1、檔案管理檔案管理華潤置地（成都）有限公司行政部華潤置地（成都）有限公司行政部檔案基本知識檔案基本知識檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法檔案的整理檔案的整理實際操作實際操作一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案管理基本知識一、檔案管理

2、基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。因為檔案以自身的原始性和記錄性特點區(qū)別于其它歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原本、原稿和孤本。檔案是真實的歷始記錄，是不容篡改（基于此，檔案法中關(guān)于違反檔案法行為的處分作了具體的規(guī)定）3、檔案的保存價值：、檔案的保存價值：檔案是否具

3、有保存價值取決于兩個方面：一是檔案自身的特點和狀況，主要是指檔案的內(nèi)容、時間、來源、 可靠程度、外形特點等各種情況，這是決定檔案保存價值的基礎(chǔ)。二是社會利用的需求，這是決定檔案價值的社會因素，失去社會對檔案的需求，檔案也就失去了保存價值。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他4、檔案的作用

4、和基本價值：、檔案的作用和基本價值：檔案可以作為行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律依據(jù)。 檔案的作用是多方面的，概括起來有兩個基本方面：一是憑證作用，二是參考作用，也稱為檔案的基本價值。檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。如：某公司因修建電站占用農(nóng)民土地，并已支付了占用土地賠償款，三年后，農(nóng)如：某公司因修建電站占用農(nóng)民土地，并已支付了占用土地賠償款，三年后，農(nóng)民又要求進(jìn)行補償。該公司檔案管理人員拿出保管的民又要求進(jìn)行補償。該公司檔案管理人員拿出保管的土地占用補償協(xié)議土地占用補償協(xié)議后終止了此糾紛，為公

5、司挽回經(jīng)濟(jì)損失后終止了此糾紛，為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失40萬元。萬元。5、檔案工作程序：、檔案工作程序： 收集收集、整理整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定等。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他6、檔案工作體系：、檔案工作體系：管理模式：檔案集中統(tǒng)一管理，檔案有具體單位領(lǐng)導(dǎo)分管、行政部門負(fù)責(zé)人主管，

6、配備有數(shù)量充足、具備專業(yè)技術(shù)水平的專兼職檔案員；檔案的形成、積累、歸檔移交等列入相關(guān)部門及相關(guān)人員的職責(zé)范圍及崗位責(zé)任制，檔案工作的制度納入單位總的工作制度；貫徹相關(guān)的法律法規(guī)；制定有檔案工作“三納入三納入”、“四參加四參加”、“四同步四同步”等制度，執(zhí)行效果好。設(shè)施設(shè)備：主要是包括檔案庫房、工作及辦公用房；庫房要求面積足夠，非專用庫房還要經(jīng)過一定的改造，配置滅火、防盜、防光窗簾、空調(diào)、除濕機、溫濕度測試儀、吸塵器等事實設(shè)備，具備“八防”要求；檔案必須有相應(yīng)的柜架存放檔案（金屬柜是首選）；檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代化及信息化的要求，計算機、掃描儀、復(fù)印機、攝像機等。業(yè)務(wù)建設(shè)：包括建立完善各項制度，檔案

7、經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理。檔案信息開發(fā)利用：主要是檔案的利用，以及為利用檔案人員對單位檔案的熟悉，建立相應(yīng)的檢索工具，編寫匯編材料等。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他7、檔案法：、檔案法： 1987年9月5日，第6屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第22次會議通過中華人民共和國檔案法，1988

8、年1月1日起正式實行。1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議關(guān)于修改中華人民共和國檔案法的決定修正）中華人民共和國檔案法共六章27條。主要內(nèi)容：一是總則二是檔案管理的職責(zé)分工三是檔案的管理四是檔案的利用五是檔案的法律責(zé)任一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他一、檔案

9、管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案的定義及其他一、檔案的定義及其他8、檔案意識： 社會、個人對檔案的具體意識以及對檔案和檔案工作帶有普遍性的認(rèn)識程度、稱為檔案意識。檔案意識的高低是一個國家文明發(fā)達(dá)的標(biāo)志之一。公司目前狀況：檔案意識薄弱；對檔案的重要性不了解；文件材料收集不全；歸檔不清晰（對資料是否存檔不清楚）；缺乏專業(yè)知識引

10、導(dǎo)（檔案資料的整理不了解）一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理二、文件和檔案的關(guān)系二、文件和檔案的關(guān)系文件的定義：文件是指國家機構(gòu)、社會組織及個人在各種活文件是指國家機構(gòu)、社會組織及個人在各種活動中，為了相互聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，運用動中，為了相互聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，運用語言、文字、圖象、信號等方式直接記錄下來的信語

11、言、文字、圖象、信號等方式直接記錄下來的信息材料。文件由文書轉(zhuǎn)換而來，因此在工作中，要息材料。文件由文書轉(zhuǎn)換而來，因此在工作中，要注意文書處理的規(guī)范。注意文書處理的規(guī)范。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理二、文件和檔案的關(guān)系二、文件和檔案的關(guān)系文件的制作：文件的制作： 1996年，中央辦公廳發(fā)布年，中央辦公廳發(fā)布中國共產(chǎn)黨機

