1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔目 錄 概 要 1一物業(yè)管理檔案的概念 1二物業(yè)管理檔案的內(nèi)容 1三物業(yè)管理檔案的管理制度和方式 1第二章 物業(yè)管理檔案內(nèi)容 3一建筑物檔案內(nèi)容 3二業(yè)主檔案 5三管理工作檔案 5四社區(qū)志史活動(dòng)檔案 6第三章 物業(yè)管理檔案的產(chǎn)生、收集、整理和移交 6 /第四章 物業(yè)管理檔案的分類(lèi)、編目及著錄 7物業(yè)管理檔案的分類(lèi)及分類(lèi)碼 7 二物業(yè)管理檔案編碼方案 7三檔案的登錄 9 第五章物業(yè)管理檔案的查詢利用和管理技術(shù)條件 9附錄 ：深圳市城市建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容(城市建設(shè)工程部分) 10第一章 概 要物業(yè)管理是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和住房制度改

2、革而興起的新興產(chǎn)業(yè)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)物業(yè)管理日益賦予了社區(qū)管理職能，它包括物業(yè)的維修改造、區(qū)域治安、社區(qū)生活服務(wù)、社區(qū)醫(yī)療保健服務(wù)、社區(qū)環(huán)境保護(hù)、社區(qū)文化發(fā)展等多項(xiàng)事業(yè)。物業(yè)管理日益發(fā)展的這種綜合管理需求，越來(lái)越需要物業(yè)管理行業(yè)和企業(yè)具有規(guī)范化、現(xiàn)代化的綜合管理能力；而建立物業(yè)管理檔案體系是物業(yè)管理行業(yè)和企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理手段、提高綜合管理能力的基礎(chǔ)。一物業(yè)管理檔案的概念物業(yè)管理檔案是指，物業(yè)管理單位在物業(yè)管理活動(dòng)中收集和產(chǎn)生形成的為物業(yè)管理工作提供依據(jù)和參考的各種應(yīng)予歸檔保存的文字、圖形、實(shí)物等文件材料。二物業(yè)管理檔案的內(nèi)容物業(yè)管理檔案的基本內(nèi)容包括：建筑物檔案、業(yè)

3、主檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案。建筑物檔案：包括建筑物原始檔案材料、維護(hù)、改造施工記錄材料；2業(yè)主檔案： 包括業(yè)主登記材料、業(yè)主產(chǎn)權(quán)材料；3管理工作檔案：包括管理法規(guī)材料、管理及租賃合約材料、服務(wù)記錄材料、治安情況記錄材料、會(huì)訪記錄材料等；4社區(qū)志史檔案： 包括社區(qū)沿革材料、社區(qū)大型活動(dòng)記錄材料、社區(qū)風(fēng)貌記錄等。三物業(yè)管理檔案的管理制度和方式物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理單位的企業(yè)檔案中的重要組成部分，是物業(yè)管理單位企業(yè)主營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)情況的積累，是物業(yè)管理單位賴(lài)以進(jìn)行物業(yè)管理活動(dòng)的依據(jù)，因而是物業(yè)管理單位全部檔案中的主體檔案。物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立完善、規(guī)范的管理制度和現(xiàn)代化的管理手段對(duì)物業(yè)管理檔案進(jìn)

4、行嚴(yán)格的管理；并按照社會(huì)檔案行政管理和企業(yè)總體管理的要求結(jié)合具體實(shí)情采用實(shí)用、高效的管理方式。物業(yè)管理檔案的管理制度物業(yè)管理檔案的管理制度是物業(yè)檔案管理工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，管理制度主要內(nèi)容有，對(duì)物業(yè)管理檔案機(jī)構(gòu)和責(zé)任部門(mén)的規(guī)定，對(duì)機(jī)構(gòu)的職責(zé)、職權(quán)的規(guī)定，對(duì)管理工作程序的規(guī)定、對(duì)檔案相關(guān)責(zé)任部門(mén)的規(guī)定、對(duì)檔案材料的移交、分類(lèi)、著錄、保管、利用、鑒定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)違反制度的處罰規(guī)定等。一般來(lái)說(shuō)包括下述系列制度：物業(yè)檔案管理制度，檔案查詢利用制度，庫(kù)房管理制度，檔案移交驗(yàn)收制度，檔案內(nèi)容及分類(lèi)分密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案組裝整理標(biāo)準(zhǔn)。物業(yè)管理檔案的管理方式物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)全宗體系的一部分，但是物業(yè)管理

