協(xié)同管理，達(dá)成高效PAGE上海協(xié)達(dá)軟件科技有限公司地址：上海市國定路335號(hào)2號(hào)樓1701室郵編：200433電話：021-6554331665543317傳真：65527978E-mail:ctop@普通用戶操作手冊實(shí)施部上海協(xié)達(dá)軟件科技有限公司2013年7月

修改紀(jì)錄：Ver.No發(fā)版日期編制部門修改的章節(jié)號(hào)1.02010實(shí)施部初始版本2.02013-7-15實(shí)施部更新版目錄一． 入門 61.1、登錄系統(tǒng) 61.2、界面概覽 71.2.1、工具欄說明 71.2.2、消息提醒區(qū)說明 8二． 門戶 82.1、待辦事宜 92.2、已辦事宜 112.3、流程績效 122.3.1、視圖查看 122.3.2、視圖管理 122.3.3、數(shù)據(jù)報(bào)表 132.4、計(jì)劃日志 142.5、新聞公告 192.6、工作交流 202.7、表單填報(bào) 232.8、檔案借閱 252.9、網(wǎng)絡(luò)硬盤 282.10、電子考勤 302.11、項(xiàng)目協(xié)作 302.12、個(gè)人設(shè)定 332.13、應(yīng)用下載 352.14、財(cái)務(wù)憑證 362.15、我的桌面 36三． 知識(shí) 36四． 郵件 374.1、收郵件 384.2、發(fā)郵件 384.3、收件箱 394.4、發(fā)件箱 394.5、已發(fā)送 394.6、草稿箱 394.7、廢件箱 394.8、聯(lián)系人 394.9、通訊組 404.10、郵箱狀況 404.11、賬號(hào)設(shè)置 41五． 公文 425.1、發(fā)文起草 425.2、收文登記 435.3、傳閱擬稿 445.4、簽報(bào)擬搞 455.5、發(fā)文流轉(zhuǎn) 455.6、收文流轉(zhuǎn) 485.7、簽報(bào)流轉(zhuǎn) 485.8、傳閱流轉(zhuǎn) 495.9、公文流程 50六． 檔案 516.1、借閱申請?zhí)幚?516.2、擬歸檔處理 526.3、收文檔案 526.4、發(fā)文檔案 546.5、會(huì)議檔案 546.6、傳閱件檔案 546.7、簽報(bào)檔案 546.8、表單檔案 556.9、人事檔案 556.10、實(shí)物檔案 566.11、其他檔案 56七． 表單 567.1、表單定制 567.2、表單流轉(zhuǎn) 617.3、表單分類 637.4、流程定制 637.5、智能分析 637.6、工作平臺(tái) 67八． 會(huì)議管理 678.1、會(huì)議起草 688.2、會(huì)議流轉(zhuǎn) 698.3、會(huì)議流程 70九． 資源管理 709.1、新增資源 719.2、瀏覽資源 719.3、瀏覽預(yù)約 719.4、歷史記錄 72十． 信息集成 7310.1、信息定制 7310.1.1、信息采集 7310.1.2、數(shù)據(jù)采集 7410.2、信息維護(hù) 7510.2.1、知識(shí)共享 7610.2.2、規(guī)章制度 7610.2.3、規(guī)章分類 7610.3、新聞中心 7710.4、萬事通 7810.4.1、出行參考 7910.4.2、郵政信息 80十一． 工作交流 8011.1、公告欄 8111.2、討論區(qū) 8211.3、投票管理 8311.4、值班提醒 8411.4.1、值班 8411.4.2、提醒 8411.5、聊天記錄 8511.6、考勤信息 8511.6.1、考勤信息 8511.6.2、考勤設(shè)置 8611.7、短信記錄 86十二． 業(yè)務(wù)管理 86十三． 插件說明 8713.1、WEBOFFICE 8713.2、動(dòng)態(tài)密碼卡 8913.3、電子簽章 8913.4、專業(yè)門戶 90入門1.1、登錄系統(tǒng)系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)中任何一臺(tái)電腦只要安裝了本系統(tǒng)，所有與此電腦相連接的電腦不需要安裝任何文件就可以進(jìn)行訪問。