12、關(guān)公文處理條例中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例，2001年，國務(wù)院辦公廳頒發(fā)年，國務(wù)院辦公廳頒發(fā)國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法中對文件的形成、文件要素等都作了明確的規(guī)定。各企業(yè)、中對文件的形成、文件要素等都作了明確的規(guī)定。各企業(yè)、事業(yè)單位參照事業(yè)單位參照國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法。用紙：用紙：A4，書寫材料：符合耐久性要求：藍(lán)黑、碳素墨水，書寫材料：符合耐久性要求：藍(lán)黑、碳素墨水，杜絕不耐久的字跡材料（紅墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、，杜絕不耐久的字跡材料（紅墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、水彩筆等）。文件和藍(lán)圖應(yīng)避免被陽光直射、水淋。水彩筆等）。文件和藍(lán)圖應(yīng)避免被

13、陽光直射、水淋。印鑒、簽字是文件的重要組成部分，無印鑒的文件是要素印鑒、簽字是文件的重要組成部分，無印鑒的文件是要素不齊備的，法律效力降低不齊備的，法律效力降低一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理二、文件和檔案的關(guān)系二、文件和檔案的關(guān)系文件與檔案的關(guān)系；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的歸宿；文件質(zhì)量文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的

14、歸宿；文件質(zhì)量的高低決定檔案的齊全、系統(tǒng)、完整與否。完整的文件：的高低決定檔案的齊全、系統(tǒng)、完整與否。完整的文件：正文與定稿，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件，照片與底片等；也可正文與定稿，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件，照片與底片等；也可以說今天我們正辦理和流轉(zhuǎn)的文件就是明天的檔案。以說今天我們正辦理和流轉(zhuǎn)的文件就是明天的檔案。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、

15、檔案的整理三、檔案的收集三、檔案的收集1 1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作的意義：公司檔案工作公司檔案工作是反映本公司是反映本公司歷史面貌的重要手段，是公司歷史面貌的重要手段，是公司檔案立卷工作的首要環(huán)節(jié)，是決定公司檔案工作存在和發(fā)展檔案立卷工作的首要環(huán)節(jié)，是決定公司檔案工作存在和發(fā)展的重要條件，更是衡量公司檔案工作的一個重要標(biāo)尺。公司的重要條件，更是衡量公司檔案工作的一個重要標(biāo)尺。公司在生產(chǎn)經(jīng)營等管理活動中形成的文件材料，主要是通過建立在生產(chǎn)經(jīng)營等管理活動中形成的文件材料，主要是通過建立健全公司文件材料的歸檔制度來實現(xiàn)，即根據(jù)公司實際制定健全公司文件材料的歸檔制度來實現(xiàn)，即根據(jù)公司實際制

16、定立卷歸檔制度，及時把應(yīng)該歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確、系立卷歸檔制度，及時把應(yīng)該歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集歸檔，全面地、完整地反映本公司的主要職能活動統(tǒng)地收集歸檔，全面地、完整地反映本公司的主要職能活動和基本歷史面貌，確保公司寶貴的歷史文化財富的齊全完整和基本歷史面貌，確保公司寶貴的歷史文化財富的齊全完整與安全。與安全。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝

17、及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理三、檔案的收集三、檔案的收集2、途徑和方式、途徑和方式（1）建立健全文件材料的歸檔制度：建立和不斷完善企業(yè)檔案立卷歸）建立健全文件材料的歸檔制度：建立和不斷完善企業(yè)檔案立卷歸檔制度，是企業(yè)檔案收集工作的首要任務(wù)和前提條件。健全的歸檔制度，檔制度，是企業(yè)檔案收集工作的首要任務(wù)和前提條件。健全的歸檔制度，一般包括有歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的質(zhì)量要求。一般包括有歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的質(zhì)量要求。（2）企業(yè)檔案部門要關(guān)心企業(yè)各類文件材料的形成。目的是便于保管）企業(yè)檔案部門要關(guān)心企業(yè)各類文件材料的形成。目的是便于保管利用。利用。（3）指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好立

18、卷歸檔的組織工作。首先，要協(xié)助企業(yè)）指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好立卷歸檔的組織工作。首先，要協(xié)助企業(yè)各部門正確確定立卷環(huán)節(jié)，即確定由什么部門、什么人立卷。其次，要各部門正確確定立卷環(huán)節(jié)，即確定由什么部門、什么人立卷。其次，要督促做好平時的立卷工作。督促做好平時的立卷工作。（4）要做好臨時性文件材料的收集工作，以補充歸檔制度的不足。首）要做好臨時性文件材料的收集工作，以補充歸檔制度的不足。首先，在機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動時，要做好各種文件材料的收集工作；其次，先，在機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動時，要做好各種文件材料的收集工作；其次，要注意科研課題和基本建設(shè)項目檔案材料成套性的檢查、核對工作，發(fā)要注意科研課題和基本建設(shè)項