5、是按照物業(yè)對(duì)象自然形成的區(qū)域特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)分區(qū)管理的，因此，按照物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)的設(shè)置和物業(yè)管理分區(qū)運(yùn)作的實(shí)際，物業(yè)管理檔案可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的公司、管理處兩級(jí)管理體系，實(shí)行分區(qū)管理的方法。管理處檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理本處收集接受和產(chǎn)生形成的物業(yè)管理檔案，接受企業(yè)檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)協(xié)助管理處各部門(mén)作好物業(yè)管理檔案的接受收集和產(chǎn)生形成工作。物業(yè)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各管理處檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，接受管理各管理處按規(guī)定移交公司檔案部門(mén)的物業(yè)管理檔案材料，制定全公司有關(guān)物業(yè)管理檔案的各種規(guī)定。物業(yè)管理檔案是企業(yè)檔案的一部分，對(duì)物業(yè)管理檔案管理

6、工作所需的機(jī)構(gòu)、設(shè)施、人員應(yīng)當(dāng)盡可能同企業(yè)檔案實(shí)行綜合設(shè)置，實(shí)行綜合檔案室下的分類(lèi)管理，以減少管理成本、提高管理效率和效益。物業(yè)管理檔案中的主要檔案內(nèi)容屬城市建設(shè)檔案范疇、技術(shù)檔案領(lǐng)域，是我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而產(chǎn)生的新的檔案體系。加強(qiáng)物業(yè)管理檔案的管理、探索物業(yè)管理檔案的管理模式和方法、促進(jìn)物業(yè)管理檔案的現(xiàn)代化管理手段的發(fā)展，無(wú)論是對(duì)全社會(huì)檔案事業(yè)、企業(yè)檔案事業(yè)還是對(duì)提高企業(yè)的物業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展都具有重要的意義。第二章 物業(yè)管理檔案內(nèi)容 一建筑物檔案內(nèi)容 (一)、建筑物原始檔案 建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接收物業(yè)管理時(shí)，從物業(yè)發(fā)展單位移交接受的建在建設(shè)施工

7、過(guò)程中產(chǎn)生形成的工程檔案。深圳市城市建設(shè)檔案管理處對(duì)該檔案的內(nèi)容、整理組裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收移交程序制定有已明確的規(guī)定。物業(yè)管理單位接受的工程檔案，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)括檔案行政管理部門(mén)對(duì)工程檔案規(guī)定的全部?jī)?nèi)容及移交手續(xù)文件；一般具有下列內(nèi)容： 1建設(shè)綜合文件材料，包括： 綜合文件材料， 監(jiān)理文件材料， 聲像文件材料， 竣工圖數(shù)據(jù)文件材料； 2工程施工文件材料，包括： 工程施工綜合文件材料， 工程施工技術(shù)文件材料，包括： 基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)施工技術(shù)文件材料、 給水排水施工技術(shù)文件材料， 供電及照明施工技術(shù)文件材料， 燃?xì)獍惭b施工技術(shù)文件材料， 電梯安裝施工技術(shù)文件材料， 玻璃幕墻施工技術(shù)文件材料， 建筑裝飾施工技術(shù)

8、文件材料， 消防工程施工技術(shù)文件材料， 通訊工程施工技術(shù)文件材料， 室外道路場(chǎng)地工程施工技術(shù)文件材料， 園林設(shè)施工程施工技術(shù)文件材料， 其他專(zhuān)業(yè)工程施工技術(shù)文件材料等， 全部?jī)?nèi)容詳見(jiàn)附錄深圳市城市建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容(建設(shè)工程部分)。各設(shè)備及工程維護(hù)合同，各設(shè)備及工程使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)，各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的具有)，工程驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要，未完工程項(xiàng)目清單，工程交接逐項(xiàng)、逐戶核查記錄表。(二)建筑物維護(hù)、改造檔案建筑物維護(hù)、改造檔案是物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體(或稱(chēng)物業(yè)公共設(shè)施及公共部分)進(jìn)行維護(hù)改造工程中，產(chǎn)生形成的應(yīng)予歸檔保存的文件材料，內(nèi)容如下：1維護(hù)、

9、改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件，2維護(hù)改造工程施工許可證(政府規(guī)定需要申辦的具有)，3維護(hù)改造方案，4維護(hù)改造工程合同，5維護(hù)改造工程預(yù)算書(shū)及批準(zhǔn)文件，6維護(hù)改造工程施工技術(shù)文件(按城建檔案管理部門(mén)制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)，7維護(hù)改造工程驗(yàn)收證明書(shū)，8維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表，9各設(shè)備及工程使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)，10各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的具有)，11維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖。(三)、業(yè)主物業(yè)裝修、改造工程檔案業(yè)主物業(yè)裝修改造檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握在主物業(yè)范圍內(nèi)發(fā)生的對(duì)建筑物進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見(jiàn)，