具體操作如下：進(jìn)入windows系統(tǒng)，打開一個(gè)瀏覽器窗口。然后在瀏覽器地址欄中輸入訪問地址：http://服務(wù)器端的IP地址:服務(wù)端口號(hào)/；或者h(yuǎn)ttp://服務(wù)器域名：服務(wù)端口號(hào)/，回車，即可進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面。然后輸入管理員授予的帳戶，點(diǎn)擊“確定”即可進(jìn)入到工作平臺(tái)。1.2、界面概覽1.2.1、工具欄說明本單位人員通訊錄，可根據(jù)工作交流的部門權(quán)限查看在線用戶；發(fā)送手機(jī)短信，可以發(fā)送給系統(tǒng)內(nèi)用戶及自定義接收人，支持群發(fā)；聯(lián)系人，名片夾中相關(guān)人員信息，可快捷發(fā)送短信、即時(shí)消息、郵件；即時(shí)消息，可查看即時(shí)消息的歷史記錄，支持單人聊天、群體聊天，發(fā)送消息時(shí)支持同時(shí)短信提醒；我的桌面，快捷返回“辦公門戶”－“個(gè)人設(shè)定”中“桌面初始頁”的設(shè)定的頁面；工作平臺(tái)，快捷返回個(gè)人工作平臺(tái)頁；后退，操作區(qū)后退一步；前進(jìn)，操作區(qū)前進(jìn)一步；刷新，操作區(qū)刷新；最大化，操作區(qū)界面最大化，隱藏一級(jí)、二級(jí)菜單及版權(quán)信息。1.2.2、消息提醒區(qū)說明擬歸檔處理提醒；待辦事宜處理提醒；新郵件提醒；即時(shí)消息提醒；資源預(yù)約處理提醒；個(gè)人日程提醒；門戶辦公門戶是日常事務(wù)管理入口。在這里，可以處理日常工作中的代辦事宜、個(gè)人日志、檔案借閱等。下面將分別介紹這菜單的功能。2.1、待辦事宜點(diǎn)擊“待辦事宜”子菜單，工作區(qū)出現(xiàn)如下圖所示。用戶進(jìn)入后，可以看到各種需要處理的事項(xiàng)，比如有：收文、發(fā)文、報(bào)表、簽報(bào)、傳閱件、會(huì)議、會(huì)議通知、會(huì)議傳達(dá)文件、催辦信息等幾種。點(diǎn)擊需要處理的事務(wù)類型，即進(jìn)入處理列表頁面。點(diǎn)擊要處理的事務(wù)，進(jìn)入到處理頁面，如下圖所示。處理：進(jìn)入到填寫意見頁面，填寫處理意見。文件正文：表單的正文內(nèi)容，以及查看附件。查看流程：查看當(dāng)前處理文件的流程。繼續(xù)流轉(zhuǎn)：流轉(zhuǎn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)。但在繼續(xù)流轉(zhuǎn)之前，必須處理表單。取消流轉(zhuǎn)：取消此文件的流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束。通知：用郵件的方式發(fā)送通知到發(fā)起人或者其它人，告知事務(wù)處理情況。返回：返回到前一頁面。點(diǎn)擊“處理文件”，進(jìn)入處理頁面，如下圖所示。提示：審批類處理動(dòng)作具有“處理”按鈕，編輯類處理動(dòng)作，只需要點(diǎn)擊“保存”按鈕即表示處理完成。填寫處理意見后（對于需要進(jìn)行表決“同意”或“否決”的處理動(dòng)作還必須選擇同意或否決），還可以添加附件。密匙文件和口令即為“個(gè)人電子簽名”。當(dāng)需要多項(xiàng)代辦事項(xiàng)需要處理的時(shí)候，可以選擇“記住這個(gè)數(shù)字簽名”選項(xiàng)，這樣就在下一次處理文件時(shí)會(huì)省去輸入口令的麻煩。點(diǎn)擊“確認(rèn)”完成處理。附件管理：對文件附件的版本進(jìn)行簽入牽出管理。處理完成后，點(diǎn)擊“繼續(xù)流轉(zhuǎn)”，則這一環(huán)節(jié)的處理工作完成，流程進(jìn)入下一個(gè)處理環(huán)節(jié)。