1、2021/4/21商務溝通與談判第五章 商務溝通的主要手段與技巧（下）2021/4/2三、考核要求（一）求職面試1、理解：求職面試的基本步驟2、簡單應用：主試者和應聘者應注意的溝通問題（二）演講1、識記：（1）演講的定義；（2）演講的類型2、理解：（1）演講的作用；（2）演講的準備3、簡單應用：演講的技巧（三）會議1、理解：會議的類型2、簡單應用：會議組織的流程（四）信函理解：信函的寫作技巧和方法2021/4/2一、學習目的和要求 通過本章學習，掌握求職面試、演講、會議和信函的概念和作用，了解四種溝通方式存在的問題，明確各種方式運用技巧。二、考核知識點2021/4/2第一節(jié)求職面試一.招聘面試

2、的基本步驟、 招聘前的準備工作主要有：（1）組織結構設計和調整 （2）崗位職責和崗位描述（3）發(fā)布招聘信息 （4）應聘者初步篩選（5）面試場所的準備和面試人員的安排2021/4/2崗位工作分析明確招聘目的準備面試問題動機特質自我概念知識技能擬訂評價標準實施面試挑選適合的應聘者 面試方從面試中可以獲得的資料有：（1）觀察應聘者的穩(wěn)定性 （2）研究應聘者以往的成就（3）應聘者自主能力 （4）對事業(yè)的忠心度（5）與同事相處的能力 （6）應聘者的領導能力向應聘者介紹崗位工作的職責樹立良好企業(yè)形象2021/4/2注意緩解面試的緊張氣氛緊緊圍繞面試的目的不要輕視應聘者注意應聘者的非語言行為消除暈輪效應防止

3、順序效應防止與我相似的心理因素避免自我定義的心理效應2021/4/2準備一份出色的簡歷搜集應聘公司的信息充分準備面試中的各類問題合適的著裝時刻保持誠信不要對原公司作出負面評價 2021/4/2補充：怎樣寫求職信 以招聘公司要求的方式提供他們所需要的信息,但是應該包括那些你想告訴他們的有關你自己的相關信息,用最完美的方式表述這些信息 個人簡歷的主要內容由三個部分組成：（1）開頭部分：介紹一般情況（簡潔明了）（2）中間部分：教育狀況、資格、能力（3）結尾部分：推薦信、證書等2021/4/2（1）內容必須真實 （2）目標一定明確（3）簡潔而且厚實（一到兩頁即可） （4）采用倒敘方法（5）只寫相關經驗

4、 （6）不同企業(yè)內容不同（7）面試時再加上證書2021/4/2一,你想要什么樣的工作 對于很多人來說,失業(yè)率和就業(yè)形勢的嚴峻表明,在找工作時挑三揀四是不明智的.確實,經常是雇主有資格作出選擇,而不是由求職者來選擇.但是,你依然應仔細地考慮你想從事而又能勝任的工作,否則你可能匆匆忙忙地申請一些你并不適合的工作,結果必然導致求職的失敗. 1.你是怎樣的人 2.個性測試和職業(yè)指導測試二,有哪些工作 1.尋找一切可能的信息的來源 報紙,就業(yè)指導辦公室,職業(yè)介紹所 2.什么工作適合你 在以下方面為同學提供指導:事先對面試進行全面考慮,了解自己的長處和短處,在面試中盡力表現自己. 2021/4/2第一 面

5、試前的準備 一,求職前的準備了解組織 1.收集一些背景信息 至少要知道一個組織是干什么的.是零售,制造,批發(fā)還是提供服務 它制造,銷售或批發(fā)什么 它提供什么服務 2.收集信息的渠道 3.組織本身,在申請工作之前,你就可能了解了該組織的一些情況,可以索要各種報告,資料. 4.查詢網絡.現在的job web有許多提供職業(yè)計劃信息和資料的求職網站,但確實需要分辨能力 5.使用圖書館.查企業(yè)名錄,職業(yè)展望手冊,工作評價年鑒,可以找出職業(yè)責任,資格要求,工資,就業(yè)趨勢等有用的信息. 6.留意分類廣告;等等 2021/4/2二,準備了解自己 1.在面試的過程中,人們都愿意突出自己的優(yōu)點,淡化自己的缺點,可

