1、農(nóng)村環(huán)境建設(shè)EPC項(xiàng)目采購組織機(jī)構(gòu)及矩陣管理1概述1) SEI實(shí)行矩陣式項(xiàng)目管理模式，即采用永久性的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)與根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模組成的項(xiàng)目組相結(jié)合的管理模式，項(xiàng)目執(zhí)行人是項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行人是采購經(jīng)理，他受項(xiàng)目經(jīng)理和采購部主任的雙重領(lǐng)導(dǎo)，向項(xiàng)目經(jīng)理和采購部主任報(bào)告工作。2) 在項(xiàng)目組內(nèi)設(shè)項(xiàng)目采購組，項(xiàng)目采購組成員受采購經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目組內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系以及項(xiàng)目組與專業(yè)部門的關(guān)系按項(xiàng)目組織規(guī)定執(zhí)行。2組建項(xiàng)目采購組1) 采購經(jīng)理由采購部提名，項(xiàng)目部主任任命。按項(xiàng)目組主要管理人員任命的規(guī)定執(zhí)行。采購經(jīng)理在其項(xiàng)目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，并在業(yè)務(wù)上接受采購部的指導(dǎo)和的技術(shù)支持。2) 在項(xiàng)目經(jīng)理和采購部

2、的領(lǐng)導(dǎo)下，按照項(xiàng)目組織規(guī)定組建項(xiàng)目采購組。項(xiàng)目采購組成員，由采購經(jīng)理提名，采購部主任任命。詳見項(xiàng)目組主要管理人員任命的規(guī)定。3項(xiàng)目采購組織機(jī)構(gòu)3.1組織機(jī)構(gòu)圖采購組分八個(gè)職能組，詳見項(xiàng)目采購組織機(jī)構(gòu)簡圖。采購組內(nèi)設(shè)采購副經(jīng)理、采買工程師、催交工程師、檢驗(yàn)工程師、運(yùn)輸協(xié)調(diào)員、合同管理工程師、項(xiàng)目采購秘書、倉庫主任等崗位，詳見采購部崗位責(zé)任制和項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定。在各職能組內(nèi)實(shí)行一人多崗，一專多能，考核上崗。3.2綜合管理組綜合管理組為項(xiàng)目提供綜合計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、進(jìn)度跟蹤、趨勢(shì)分析、文件檔案管理、信息控制等方面的服務(wù)和管理。同時(shí)在可控成本控制和人力資源平衡上協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行管理。項(xiàng)目采購經(jīng)理 項(xiàng)目采購組

3、織機(jī)構(gòu)簡圖3.3各專業(yè)采購組1) 專業(yè)采購組負(fù)責(zé)該類設(shè)備、材料的采購計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸協(xié)調(diào)、現(xiàn)場開箱檢驗(yàn)、現(xiàn)場服務(wù)等采購全過程的工作內(nèi)容。2) 每一專業(yè)采購組設(shè)組長一名，協(xié)助采購經(jīng)理組織該類設(shè)備、材料的采購及進(jìn)行采購管理。每類主要的設(shè)備、材料，有一位專家采購工程師，配有助理采購工程師。他們能與設(shè)計(jì)專業(yè)室的請(qǐng)購單發(fā)出人密切配合，他們也熟悉技術(shù)要求及采用的規(guī)范，并了解市場情況，制造廠的車間負(fù)荷，任何時(shí)候的生產(chǎn)能力等等。采購工程師對(duì)于特殊設(shè)備、材料及服務(wù)類別的專門化確保了項(xiàng)目的采購力量最佳化和采購的設(shè)備、材料的質(zhì)量。3) 專業(yè)采購工程師在采購過程中的不同階段或不同場合分別為采買工

4、程師、催交工程師、檢驗(yàn)工程師、運(yùn)輸協(xié)調(diào)員和采購現(xiàn)場代表，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，行使相應(yīng)的權(quán)力。3.4現(xiàn)場采購組1) 為了加強(qiáng)現(xiàn)場物資管理，成立現(xiàn)場采購組，由采購副經(jīng)理主管，接受采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)，向采購經(jīng)理匯報(bào)工作。2) 現(xiàn)場物資管理是指由項(xiàng)目采購組對(duì)其所采購的設(shè)備、材料從合同交貨地接運(yùn)到出庫移交全過程的管理工作。包括設(shè)備、材料的接運(yùn)、開箱檢驗(yàn)、入庫、保管和發(fā)放等工序。3) 現(xiàn)場采購組同時(shí)承擔(dān)由采購部本部下達(dá)的當(dāng)?shù)夭少徣蝿?wù)和現(xiàn)場請(qǐng)購、緊急采購事宜。4) 現(xiàn)場采購組主要分接運(yùn)、開箱檢驗(yàn)、倉庫管理、采購四個(gè)職能小組（詳見現(xiàn)場采購組織機(jī)構(gòu)簡圖），并設(shè)有相應(yīng)的崗位，詳見項(xiàng)目采購實(shí)施手冊(cè)和現(xiàn)場物資管理工作程序。4