10、裝修、改造設(shè)計(jì)圖，完工報(bào)告表及驗(yàn)核意見(jiàn)。二業(yè)主檔案業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息；一般有下列內(nèi)容：業(yè)主登記表，業(yè)主身份證、暫住證(復(fù)印件)，置業(yè)合同及公證書(shū)(復(fù)印件)，業(yè)主物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明書(shū)(復(fù)印件)，租賃合同及公證書(shū)，業(yè)主物業(yè)面積查丈書(shū)(復(fù)印件)， 其他需要業(yè)主提供的材料。三管理工作檔案管理工作檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，一般內(nèi)容有：政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等，物業(yè)管理單位制定的各種小區(qū)管理規(guī)定，小區(qū)公約，治安、消防管理工作日志，治安、消防事件情況報(bào)告書(shū)治安、消防事件報(bào)案登記、現(xiàn)

11、場(chǎng)勘查記錄、問(wèn)訊記錄、處理記錄、移交公安部門(mén)的記錄以及公安部門(mén)對(duì)事件的處理通知，設(shè)備運(yùn)行日志，會(huì)訪記錄日志及會(huì)訪登記表，服務(wù)記錄、投述及投述處理記錄10其他需要收集歸檔的工作記錄。四社區(qū)志史活動(dòng)檔案社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì)，在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中生形成并需要?dú)w檔保存的，反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展、精神文明進(jìn)步的各類(lèi)文件材料。一般內(nèi)容如下：社區(qū)沿革材料，社區(qū)文物(古物)記錄材料著名事物記錄材料，大型活動(dòng)記錄社區(qū)風(fēng)貌記錄第三章 物業(yè)管理檔案的產(chǎn)生收集和整理移交物業(yè)管理檔案的收集、組織和移交工作是物業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家、當(dāng)?shù)卣臀飿I(yè)管理企業(yè)制定的有關(guān)文秘檔

12、案和城建檔案的規(guī)定進(jìn)行。物業(yè)管理檔案產(chǎn)生于物業(yè)管理企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)本部門(mén)所產(chǎn)生形成和收集接受的應(yīng)歸檔文件材料的驗(yàn)收、組織、移交工作，確保檔案材料完整、真實(shí)、規(guī)范和及時(shí)歸檔。物業(yè)管理檔案的產(chǎn)生收集工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進(jìn)行，對(duì)于缺項(xiàng)少件要有明確的記錄，并提出追繳或補(bǔ)制的要求；檔案材料的收集接收應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核實(shí)材料的真實(shí)性、原始性；對(duì)于物業(yè)管理檔案中規(guī)定為復(fù)印件的材料(如：建筑物原始檔案和業(yè)主檔案中的業(yè)主身份證等部分材料)，接受時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格與原始材料核對(duì)，核實(shí)后的材料應(yīng)有明確的注明； 3產(chǎn)生或收集的檔案文件材料，其用紙(或載體)、用墨、記錄書(shū)寫(xiě)的字體和符號(hào)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家及地方檔案行政

13、管理部門(mén)制定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，不符的應(yīng)當(dāng)提出改正和補(bǔ)制的要求。產(chǎn)生收集的檔案文件材料應(yīng)當(dāng)要求文件材料產(chǎn)生單位，采用國(guó)家、地方檔案行政管理部門(mén)和公司規(guī)定的規(guī)范記錄格式、統(tǒng)一用表、統(tǒng)一裝具等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 5檔案材料的立卷組織和整理，除建筑原始檔案由移交單位負(fù)責(zé)外，物業(yè)管理單位產(chǎn)生形成的檔案，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行，并統(tǒng)一編目、著錄、管理。建筑物原始檔案移交接收時(shí)應(yīng)是按深圳市城建檔案管理部門(mén)的規(guī)定，立卷組織完善的成套檔案。建筑物維護(hù)、改造檔案應(yīng)按單體建筑工程和維護(hù)、改造工程項(xiàng)次組織立卷；業(yè)主裝修檔案應(yīng)按業(yè)主和裝修工程項(xiàng)次組織立卷；業(yè)主檔案應(yīng)按業(yè)主戶組織立卷；管理工作檔案1、2、3項(xiàng)按文件類(lèi)立卷，日志、日常記錄按

