1、扎實完成“規(guī)定動作”，創(chuàng)新做好“自選動作”全面提升*公司合同事務(wù)管理水平2011年以來，*公司合同事務(wù)管理工作堅持以“保障公司合法權(quán)益，服務(wù)公司經(jīng)營管理”為宗旨；堅持以扎實完成“規(guī)定動作”來夯實管理基礎(chǔ)；堅持以創(chuàng)新做好“自選動作”來提升管理水平；堅持以省公司合同事務(wù)管理要求為指引，通過不斷轉(zhuǎn)變工作思路和方法，積極主動在基礎(chǔ)管理上求突破，在管理模式上求創(chuàng)新，在管理服務(wù)功能上求完備，力求實現(xiàn)管理與服務(wù)的完整統(tǒng)一，切實提升*公司合同事務(wù)管理水平。一、以合同事務(wù)流程化管理為切入點，嚴(yán)格把好“四關(guān)”，扎實完成“規(guī)定動作”。自省公司OA系統(tǒng)合同事項審批模塊上線以來，*公司嚴(yán)格按照合同事務(wù)管理流程化要求，采

2、取“線下做細(xì)，線上做全”管理模式，不疏不漏，不偏不倚，扎實完成“規(guī)定動作”，發(fā)揮合同的全生命周期管理效能。1把好合同法律盡職調(diào)查關(guān)。為加快線上合同事項審批效率，減少流轉(zhuǎn)周期，根據(jù)*分公司合同管理制度要求，對擬簽約對象實施線下“三審”制，即：合同主辦部門根據(jù)合同類型，“一審”擬簽約對象的主體資格、資信情況及履約能力，并對擬簽約對象資料進(jìn)行整理、掃描、存檔，形成初步審查結(jié)果，審查合格后送公司合同管理員處；公司合同管理員對擬簽約對象進(jìn)行包括經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和法律在內(nèi)的“二審”，進(jìn)一步明確合同類型，確定合同文本，完善合同基本要素，審查合格后交由合同主辦人員送公司外聘律師處；公司外聘律師對送達(dá)的擬簽約對象資料

3、并合同文本進(jìn)行“三審”，并在法律意見書填寫審查意見，公司將以律師意見作為簽訂合同重要法律依據(jù)。隨著線下“三審”制貫徹落實，公司合同審批流轉(zhuǎn)更加通暢，同時避免了不具備履約資格的簽約對象蒙混過關(guān)。2把好合同會簽審批關(guān)。2011年3月，*公司組織機(jī)關(guān)各部室、各專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人和部門兼職合同管理員集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)了線上合同會簽審批流程，為“線上做全”提供了支撐。培訓(xùn)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了合同主辦部門、合同經(jīng)辦人及合同首談負(fù)責(zé)人在整個合同會簽審批流程中的關(guān)鍵作用；強(qiáng)化了計劃業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門和經(jīng)理辦公室獨(dú)立的，各負(fù)其責(zé)的會簽審核功能；明確了合同主辦部門和會簽審核部門有責(zé)任和義務(wù)為公司領(lǐng)導(dǎo)審批決策提供詳盡而準(zhǔn)確的事實

4、依據(jù)；杜絕了合同會簽審批過程中“部門會簽走程序，一切決策靠領(lǐng)導(dǎo)”的無作為現(xiàn)象產(chǎn)生。3.把好合同履行結(jié)算關(guān)。一是督促合同經(jīng)辦人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定及要求迅速辦理和完善合同簽訂手續(xù)，建立合同主辦部門合同登記臺賬；二是加強(qiáng)了合同主辦部門對合同談判過程中我方簽收或發(fā)出的文件的收集、整理、保管和保密；三是明確了合同主辦部門和合同經(jīng)辦人的合同履約監(jiān)管責(zé)任，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了合同主辦部門在合同全生命周期管理中的重要作用；四是合同主辦部門提出合同交付與結(jié)算時，公司法律事務(wù)部門將緊密配合財務(wù)部門做好線上合同履行與結(jié)算會簽審批流程。4.把好合同終結(jié)備案關(guān)。為保證每份履行完畢的合同能及時終結(jié)備案，*公司堅持在合同履行的動態(tài)監(jiān)管