5、項(xiàng)目采購組各崗位職責(zé)項(xiàng)目采購組各崗位的主要工作內(nèi)容、職責(zé)與權(quán)限詳見采購部崗位責(zé)任制和項(xiàng)目采購經(jīng)理的職責(zé)以及適用于該項(xiàng)目的項(xiàng)目采購實(shí)施手冊(cè)。必要時(shí)，可以增減工作崗位。一個(gè)采購人員可以同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)崗位，也可在不同時(shí)期負(fù)責(zé)不同的工作崗位，按該項(xiàng)目的項(xiàng)目采購實(shí)施手冊(cè)執(zhí)行。4.1采購經(jīng)理1）工作關(guān)系采購經(jīng)理在項(xiàng)目經(jīng)理和采購部主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)項(xiàng)目采購及采購管理工作； 現(xiàn)場采購組織機(jī)構(gòu)簡圖采購經(jīng)理代表工程公司與分承包方簽訂采購合同；公司通過采購經(jīng)理處理與采購有關(guān)的各項(xiàng)問題。2）主要職責(zé)a. 采購經(jīng)理在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)項(xiàng)目采購與采購管理，包括所需設(shè)備、材料廠商確定、采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)

6、輸和現(xiàn)場物資管理。b. 參加項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作，組織起草承包合同采購附件及分包協(xié)議。c. 組織編制項(xiàng)目采購計(jì)劃和項(xiàng)目采購實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃。d. 負(fù)責(zé)制訂項(xiàng)目采購程序和項(xiàng)目采購實(shí)施手冊(cè)。e. 負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目設(shè)備、材料分承包方名單并按程序獲得批準(zhǔn)。f. 根據(jù)項(xiàng)目采購任務(wù)情況，向采購部提出采購組機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備意見。g. 接受設(shè)計(jì)組和控制組共同提出的設(shè)備、材料請(qǐng)購文件，確定設(shè)備、材料計(jì)劃訂單，組織采購及采購分包。h. 主持項(xiàng)目采買工作，代表公司與分承包方簽訂采購合同或訂單。i. 組織采購組成員進(jìn)行催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、接貨、開箱檢驗(yàn)、入庫、保管和發(fā)放等工作。j. 組織編制采購進(jìn)展月報(bào)，進(jìn)行費(fèi)用、進(jìn)度檢測(cè)，定期

7、召開采購計(jì)劃執(zhí)行情況檢查分析會(huì)，針對(duì)存在的主要問題，提出解決辦法，并及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理和采購部報(bào)告。k. 組織設(shè)備、材料的采購現(xiàn)場服務(wù)工作。l. 組織編寫項(xiàng)目采購?fù)旯?bào)告。3）主要職權(quán)a. 采購經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目采購所有文件具有審查權(quán)。除有特別規(guī)定外，采購經(jīng)理對(duì)依采購程序推薦出的設(shè)備、材料分承包方具有批準(zhǔn)權(quán)。b. 采購經(jīng)理對(duì)該項(xiàng)目所有訂貨文件具有批準(zhǔn)權(quán)，經(jīng)公司授權(quán)代表SEI與分承包方簽定采購合同。c. 采購經(jīng)理對(duì)設(shè)備材料的不合格品有權(quán)拒收。d. 采購經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目采購組中人員工作安排具有建議權(quán)。e. 采購經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目采購組人員的工作有監(jiān)督權(quán)。4.2采購副經(jīng)理1) 采購副經(jīng)理在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下工作，是采購經(jīng)理的助

