1、醫(yī)療器械有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法及醫(yī)藥集團(tuán)總公司會(huì)計(jì)核算手冊(cè)，結(jié)合我公司具體情況，特制定本辦法。 一、會(huì)計(jì)檔案的范圍 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，包括紙質(zhì)檔案和各種電子介質(zhì)檔案。具體包括： 會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證； 會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿； 財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告； 其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、

2、其他應(yīng)當(dāng)保管的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)； 增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票； 存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。 二、會(huì)計(jì)檔案管理的基本要求 1、公司負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等具體的管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 2、公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管/移交清冊(cè)。 出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 移交檔案保管部門(mén)或保管人員的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。需

3、要拆封重新整理的，檔案保管部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 三 、 會(huì)計(jì)檔案的整理 會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。 1、 會(huì)計(jì)憑證 按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。 2、 會(huì)計(jì)帳簿 現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要按月打印并裝訂成冊(cè)，如

4、果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁(yè)打印的，可按旬打印。 一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印。 總分類(lèi)帳可用“總分類(lèi)帳本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。 會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂賬頁(yè)會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。 (5)裝訂后的會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。 帳簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 裝訂后，會(huì)計(jì)帳簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及帳簿名稱(chēng)和編號(hào)。 會(huì)計(jì)帳簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭値?、現(xiàn)金日記帳、銀行存（借）款日記帳、分戶明細(xì)帳、輔助帳。 3、 會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析） 會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一

5、歸檔保管。 四、 會(huì)計(jì)檔案的保管 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，為了便于查閱，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一至三年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交公司的檔案管理部門(mén)保管或由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。 會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案保管/移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。 保管環(huán)境 會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周?chē)鷳?yīng)備有適應(yīng)的防火器材。 會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔、衛(wèi)生。 會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)

6、注意防塵，防蟲(chóng)、防盜。 嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案毀壞、損失、散失和泄密。 會(huì)計(jì)電算化檔案保管要有防磁等安全措施。 5、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案 低保管期限如下： 會(huì)計(jì)憑證保存15年。 會(huì)計(jì)帳簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保存25年。 會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）保存10年，其中年度決算表（包括文字分析）永久保存。 銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表保存5年；會(huì)計(jì)檔案借閱清冊(cè)保存15年；會(huì)計(jì)檔案保管/移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限見(jiàn)附件一，會(huì)計(jì)檔案保管/移交清冊(cè)見(jiàn)附件二。 五、 會(huì)計(jì)檔案的借閱 財(cái)務(wù)部門(mén)建立

7、會(huì)計(jì)檔案借閱清冊(cè)（見(jiàn)附件三）。 凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 借出的會(huì)計(jì)檔案必須按期如數(shù)收回。 六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀 保管期限屆滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀： 由公司檔案保管部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)（見(jiàn)附件四），列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容； 公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔

8、案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，并報(bào)醫(yī)藥集團(tuán)總公司審批； 3、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案保管部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、集團(tuán)總公司共同派員監(jiān)銷(xiāo)； 4、監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人和集團(tuán)總公司。 對(duì)保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 七、其他事項(xiàng) 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，也應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案； 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原

9、因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管； 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案； 單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他解散的，原單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍由原各單位保管； 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按

10、規(guī)定辦理交接手續(xù)。 八、本辦法由國(guó)藥器械財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?jīng)公司經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)后，自2010年7月1日起執(zhí)行。 附件一： 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 序號(hào) 檔案名稱(chēng) 保管期限 備注 紙質(zhì) 電子 一 會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會(huì)計(jì)賬簿類(lèi) 4 總賬（科目發(fā)生額及余額表） 15年永久包括日記總賬 5 明細(xì)賬 15年永久 6 日記賬 15年永久紙質(zhì)現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 7 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢后保管5年8 輔助賬簿 15年永久 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi) 包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 9 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年永久包括文字分析 10 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（

11、決算） 永久永久包括文字分析 四 其他類(lèi) 11 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 永久 12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 13 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 永久 14 會(huì)計(jì)檔案借閱清冊(cè) 15年 15 銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 16 銀行對(duì)賬單 5年 附件二： 會(huì)計(jì)檔案保管/移交清冊(cè) 案卷目錄號(hào) 文 件編號(hào) 文 件名稱(chēng) 頁(yè)數(shù) 保管/移交日期 保管人 移交人 監(jiān)交人 保 管期限 備注 附件三： 會(huì)計(jì)檔案借閱登記清冊(cè) 會(huì)計(jì)檔案借閱須知： 凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 借閱日期 文件編號(hào)文件名稱(chēng) 借閱/復(fù)制用途 申請(qǐng)人 預(yù)計(jì)歸還日期同意調(diào)閱/復(fù)制總經(jīng)理或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字 實(shí)際歸還日期 經(jīng)手人 附件四： 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 保管期限滿的會(huì)計(jì)入檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀： 由公司檔案保管部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容； 公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，并報(bào)醫(yī)藥集團(tuán)總公司審批； 銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)