時間管理與工作效率提升

主講：湯敏生時間管理與工作效率提升

主講sunairwang20110725時間

管理

策略第一項(xiàng)：做好目標(biāo)與計(jì)劃管理第二項(xiàng)：分清工作的輕重緩急第三項(xiàng)：立即行動并設(shè)定完成期限第四項(xiàng)：及時進(jìn)行工作報告反饋第五項(xiàng)：養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣第六項(xiàng)：加強(qiáng)對業(yè)余時間管理sunairwang20110725時間管理策

第三項(xiàng)：立即行動并設(shè)定完成期限第三項(xiàng)：立即行動并設(shè)定完成期限立即行動的原則

結(jié)果提前，自我退后認(rèn)真第一，聰明第二鎖定目標(biāo)，專注重復(fù)絕心第一，成敗第二速度第一，完美第二結(jié)果第一，理由第二立即行動的原則

立即行動的要求■不要把難事往后拖■不要把不喜歡的事往后推■不要把喜歡的事做過了頭提醒你注意：

有時候你最好能立刻著手解決問題，決不拖延半點(diǎn)時間；但有時候，解決問題的時機(jī)并不成熟，如果這時候你就立即行動，往往只會弄巧成拙。這時候最好能把事情緩一緩，另外選擇一個適當(dāng)?shù)臅r機(jī)。立即行動的要求■不要把難事往后拖提醒你注意：

專心致志設(shè)定完成工作的期限

專注原則——集中精力日事日畢，日清日高堅(jiān)持做，努力做，精益求精

專心致志設(shè)定完成工作的期限專注原則——集中精力

第四項(xiàng)：及時進(jìn)行工作報告反饋第四項(xiàng)：及時進(jìn)行工作報告反饋出事了怎么辦報怕領(lǐng)導(dǎo)批評；怕罰款；怕承擔(dān)責(zé)任、推諉不報所負(fù)責(zé)的工作出了嚴(yán)重錯誤沒準(zhǔn)僥幸過關(guān)◆上級很忙/上級不在/上級發(fā)火出事了怎么辦報怕領(lǐng)導(dǎo)批評；怕罰款；怕承擔(dān)責(zé)任、推諉不報所負(fù)責(zé)自己的想法上級的想法◆這部分應(yīng)該這樣做！◆你需要把﹡﹡﹡加進(jìn)去！◆修改！再修改！領(lǐng)導(dǎo)如是說自己的想法上級的想法◆這部分應(yīng)該這樣做！領(lǐng)導(dǎo)如是說

※不好的報告：被催促的報告單純的事后報告純粹辯解的報告

※好的報告：時機(jī)恰當(dāng)?shù)膱蟾娣e極主動的報告總結(jié)：不好的報告和好的報告※不好的報告：被催促的報告總結(jié)：不好的報告和好的

工作報告注意事項(xiàng)工作報告注意事項(xiàng)1.“報憂”要盡早結(jié)果不好或出現(xiàn)異常時，在初始階段就向上級報告，還能想辦法應(yīng)對，若是猶豫躊躇，延宕報告，最終將不可收拾。越是經(jīng)驗(yàn)豐富、權(quán)限范圍大的人，越是具備挽回失敗影響的力量。1.“報憂”要盡早結(jié)果不好或出現(xiàn)異常時，在初如果情況令人擔(dān)憂疑慮，必須毫不猶豫地如實(shí)報告如果一切正常順利，必須毫不遺漏地及時向上級報告領(lǐng)導(dǎo)既然下達(dá)了指示，就會關(guān)心其結(jié)果，進(jìn)行匯報，可以使領(lǐng)導(dǎo)放下心來。領(lǐng)導(dǎo)會敏銳地把握情況，并采取措施，同時對你表示感謝。2.“區(qū)區(qū)小事”也報告如果情況令人擔(dān)憂疑慮，必須毫不猶豫地如實(shí)報告如果一切正常順利3.過程階段要報告工作中，常常發(fā)生這樣的情況……無論上級或用戶，被托付的事項(xiàng)即便沒有完成，若是能在某個階段提供一個中間報告，這樣可以使其放下心來。3.過程階段要報告工作中，常常發(fā)生這樣的情況……并非所有上級都能一次性說明工作目標(biāo)或自己意圖，尤其是工作比較棘手時。下屬在積極向上級報告工作進(jìn)展的同時，還需要對目前工作困境進(jìn)行說明，向上級明確工作方向，避免造成因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致被動！工作報告提醒并非所有上級都能一次性說明工作目標(biāo)或自己意圖，尤其是工作比較