14、類(lèi)別和時(shí)間段立卷，事件記錄及報(bào)告按事件項(xiàng)立卷；社區(qū)史志檔案應(yīng)按事件事物立卷。6物業(yè)管理檔案的整理裝訂應(yīng)按國(guó)家和當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)制定的統(tǒng)一、規(guī)范的裝具和方式進(jìn)行，詳見(jiàn)深圳市檔案局及深圳市城市建設(shè)檔案館有關(guān)規(guī)定。 7物業(yè)管理公司檔案管理部門(mén)和管理處檔案管理部門(mén)是物業(yè)檔案的集中管理單位，各部門(mén)接收產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，不得無(wú)理拖延和更不得據(jù)為己有；檔案材料的移交應(yīng)當(dāng)履行嚴(yán)格的移交手續(xù)。第四章 物業(yè)管理檔案的分類(lèi)、編目及著錄物業(yè)管理檔案的分類(lèi)、編目及著錄是指將物業(yè)管理檔案卷宗及文件按照規(guī)定的分類(lèi)大綱和編目著錄標(biāo)準(zhǔn)，給出檔號(hào)和代碼并登錄入檢索查詢和管理的帳卡的工作。出于物

15、業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際需要，物業(yè)管理檔案可以在符合國(guó)家和當(dāng)?shù)毓芾砭幠康姆诸?lèi)大綱的前提下，建立企業(yè)的子分類(lèi)以及編目著錄的統(tǒng)一格式。物業(yè)管理檔案的分類(lèi)及分類(lèi)碼分 類(lèi) 編 碼 表大類(lèi)小類(lèi)文件類(lèi)碼類(lèi)名碼類(lèi)名碼類(lèi)名J建筑物檔案Y建筑物原始檔案數(shù)字及字母序附錄(11)的文件類(lèi)序W建筑物維護(hù)改造檔案Z業(yè)主裝修檔案無(wú)Y業(yè)主檔案無(wú)無(wú)G管理工作檔案無(wú)數(shù)字序P5所列的文件類(lèi)序S社區(qū)志史檔案無(wú)數(shù)字序P6所列的文件類(lèi)序物業(yè)管理檔案編碼方案物業(yè)管理檔案的編碼有兩個(gè)，一為案卷編碼，一為案卷存放地址編碼。 案卷編碼：建筑物檔案：保管單位碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，大類(lèi)碼英文字母1位，小類(lèi)碼英文字母1位，工程序號(hào)碼阿拉伯?dāng)?shù)字2位，文件類(lèi)碼阿拉

16、伯?dāng)?shù)字4位，卷號(hào)碼阿拉伯?dāng)?shù)字2位。共計(jì)11位。 如：某案卷為編號(hào)為“2”的管理處保管的小區(qū)建筑編號(hào)為“6”的建筑物原始檔案中的供電工程施工技術(shù)文件材料的第二卷，編碼為：2 JY 063A0902如：編號(hào)為“3”的管理處對(duì)小區(qū)編號(hào)為“7”的建筑物進(jìn)行消防系統(tǒng)維修改造工程形成的檔案第二卷，編碼為：3JW073A1202 業(yè)主裝修改造工程檔案：保管單位碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，大類(lèi)碼英文字母1位，小類(lèi)碼英文字母1位，業(yè)主代碼阿拉伯?dāng)?shù)字4位，單元代碼阿拉伯?dāng)?shù)字4位，案卷號(hào)碼阿拉伯?dāng)?shù)字2位。共計(jì)12位。如：編號(hào)為“3”的管理處的編號(hào)為“0311”的業(yè)主對(duì)單元編號(hào)為8125戶房進(jìn)行裝修的檔案，編碼為：3JZ031

17、1812502業(yè)主檔案：保管單位碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，大類(lèi)碼英文字母1位，業(yè)主代碼阿拉伯?dāng)?shù)字4位，管理工作檔案：保管單位碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，大類(lèi)碼英文字母1位，文件類(lèi)碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，案卷號(hào)碼阿拉伯?dāng)?shù)字4位。社區(qū)志史檔案：保管單位碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，大類(lèi)碼英文字母1位，文件類(lèi)碼阿拉伯?dāng)?shù)字1位，案卷號(hào)碼阿拉伯?dāng)?shù)字4位。存放地址編碼：物業(yè)管理檔案存放地址僅列柜、列、序，各兩位阿拉伯?dāng)?shù)字。檔案的登錄物業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)接收進(jìn)檔的檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的總帳登錄和分類(lèi)帳登錄，登錄內(nèi)容主要有：檔案卷宗名稱(chēng)、案卷名稱(chēng)、產(chǎn)生單位、移交單位、移交人、檔案數(shù)量、分類(lèi)、密級(jí)、編碼、編址、日期以及檔案內(nèi)容摘要等。 物業(yè)管理檔案的查詢利用和管理技術(shù)條件檔案的查詢利用是檔案管理的根本目的，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)為本企業(yè)查詢利用檔案提供充分的便利和保障。物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是不可失而復(fù)得的信息資源，應(yīng)次物業(yè)檔案管理部門(mén)在積極提供查詢利用的同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格作好檔案的保護(hù)管理工作，建立嚴(yán)格完善的檔案查詢利用制度，確保檔案在查詢利用中不發(fā)生遺失、損壞