5、和協(xié)調(diào)聯(lián)動上下功夫：一方面，充分發(fā)揮部門兼職合同管理員的橋梁紐帶作用，構(gòu)筑合同管理員與合同主辦人員間的信息“高速路”，在確保合同信息安全的基礎(chǔ)上，最大程度擴(kuò)大合同信息共享受眾面；另一方面，利用QQ、QQ群、騰訊通、OA郵件等交流通訊平臺，暢通合同關(guān)聯(lián)人員間的業(yè)務(wù)溝通渠道。二、以合同事務(wù)精細(xì)化管理為著力點，整合資源共享，創(chuàng)新做好“自選動作”。為了有效化解合同管理過程中產(chǎn)生的矛盾，在扎實完成好“規(guī)定動作”的基礎(chǔ)上，以合同事務(wù)精細(xì)化管理為著力點，注重合同關(guān)聯(lián)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升，細(xì)化管理責(zé)任分工，整合資源共享，創(chuàng)新做好“自選動作”，促進(jìn)合同管理水平不斷提升。1. 圍繞“人”與“效能”，搞好交流平臺。精細(xì)

6、化管理的核心在人員素質(zhì)，在當(dāng)前合同管理人員“專職太少，兼職太多”的不利情況下，為了發(fā)揮現(xiàn)有人員的最大效能，于2011年年初，集中公司所有合同關(guān)聯(lián)人員組建了“*公司合同管理事務(wù)”QQ群，建立了即時、便捷、快速的在線指導(dǎo)交流平臺。目前，這一平臺不僅僅能幫助大家解決日常工作中產(chǎn)生的各種問題，充分調(diào)動積極性；同時也作為一個經(jīng)驗分享、獻(xiàn)言獻(xiàn)策的交流平臺，發(fā)揮大家的創(chuàng)造性。促使這一平臺主要功能從組建初期單一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能向綜合的業(yè)務(wù)交流建議功能轉(zhuǎn)變。2. 圍繞“職責(zé)”與“責(zé)任”，搞好分工細(xì)化。精細(xì)化管理是工作職責(zé)和目標(biāo)責(zé)任的精細(xì)化，要解決實際工作過程中“職責(zé)不清，責(zé)任不明”的問題，就必須圍繞“職責(zé)”與“責(zé)

7、任”，搞好分工細(xì)化。為此，*公司在各部門設(shè)置了兼職合同管理員崗位的基礎(chǔ)上，完善了兼職合同管理員檔案和崗位職責(zé)，明確了兼職合同管理員在合同全生命周期管理過程中必須要完成那些工作。在2011年3月份，公司組織合同管理培訓(xùn)中，用“建房子”作為例子，將合同主辦人員、兼職合同管理員、合同管理員角色對應(yīng)定位為“房東、工人、監(jiān)理”，用生活化的語言，用提問回答的方式，將各自的職責(zé)和責(zé)任進(jìn)行了深入細(xì)致的說明，取得了較好的效果。3. 圍繞“管理”與“服務(wù)”，搞好資源共享。為了切實履行合同管理“保障公司合法利益，服務(wù)公司經(jīng)營管理”這一宗旨，實現(xiàn)合同事務(wù)精細(xì)化管理向精細(xì)化服務(wù)的轉(zhuǎn)變，*公司打破常規(guī)，在整合利用現(xiàn)有合同

8、信息資源的同時，搞好標(biāo)準(zhǔn)化信息資源共享。主要體現(xiàn)在：一是對部門合同登記臺賬、終結(jié)報告、合同權(quán)限指引、重大合同談判記錄等內(nèi)容制作了統(tǒng)一格式的表格，并上傳至“*公司合同管理事務(wù)”QQ群，方便合同關(guān)聯(lián)人員下載使用；二是合同管理員將公司合同登記臺賬上有關(guān)信息用顏色在特定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行標(biāo)記，不同的顏色包含不一樣的信息，如：在擬簽約方單位名稱單元格填充黃色，則表示該單位資信符合要求，不需要再次進(jìn)行法律盡職調(diào)查。合同管理員在每周周一將最新的公司合同登記臺賬上傳至QQ群共享，便于合同關(guān)聯(lián)人員及時對照和使用；三是將合同管理培訓(xùn)PPT、合同事項網(wǎng)上審批流程培訓(xùn)PPT等學(xué)習(xí)資料上傳至QQ群共享，方便合同關(guān)聯(lián)人員學(xué)習(xí)下載。機(jī)制的創(chuàng)新帶動了工作方式的轉(zhuǎn)變，合同審批事項中資料上傳