工作報告反饋技巧工作報告反饋技巧1.事項(xiàng)整理要清楚5W2H原則何事（What）何人（Who）何時（When）何地（Where）為何（Why）怎么樣（How）多大程度（Howmuch）1.事項(xiàng)整理要清楚5W2H原則何事（What）何人（Who）1.事項(xiàng)整理要清楚1.事項(xiàng)整理要清楚2.對方情況要確認(rèn)上級平時總講，下屬：有件事想向您報告一下，可以嗎？領(lǐng)導(dǎo)：……（除非萬不得已的場合，一般來說，）上級不會當(dāng)場拒絕無論什么時間都可以來找我！2.對方情況要確認(rèn)上級不會當(dāng)場拒絕無論什么時間都可以來找我！3.開場簡潔說結(jié)論抓住話題核心簡略過程不強(qiáng)調(diào)客觀杜絕辯解和牢騷不訴說辛苦或炫耀自己責(zé)任分明不有意回避3.開場簡潔說結(jié)論抓住話題核心簡略過程不強(qiáng)調(diào)客觀杜絕辯解那件事進(jìn)展怎樣了上級或顧客下屬或商家沒做好溝通的自我管理=如實(shí)、詳細(xì)的報告可以贏得對方的信任；反之則會帶來不信任和不滿意，甚至?xí)a(chǎn)生疑慮。4.詳細(xì)信息適時報那件事進(jìn)展怎樣了上級或顧客下屬或商家沒做好溝通的自我管理=如5.事實(shí)意見推測要分清意見推測5.事實(shí)意見推測要分清意見推測6.用提問消除疑慮執(zhí)行性工作時小王：配件銷售額較上月下降20%.上級：為什么下降這么多？小王：……創(chuàng)新性工作時上級：該方案的目標(biāo)是什么？還有沒有其他方案？實(shí)施該方案會不會有問題？小王：……掌握真因，做好被提問的準(zhǔn)備6.用提問消除疑慮執(zhí)行性工作時掌握真因，做好被提問的準(zhǔn)備

●總結(jié)：上司期待的報告

?要向指示你的上司及時報告

?要如實(shí)地報告

?按5W2H的方法進(jìn)行報告

(When,Where,Who,What,Why,How，Howmuch)

?報告先從結(jié)論開始：

結(jié)論→理由→經(jīng)過?報告先從結(jié)論開始：

第五項(xiàng)：養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣第五項(xiàng)：養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣主動解決工作問題優(yōu)秀的員工，是擅長解決問題的員工；績效的實(shí)現(xiàn)，是掌握解決問題的方法。主動解決工作問題優(yōu)秀的員工，是擅長解決問題的員工；常見思維障礙1、習(xí)慣性思維障礙2、直線型思維障礙3、權(quán)威性思維障礙4、從眾型思維障礙5、書本型思維障礙6、自我中心型思維障礙7、自卑型思維障礙8、麻木型思維障礙常見思維障礙1、習(xí)慣性思維障礙問題解決的八大步驟問題解決的八大步驟問題解決的八大步驟問題解決的八大步驟30工具方法1：和田十二法和田十二思路法是我國上海的創(chuàng)造教育工作者許立言、張?？岢龅脑谑澜缌餍袡z核表的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國青少年小發(fā)明、小改革的特點(diǎn)提煉出來的創(chuàng)造技法，原名叫“十二個聰明的辦法”，是一種有效的發(fā)明用檢核表。有時也稱為動詞提示檢核表法、思路提示法。其中的動詞分別是：加一加，減一減，擴(kuò)一擴(kuò)，縮一縮，改一改，變一變，學(xué)一學(xué)，搬一搬，代一代，聯(lián)一聯(lián)，反一反，定一定。和田十二法源于檢核法的原理，同樣也給發(fā)明創(chuàng)造提供了若干種考慮的方向。30工具方法1：和田十二法和田十二思路法是我國上海的(1)加一加從添加、增加、附加、組合等角度考慮。如將吊燈和電扇組合，形成的燈扇，既增加了美觀，又節(jié)省了空間，一舉兩得。(2)減一減從刪除、減少、減小、拆散、去掉等角度考慮。例如為使建筑管道安裝工人省力、安全和高效率，現(xiàn)在廣泛采用了合成樹脂制成的水管，這種水管的重量比原來水管的重量大大減輕。(3)擴(kuò)一擴(kuò)從加大、擴(kuò)充、延長、放大等角度考慮。例如將彩色照片的版面擴(kuò)大，這樣可以更好的欣賞人物和風(fēng)景。(4)縮一縮從改小、縮短、縮小等角度考慮。例如將大型電子管變?yōu)樾〉木w管，制成豐富多彩的電器元件。(1)加一加(5)變一變從改變形狀、顏色、音響、味道、順序等角度考慮。例如，最初的電扇都是黑顏色的。一個職員提出建議，將電扇的黑色改為淺色。公司采納了這個建議。市場上掀起了一股搶購熱潮，電扇從此也一改清一色的黑面孔，變?yōu)槎嘧硕嗖?6)改一改對原有的事物進(jìn)行修改，使它消除缺點(diǎn)，變得更方便、更合理、更新穎。例如以前的飲料大多是玻璃瓶裝，運(yùn)輸、保管和使用都不方便。改變一下它的結(jié)構(gòu)，使用塑料、紙制軟包裝極大的方便了人們的生活。(7)聯(lián)一聯(lián)尋找某個事物(事情)的結(jié)果和它的起因的聯(lián)系，從事物的聯(lián)系中找到解決辦法或提出新方案。

