讓你的郵件回復(fù)率提升300%

——讓郵件順利發(fā)到收件箱sunny

前言經(jīng)常聽(tīng)到的很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員不停訴苦：★路人甲:"我發(fā)了好多郵件給老外,怎么連個(gè)回音都沒(méi)有呢?"★小兵乙:"海外的客戶怎么總是說(shuō)沒(méi)收到我的郵件啊?"★群眾丁:"在谷歌等搜索引擎上找了一大堆客戶,可是發(fā)郵件后沒(méi)有什么效果,這是怎么回事啊!"★外貿(mào)業(yè)務(wù)員丙:"上面的問(wèn)題,都是我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員遇到的難題好不好?你們來(lái)湊什么熱鬧撒?"這樣的情況究竟是什么原因,對(duì)此,我們又有什么好的方法去規(guī)避/改進(jìn)/優(yōu)化它?由于教程太長(zhǎng)了,我會(huì)拆分為多個(gè)帖子,每一次都列舉幾個(gè)影響客戶回復(fù)我們郵件的幾個(gè)因素,并且給出相應(yīng)的對(duì)策,便于大家閱讀消化。

第一類影響郵件回復(fù)率的因素:客戶根本沒(méi)有收到過(guò)你的郵件!根據(jù)艾瑞報(bào)告的一份資料顯示,每年因?yàn)楦鞣N原因無(wú)法到達(dá)收件人的郵件,就有21%之高.說(shuō)不定,這個(gè)數(shù)字還是咱們廣大外貿(mào)業(yè)務(wù)員們貢獻(xiàn)的呢:)如果郵件都無(wú)法到達(dá)客戶,哪有怎能指望客戶閱讀-回復(fù)-成交呢?哪些原因會(huì)造成客戶收不到郵件呢?而我們又該怎么辦?1.發(fā)送郵件的域名(郵箱后綴)或者是IP被禁止了我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員的郵箱,很多都有過(guò)短期內(nèi)發(fā)送大量郵件的情況.這樣折騰幾次之后,很可能就被海外的一些郵件服務(wù)器鎖定了.這個(gè)時(shí)候,如果你使用同一個(gè)郵箱發(fā)送,不論怎么努力,都是發(fā)不進(jìn)去的.再加上,現(xiàn)在的很多郵件服務(wù)提供商(ESP)都會(huì)通過(guò)云共享彼此的垃圾郵件庫(kù),所以一旦被放進(jìn)去,則有很大幾率發(fā)送失敗.。

(2)查看自己的發(fā)信域名或者是發(fā)信IP是不是已經(jīng)進(jìn)了黑名單有了域名和IP地址之后,就可以去一些比較大的BL站點(diǎn),查詢自己是否已經(jīng)進(jìn)了黑名單,如:,或者是，或者。在查詢界面中輸入你的IP地址,就會(huì)顯示出全球多個(gè)黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢結(jié)果。

(3)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)進(jìn)入黑名單了如果通過(guò)查詢,你的郵件地址/IP地址已經(jīng)被進(jìn)入了黑名單,那么就有可能造成發(fā)郵件客戶總是不回的情況.如果你在多個(gè)BlackList(BL)中都被記錄了,那么發(fā)海外的郵件,成功率將會(huì)很低很低。解決方案:[1]聯(lián)系自己的郵件服務(wù)商,更換IP地址.具體方法請(qǐng)自行百度:)[2]向相關(guān)的黑名單組織(BLServer)提交你的申請(qǐng)(成功率極低),這里給出一個(gè)例子網(wǎng)址:,也可以在谷歌中搜索相關(guān)的BLServer的RemovalCenter,申請(qǐng)移除操作.不過(guò)這個(gè)方法不是100%成功的,切記不能依賴。[提示已經(jīng)存在于某個(gè)黑名單,點(diǎn)擊這個(gè)名字,進(jìn)入申請(qǐng)列表]