2.2、已辦事宜點(diǎn)擊“已辦事宜”，查看與本人有關(guān)的已事務(wù)處理列表。界面如下圖所示。這里為用戶提供一個(gè)直觀的查找自己已處理的事務(wù)的界面。以列表的形式列示出所有您經(jīng)手處理的事項(xiàng)，包括事項(xiàng)的處理結(jié)果（意見）和發(fā)起人、文件類型、主題詞等信息。提供了多樣化的查詢方式，可以按照用戶的實(shí)際情況快速的查找到想要查找的事務(wù)。點(diǎn)擊相關(guān)事務(wù)的流程名還可對流程進(jìn)行跟蹤查看所有處理人員的處理情況，在操作欄中還有回轍功能?；剞H：當(dāng)某一事務(wù)提交給下一處理人處理時(shí)，如對方還未對文件進(jìn)行處理時(shí)，可以通過回轍功能將文件收回重新處理完后再進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2.3、流程績效點(diǎn)擊“流程績效”，定制及查看流程分析方案。2.3.1、視圖查看顯示所有定制完的流程績效圖表。設(shè)定圖表，需先在數(shù)據(jù)報(bào)表子功能中通過自定義的查詢條件設(shè)置方案，然后在視圖管理中定義相應(yīng)的圖表，在視圖查看功能中查看相關(guān)圖表。（此操作必須在視圖管理里面有相應(yīng)的視圖方案才可以操作）2.3.2、視圖管理根據(jù)定制出的數(shù)據(jù)報(bào)表方案，定制相應(yīng)的圖表。設(shè)定圖表時(shí)需指定視圖類型，分析項(xiàng)，數(shù)據(jù)項(xiàng)?？梢栽O(shè)定此圖表查看范圍。（此操作必須在有查詢方案的情況下進(jìn)行操作，查詢方案在數(shù)據(jù)報(bào)表中可以進(jìn)行添加）2.3.3、數(shù)據(jù)報(bào)表定義保存需要進(jìn)行績效分析的方案，通過這些方案定制報(bào)表方案和績效視圖。首先點(diǎn)擊按鈕，可查詢?nèi)?，也可根?jù)自己的需求進(jìn)行條件查詢，還可以根據(jù)以前保存的查詢方案進(jìn)行查詢，如果沒有使用之前的查詢方案進(jìn)行查詢，在查詢完以后可以進(jìn)行保存查詢方案。點(diǎn)擊后輸入查詢方案的名稱即可保存。2.4、計(jì)劃日志計(jì)劃列表：以列表的方式顯示所有的工作計(jì)劃。點(diǎn)擊計(jì)劃標(biāo)題，進(jìn)入下圖：在此頁面上，可以建立與此計(jì)劃相關(guān)的日志信息，也可以查看與此計(jì)劃關(guān)聯(lián)的日志信息。日志列表：以列表的方式顯示所有的工作日志。如下圖：新建計(jì)劃：增加新的日程安排。如下圖：標(biāo)題：填寫計(jì)劃的名稱。 類型：設(shè)置當(dāng)前計(jì)劃的事務(wù)類型。開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間：設(shè)置當(dāng)前計(jì)劃的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。在工作視圖中以此時(shí)間顯示計(jì)劃的進(jìn)度。 正文內(nèi)容：填寫計(jì)劃的內(nèi)容。 提醒時(shí)間：設(shè)置當(dāng)前計(jì)劃提前提醒的時(shí)間。 選擇附件：為計(jì)劃添加附件。 選項(xiàng)：設(shè)置當(dāng)前計(jì)劃是否共享給其他同事。同時(shí)可以設(shè)置計(jì)劃過期后是否自動(dòng)刪除。提示：計(jì)劃的共享與計(jì)劃委托（日程委托，在個(gè)人設(shè)定中設(shè)置）是兩個(gè)不同功能。共享指的是被共享的計(jì)劃可讓其它用戶查看到；計(jì)劃委托指的是當(dāng)前用戶的計(jì)劃由被委托的人來執(zhí)行，并顯示在被委托人的工作視圖中。 類型：可由管理員在控制面板“模板管理”中添加修改。新建日志：新建工作日志或者總結(jié)。如下圖：工作視圖：以圖形化的方式顯示計(jì)劃安排情況。