(8)學(xué)一學(xué)學(xué)一學(xué)別人的做法，模仿現(xiàn)有事物的形狀、結(jié)構(gòu)、原理等。例如模仿海豚皮膚的特殊結(jié)構(gòu)制成魚雷的外殼，在航行中將阻力減到最?。荒７律叩淖彀湍軓埓蟮匠^它自己的頭的特征，發(fā)明蛇口形曬衣夾。用這種衣夾可從上往下將衣物連竹竿一起夾住，更好的防止衣物被風(fēng)吹脫。(5)變一變(9)代一代用一事物(材料、零件、方法等)代替另一事物。例如用激光這把纖細(xì)的“手術(shù)刀”代替原來的金屬手術(shù)刀，在電子計(jì)算機(jī)的控制下對人眼的角膜作矯正近視的手術(shù)，獲得了極大的成功。(10)搬一搬把一個事物搬到別的地方，將新事物移到別的領(lǐng)域，尋找新用途等。將醫(yī)學(xué)的CT技術(shù)移植運(yùn)用到地下探礦中等。(11)反一反把一種東西或事物的正反、上下、左右、前后、橫豎、里外等顛倒一下。例如人們常用的泡茶方法是，把茶葉從袋子里取出來放到茶碗(茶杯或茶缸)里，用開水泡開，茶葉在水中四散漂開，喝茶時不小心茶葉還往嘴里鉆。有人反其道想，把茶葉留在袋內(nèi)一塊兒泡!(12)定一定為了解決某一問題或改造某件東西，為了提高學(xué)習(xí)、工作效率和防止可能發(fā)生的事故或疏漏等，而需要做出一些規(guī)定。(9)代一代[練習(xí)]

用和田十二法創(chuàng)新自行車[練習(xí)]用和田十二法創(chuàng)新自行車35工具方法2：5W1H法1．內(nèi)容介紹美國陸軍用英語中的6個疑問詞來進(jìn)行設(shè)問，這6個方面的英文第一個字母正好是5個W和1個H，5W1H法因此得名。其中5W是指Why，What，Who，When，Where。具體內(nèi)容如下：

5W1H分析法也叫六何分析法，是一種思考方法，也可以說是一種創(chuàng)造技法。是對選定的項(xiàng)目、工序或操作，都要從原因（何因）、對象（何事）、地點(diǎn)（何地）、時間（何時）、人員（何人）、方法（何法）等六個方面提出問題進(jìn)行思考。這種看似很可笑、很天真的問話和思考辦法，可使思考的內(nèi)容深化、科學(xué)化。35工具方法2：5W1H法1．內(nèi)容介紹36（1）Why——為什么干這件事？（目的）；（2）What——怎么回事？（對象）；（3）Where——在什么地方執(zhí)行？（地點(diǎn)）；（4）When——什么時間執(zhí)行？什么時間完成？（時間）；（5）Who——由誰執(zhí)行？（人員）；（6）How——怎樣執(zhí)行？采取哪些有效措施？（方法）。以上六個問題的英文第一個字母為5個W和1個H，所以簡稱5W1H工作法。運(yùn)用這種方法分析問題時，先將這六個問題列出，得到回答后，再考慮列出一些小問題，又得到回答后，便可進(jìn)行取消、合并、重排和簡化工作，對問題進(jìn)行綜合分析研究，從而產(chǎn)生更新的創(chuàng)造性設(shè)想或決策。

