PAGEPAGE10設計（論文）題目試論秘書如何在網絡辦公環(huán)境中提高信息質量目錄TOC\o"1-3"\u摘要 1Abstract 1第一章網絡時代對秘書工作的正面影響 2一、促進秘書信息工作方式發(fā)生“革命性”變化 21.處理情報信息方面的變化。 22.處理各種統(tǒng)計數據方面的變化。 23.在辦理會務工作方面的變化。 2二、極大地提高秘書信息工作效率 31.在會務工作方面 32.在處理信息方面 3三、促進秘書工作職能的擴展 41.提供相應的決策性。 42.秘書工作的可能性。 4四、使秘書的服務意識得到更新 51.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘。 52.更多的服務方式。 53.服務范圍擴大。 5第二章網絡時代對秘書工作的負面影響 6(一)保密工作難度加大 62.保密性。 6第三章、網絡環(huán)境下提高秘書辦公質量的措施 7（一）培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務能力 71.德才兼?zhèn)?，以德為重?72.當好領導的“外腦”。 73.提高專業(yè)技能。 7（二）增強“十種意識”，適應發(fā)展需要 81.自我意識。 82.信息意識。 83.超前意識。 84.競爭意識。 95.責任意識。 96.大局意識。 9參考文獻： 10摘要隨著網絡的出現(xiàn)和發(fā)展，使商業(yè)交易和企業(yè)來往過程日益以其他的形式進行，極大的改變了我們生活的各個方面。在秘書工作中，網絡的出現(xiàn)，也是秘書工作有了些變化，本文針對網絡環(huán)境對秘書工作的影響及秘書人員應如何應對方面進行研究。關鍵詞：網絡環(huán)境、辦公自動化、秘書工作AbstractWiththeappearanceanddevelopmentofInternet,thecommercialtransactionsandcorporatetravelprocessmoreinotherforms,greatchangesinallaspectsoflife.IntheworkoftheSecretariat,theemergenceofthenetwork,butalsohassomechangesinsecretarialwork,aimingattheinfluenceofnetworkenvironmentonthejobofsecretaryandthesecretarypersonnelshouldbehowtodealwithaspectsofresearch.Keywords：Networkenvironment,officeautomation,secretarialwork在傳統(tǒng)的秘書工作中，秘書人員日常所要做的工作包括：文書處理和撰制，調查研究，信息工作，文書立卷和檔案管理工作，會務工作，信訪工作，印信工作，機要保密工作，查辦工作，行政事務管理等。網絡的出現(xiàn)，使秘書人員的工作在很多方面有了很大的調整，有正面影響也有負面影響。第一章網絡時代對秘書工作的正面影響一、促進秘書信息工作方式發(fā)生“革命性”變化在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化設備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的傳統(tǒng)秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。1.處理情報信息方面的變化。在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位，即能從計算機檔案中調閱所需的情報資料，閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發(fā)表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。2.處理各種統(tǒng)計數據方面的變化。在上報各種統(tǒng)計分析表時，可以直接利用計算機提供的數據，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。3.在辦理會務工作方面的變化。傳統(tǒng)的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所，隨著網絡的發(fā)展，各種通訊技術的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所，如網絡會議的產生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議，使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化，由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書工作真正相結合。綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。二、極大地提高秘書信息工作效率1.在會務工作方面在這方面可以用辦公自動化系統(tǒng)來輔助完成，由于會務工作極其繁雜，千頭萬緒所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需2－3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公自動化系統(tǒng)不僅能科學地分配會議室，交通工具，聲像設備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內容，并能及時修改和刪除。2.在處理信息方面網絡的發(fā)展，使信息和資源由整個機構共享，使眾多人員能夠一起處理項目?；ヂ?lián)網不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網獲取的知識，充分發(fā)揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項管理制度、以及各部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現(xiàn)在通過Internet之后，這都可以在Internet上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往成為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性，使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決，更重要的是，秘書人員通過網絡接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況，秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。三、促進秘書工作職能的擴展傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內容，具體地說主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信息工作、信訪工作、協(xié)調工作、保密工作、督查工作、接待工作等等，隨著網絡的發(fā)展，使秘書工作與網絡技術緊密結合在一起，為適應這一發(fā)展趨勢，秘書人員要改變過去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內容不僅僅是以上所說的幾點，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務都可以當作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應因素：1.提供相應的決策性。領導工作中的需要領導是機關或單位中的首腦，處于決策地位，相應的領導的事物也必定會繁多雜亂，網絡的發(fā)展擴大了領導工作中的需要，比如一些網絡技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理，又如在會務工作中，秘書人員的工作內容不再僅僅是會前準備、會中服務、會后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會議中，還要幫助領導處理各種技術難題和通訊設備的連接情況。如果這些事務，由于領導的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必會造成很大的影響和損失，以至影響到領導的形象，為了領導工作中的不足與需要，就要促進秘書工作職能的擴展。2.秘書工作的可能性。網絡的發(fā)展，為秘書提供了一個良好的環(huán)境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術與網絡技術的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設備產生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能，如為了擴大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關系，秘書要承擔本單位網站的主管職位，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網上發(fā)布。隨著秘書工作職能的擴展，減輕了領導的負擔，彌補了領導工作中的“空缺點”，使該解決的事立即得到解決，提高了組織辦事效率，也豐富和加深了秘書為領導參謀助手的作用，實現(xiàn)了秘書自身的價值，能夠使組織朝著更加有利的方向發(fā)展。四、使秘書的服務意識得到更新“秘書意識”是一種角色意識,是主體基于個人的社會活動而形成的對自我的社會地位和由此規(guī)定的職責的知覺、理解和體驗。