采購流程及管理制度2012年9月目錄一、計(jì)劃填報(bào)及相關(guān)規(guī)定二、匯總計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批三、供應(yīng)商的搜尋與分析四、詢價(jià)及其規(guī)定五、比價(jià)、議價(jià)六、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總七、合同的簽訂及其規(guī)定一、計(jì)劃填報(bào)及相關(guān)規(guī)定1．計(jì)劃的填寫 各單位根據(jù)生產(chǎn)需要確定所需物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份物料計(jì)劃單。2．計(jì)劃單的要素（格式見附表一） 完整的計(jì)劃單應(yīng)包括十二個(gè)要素： （1）需使用材料的部門名稱； （2）需購物品的名稱； （3）需購物品的數(shù)量； （4）需購物品的規(guī)格； （5）需購物品的用途； （6）需購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； （7）需購物品的需求時(shí)間；一、計(jì)劃填報(bào)及相關(guān)規(guī)定 （8）如有特殊需要應(yīng)在備注中寫明； （9）計(jì)劃單填寫人簽字； （10）請購部門負(fù)責(zé)人簽字； （11）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字； （12）臨時(shí)計(jì)劃單須公司總經(jīng)理審核簽字。

3．計(jì)劃單及其提報(bào)的規(guī)定

（1）計(jì)劃單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，月度計(jì)劃單由請購單位負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后報(bào)物資供應(yīng)部，臨時(shí)計(jì)劃由請購單位負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)物資供應(yīng)部； （2）固定資產(chǎn)申購按照附表二（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)； 2．計(jì)劃單的要素一、計(jì)劃填報(bào)及相關(guān)規(guī)定 （3）大型材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表三（物資采購申請表）的格式填寫提報(bào)； （4）日常零星采購按照附表四（物資采購審批單）的格式填寫提報(bào)； （5）請購部門在提報(bào)計(jì)劃單時(shí)應(yīng)要求物資供應(yīng)部接收人簽字，請購單位留存?zhèn)浞荩?（6）涉及的請購數(shù)量過多時(shí)應(yīng)以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)外出的情況，可以通過電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)物資供應(yīng)部，審批簽字手續(xù)后補(bǔ)； （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明； （9）計(jì)劃單的更改和補(bǔ)充，應(yīng)在計(jì)劃匯總之前以書面形式由單位負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后報(bào)物資供應(yīng)部。返回二、匯總計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批 3．采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可就近采購的物資的采購周期不應(yīng)超過5天； （2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上5萬元以下的項(xiàng)目應(yīng)比價(jià)比質(zhì)采購，采購周期不應(yīng)超過15天； （3）單次采購金額預(yù)算在5萬元以上100萬以下的項(xiàng)目由物資供應(yīng)部組織相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)招標(biāo)采購（嚴(yán)格按招標(biāo)管理制度進(jìn)行），采購周期不應(yīng)超過30天； （4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目由物資供應(yīng)部組織相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過50天；

二、匯總計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批 3．采購周期的規(guī)定 （5）請購部門應(yīng)按照以上（1）～（4）條中規(guī)定的時(shí)間，提前向物資供應(yīng)部提報(bào)計(jì)劃單，如不能按時(shí)完成采購任務(wù)，應(yīng)及時(shí)向請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因； （6）遇到緊急采購，應(yīng)寫出書面說明，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后采取快速優(yōu)先采購的策略。返回四、詢價(jià)及其規(guī)定 1．詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱計(jì)劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通； 2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購； 3．所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不能通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)； 4．對于請購部門需求的物資或設(shè)備，如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 5．遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬元的采購項(xiàng)目，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)參加報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表五（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；四、詢價(jià)及其規(guī)定 6．單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家以上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在5萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由物資供應(yīng)部組織四家以上單位參與招標(biāo)； 7．參加比價(jià)采購或招標(biāo)采購的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力； 8．比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表六（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行； 9．在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。返回五、比價(jià)、議價(jià) 1．對廠商的供貨能力、交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)； 2．對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更優(yōu)； 3．收到供應(yīng)商第一次報(bào)價(jià)或開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格； 4．重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商各方面的實(shí)力等； 5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。返回六、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 1．比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2．比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表七（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。返回七、合同的簽訂及其規(guī)定 1．合同正文應(yīng)包含的要素 （1）合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)； （2）采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件（必要時(shí)須提供圖紙）； （3）包裝要求； （4）合同總額應(yīng)含稅，含到達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明； （5）付款方式； （6）工期； （7）質(zhì)量保證期； （8）質(zhì)量要求及規(guī)范； （9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； （10）雙方的公司信息； （11）其他約定。七、合同的簽訂及其規(guī)定 2．合同簽訂及其規(guī)定 （1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任； （2）擬定合同條款時(shí)須將各種風(fēng)險(xiǎn)降至最低； （3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單； （4）遇貨物訂購數(shù)量較多且金額較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)； （