19、目檔案材料成套性的檢查、核對工作，發(fā)現(xiàn)遺漏和短缺時，責(zé)成有關(guān)部門和人員及時收集齊全，立卷歸檔，并辦現(xiàn)遺漏和短缺時，責(zé)成有關(guān)部門和人員及時收集齊全，立卷歸檔，并辦好交接手續(xù)。好交接手續(xù)。（5）要加強歸檔的宣傳和檔案的科學(xué)管理工作。）要加強歸檔的宣傳和檔案的科學(xué)管理工作。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理三、檔案的收集三、檔案的

20、收集3檔案收集的難點和注意事項：1）領(lǐng)導(dǎo)手中的文件。有些文件由于文書處理制度不健全，文件未）領(lǐng)導(dǎo)手中的文件。有些文件由于文書處理制度不健全，文件未實行集中統(tǒng)一管理，有些文件長期由領(lǐng)導(dǎo)保存。領(lǐng)導(dǎo)手中的文件一實行集中統(tǒng)一管理，有些文件長期由領(lǐng)導(dǎo)保存。領(lǐng)導(dǎo)手中的文件一般比較重要，使用頻率高；有的領(lǐng)導(dǎo)圖一時方便，怕移交整理后查般比較重要，使用頻率高；有的領(lǐng)導(dǎo)圖一時方便，怕移交整理后查找麻煩，所以不移交；還因為有的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在外，到了該整理組卷找麻煩，所以不移交；還因為有的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在外，到了該整理組卷時，領(lǐng)導(dǎo)不在，致使領(lǐng)導(dǎo)手中的文件為此及時歸檔。時，領(lǐng)導(dǎo)不在，致使領(lǐng)導(dǎo)手中的文件為此及時歸檔。2）部門手中的

21、文件。人事、會計、保衛(wèi)部門的文件政策性較強，）部門手中的文件。人事、會計、保衛(wèi)部門的文件政策性較強，往往涉及人們的切身利益，有的保密性較強，加之使用頻繁，所以往往涉及人們的切身利益，有的保密性較強，加之使用頻繁，所以總想本部門保管，不愿意主動移交。我們公司也有這樣的情況，有總想本部門保管，不愿意主動移交。我們公司也有這樣的情況，有個別部門文件材料不愿意交，交了也只交了很少的一部分。個別部門文件材料不愿意交，交了也只交了很少的一部分。3）“帳外帳外”文件。指未經(jīng)過收發(fā)文登記的文件。主要是領(lǐng)導(dǎo)或有文件。指未經(jīng)過收發(fā)文登記的文件。主要是領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員在外出活動中形成的，檔案人員難以掌握；如果領(lǐng)導(dǎo)或有

22、關(guān)關(guān)人員在外出活動中形成的，檔案人員難以掌握；如果領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員的檔案意識不強，不主動移交，檔案人員是很難收集齊全的。人員的檔案意識不強，不主動移交，檔案人員是很難收集齊全的。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理三、檔案的收集三、檔案的收集4 4）特別珍貴的文件。如領(lǐng)導(dǎo)、社會名人的題詞、照片等。）特別珍貴的文件。如領(lǐng)導(dǎo)、社會名

23、人的題詞、照片等。由于這些文件保存價值大，時間一長便是珍貴文件，所以喜歡由于這些文件保存價值大，時間一長便是珍貴文件，所以喜歡自己保存。再如企業(yè)聯(lián)系會會議記錄、絕密文件、機密文件、自己保存。再如企業(yè)聯(lián)系會會議記錄、絕密文件、機密文件、處分文件等，有的怕移交給檔案室造成泄密時間，所以不移交處分文件等，有的怕移交給檔案室造成泄密時間，所以不移交歸檔，待若干年密級降低或不再保密才襖歸檔。歸檔，待若干年密級降低或不再保密才襖歸檔。5 5）科技文件。如設(shè)備使用說明書、圖紙等，工程人員把它）科技文件。如設(shè)備使用說明書、圖紙等，工程人員把它作為技術(shù)財富，一旦機器設(shè)備檢修，非找他不可，所以不愿意作為技術(shù)財富，

24、一旦機器設(shè)備檢修，非找他不可，所以不愿意主動移交。主動移交。 以上問題的存在，致使文件材料收集不齊全，給檔案的保以上問題的存在，致使文件材料收集不齊全，給檔案的保管和利用帶來困難，如果日后移交，必將對整理好的檔案造成管和利用帶來困難，如果日后移交，必將對整理好的檔案造成拆卷，使以前的編目作廢，帶來人力、物力和財力的浪費。拆卷，使以前的編目作廢，帶來人力、物力和財力的浪費。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管

25、理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理三、檔案的收集三、檔案的收集4 4 、解決辦法解決辦法1）制度約束法）制度約束法2）歸檔范圍限定法：）歸檔范圍限定法：3）獎懲考核法）獎懲考核法4）重點線索追蹤法）重點線索追蹤法5）平時歸檔法）平時歸檔法6）蓋章把關(guān)法：）蓋章把關(guān)法：一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4 4、檔案的種類與類型、檔案的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法