[根據(jù)提示進(jìn)行移除申請(qǐng)][3]更換一個(gè)新的郵箱.當(dāng)斷不斷,反受其亂.如果已經(jīng)被多個(gè)(3個(gè)以上)的BL鎖定,建議還是及時(shí)更換新的郵箱,否則老客戶的聯(lián)系雖然沒(méi)有問(wèn)題,但是新發(fā)出去的郵件會(huì)難以送達(dá)客戶。(4)還沒(méi)有進(jìn)入黑名單[1]這時(shí)應(yīng)該繼續(xù)保持良好記錄,不要用當(dāng)前的郵箱Qun發(fā)郵件,最好僅僅用來(lái)進(jìn)行[少量/正常/來(lái)往]的客戶聯(lián)系。[2]如果真的有大量的發(fā)送需求,如展會(huì)邀請(qǐng),假期通知,新品推薦等正當(dāng)?shù)泥]件,可以使用另一個(gè)郵件,專門進(jìn)行這類工作。

3.你使用的是免費(fèi)的郵箱，如163，hotmail，gmail由于是免費(fèi)郵箱,很多往都往有每日發(fā)送的數(shù)量限制,比如網(wǎng)易系列的郵箱,每天只可以發(fā)送50封郵件,谷歌可以發(fā)送500封,應(yīng)該是足夠了,但是連接速度是個(gè)問(wèn)題,hotmail進(jìn)垃圾郵箱的幾率較高,尤其是作為陌生人發(fā)送的推銷郵件。解決方案:(1)考慮更換企業(yè)郵局,最好是服務(wù)器在國(guó)外的(2)使用這些郵箱的時(shí)候,更應(yīng)該注意你的郵件標(biāo)題/內(nèi)容,詳細(xì)請(qǐng)見(jiàn)第5條.4.發(fā)件的是一個(gè)嶄新的郵箱如果你使用的是一個(gè)全新的郵箱,甚至連郵件后綴都是全新的,則應(yīng)該考慮在開始給正式的客戶發(fā)件之前,先對(duì)郵箱進(jìn)行培養(yǎng),也叫EmailReputationBuilding.一個(gè)可以參考的方法如下:(1)準(zhǔn)備Gmail,Hotmail,Yahoo郵箱各一個(gè),如果你有其他國(guó)外主流的郵箱(AOL等,請(qǐng)自行谷歌一下PopularFreeEmailServiceProvidersin+你的目標(biāo)國(guó)家)效果更好(2)有了這些郵箱之后,用你的新郵箱給這些郵箱都發(fā)一封郵件.由于是你自己的郵箱嘛,收到郵件之后,你就回復(fù)一下,同時(shí)將你的新郵件地址加入這個(gè)郵箱地址的通訊錄

主流的ESP對(duì)于垃圾郵件的監(jiān)控和管理是越來(lái)越嚴(yán)格了.例如,微軟的SpamEmailDetectStrategy中就有將近百條規(guī)則。[微軟垃圾郵件檢測(cè)策略流程圖]

(2)郵件格式現(xiàn)在大部分人都是使用郵件客戶端,如Foxmail,Outlook,ThunderBird等,來(lái)進(jìn)行郵件的收發(fā).在編寫郵件的時(shí)候,一般可以分為兩種格式,html和txt格式.html是網(wǎng)頁(yè)編碼格式,經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生一些意料之外的代碼,有的客戶的郵件瀏覽器和我們編碼不同,就會(huì)造成郵件格式錯(cuò)亂,鏈接過(guò)多,甚至是亂碼.解決方案:[1]在給陌生客戶發(fā)第一封郵件的時(shí)候,最好使用純文本格式發(fā)送,成功率將明顯高于html格式[2]如果你是在OfficeWord,WPSOffice這樣的文字處理工具中編輯你的郵件內(nèi)容,不要直接復(fù)制粘貼到郵件中,否則會(huì)帶有很多額外的垃圾格式,比如每行的結(jié)尾都會(huì)帶有<B></B>這樣的冗余代碼(3)鏈接/圖片/附件對(duì)于很多發(fā)垃圾策略來(lái)說(shuō),一封由陌生人發(fā)送的郵件中,如果包含太多的網(wǎng)址鏈接,圖片,附件的話,被認(rèn)定為垃圾郵件的幾率會(huì)很高解決方案:在初次給海外客戶發(fā)送郵件聯(lián)系的時(shí)候,盡量不要使用網(wǎng)址鏈接/圖片/附件.即使迫不得已,也應(yīng)該減少使用數(shù)量.

