1、檔案信息化建設(shè)概述西安交大檔案館 石慧敏 檔案信息化建設(shè)概述1、檔案信息化的概念2、檔案信息化的發(fā)展歷程3、檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀分析4、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容5、檔案館網(wǎng)站的設(shè)計(jì)及制作 檔案信息化就是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象、以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。 一、什么是檔案信息化 二二、檔案信息化的發(fā)展歷程1、啟蒙與認(rèn)識(shí)階段 80年代中后期 電子文檔的出現(xiàn)，檔案保管機(jī)構(gòu)面臨著信息化時(shí)代的挑戰(zhàn) 2、起步與探索階段 90年代 計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作取得了初步的成效 3

2、、建設(shè)與成長階段 90年代 更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長階段 4、發(fā)展與應(yīng)用階段 進(jìn)入21世紀(jì) 信息化建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展和深層應(yīng)用階段 三、當(dāng)前的檔案信息化工作現(xiàn)狀 1、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不齊2、對(duì)開展信息化工作的思路不完全相同 3、開展工作的方式有所不同4、對(duì)檔案信息的安全管理存在疑惑 5、對(duì)檔案信息化工作內(nèi)容理解存在差異 6、對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的理解程度不一致 一、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不齊 滿足于手工管理模式 使用單機(jī)版管理模式 局域網(wǎng)管理模式二、對(duì)開展信息化工作的思路不完全相同 檔案信息化不局限于檔案管理部門內(nèi)部來開展工作，而是納入學(xué)校信息化規(guī)劃 過程中去建設(shè) 檔案業(yè)

3、務(wù)部門根據(jù)需要先行一步，首先從本館的業(yè)務(wù)發(fā)展逐漸開展起來，然后等待時(shí)機(jī)成熟后再考慮與主管單位相關(guān)部門之間的信息實(shí)現(xiàn)集成 （3）開展工作的方式有所不同 1、自主開發(fā) 2、購買商品化 3、合同外包制（4）對(duì)檔案信息的安全管理存在疑惑 1、技術(shù)人員的事情，安全他們負(fù)責(zé) 2、技術(shù)人員不是檔案管理人員，持懷疑態(tài)度 3、網(wǎng)絡(luò)不安全，不能將檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng) 4、對(duì)已安裝購買的防火墻、防病毒軟件不升級(jí) 5、從管理上下功夫，有效的備份措施。 （5）對(duì)檔案信息化工作內(nèi)容理解存在差異 信息化工作是一個(gè)長期的、系統(tǒng)的、多知識(shí)融合應(yīng)用的綜合工程，需要在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需要逐步開展，并逐漸創(chuàng)造條件，提高業(yè)務(wù)管理水平

4、，提高全體員工的綜合素質(zhì)，在檔案館內(nèi)部資源管理、館藏?cái)?shù)字化和電子文件歸檔等方面不斷探索新思路、新模式，實(shí)現(xiàn)一體化的現(xiàn)代管理，實(shí)現(xiàn)全館內(nèi)部信息的集成，實(shí)現(xiàn)檔案館與相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間信息的集成與資源共享。 （6）對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的理解程度不一致 檔案信息化應(yīng)用的瓶頸1、人的問題2、資金缺乏3、缺乏激勵(lì)機(jī)制4、只購買軟件，不購買實(shí)施和維護(hù)5、業(yè)務(wù)流程不銜接、業(yè)務(wù)工作很原始 檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重

5、心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)為依托、以檔案資源為核心，以檔案法規(guī)、制度為保障，圍繞檔案工作開展現(xiàn)代化管理的綜合過程。 2004年國家檔案局發(fā)布的全國檔案信息化建設(shè)綱要明確提出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容是：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。 基礎(chǔ)設(shè)施是條件，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段，信息資源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才資源是關(guān)鍵，各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容相輔相成、不可或缺。 四、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容是什么？基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) ：檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

6、和檔案數(shù)字化存諸和備份系統(tǒng)的設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) ：檔案信息的收集 、整理、利用、安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) ：是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。 人才隊(duì)伍建設(shè) ：檔案信息化建設(shè)，人才是

7、關(guān)鍵。檔案信息資源建設(shè) ：1、主要對(duì)象 ：館藏檔案；接收的電子文件；網(wǎng)絡(luò)信息資源 的獲取；其它檔案信息資源2、系統(tǒng)構(gòu)成： 數(shù)字化處理前準(zhǔn)備；數(shù)字化處理子系統(tǒng)； 電子文件的處理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)；數(shù) 字化信息發(fā)布子系統(tǒng)3、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)： 數(shù)據(jù)質(zhì)量要求：數(shù)據(jù)的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的有效性、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的新穎性。目錄數(shù)據(jù)庫：把案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入到數(shù)據(jù)庫、實(shí)現(xiàn)案卷目錄的計(jì)算機(jī)管理，提高檢索速度與查準(zhǔn)率。全文數(shù)據(jù)庫：檔案文件的全部信息輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與查閱。五、檔案館網(wǎng)站的設(shè)計(jì) 檔案館網(wǎng)站的功能定位 檔案館網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)框架 網(wǎng)頁制作 檔案館網(wǎng)站的功能定位 1信息發(fā)布功能2宣傳教育功能3中介平臺(tái)功能 檔案館網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)框架1為網(wǎng)站建立獨(dú)立域名2采用多服務(wù)平臺(tái)架構(gòu)3設(shè)立在線更新機(jī)制4提供交互溝通渠道 網(wǎng)頁制作1、欄目設(shè)置2、顯示形式3、界面布局4、輔助功能3/archives結(jié)束語： 檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的主要目的是提高檔案管理的科學(xué)性和檔案工作的有效性，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的規(guī)范化管理、促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。可以說檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之