26、四、檔案的整理四、檔案的整理四、檔案的種類與類型四、檔案的種類與類型1 1種類：種類：按照載體分為：紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲像光盤檔案等；按照載體分為：紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲像光盤檔案等；按照檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域的可分為：文書檔案（包括黨政管按照檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域的可分為：文書檔案（包括黨政管理）、科技檔案（有三種：科研檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔理）、科技檔案（有三種：科研檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案等）、會計檔案、人事檔案等類。目前在我國，通常將檔案案等）、會計檔案、人事檔案等類。目前在我國，通常將檔案分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專門檔案和聲像檔案。分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專門檔案和聲像檔案。公司分

27、類：文書、工程、聲像、人事、公司分類：文書、工程、聲像、人事、會計；根據(jù)會計；根據(jù)公司實公司實際情況，設(shè)置檔案門類。增加或者減少。際情況，設(shè)置檔案門類。增加或者減少。四、檔案的種類與類型四、檔案的種類與類型2 2檔案類型檔案類型 檔案類型：十大門類檔案類型：十大門類黨群管理、行政管理黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基建、科研、設(shè)備、會計、干部職工基建、科研、設(shè)備、會計、干部職工一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識1、檔案的定義及其他、檔案的定義及其他2、文件和檔案的關(guān)系、文件和檔案的關(guān)系3、檔案的收集、檔案的收集4 4、檔案的種類與類型、檔案

28、的種類與類型二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理一、目一、目的的加強公司檔案規(guī)范化管理加強公司檔案規(guī)范化管理,有效地保護(hù)和利用檔案有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、項目開發(fā)、產(chǎn)權(quán)糾紛和其他各項工作中檔案在公

29、司經(jīng)營、項目開發(fā)、產(chǎn)權(quán)糾紛和其他各項工作中的作用。根據(jù)的作用。根據(jù)中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法及及檔案法實施檔案法實施辦法辦法，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理二、二、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)1 、管理原則管理原則集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，分散管理為集中管理與

30、分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，分散管理為輔。確保檔案的完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的輔。確保檔案的完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的利用。利用。2 、管理體制、機構(gòu)管理體制、機構(gòu) 總辦檔案室為公司檔案文件資料的管理部門，集中統(tǒng)一總辦檔案室為公司檔案文件資料的管理部門，集中統(tǒng)一管理公司在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案；管理公司在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案； 部分工程文件資料如項目施工過程中形成的過程性文件部分工程文件資料如項目施工過程中形成的過程性文件由部門保管；由部門保管； 部分財務(wù)檔案如記帳憑證等由財務(wù)部管理，檔案室可代部分財務(wù)檔案如記帳憑證等由財務(wù)部管理，檔案

31、室可代為提供場地。為提供場地。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理二、二、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3職職責(zé)責(zé)3.1綜合檔案室職責(zé)綜合檔案室職責(zé) 貫徹執(zhí)行檔案政策、法律、法規(guī)，統(tǒng)籌規(guī)劃全公司檔案管理貫徹執(zhí)行檔案政策、法律、法規(guī)，統(tǒng)籌規(guī)劃全公司檔案管理工作；工作； 健立健全公司各類檔案規(guī)章制度，并監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行健立健全公司各類檔案規(guī)章制度，并監(jiān)督、指

32、導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況；情況； 組織公司兼職人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織公司兼職人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)； 負(fù)責(zé)各種門類和載體檔案資料的接收、收集、整理、編目、負(fù)責(zé)各種門類和載體檔案資料的接收、收集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統(tǒng)計工作；鑒定、保管、銷毀和統(tǒng)計工作； 負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料和檢索工具。負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料和檢索工具。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整

33、理二、二、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3.2各部門經(jīng)理、經(jīng)辦人、兼職檔案管理員職責(zé)各部門經(jīng)理、經(jīng)辦人、兼職檔案管理員職責(zé) 各部門經(jīng)理負(fù)有全面監(jiān)督、檢查本部門檔案文件、各部門經(jīng)理負(fù)有全面監(jiān)督、檢查本部門檔案文件、資料管理工作的責(zé)任；資料管理工作的責(zé)任； 經(jīng)辦人負(fù)有及時、高質(zhì)地將檔案文件資料按要求交經(jīng)辦人負(fù)有及時、高質(zhì)地將檔案文件資料按要求交部門或檔案室存檔的責(zé)任；部門或檔案室存檔的責(zé)任； 部門兼職檔案管理員負(fù)有收集、歸檔和及時移交檔部門兼職檔案管理員負(fù)有收集、歸檔和及時移交檔案資料的責(zé)任。案資料的責(zé)任。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、

34、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理 公司對外的正式發(fā)文和有關(guān)單位的往來文件；公司對外的正式發(fā)文和有關(guān)單位的往來文件； 反映公司主要職能活動的各種工作計劃、總結(jié)、報告反映公司主要職能活動的各種工作計劃、總結(jié)、報告、申請、說明、請示、批復(fù)、通知、會議記錄、統(tǒng)計報、申請、說明、請示、批復(fù)、通知、會議記錄、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、財務(wù)憑證及簡報等表、財務(wù)報表、財務(wù)憑證及簡報等 以公司名義簽訂的合同、協(xié)議書；以公司名義簽訂的合同、協(xié)議書； 項目開發(fā)過程中的各