6、如何有效的做到這一點呢 2.如何以盡可能的有利的方式來承認自己的缺點,并用可以彌補它的優(yōu)點來加以平衡. 3.也有可能事先你認為是優(yōu)點而面試者認為是缺點,也有可能相反. 總之自己的特點要正視,而且還要考慮如何應對.第二 面試過程 面試前需要做一些準備工作：（1）心理準備 （2）了解招聘單位的基本情況和職位要求（3）為面試中可能遇到的一些問題做好準備 （4）形象準備 2021/4/2一,初試與復試 初試只是淘汰那些未能達到最低要求的求職者.可能通過電話或計算機來完成,電話雖然只有幾分鐘,決不能草率. 復試中,那些訓練有素的面試者盡量去尋找任何不利信息來淘汰候選人,而求職者盡量少犯錯誤,展示長處而不

7、被淘汰. 面試一般分一對一面試和連續(xù)的和集體的面試 2021/4/22021/4/22021/4/22021/4/2面試結束后應該注意：（1）重申自己的任職資格 （2）重申自己的求職意愿（3）配合考官自然地結束面試 （4）禮貌地向考官告辭（5）對考場工作人員表示感謝面試中的禁忌主要有：（1）忌不良用語 （2）忌不良習慣（3）忌不良態(tài)度 （4）忌不良表現2021/4/2 對未來的被面試者最經常的忠告是保持自我,但是如果到現在為止,你在面試中一直無法成功地保持自我,或許就該分析一下自己在面試前,面試中和面試后的所作所為.如果遵循本章的建議并盡可能的多練習,準備做自我批評和接受別人的意見,直到保持自

8、我意味著為得到工作而作正確的事,你的自信心將會大大增加. 2021/4/2思考與練習 . 2021/4/2一、演講的基本含義和分類演講的基本含義 演講又叫講演或演說，是指在公眾場所，以有聲語言為主要手段，以體態(tài)語言為輔助手段，針對某個具體問題，鮮明、完整地發(fā)表自己的見解和主張，闡明事理或抒發(fā)情感，進行宣傳鼓動的一種語言交際活動。商務演講定義：又叫講演或演說，是指商務人員在特定時間和環(huán)境下，借助有聲語言和體態(tài)語言，對談判對象發(fā)表意見、抒發(fā)情感，從而達到溝通目的及實現商務溝通談判成功的一種正式口頭溝通活動。2021/4/2按演講的功能:告知型演講,說服型演講,激發(fā)型演講,娛樂型演講按演講的內容按演

9、講的內容:公關型演講公關型演講,動員型演講動員型演講,經驗介紹型演講經驗介紹型演講,1.總結型演講總結型演講2021/4/2演講的表現形式演講的聽眾演講的性質演講的結構演講的作用2021/4/2對演講者的作用:吸引顧客,樹立企業(yè)形象,傳達企業(yè)目標對受眾的作用:確定投資方向,確定合作對象,喚起受眾的行動2021/4/2.演講準備的內容演講的題目注意幾點：題目要富有建設性題目醒目、精煉到位避免煩瑣、空泛的標題避免晦澀體現演講者創(chuàng)新和遠見2021/4/2演講的對象演講成功的訣竅是站在聽眾的立場上考慮問題的! 要分析聽眾構成：聽眾人數聽眾年齡聽眾受教育程度聽眾職業(yè)2021/4/2演講的條件與演講相關的