8、手，主要職責(zé)是分管現(xiàn)場采購組；2) 全面負(fù)責(zé)現(xiàn)場設(shè)備、材料的接運(yùn)、開箱檢驗(yàn)、入庫、保管、發(fā)放工作；3) 負(fù)責(zé)編制現(xiàn)場各類工作計(jì)劃，并對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控；4) 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)現(xiàn)場采購組與其它部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)、關(guān)系協(xié)調(diào)；5) 配合采購組本部，做好采購現(xiàn)場服務(wù)工作。6) 負(fù)責(zé)采購經(jīng)理安排的其它管理工作。4.3采購計(jì)劃工程師1) 采購計(jì)劃工程師在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，代表采購經(jīng)理行使有關(guān)計(jì)劃及進(jìn)度控制的職能。2) 協(xié)助采購經(jīng)理編寫采購計(jì)劃及進(jìn)展報(bào)告，明確本項(xiàng)目采用的實(shí)物工作檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍、報(bào)告格式和設(shè)計(jì)、施工的進(jìn)度協(xié)調(diào)程序。3) 根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃，在采購經(jīng)理的指導(dǎo)下主持編制項(xiàng)目采購實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃。指導(dǎo)

9、編制和確認(rèn)采購作業(yè)計(jì)劃。4) 按項(xiàng)目控制要求，指導(dǎo)項(xiàng)目采購組進(jìn)行采購進(jìn)度跟蹤、實(shí)耗資源統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)處理，對(duì)采購進(jìn)展進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)與分析，提出執(zhí)行情況報(bào)表和預(yù)測(cè)報(bào)告，向采購經(jīng)理提出建議和意見。5) 根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際進(jìn)度，按照項(xiàng)目控制要求，檢測(cè)項(xiàng)目采購實(shí)際進(jìn)展情況和執(zhí)行效果。組織召開進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)，適時(shí)調(diào)整項(xiàng)目采購實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃并監(jiān)督執(zhí)行。6) 定期編制項(xiàng)目采購月報(bào)和其它狀態(tài)報(bào)告，列出各項(xiàng)工作的進(jìn)度、完成情況和存在問題，報(bào)項(xiàng)目采購經(jīng)理。4.4采買工程師1) 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展采買工作，向采購經(jīng)理匯報(bào)工作；2) 協(xié)助采購經(jīng)理編制項(xiàng)目采購計(jì)劃、采購實(shí)施計(jì)劃并制訂采買作業(yè)計(jì)劃；3) 協(xié)助采購經(jīng)理編制項(xiàng)目采購設(shè)

10、備、材料分承包方名單；4) 審查請(qǐng)購文件，以保證包括了采購所需的全部技術(shù)資料和信息；5) 編制商務(wù)詢價(jià)文件，包括：詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知、采購合同基本條款等；6) 組織編制完整的詢價(jià)文件，提交采購經(jīng)理批準(zhǔn)；7) 向選定的詢價(jià)對(duì)象發(fā)出完整的詢價(jià)文件；8) 督促分承包方按要求報(bào)價(jià)并接收?qǐng)?bào)價(jià)；9) 負(fù)責(zé)報(bào)價(jià)商務(wù)評(píng)價(jià)，組織報(bào)價(jià)的綜合評(píng)價(jià)，提供采購經(jīng)理批準(zhǔn)；10) 組織參加分承包方協(xié)調(diào)會(huì)；11) 根據(jù)詢價(jià)文件和中標(biāo)的報(bào)價(jià)文件等匯編合同文件報(bào)采購經(jīng)理批準(zhǔn)；12) 向中標(biāo)的分承包方發(fā)出完整的合同文件；13) 在采買期間負(fù)責(zé)與分承包之間的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)；14) 負(fù)責(zé)處理合同執(zhí)行過程中與采買相關(guān)的事宜。4.5催交工程師1)

11、 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)設(shè)備、材料的催交工作；2) 負(fù)責(zé)編制催交計(jì)劃 ，特別是關(guān)鍵設(shè)備、材料的催交計(jì)劃；3) 負(fù)責(zé)分管的訂單催交工作，保持與分承包方的聯(lián)系，按照確定的催交控制等級(jí)進(jìn)行催交，會(huì)同設(shè)計(jì)責(zé)任人督促分承包方按時(shí)提交規(guī)定的圖紙、資料和最終產(chǎn)品；4) 獲取分承包方的工作進(jìn)度計(jì)劃和其分包進(jìn)度計(jì)劃；5) 督促分承包方按合同要求及時(shí)提交規(guī)定的圖紙、資料和文件；6) 了解并督促供貨廠商的生產(chǎn)進(jìn)度、外協(xié)件的落實(shí)情況等確保分承包方的制造進(jìn)度滿足合同規(guī)定要求；7) 一旦發(fā)現(xiàn)有延期傾向或已發(fā)生拖延，立即向采購經(jīng)理匯報(bào)，并負(fù)責(zé)提出建議的補(bǔ)救措施，盡量減小由此造成的對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度的不良影響；8) 檢查設(shè)備、材