35、類文件，如前期審批手續(xù)、設(shè)計項目開發(fā)過程中的各類文件，如前期審批手續(xù)、設(shè)計、招標(biāo)、成本管理、工程管理、竣工驗收、圖紙、后期、招標(biāo)、成本管理、工程管理、竣工驗收、圖紙、后期管理性文件（管理性文件（詳見附錄四詳見附錄四）。）。 房屋銷售過程的各項推廣與銷售活動資料、銷售合同房屋銷售過程的各項推廣與銷售活動資料、銷售合同、產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料等、產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料等 客戶服務(wù)過程中有關(guān)客戶關(guān)系的會議紀(jì)要，往來信函客戶服務(wù)過程中有關(guān)客戶關(guān)系的會議紀(jì)要，往來信函各項資料；各項資料；三、適用范圍三、適用范圍一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、

36、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理三、適用范圍三、適用范圍 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、批示、命上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、批示、命令、條例、規(guī)定、計劃等；令、條例、規(guī)定、計劃等； 公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、批準(zhǔn)證書及各種許可證照等公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、批準(zhǔn)證書及各種許可證照等； 公司章程及各種規(guī)章制度；公司章程及各種規(guī)章制度； 公司董事會決議、監(jiān)事會決議；公司董事會決議、監(jiān)事會決議； 公司的歷史沿革、大事記、內(nèi)部刊物及反映公司重要活

37、公司的歷史沿革、大事記、內(nèi)部刊物及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；動的剪報、照片、錄音、錄像等； 參加各種評選、評優(yōu)等活動獲獎證書；參加各種評選、評優(yōu)等活動獲獎證書； 公司自有資產(chǎn)管理及固定資產(chǎn)管理有關(guān)文件與資料；公司自有資產(chǎn)管理及固定資產(chǎn)管理有關(guān)文件與資料； 公司更名、啟用印章等資料。公司更名、啟用印章等資料。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理

38、四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求收集與歸檔責(zé)任人 各部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案文件資料的收集與各部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案文件資料的收集與管理，并根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及工作情況，建立管理，并根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及工作情況，建立歸檔文件歸檔文件清冊清冊。（。（詳見附表一詳見附表一） 基建方面的文件如決策立項、征地、拆遷、勘察、測繪、設(shè)基建方面的文件如決策立項、征地、拆遷、勘察、測繪、設(shè)計、招投標(biāo)、規(guī)劃、開工、質(zhì)監(jiān)、造價咨詢、固定資產(chǎn)清單、計、招投標(biāo)、規(guī)劃、開工、質(zhì)監(jiān)、造價咨詢、固定資產(chǎn)清單、竣工備案等文件，由專業(yè)主控部門負(fù)責(zé)收集與歸檔竣工備案等文件，由專業(yè)主控部門負(fù)責(zé)收集與

39、歸檔. 按按建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范（詳見附錄一）要求應(yīng)由（詳見附錄一）要求應(yīng)由建設(shè)單位歸檔保存的監(jiān)理、施工、竣工等工程文件資料，由工建設(shè)單位歸檔保存的監(jiān)理、施工、竣工等工程文件資料，由工程管理部進(jìn)行收集、整理、保管。工程結(jié)束后集中轉(zhuǎn)綜合檔案程管理部進(jìn)行收集、整理、保管。工程結(jié)束后集中轉(zhuǎn)綜合檔案室歸檔。按室歸檔。按規(guī)范規(guī)范要求組織施工單位編制建筑工程和市政工要求組織施工單位編制建筑工程和市政工程的竣工檔案，一式叁份程的竣工檔案，一式叁份,在竣工驗收通過在竣工驗收通過3個月內(nèi)向城建檔案個月內(nèi)向城建檔案館移交，同時向公司綜合檔案室及小區(qū)物業(yè)管理公司各移交一館移交，同時向公司

40、綜合檔案室及小區(qū)物業(yè)管理公司各移交一套竣工檔案。套竣工檔案。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求 財務(wù)類檔案由財務(wù)部收集并管理，財務(wù)類檔案由財務(wù)部收集并管理，項目開發(fā)檔案文件分類表項目開發(fā)檔案文件分類表（詳見附錄四）（詳見附錄四）中的中的“財務(wù)文件財務(wù)文件”類除記帳憑證以外的財務(wù)文件，類除記帳憑證以外的財務(wù)文件，定期向檔案