10、條件、因素：固定條件：會場及舞臺； 可變條件演講的選材2021/4/2演講的結構1.開場白：好的開端是成功的一半,設計一個簡短,有吸引力的開場白是十分重要的.開場白類型借用型反問型號召型敘事型數據型故事型2021/4/2開頭有多種方法，通常用的主要有： 1開門見山，提示主題。這種開頭是一開講，就進入正題，直接提示演講的中心。例 如宋慶齡在接受加拿大維多利亞大學榮譽法學博士學位儀式上的講話的開頭：“我為接 受加拿大維多利亞大學榮譽法學博士學位感到榮幸。”運用這種方法，必須先明晰地把握演 講的中心，把要向聽眾提示的論點擺出來，使聽眾一聽就知道講的中心是什么，注意力馬上 集中起來。2021/4/22

11、自我介紹法。3情感溝通法。 4環(huán)境烘托法除了以上幾種方法，還有：釋題式、懸念式、警策式、幽默式、雙關式、抒情式等。2021/4/22.演講的主題部分 在正文中要向人們展示一個清晰的結構,并設法保持聽眾的興趣. 層次靈活銜接a)修辭2021/4/23.演講結尾， 演講稿的結尾是主體內容發(fā)展的必然結果。結尾通?？煞謴褪鲂湍繕诵吞栒傩?好的結尾應收攏全篇，卒章顯志，干脆利落，簡潔有力，切忌畫蛇添足，節(jié)外生枝。 2021/4/2演講的時間分配 開頭結尾：各10%主題：80%2021/4/2演講的演講的技巧技巧現場控制技巧以問題引導受眾參與以共同語言構成共鳴順勢調整結構非語言的控制補白的技巧解答的技巧重

12、述問題將問題轉移至所有人保持專業(yè)語調開場技巧情緒控制技巧控制節(jié)奏充滿激情適度幽默控制語調儀表控制技巧2021/4/2第三節(jié)會議會議的概念和分類會議的特征1)群體性2)目的性3)耗時性2021/4/2會議組織的一般流程n會前準備明確會議必要性明確會議主題擬定會議議程準備會議資料確定會議主持人明確與會人員預定會議場所通知與會人員到位布置會議室 ，不要隨便選擇一個房間,馬虎了事 會場的環(huán)境與會議目的的一致 精心設計會場中的家具 椅子的擺放要講究 是否需要一些視覺教具 保證室內溫度令人感覺舒適.2021/4/2會議期間的安排2021/4/2領導在會議中的工作主要有：（1）會前的工作：明確會議目的、議程

13、、參會人員、會議時間和地點（2）會議過程中的工作：低調，讓大家發(fā)言（3）會后的工作：組織實施決策，并監(jiān)督2021/4/2 3、提高會議成效的辦法有：（1）嚴格遵守會議的開始時間 （2）開頭就會議的要旨做簡潔說明（3）把會議事項的進行順序與時間分配預先告知與會者（4）在會議進行中要注意發(fā)言內容是否偏離了議題，是否某個人的發(fā)言過于冗長等（5）應當引導在預定時間內做出結論（6）在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間（7）應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認2021/4/2會議中禁忌的事項主要有：（1）發(fā)言時不可長篇大論 （2）不可從頭到尾沉默到底（3）不可取用不正確的資料 （4

14、）不要盡談些期待性的預測（5）不可做人身攻擊 （6）不可打斷他人的發(fā)言（7）不可不懂裝懂，胡言亂語 （8）不要談到抽象論或觀念論（9）不可對發(fā)言者吹毛求疵 （10）不要中途離席2021/4/2 會后的整理和總結5、會議記錄的重要性在于：（1）為大家提供具體可見的關注點 （2）讓與會者知道做了啥決策、怎么做的（3）防止腦子信息超載 （4）保證你的觀點其他人已經聽到（5）任務項目、執(zhí)行者和時間等要求可以明確下來，以免日后扯皮2021/4/22021/4/22021/4/22021/4/2第四節(jié) 信函信函的概念 商務信函包括備忘錄、信件和電子郵件。是最常用的商務溝通方式。商務信函的特點第一是內容簡潔