12、料的檢驗(yàn)、試驗(yàn)和裝運(yùn)的準(zhǔn)備情況；9) 檢查供貨廠商貨運(yùn)文件是否齊全，運(yùn)輸計(jì)劃是否落實(shí)；10) 負(fù)責(zé)催交合同規(guī)定的最終資料，如質(zhì)量證明書和操作手冊(cè)等；11) 按規(guī)定要求定期向有關(guān)人員和部門提交設(shè)備、材料的制造狀態(tài)報(bào)告、催交狀態(tài)報(bào)告和設(shè)備、材料到貨狀態(tài)報(bào)告。4.6檢驗(yàn)工程師1) 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)交辦的設(shè)備、材料的檢驗(yàn)工作，保證最終產(chǎn)品的質(zhì)量符合合同文件的要求；2) 制訂所分管合同的設(shè)備、材料的檢驗(yàn)計(jì)劃，明確檢驗(yàn)內(nèi)容和檢驗(yàn)控制點(diǎn)；3) 負(fù)責(zé)向采購經(jīng)理提出召開關(guān)鍵設(shè)備材料預(yù)檢驗(yàn)會(huì)議的書面提議；4) 設(shè)備制造進(jìn)程中，當(dāng)有需要設(shè)計(jì)組解決或批準(zhǔn)的問題時(shí)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)；5) 審核和檢查分承包方提交的各種檢

13、驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告和質(zhì)量證明；6) 參加設(shè)備、材料分承包現(xiàn)場的監(jiān)造、中間檢驗(yàn)、車間檢驗(yàn)、最終檢驗(yàn)/試驗(yàn)和包裝檢驗(yàn)；7) 提交檢驗(yàn)狀態(tài)報(bào)告和檢驗(yàn)報(bào)告；8) 對(duì)不合格品和不合格工序進(jìn)行有效控制，必要時(shí)開具拒收記錄；9) 參加開箱檢驗(yàn)，確認(rèn)實(shí)際到貨與文件合同相符，并負(fù)責(zé)向接收單位辦理驗(yàn)收和交接手續(xù)。若發(fā)現(xiàn)問題，負(fù)責(zé)協(xié)助向責(zé)任方交涉，直至索賠或拒收；10) 參加進(jìn)口物資在海港、空港的檢驗(yàn)、驗(yàn)收工作；會(huì)同海關(guān)、商檢等機(jī)構(gòu)進(jìn)行商檢、安檢，盈、缺、損鑒定及移地檢驗(yàn)。4.7運(yùn)輸協(xié)調(diào)員1）在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)設(shè)備、材料的運(yùn)輸和/或運(yùn)輸管理工作；2）編制設(shè)備、材料運(yùn)輸計(jì)劃；了解運(yùn)輸費(fèi)用行情，進(jìn)行運(yùn)輸委托詢價(jià)；3）確

14、定運(yùn)輸公司，辦理運(yùn)輸委托手續(xù)(含運(yùn)費(fèi)的談判及運(yùn)輸要求)； 4）處理超限設(shè)備運(yùn)輸有關(guān)問題；5）設(shè)備、材料運(yùn)輸包裝檢查和運(yùn)輸文件的準(zhǔn)備；6）負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)、海運(yùn)保險(xiǎn)、商檢等手續(xù)辦理或委托業(yè)務(wù)；7）設(shè)備、材料運(yùn)抵現(xiàn)場的交接工作；8）審查運(yùn)費(fèi)賬單，對(duì)涉及運(yùn)輸責(zé)任的損壞、短缺、滯期等提出索賠；9）定期提出設(shè)備、材料運(yùn)輸狀態(tài)報(bào)告；10）貨運(yùn)文件接收、移交和保存。4.8倉庫主任1) 在采購副經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)設(shè)備、材料的入庫驗(yàn)收、保管、維護(hù)和發(fā)放工作及倉庫管理工作。2) 組織建立各項(xiàng)倉庫作業(yè)規(guī)章制度，并指導(dǎo)執(zhí)行。3) 組織倉庫作業(yè)全過程，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備、材料接收和發(fā)放工作程序及現(xiàn)場物資管理進(jìn)行設(shè)備、材料的保管、維護(hù)和發(fā)放工作。4) 定期發(fā)布設(shè)備、材料入庫、出庫信息和庫存狀態(tài)報(bào)告。4.9倉庫管理員1) 在倉庫主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)設(shè)備、材料的接運(yùn)、驗(yàn)收、保管、維護(hù)和發(fā)放工作；2) 建立物資質(zhì)量檔案（檢驗(yàn)報(bào)告、材料合格證、檢驗(yàn)合格證）及設(shè)備材