日視圖周視圖月視圖日程視圖：以圖形化的方式顯示日程安排情況。日程視圖日志評(píng)分：以列表方式對日志進(jìn)行評(píng)分，如下圖：日歷：以日歷的方式顯示出計(jì)劃的列表，如下圖：2.5、新聞公告新聞中心：顯示所有發(fā)布的內(nèi)部新聞和外部新聞。也可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢新聞，也可以自己發(fā)表新聞，需要點(diǎn)擊新聞中心下面的所屬類型，然后點(diǎn)擊右上角的按鈕進(jìn)行發(fā)表新聞，也可對自己發(fā)表的新聞進(jìn)行修改和刪除操作，如下圖：公告欄：用于電子公告的發(fā)布。發(fā)布的公告將在系統(tǒng)的桌面的“電子公告”欄目中顯示。也可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢，在此也可以選擇公告類型，然后點(diǎn)擊右上角的進(jìn)行發(fā)表自己的公告，也可對自己發(fā)表的公告進(jìn)行修改和刪除操作，如下圖：規(guī)章制度：以列表的方式顯示系統(tǒng)發(fā)布的規(guī)章制度。也可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢，在此也可以選擇類型，然后點(diǎn)擊右上角的進(jìn)行發(fā)表自己的公告，也可對自己發(fā)表的公告進(jìn)行修改和刪除操作，如下圖： 知識(shí)共享：其它用戶“知識(shí)管理”中共享給您知識(shí)，以列表的方式顯示在這里。信息采集：以列表的方式顯示采集信息。數(shù)據(jù)采集：顯示系統(tǒng)設(shè)置好的數(shù)據(jù)采集方案。有權(quán)限的用戶可以查看采集過來的數(shù)據(jù)。出行參考：顯示系統(tǒng)預(yù)設(shè)好的車次信息。郵政信息：顯示系統(tǒng)預(yù)設(shè)好的國內(nèi)郵政編號(hào)、電話區(qū)號(hào)信息。提示：信息共享中的內(nèi)容的管理和維護(hù)都可在“信息集成”實(shí)現(xiàn)。注意：信息采集、數(shù)據(jù)采集、新聞、規(guī)章制度等信息，具有查看權(quán)限限制。限制的方式為：“本部門”、“部分部門”、“所有部門”。2.6、工作交流內(nèi)部論壇：交流互動(dòng)社區(qū)，以列表方式顯示同事之間發(fā)表的論文，也可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢，在此也可以選擇類型，然后點(diǎn)擊右上角的進(jìn)行發(fā)表自己的論文，也可對自己發(fā)表的論文進(jìn)行修改和刪除操作，如下圖：提示：內(nèi)部論壇內(nèi)容的查看有權(quán)限限制。限制的方式為“本部門”、“部分部門”和“所有部門”。意見反饋：是用來對工作、公司等各種意見的發(fā)表。以列表的方式顯示，也可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢，在此也可以選擇類型，然后點(diǎn)擊右上角的進(jìn)行發(fā)表自己的意見或者建議（支持匿名發(fā)表），匿名發(fā)表權(quán)限由系統(tǒng)管理員設(shè)定。也可對自己發(fā)表的論文進(jìn)行修改和刪除操作，如下圖：提示：匿名發(fā)表的意見，發(fā)表后本人不能再做修改和刪除。只有具有此部門信息集成管理的管理員才可以進(jìn)行刪除操作。投票：用于在線調(diào)查和投票。每個(gè)用戶只能對一個(gè)主題投一次票。以列表方式顯示，可根據(jù)標(biāo)題進(jìn)行投票，如下圖：手機(jī)短信：通過軟件給相關(guān)人員發(fā)送短信，收信人員可以是系統(tǒng)中已有的人員、角色等，也可以是直接的手機(jī)號(hào)碼。短信記錄：記錄所有已發(fā)送的短信信息。本單位通訊錄：本單位成員通訊錄，系統(tǒng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)信息字段自動(dòng)生成通訊錄列表?？