36（1）Why——為什么干這件事？（目的）37（1）按5WIH法分析原因，先檢核六個要素。

Who——誰是顧客?Where——小賣部設(shè)在何處?顧客是否經(jīng)過此處?When——顧客何時來購物?What——顧客購買什么?Why——顧客為何要在此處購物?How——怎樣方便顧客購物?

從中找出關(guān)鍵要素：Who、Where、When[練習(xí)題]某航空公司在機(jī)場二樓設(shè)了一個小賣部，生意相當(dāng)冷清。問題出在哪里?開發(fā)部門運(yùn)用5WIH法分析了原因，提出了改進(jìn)建議。37（1）按5WIH法分析原因，先檢核六個要素。[練習(xí)題]某38檢核表法又稱設(shè)想提問法或分項(xiàng)檢查法。它是由美國創(chuàng)造學(xué)家奧斯本發(fā)明的，在創(chuàng)造學(xué)界最有名、最受歡迎的創(chuàng)造技法。檢核表法是根據(jù)需要解決的問題或者進(jìn)行創(chuàng)造發(fā)明的對象列出有關(guān)問題，逐個對它們進(jìn)行分析，從中獲得解決問題的方法和創(chuàng)造發(fā)明的設(shè)想。由于檢核表法是先提出問題，再逐個進(jìn)行分析、檢驗(yàn)的做法，所以它不僅利于照顧到思考問題的全面性。而且有利于新思想的產(chǎn)生。因此，檢核表法是一種能夠大量開發(fā)創(chuàng)造性設(shè)想的創(chuàng)造技法。檢核表法幾乎適用于任何類型與場合的創(chuàng)造活動，因此被稱為“創(chuàng)造技法之母”。工具方法3：奧斯本檢核表法38檢核表法又稱設(shè)想提問法或分項(xiàng)檢查法。工具方法3：奧斯本檢39奧斯本的檢核表

39奧斯本的檢核表402．特點(diǎn)奧斯本檢核表法從9個方向的不同角度，啟發(fā)我們提出與思考問題使思路向正向、側(cè)向、逆向、合向發(fā)散開來。奧斯本檢核表法主要有以下優(yōu)點(diǎn)：(1)奧斯本檢核表有助于人們打破各種思維定勢，以問題的形式激發(fā)人們的想象力。(2)奧斯本檢核表提醒人們從各個角度、觀點(diǎn)去看問題，避免了單一化的思維方式。(3)奧斯本檢核表內(nèi)容豐富，可啟發(fā)人們應(yīng)用于各個方面，如開發(fā)新產(chǎn)品，進(jìn)行設(shè)計(jì)、銷售、廣告等，它為解決創(chuàng)造發(fā)明問題提供了很好的解決問題的思路。(4)經(jīng)常使用奧斯本檢核表能提高人們的思維素質(zhì)，有利于突破不愿提問的心理障礙，會使人們善于提問、思考、想象、善于變換思考角度。(5)奧斯本檢核表法的適應(yīng)性強(qiáng)，不論對象如何和專業(yè)如何，都可以相應(yīng)地列出很多檢核問題。但是奧斯本檢核表法存在如下缺點(diǎn)：奧斯本檢核表問題過細(xì)、過多，實(shí)施起來比較復(fù)雜，有學(xué)者認(rèn)為該技法一般很難取得較大的突破性成果。402．特點(diǎn)41