它直接源于人的實踐活動。隨著網絡的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務內容發(fā)生了變化，秘書服務意識是秘書在為領導服務的過程中產生的，秘書服務意識要跟上這一變化的趨勢，也要發(fā)生變化更新，其更新主要有以下幾個方面：1.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘。網絡的飛速發(fā)展，會伴隨著新型辦公設備與軟件的產生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務會增多，由于領導不懂這些設備與軟件的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷，秘書面對這一實現(xiàn)，為了更好地實現(xiàn)其自身價值，會花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以隨時為領導提供智力服務。2.更多的服務方式。自己去運用與創(chuàng)建在辦公自動化產生之前，秘書為領導服務的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量(如計算機等辦公設備)，然而隨著網絡的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務，服務方式就變得多種多樣了，秘書已經深刻認識到為領導服務方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經有了一種運用舊有的服務方式和創(chuàng)建新的服務方式的意識。3.服務范圍擴大。秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓傳統(tǒng)的秘書工作使服務范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內，計算機等現(xiàn)代辦公設備擴大了秘書服務范疇，只要是為領導工作服務可以通過辦公設備解決的事務都可以列入服務范疇之內，同樣秘書也認識到服務范疇的擴大，通過提高自身的素質來適應其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務范圍為領導服務，如秘書人員要密切關心當代科學技術的發(fā)展狀況，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產品新成果，不斷地收集技術信息，并進行歸納總結，找出有參考價值的技術資料，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據。秘書服務意識得到更新，主觀上會使秘書服務工作的質量得到提高，指導秘書工作，從而有利于服務工作的深入展開。以上四點分析的都是網絡的發(fā)展對秘書工作的積極影響，然而任務事物都是一把“雙刃劍”，計算機等現(xiàn)代辦公技術的普及運用也給文秘工作帶來了一定的負面影響，這些影響有可能導致嚴重的后果且在一定范圍內未能引起重視。第二章網絡時代對秘書工作的負面影響(一)保密工作難度加大辦公自動化應用水平的提高，數據共享的程度越來越高，本單位或組織的網絡不能獨立存在，要與國家甚至整個世界的網絡緊密聯(lián)系在一起，使得泄密變得更加容易，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.特殊性。電子文件的保密工作變得越來越困難電子文件由于構成介質的特殊性，對信息的修改、增減極為容易，而且沒有留下絲毫的痕跡，如企業(yè)的機密文件以電子文件存在于電腦中，萬一發(fā)生泄密，會給企業(yè)的發(fā)展造成重大的負面影響。又如網絡黑客會千方百計運用一些破解手段，來攻克企業(yè)的保密體系等設防措施，進入企業(yè)的內部網，竊取商業(yè)秘密或有關企業(yè)生死存亡的重大秘密。2.保密性。紙質文件的保密工作變得越來越困難現(xiàn)代辦公設備的產生，為紙質文件的泄密提供了有利的條件，如復印機的產生，使竊密者不用抄寫或帶走文件，便很快享有文件的復印件。三、網絡環(huán)境下提高秘書辦公質量的措施（一）培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務能力1.德才兼?zhèn)?，以德為重。一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當無名英雄：經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費；經常組織會議，但自己從不上主席臺；經常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個全心全意為人服務的心，是當不了一個秘書的。2.當好領導的“外腦”。由于秘書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領導的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領導、堅決執(zhí)行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。注重進言技巧，根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，準確理解和把握領導意圖。3.提高專業(yè)技能。何謂秘書？古書云：“常管文書并協(xié)助領導處理日常工作的人員?！笨梢娒貢敗皶保崔k理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質量，平日應注重學習，練內功，在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高；還要盡可能深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識、才干。（二）增強“十種意識”，適應發(fā)展需要隨著改革開放的不斷深入和發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進事業(yè)發(fā)展的有效手段，在黨政機關和各企事業(yè)單位得到廣泛應用。因此，必須加強秘書的職業(yè)素養(yǎng)建設，使秘書人員具備如下幾種現(xiàn)代意識，才能適應市場經濟和國內外形勢發(fā)展的需要：1.自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關系的認識和感受，它是秘書人員現(xiàn)代意識的內容之一。秘書工作具有很強的服從性、服務性特點，因此，作為一個秘書人員，應該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會并執(zhí)行其意圖。2.信息意識。當今時代是一個信息時代，增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，秘書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給領導。3.超前意識。超前意識是秘書人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受秘書人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發(fā)揮積極的推動作用；反之，則有可能影響領導決策的正確性。4.競爭意識。當前，秘書人員高學歷者越來越多。但高學歷并不一定就有高水平，高學歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學習，加強鍛煉，使理論和實際相結合，以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經驗豐富，但知識老化，必須繼續(xù)學習新的知識，以適應形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以，秘書人員無論文化層次高低、經驗豐富與否，都要具備競爭意識，只有在競爭中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。5.責任意識。秘書人員工作態(tài)度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質量和水平。6.大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機制。單位領導特別是“一把手”處于整個指令傳遞系統(tǒng)的頂端，他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性，在各項工作中至關重要。因此，作為秘書，對自己所處的指令系統(tǒng)都應該有一個清醒的認識，對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領導命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區(qū)分對待。在工作中，辦公室秘書經常會同時碰到好幾項工作，特別是經常面對突發(fā)性、臨時性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動，這就要求秘書在工作中強化“大局意識”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調配和統(tǒng)籌好精力、時間、財力等資源，對突發(fā)性、臨時性的工作保持積極態(tài)度，想方設法去完成的同時把其他工作做好。參考文獻：[1]賀茂之.一個優(yōu)秀的秘書是這樣“煉”成的[J].秘書工作.2008(02)[2]宋振祥,郭躍峰.象棋藝術與秘書工作[J].秘書工作.