梢怨╇娮余]件、即時(shí)消息來調(diào)用，也可以在通訊錄名錄界面直接針對相關(guān)人員發(fā)送即時(shí)消息、郵件和手機(jī)短信。聯(lián)系人：聯(lián)系人通訊錄。發(fā)送郵件的時(shí)候，可以直接選擇名片夾中的聯(lián)系人。即時(shí)消息：基于B/S應(yīng)用的即時(shí)消息應(yīng)用，免除了點(diǎn)對點(diǎn)應(yīng)用的安裝麻煩，真正全面支持移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員的遠(yuǎn)程即時(shí)交流，消息提醒可以自動(dòng)彈出。2.7、表單填報(bào)表單填報(bào)是各種申請的入口。在這里，我們可以填寫各種表單，比如：報(bào)銷、請假、出差申請、項(xiàng)目發(fā)起等的。并可以進(jìn)行流程流轉(zhuǎn)，或者送批。點(diǎn)擊“表單填報(bào)”按鈕便進(jìn)入了表單類別界面，如下圖所示：列表顯示如下圖：點(diǎn)擊右邊“操作”欄目中的“填寫表單”圖標(biāo)按鈕，即可發(fā)起表單，如下圖所示。默認(rèn)流程：點(diǎn)擊“默認(rèn)流程”按鈕，表單將按事先設(shè)置好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。查看默認(rèn)流程：查看此表單的默認(rèn)流程，了解流程走向。新建流程：進(jìn)入流程定制頁面，建立新流程。附件管理：附件都支持簽入、簽出管理，提供歷史版本的管理功能，操作者可以將附件簽出，簽出后可以對附件進(jìn)行修改，修改后再簽入，原有版本變?yōu)闅v史版本，也可以將附件版本回滾到老版本，將老版本設(shè)為當(dāng)前版本。選擇流程：進(jìn)入流程列表頁面，選擇所需流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。送批：直接交送給其他人進(jìn)行處理。保存：保存當(dāng)前填寫好的表單，暫不進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理。返回：放棄當(dāng)前發(fā)起的表單，并返回到前一頁面。注意：表單具有兩種類型，審批類和流轉(zhuǎn)類。審批類，發(fā)起表單的時(shí)候即可進(jìn)行表單內(nèi)容的填寫，發(fā)起人和表單內(nèi)容填寫是同一個(gè)人；流轉(zhuǎn)類，發(fā)起人和表單填寫人可以不一樣，發(fā)起人一般不填寫表單內(nèi)容。表單流轉(zhuǎn)具體請參見HYPERLINK7.12.8、檔案借閱 檔案借閱可以對沒有批準(zhǔn)的檔案進(jìn)行查看，如下圖： ：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的收文檔案，以列表的方式展現(xiàn)，也可以進(jìn)行條件查詢。如下圖：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的發(fā)文檔案，以列表的方式展現(xiàn)，也可以進(jìn)行條件查詢。如下圖：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的會(huì)議檔案，以列表的方式展現(xiàn)，也可以進(jìn)行條件查詢。如下圖：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的傳閱檔案，以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的簽報(bào)檔案。以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的人事檔案。以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：：此處是沒有獲得批準(zhǔn)的其他檔案。