(jiàn)附錄。4.4記錄的查閱4.4.1如需查閱公司保存的記錄時(shí)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人同意，填

4、制記錄查閱單后方可查閱，其內(nèi)容包括：查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間、記錄編號(hào)等。4.4.2查閱的文件必需保證其完好無(wú)損，歸還時(shí)應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)。4.5記錄的愛(ài)護(hù)、銷毀4.5.1記錄必需實(shí)施專人管理，每月月底進(jìn)行整理一次，保證其完好性。4.5.2記錄保存時(shí)間見(jiàn)附表，超過(guò)年限時(shí)由相關(guān)部門填制記錄銷毀單，并報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后由品質(zhì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀，銷毀單內(nèi)容包括：銷毀的文件名稱、件數(shù)、編號(hào)、銷毀人、監(jiān)毀人、審批人等。4.6品質(zhì)部每季度對(duì)各部門的填寫和保管狀況進(jìn)行抽查并填制品質(zhì)部抽檢單5、相關(guān)文件5.1文件掌握程序6、相關(guān)記錄6.1記錄查閱單JW/JL-4.2.4-0016.2記錄銷毀單JW/JL-4.2.