15、其次目的目前2021/4/2信函的種類正面性信函負面性信函,洽談性信函,宣傳性信函2021/4/2信函的作用與意義特征1)傳遞信息,表達情感的手段2)更加清晰,有條理地表達自己的思想3)寫信是一種筆端的問候,讀信人可以感受到對方一種特殊的,加深人們的印象4)信函有發(fā)信人的簽名蓋章,是有效的法律文件2021/4/2信函的寫作技巧和方法 1)慎重中不乏尊重2)富有技術的開頭3)簡練到位的內容4)恰 當的結尾2021/4/2補充1.有關寫作商務書信的方法和建議 書信的布局和樣式 一封信在達到收信人手中時,便開始了他作為寫信人所在的機構的代表的工作,不管信的內容經過怎樣的精心計劃和組織,收信人必然會受

16、信函的總體外觀所影響(甚至信封) 2021/4/2書信的結構 1.信頭 包括標識和寄信人的地址. 2.日期 3.存檔號碼 4.收信人的名字,職務和地址 5.稱謂和結束語 6.主題行 7.簽名 8.信的正文 2021/4/2其他的寫作工作 一,電子郵件e-mail 1.電子郵件的特征 與電話的共有特征 信息能無限制地擱置等待 與書面交流的共有特征 信息在語言上經常是不正式的 2.有效使用電子郵件的方法 在設計信息時,應考慮以下問題:屏幕長度,格式,大小寫,主題句 2021/4/2電子郵件的風格 如同書面記錄一樣,你的電子郵件信息會隨著你的讀者和目的及反映出的地方電子信件風格規(guī)范的不同而不同 正確

17、, 正式, 幽默, 4.電子郵件禮儀 垃圾信件的防止 媒介切換:如果在交流中發(fā)現緊張情形,轉換到另一種媒介,特別是面對面去解決和緩和緊張. 信息變動:除非清楚地標明自己的改動之處,否則千萬不要改動別人的信息后將其發(fā)出. 身份:清楚地提供你的和接收者的身份,尤其是在使用不同的e-mail網絡的人溝通時,更應十分注意 2021/4/2備忘錄 備忘錄原本是記住的意思.在商務溝通中的有著更為廣泛的用途,包含著協(xié)助記憶的意思,當然在書面交流中,它還提供書面記錄的優(yōu)點.他們被用來相互之間傳遞信息,咨詢以及指令,而且篇幅較長的備忘錄能起到報告的功用. 1.備忘錄的特征 一般會省去禮貌和恭維的結束語;備忘錄的

18、信息要盡可能簡短,通常只有一個條款. 主要包括:送達(收函人的名字),發(fā)送人,日期,標題. 2.備忘錄的風格 信息的性質 消息的前后照應 收函人的個性和地位 收函人和發(fā)函人的關系 2021/4/2表格設計和調查問卷設計 1.使用表格的便利 它能使你從不同的人那里得到相同的信息;它能讓你從相同的渠道得到許多信息;它意味著比較信息更加容易;它也使得到和參照規(guī)定條款信息更加容易. 實際上,表格提供了一種尋求特殊信息的工具,通過它你可以得到你需要的信息,排除你不要的信息,當一份表格設計得不合理時,對每個使用者都會帶來問題. 2021/4/22.如何設計表格 表格設計是一門藝術,而且不是輕易就可以實現的事情.使用計算機處理的日益增多,從事此項工作就要經過特殊的訓練.要考慮幾個因素:表格的分布,盡可能讓它吸引人,做得較為簡潔,提供真正需要的信息,盡可能容易被填寫;表格的安排,要按邏輯順序排列你的問題和指令,避免交叉參考和不分地點地解釋信息. 202