6.你還沒(méi)有進(jìn)入黑名單,但是曾經(jīng)QUN發(fā)過(guò)郵件,或者你有QUN發(fā)的需求雖然通過(guò)BL的檢測(cè),你并未被列入發(fā)件黑名單,但是如果你曾經(jīng)進(jìn)行過(guò)QUN發(fā)行為,那就仍有一定幾率造成發(fā)送失敗.這是因?yàn)槟愕泥]件之前有過(guò)"疑似污點(diǎn)",包括:(1)短時(shí)間之內(nèi)發(fā)送了大量的郵件(2)這些郵件的標(biāo)題和內(nèi)容高度重復(fù)(3)收件人對(duì)于你的郵件的打開率很低(4)有些收件人甚至將你的郵件舉報(bào)為垃圾(5)你的收件人地址都是通過(guò)一些軟件(如雙喜郵件搜索這類工具)在網(wǎng)上抓來(lái)的,這些郵件都是沒(méi)有質(zhì)量的,不活躍的郵箱使用著.有的甚至是SpamTrap,這樣的話,一個(gè)郵箱很快就被列入黑名單了(6)你是使用郵件QUN發(fā)工具發(fā)送的郵件,這些工具生成的指紋信息(HALO)都已經(jīng)被記錄在案了,一旦發(fā)送,就會(huì)被檢測(cè)到

解決方案:(1)不要在短時(shí)間內(nèi)發(fā)送大量的郵件,比如在1小時(shí)內(nèi)發(fā)送了100封郵件(2)郵件的標(biāo)題和內(nèi)容應(yīng)該盡量不同,如果你在三天內(nèi)發(fā)送的100封郵件,除了收件人不同,其他的內(nèi)容完全一樣,那么就等著進(jìn)黑名單吧.應(yīng)該讓你的郵件標(biāo)題和內(nèi)容都盡量不同,體現(xiàn)出變化.(3)如果你的郵件地址是用一些軟件從網(wǎng)站抓來(lái)的,有的甚至連聯(lián)系人姓名都沒(méi)有,那么奉勸還是不要發(fā)了,這些郵件里面,很可能有SpamTrap(顧名思義,就是郵件陷阱,是由ESP故意虛擬的郵件地址,放到網(wǎng)上讓人抓取的,由于這些郵件地址實(shí)際上并不存在,如果你給這些地址發(fā)郵件,則毫無(wú)疑問(wèn)說(shuō)明,你發(fā)的是垃圾郵件)(4)如果是使用QUN發(fā)工具發(fā)送,請(qǐng)聯(lián)系你的供應(yīng)商,如何修改軟件的發(fā)送郵件頭和內(nèi)嵌信息.(比如一些很爛的工具,會(huì)在每封郵件的末尾附加上他們的信息)(5)鄭重建議使用多個(gè)郵箱從事不同的任務(wù)

總結(jié)今天內(nèi)容的核心就是:如何讓你的郵件順利到達(dá)客戶的收件箱(inbox),以下是一張今天所講內(nèi)容的匯總圖,供大家參考。[怎樣讓你的郵件符合發(fā)件標(biāo)準(zhǔn),從而進(jìn)入客戶的收件箱]

*本次內(nèi)容涉及到的名詞解釋*發(fā)件IP:每個(gè)郵件在發(fā)送的時(shí)候,都是從某臺(tái)服務(wù)器發(fā)出去的,這個(gè)服務(wù)器在網(wǎng)絡(luò)的地址就是這個(gè)郵件的IP地址BL:全稱BlackList就是黑名單,一旦郵件有了垃圾行為,就會(huì)被很多ESP列入BLESP:EmailServiceProvider,郵件服務(wù)提供商,比如Gmail,Hotmail,Yahoo,AOL,網(wǎng)易,搜狐等.他們是負(fù)責(zé)提供郵件服務(wù)的,所以對(duì)于垃圾郵件的監(jiān)控手段也很發(fā)達(dá)Spam:在郵件營(yíng)銷中指垃圾郵件,制造垃圾郵件的個(gè)人或者行為,叫做SpammerSpamTrap:郵件陷阱,也被稱為Em