41、室轉(zhuǎn)存。定期向檔案室轉(zhuǎn)存。 一項工作經(jīng)總經(jīng)理簽審的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集、歸一項工作經(jīng)總經(jīng)理簽審的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集、歸檔。檔。 有幾個部門參與辦理，由主控部門負(fù)責(zé)將需歸檔文件收集齊全有幾個部門參與辦理，由主控部門負(fù)責(zé)將需歸檔文件收集齊全并歸檔。并歸檔。 部門之間工作聯(lián)系函由發(fā)函部門收集、歸檔。部門之間工作聯(lián)系函由發(fā)函部門收集、歸檔。 會議文件資料由會議組織部門負(fù)責(zé)收集、歸檔；專業(yè)會議資料會議文件資料由會議組織部門負(fù)責(zé)收集、歸檔；專業(yè)會議資料由專業(yè)主控部門收集、歸檔。由專業(yè)主控部門收集、歸檔。 廣告宣傳推廣合同等由其主控部門的指定人員集中統(tǒng)一收集，廣告宣傳推廣合同等由其主控部門

42、的指定人員集中統(tǒng)一收集，定期歸檔。定期歸檔。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理歸檔時間歸檔時間原則上經(jīng)辦人或兼職檔案員應(yīng)將取得的階段性成果文件應(yīng)及時原則上經(jīng)辦人或兼職檔案員應(yīng)將取得的階段性成果文件應(yīng)及時歸集，因工作需要，某些檔案文件可定期歸檔。歸集，因工作需要，某些檔案文件可定期歸檔。合同與協(xié)議：在加蓋公章時，直接由印章管理人員留一份轉(zhuǎn)綜合同與

43、協(xié)議：在加蓋公章時，直接由印章管理人員留一份轉(zhuǎn)綜合檔案室；待合同款付清后，再由財務(wù)部將合檔案室；待合同款付清后，再由財務(wù)部將“合同付款記錄單合同付款記錄單”轉(zhuǎn)綜合檔案室。轉(zhuǎn)綜合檔案室。存檔范圍中的第存檔范圍中的第1、2、6、7、13項及第項及第5項中市場調(diào)研、策劃推項中市場調(diào)研、策劃推廣案等資料由各部門于每年廣案等資料由各部門于每年3月底前按年度轉(zhuǎn)綜合檔案室。月底前按年度轉(zhuǎn)綜合檔案室。存檔范圍中的第存檔范圍中的第4項資料中工程實施過程的所有工程資料于工程項資料中工程實施過程的所有工程資料于工程竣工驗收后竣工驗收后3個月歸檔案后轉(zhuǎn)綜合檔案室。個月歸檔案后轉(zhuǎn)綜合檔案室。存檔范圍中第存檔范圍中第5項

44、資料按銷售資料，如銷售合同、產(chǎn)權(quán)資料等在項資料按銷售資料，如銷售合同、產(chǎn)權(quán)資料等在該項工作基本結(jié)束后于該項工作基本結(jié)束后于1個月內(nèi)轉(zhuǎn)綜合檔案室。個月內(nèi)轉(zhuǎn)綜合檔案室。四、管理要求四、管理要求存檔案范圍第存檔案范圍第8、9、10、11、12、14項資料、第項資料、第4項中前期（項中前期（立項、土地、勘測、設(shè)計、招標(biāo)、成本測算）資料由主控部門立項、土地、勘測、設(shè)計、招標(biāo)、成本測算）資料由主控部門于該項資料產(chǎn)生后及時（一個月內(nèi)）轉(zhuǎn)綜合檔案室。于該項資料產(chǎn)生后及時（一個月內(nèi)）轉(zhuǎn)綜合檔案室。存檔范圍第存檔范圍第4項的成本結(jié)算資料應(yīng)在相應(yīng)工程結(jié)算完成后于一項的成本結(jié)算資料應(yīng)在相應(yīng)工程結(jié)算完成后于一個月內(nèi)轉(zhuǎn)綜

45、合檔案室。個月內(nèi)轉(zhuǎn)綜合檔案室。有成果文件產(chǎn)生的合同、協(xié)議（如評估、地勘、交通、環(huán)保、有成果文件產(chǎn)生的合同、協(xié)議（如評估、地勘、交通、環(huán)保、測繪、招標(biāo)、報價咨詢、設(shè)計咨詢、廣告等）等，待取得成果測繪、招標(biāo)、報價咨詢、設(shè)計咨詢、廣告等）等，待取得成果后需將成果文件及時（一個月內(nèi)）歸檔，保證與原合同文件一后需將成果文件及時（一個月內(nèi)）歸檔，保證與原合同文件一一對應(yīng)。一對應(yīng)。會計檔案由財會人員收集、整理、立卷，按年度集中向綜合檔會計檔案由財會人員收集、整理、立卷，按年度集中向綜合檔案室移交，具體時間由財務(wù)部與總經(jīng)辦協(xié)商確定。案室移交，具體時間由財務(wù)部與總經(jīng)辦協(xié)商確定。未在上述規(guī)定中明確資料歸檔時間的，

46、由產(chǎn)生資料的主控部門未在上述規(guī)定中明確資料歸檔時間的，由產(chǎn)生資料的主控部門與總經(jīng)辦綜合檔案室協(xié)商確定。與總經(jīng)辦綜合檔案室協(xié)商確定。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍

47、4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求歸檔文件的要求歸檔文件的要求歸檔文件應(yīng)為原件，主件、附件、附圖等應(yīng)齊全完整。歸檔文件應(yīng)為原件，主件、附件、附圖等應(yīng)齊全完整。如有特殊情況，原件需在經(jīng)辦人處留用的，經(jīng)辦人須先辦理歸如有特殊情況，原件需在經(jīng)辦人處留用的，經(jīng)辦人須先辦理歸檔手續(xù)，再辦理借閱手續(xù)，并將原件復(fù)印件存于檔案室備查，原檔手續(xù)，再辦理借閱手續(xù)，并將原件復(fù)印件存于檔案室備查，原件使用完畢后歸還，替換復(fù)印件。件使用完畢后歸還，替換復(fù)印件。如有密級要求的，由存文部門確定利用文件的部

48、門、人員范圍如有密級要求的，由存文部門確定利用文件的部門、人員范圍及解密期限，沒特殊說明的，將視為普通文件。及解密期限，沒特殊說明的，將視為普通文件。有電子文件的，經(jīng)辦人須主動將電子文件轉(zhuǎn)發(fā)給公司網(wǎng)絡(luò)管理有電子文件的，經(jīng)辦人須主動將電子文件轉(zhuǎn)發(fā)給公司網(wǎng)絡(luò)管理人員，由網(wǎng)絡(luò)管理人員分部門和專業(yè)做成軟盤或者是光碟，定期人員，由網(wǎng)絡(luò)管理人員分部門和專業(yè)做成軟盤或者是光碟，定期移送綜合檔案室保管。移送綜合檔案室保管。歸檔時辦理文件登記手續(xù)，詳細(xì)填寫歸檔時辦理文件登記手續(xù)，詳細(xì)填寫歸檔文件資料清冊歸檔文件資料清冊。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管

49、理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理整理與立卷整理與立卷 立卷規(guī)則：文件材料的整理按照立卷規(guī)則：文件材料的整理按照歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）、）、建設(shè)部工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)部工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）、）、照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-89） 分類原則：遵循文件之間的自然形成規(guī)律，保持文件之間的分類原則：遵循文件之間的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)

50、系，便于保管和利用。有機聯(lián)系，便于保管和利用。 歸檔材料要齊全，案卷標(biāo)題要簡明確切，歸檔文件內(nèi)容要相歸檔材料要齊全，案卷標(biāo)題要簡明確切，歸檔文件內(nèi)容要相互聯(lián)系，按問題、時間、性質(zhì)、保管期限分類立卷?；ヂ?lián)系，按問題、時間、性質(zhì)、保管期限分類立卷。四、管理要求四、管理要求一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求 檔案室人員應(yīng)及時完

51、成每日收存文件的初歸檔整理工作。檔案室人員應(yīng)及時完成每日收存文件的初歸檔整理工作。每年一季度開始檢查上一年度歸檔文件是否齊全完整，每年一季度開始檢查上一年度歸檔文件是否齊全完整，4月月1日后開始分類、組卷、編目、上架。日后開始分類、組卷、編目、上架。 立卷歸檔質(zhì)量要求：立卷歸檔質(zhì)量要求：歸檔文件材料要收集齊全、完整，格式、書寫等符歸檔文件材料要收集齊全、完整，格式、書寫等符合要求。合要求。歸檔立卷做到分類清楚，組卷合理，期限劃分準(zhǔn)確歸檔立卷做到分類清楚，組卷合理，期限劃分準(zhǔn)確，排列有序，編號準(zhǔn)確。，排列有序，編號準(zhǔn)確。歸檔文件排列順序，卷內(nèi)目錄填寫，編號，裝訂等歸檔文件排列順序，卷內(nèi)目錄填寫，

52、編號，裝訂等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求借閱與利用借閱與利用 原則上公司員工只限查閱和借閱本人或本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的原則上公司員工只限查閱和借閱本人或本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案文件，如查閱、借閱有密級管理的文件或超出其業(yè)務(wù)范圍檔案文件，如查閱、借閱有密級管理的文件或超出其業(yè)務(wù)范圍的文件

53、，需經(jīng)總經(jīng)辦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。的文件，需經(jīng)總經(jīng)辦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 公司員工通過檔案管理軟件系統(tǒng)檢索查詢公司檔案（系統(tǒng)安公司員工通過檔案管理軟件系統(tǒng)檢索查詢公司檔案（系統(tǒng)安裝和使用說明見相關(guān)文件），如需調(diào)用檔案原件，由查閱者向裝和使用說明見相關(guān)文件），如需調(diào)用檔案原件，由查閱者向檔案室提供所需文件的歸檔編號，由檔案室人員提調(diào)檔案。檔案室提供所需文件的歸檔編號，由檔案室人員提調(diào)檔案。 檔案原件一般限在檔案室查閱，如將原件借出，須填寫檔案原件一般限在檔案室查閱，如將原件借出，須填寫檔檔案文件借閱申請單案文件借閱申請單（詳見附表二詳見附表二），履行借閱登記審批程序），履行借閱登記審批程序，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)

