1、上海xx化妝品有限公司辦公室管理制度為規(guī)范管理，更好的開展各項(xiàng)工作；特制定本制度：考勤制度：各員工每天必須按時上下班，不得遲到或早退;遲到一次罰款5元，遲到超過60分鐘按礦工計(jì)算；礦工一天罰款50元。上班時間不得私自外出，如因公確需外出，須經(jīng)部門主管同意后方可外出。工作中需請假的，必須提前填寫請假單或調(diào)休單，報主管批準(zhǔn)，三天以內(nèi)（含三天）由部門主管批，三天以上的須由銷售經(jīng)理批準(zhǔn)；4. 請假時必須把需要處理的工作安排給他人，不能影響正常工作； 紀(jì)律方面：上班時間不準(zhǔn)聊天說笑、上網(wǎng)聊天、看報紙等與工作無關(guān)的事情; 發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。辦公物品必須擺放整齊，用過的物品放回原位，保持桌面整潔；公司電話

2、為辦公電話，不得用公司電話聊天；發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。3、辦公室衛(wèi)生每周打掃兩次，辦公區(qū)共同打掃。4、在辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元5、嚴(yán)禁隨地吐痰，隨手丟棄廢棄物品，勤更換垃圾袋；茶水不準(zhǔn)倒入洗手盆內(nèi)，發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。6、嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)大聲喧嘩，接打電話注意影響。8、嚴(yán)禁不文明禮貌的口頭禪出現(xiàn)，請自覺提高我們自身的要求.工作方面：對公司的各項(xiàng)銷售（包括客戶資料）制度以及銷售數(shù)據(jù)，銷售內(nèi)勤人員要做到對外嚴(yán)格保密。銷售部電腦統(tǒng)一設(shè)定密碼；密碼定期更改。銷售部移動硬盤每日用完后放至指定位置，下班時間不得私自帶離辦公室；鐳盤及移動硬盤上不得存放與工作無關(guān)的內(nèi)容。各位同事要相互團(tuán)結(jié)，相互配合

3、，在努力做好個人本職工作的同時，提高本部門的整體工作效率；各項(xiàng)工作要認(rèn)真完成，特殊問題應(yīng)專門記錄，及時反應(yīng)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；對于工作中出現(xiàn)的錯誤應(yīng)及時糾正，避免再次出現(xiàn)；由于粗心大意等個人原因，造成工作失誤，給公司及業(yè)務(wù)員帶來經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。四、訂貨及發(fā)貨制度： 1. 銷售訂單填寫規(guī)范、標(biāo)明各項(xiàng)基本要素，如：訂單編號、訂貨人、收貨單位、收貨人、品種、數(shù)量、單價、合計(jì)金額、發(fā)貨方式、付款方式、備注事項(xiàng)，并及時認(rèn)真與業(yè)務(wù)經(jīng)理核對。訂貨超過三天未發(fā)的貨物，要及時與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通決定是否發(fā)貨；安排貨物時，需要改動的訂單要及時通知業(yè)務(wù)員，并做好變更記錄；特殊包裝和特殊產(chǎn)品訂貨之前要及時與銷售經(jīng)理溝通，

4、決定是否訂貨；特殊發(fā)貨方式及時和銷售經(jīng)理溝通，看能否發(fā)貨；要經(jīng)常查看庫存表，發(fā)現(xiàn)積壓庫存產(chǎn)品及時處理；及時查看包裝材料庫存，確保生產(chǎn)的及時性；及時與倉庫發(fā)貨員溝通，了解每張訂單的發(fā)貨情況。及時與客戶溝通，以確定客戶是否準(zhǔn)確無誤收到貨物。重復(fù)客戶的及時通知業(yè)務(wù)員。五、退貨處理制度：及時清點(diǎn)退貨，開據(jù)退貨清單，注意價格變動；收到退貨與內(nèi)附清單不符情況及時和業(yè)務(wù)員核對。每月20日之前了解退貨辦理情況，如有未辦理的貨物，及時督促相關(guān)部門清查、檢驗(yàn)。每月25日之前出具上月退貨報表上交財務(wù)部。不符合公司退貨要求的退貨產(chǎn)品及時通知業(yè)務(wù)經(jīng)理。退貨員于周二、周五每周分兩次到倉庫清點(diǎn)退貨，不得積壓，延長退貨時間。

5、六、內(nèi)勤工作要求：1. 接電話時語氣柔和、語速適中、面帶微笑、措詞得當(dāng)、靈活反應(yīng)、大方得體，維護(hù)公司形象。2. 開據(jù)發(fā)票時，標(biāo)明開票單位、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價；開稅票之前及時與客戶溝通以確定稅票資料是否有變。每天下班之前，檢查記錄本是否有訂單漏寫，有事情未處理完；并做簡單總結(jié)(共幾張單子,回款是否登記,特殊事件是否反映,有沒有明天需要解決的事情)。及時通知客戶發(fā)貨情況（尤其是汽運(yùn)，要做到立刻通知）。及時發(fā)送鐵路托運(yùn)單和發(fā)貨清單；（發(fā)現(xiàn)問題及時處理）。每天下午把回款報送財務(wù)室。及時郵寄發(fā)貨清單、發(fā)票和樣品。物流代收款的直接把卡號寫到每張單子的下面，以便及時回款；需要更改客戶資料的把新客戶資料寫到要發(fā)單子的下方，便于倉庫及時更改； 每天下午四點(diǎn)之前給財務(wù)室報一次回款，寫清業(yè)務(wù)員名字、銀行、金額；代收款的要寫清業(yè)務(wù)員、物流公司、金額、發(fā)貨日期。七、帳表管理制度：1、截止到每月5號、15號出據(jù)產(chǎn)品銷售旬報、回款旬報；此工作于每月的9、19號早上10：00以前整理完畢（產(chǎn)品旬報傳至倉庫保管員處核對，回款與出納核對）。2、截止到每月25號出據(jù)制劑部銷售月報、回款月報和各區(qū)域分公司銷售月報、回款月報；一份交財務(wù)室相關(guān)責(zé)任人核對，此工作于每月的26日上午整理完畢；一份交銷售經(jīng)理，此工作于每月的26日下午整理完畢。每月例會前準(zhǔn)