3．注意事項(xiàng)奧斯本檢核表是一種非常實(shí)用的技法，但使用時有一些地方值得注意：（1）不應(yīng)過分拘泥于這一種方法如果拘泥于這一種方法，過分依賴于它．反而會把它變成束縛自己的條條框框，妨礙自由想象，使本來為防止思考漏洞而采用的檢核表變成制造漏洞的根源。（2）檢核的內(nèi)容可作適當(dāng)改變具體使用時應(yīng)靈活掌握，根據(jù)活動的主要目的，檢核對象的主要特點(diǎn)，周圍環(huán)境來設(shè)計(jì)檢核表。（3）檢核表法主要提供的是一種思路由于檢核法比較強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造發(fā)明主體的心理素質(zhì)的改變，借助克服心理障礙產(chǎn)生更多的思路，因而較為忽略對技術(shù)對象的客觀規(guī)律性的認(rèn)識。所以，在使用本技法解決較復(fù)雜的技術(shù)發(fā)明問題時，僅能提供一個大概的思路，還需進(jìn)一步與技術(shù)方法結(jié)合。413．注意事項(xiàng)練習(xí)題：新型保溫瓶如何產(chǎn)生？練習(xí)題：新型保溫瓶如何產(chǎn)生？

有效的會議管理

凡是會議，必有準(zhǔn)備凡是會議，必有主題凡是會議，必有紀(jì)律凡是會議，會前必有議程凡是會議，必有結(jié)果凡是會議，必有訓(xùn)練凡是會議，必須守時凡是會議，必有記錄凡是散會，必有事后追蹤有效的會議管理頭腦風(fēng)暴法的三個階段準(zhǔn)備階段頭腦風(fēng)暴階段評價選擇階段頭腦風(fēng)暴法的三個階段準(zhǔn)備階段頭腦風(fēng)暴法具體操作準(zhǔn)備階段1、選定基本議題；2、選定參加者（一般5-15人為宜），并挑選記錄員1名；3、確定會議時間和場所；4、準(zhǔn)備好海報紙、記錄筆等記錄工具；5、布置場所：

將海報紙（大白紙）貼于黑板上； 座位的安排以"凹"字形為佳。6、會議主持人應(yīng)掌握智力激勵法的一切細(xì)節(jié)問題，應(yīng)徹底了解本法的五大原則和實(shí)施要點(diǎn)等。頭腦風(fēng)暴法具體操作準(zhǔn)備階段頭腦風(fēng)暴階段7、召開智力激勵會議，主持人首先必須向參加者簡介該方法大意，應(yīng)注意的問題，如四大原則；8、讓與會人員暢所欲言；9、記錄員記錄參加者激發(fā)出的靈感；10、結(jié)束會議；評價選擇階段11、將會議記錄整理分類后展示給參加者；12、從效果和可行性兩個方面評價各點(diǎn)子；13、選擇最合適的點(diǎn)子，盡可能采用會議中激發(fā)出來的點(diǎn)子。頭腦風(fēng)暴法具體操作頭腦風(fēng)暴階段頭腦風(fēng)暴法具體操作頭腦風(fēng)暴法原則

第一自由暢想原則

即要求與會者盡可能解放思想，無拘無束地思考問題并暢所欲言，不必顧慮自己的想法或說法是否“離經(jīng)叛道”或“荒唐可笑”；不準(zhǔn)參加者私下交流，以免打斷別人的思維活動。第二延遲批評原則

禁止與會者在會上對他人的設(shè)想評頭論足，排除評論性的判斷。至于對設(shè)想的評判，留在會后進(jìn)行。頭腦風(fēng)暴法原則第一自由暢想原則第三以量求質(zhì)原則

鼓勵與會者盡可能多地提出設(shè)想，以大量的設(shè)想來保證質(zhì)量較高的設(shè)想的存在，設(shè)想多多益善。第四綜合改善原則

鼓勵與會者積極進(jìn)行智力互補(bǔ)，善于利用別人的思想開拓自己的思路，在增加自己提出設(shè)想的同時，注意思考如何把兩個或更多的設(shè)想組合成另一個更完善的設(shè)想。頭腦風(fēng)暴法原則

第三以量求質(zhì)原則頭腦風(fēng)暴法原則第五限時限人原則

限定時間為30分鐘至1小時，人數(shù)5-15人為宜，最好10人左右。時間過長容易疲勞，人數(shù)太多不易集中，有些人發(fā)言機(jī)會少。反之則信息激勵聯(lián)想反應(yīng)不充分，難以獲得大量的設(shè)想。頭腦風(fēng)暴法原則

第五限時限人原則

限定時間為頭腦風(fēng)暴法特別提醒

1、頭腦風(fēng)暴法開始前，注意明確議題；2、議題范圍應(yīng)在參加者關(guān)心范圍內(nèi)；3、基本原則不可違反；4、討論時氣氛自由、輕松、但應(yīng)避免太亂而無秩序；5