54、人審批后方可借出（必要時需經(jīng)文件形，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審批后方可借出（必要時需經(jīng)文件形成部門或主控部門的經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)審批）。成部門或主控部門的經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)審批）。 借閱重要文件時，需在檔案室保存原件的復(fù)印件或電子件。借閱重要文件時，需在檔案室保存原件的復(fù)印件或電子件。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求 借出的文件如

55、因變更或文件注銷等原因，原件不再歸還，需借出的文件如因變更或文件注銷等原因，原件不再歸還，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審批方可借閱，借閱者須在檔案室存留經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審批方可借閱，借閱者須在檔案室存留原件的復(fù)印件。原件的復(fù)印件。 借閱期限最長不得超過一個月，到期必須歸還，如延期借用借閱期限最長不得超過一個月，到期必須歸還，如延期借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案歸還時辦理歸還手續(xù)，檔案室工作人員與借閱人對歸還檔案歸還時辦理歸還手續(xù)，檔案室工作人員與借閱人對歸還文件進(jìn)行核點。文件進(jìn)行核點。 借閱者須愛護(hù)檔案，要維護(hù)檔案的安全，不得擅自涂改、勾借閱者須愛護(hù)檔案，要維護(hù)檔案的安全，不得擅

56、自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、轉(zhuǎn)借、損壞或遺失檔案畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、轉(zhuǎn)借、損壞或遺失檔案。 借閱工程檔案，原則上不出檔案室；如需要，可使用復(fù)印件借閱工程檔案，原則上不出檔案室；如需要，可使用復(fù)印件，并辦理登記手續(xù)。，并辦理登記手續(xù)。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求 外單位人員查檔要求：外單

57、位人員查檔要求：外單位人員借閱檔案應(yīng)持單位介紹信，身份證等，經(jīng)外單位人員借閱檔案應(yīng)持單位介紹信，身份證等，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，并指定人員陪同到公司綜合檔相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，并指定人員陪同到公司綜合檔案室查閱檔案。檔案室不接待單獨查閱檔案的外來人員。案室查閱檔案。檔案室不接待單獨查閱檔案的外來人員。外單位人員不得將檔案帶離檔案保管區(qū)域，如需要摘外單位人員不得將檔案帶離檔案保管區(qū)域，如需要摘抄或復(fù)印，需填報抄或復(fù)印，需填報檔案文件復(fù)印申請單檔案文件復(fù)印申請單（詳見附表三詳見附表三），經(jīng)同意并對摘抄或復(fù)印的材料進(jìn)行了審查、核準(zhǔn)。復(fù)印件，經(jīng)同意并對摘抄或復(fù)印的材料進(jìn)行了審查、核準(zhǔn)。復(fù)印件

58、需加蓋公司公章者，按公章管理相關(guān)制度執(zhí)行。需加蓋公司公章者，按公章管理相關(guān)制度執(zhí)行。公、檢、法等單位查檔，由相關(guān)部門或法律顧問負(fù)責(zé)公、檢、法等單位查檔，由相關(guān)部門或法律顧問負(fù)責(zé)接待，根據(jù)對方要求及我公司實際情況向其提供查檔配合。接待，根據(jù)對方要求及我公司實際情況向其提供查檔配合。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求鑒定與銷

59、毀鑒定與銷毀 檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限要求對存期已超過保管期限檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限要求對存期已超過保管期限的檔案提交的檔案提交“鑒定申請報告鑒定申請報告”。 由總經(jīng)理辦公室相應(yīng)的行政主管人員或指定人員負(fù)責(zé)對檔案由總經(jīng)理辦公室相應(yīng)的行政主管人員或指定人員負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷判定，對確已失去保存價值的檔案提出進(jìn)行逐卷判定，對確已失去保存價值的檔案提出“銷毀意見銷毀意見”，并對需銷毀的檔案編制清冊，報總經(jīng)理審批。個別檔案需要，并對需銷毀的檔案編制清冊，報總經(jīng)理審批。個別檔案需要時可報上級公司備案。時可報上級公司備案。 銷毀檔案時，應(yīng)派專人監(jiān)銷，并在銷毀檔案時，應(yīng)派專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊銷毀

60、清冊（詳（詳見附表見附表四四）上簽名。）上簽名。一、檔案管理基本知識一、檔案管理基本知識二、檔案管理規(guī)定二、檔案管理規(guī)定1、目的、目的2、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)、管理原則、機構(gòu)及其職責(zé)3、適用范圍、適用范圍4、管理要求、管理要求5、其它其它三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法三、紫晶檔案管理軟件安裝及使用方法四、檔案的整理四、檔案的整理四、管理要求四、管理要求罰則罰則 未按規(guī)定時間向公司綜全檔案室轉(zhuǎn)存或歸還文件，影響其它未按規(guī)定時間向公司綜全檔案室轉(zhuǎn)存或歸還文件，影響其它部門使用原件、造成工作延誤者，或未及時移交電子文件者，部門使用原件、造成工作延誤者，或未及時移交電子文件者，在公司內(nèi)進(jìn)行通報批