以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：：此處是實(shí)物檔案。以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：：此處是表單檔案。以列表的方式展現(xiàn)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行查詢：2.9、網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)絡(luò)硬盤，分為文件中轉(zhuǎn)和文件共享，文件中轉(zhuǎn)好比一個(gè)網(wǎng)絡(luò)文件共享區(qū)，類似于我們?nèi)粘Ｓ玫腇TP功能，能上傳和下載文件。系統(tǒng)管理員可以對上傳的文檔進(jìn)行維護(hù)工作。而文件共享的任何操作都受到權(quán)限控制，如下圖：點(diǎn)擊“網(wǎng)絡(luò)硬盤”的“文件共享”標(biāo)簽，進(jìn)入文件共享頁面。在文件夾上點(diǎn)擊右鍵，設(shè)置文件夾的共享范圍。先增加人員、角色等信息，然后給不同的人員、角色設(shè)置不同的權(quán)限。點(diǎn)擊“文件中轉(zhuǎn)”，直接進(jìn)入文件中轉(zhuǎn)頁面，如下圖所示：上傳文件：在當(dāng)前目錄下面上傳新的文件。創(chuàng)建目錄：即在當(dāng)前目錄下面創(chuàng)建新的目錄分類。2.10、電子考勤電子考勤是采用軟件的方式實(shí)現(xiàn)員工的上下班考勤管理?？记诜绞筋愃朴谖覀冇玫目记谒⒖C(jī)。在系統(tǒng)中只需要點(diǎn)擊“上班考勤、下班考勤”按鈕即可。操作界面如下圖所示。2.11、項(xiàng)目協(xié)作將一些個(gè)人信息，拿出來共享給其他人看，并且發(fā)起討論的平臺(tái)，提供討論的另外一個(gè)入口來跨越系統(tǒng)本身的權(quán)限控制。來針對某些項(xiàng)目進(jìn)行討論。首先，建立一個(gè)以項(xiàng)目為中心的協(xié)作點(diǎn)擊新增協(xié)作，鍵入項(xiàng)目的名稱。然后保存單擊建立的項(xiàng)目標(biāo)題《項(xiàng)目進(jìn)度》，進(jìn)入項(xiàng)目討論和內(nèi)容區(qū)域。引入一篇討論，來作為項(xiàng)目討論的主題。點(diǎn)擊添加討論。選擇能見到所能看到的討論文章。選中，點(diǎn)擊加入到項(xiàng)目討論?；氐巾?xiàng)目討論區(qū)域，就可以看到引入進(jìn)來的討論了，點(diǎn)擊討論標(biāo)題，即可以展開討論。項(xiàng)目內(nèi)容的引入，點(diǎn)擊引入內(nèi)容。6、選擇你想引入的文章，或者知識(shí)。選中后，點(diǎn)擊加入到項(xiàng)目內(nèi)容。這樣所有有權(quán)限看到此項(xiàng)目的人員，都能看到你共享出來的內(nèi)容了。如下圖所示：2.12、個(gè)人設(shè)定個(gè)人設(shè)定中包括有各種個(gè)性化的工作界面和功能的設(shè)置。除了初始桌面頁的設(shè)定以外，還包括：工作委托設(shè)定、操作界面風(fēng)格、消息提醒、桌面、流程工作平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理菜單、電子簽名、個(gè)人模版等。工作委托設(shè)定即包括了工作計(jì)劃日程安排的委托設(shè)定，還包括了流程任務(wù)的委托設(shè)定。其中流程任務(wù)又可以按流程任務(wù)分類進(jìn)行細(xì)分。點(diǎn)擊“個(gè)人設(shè)置”子菜單，進(jìn)入個(gè)人設(shè)置頁面，如下圖所示。修改密碼：修改系統(tǒng)帳戶的登錄密碼。工作委托：設(shè)置您系統(tǒng)事務(wù)處理的委托人。委托人設(shè)置好后，系統(tǒng)在您不在線的情況下自動(dòng)把需要您處理的事項(xiàng)轉(zhuǎn)交給您的委托人。委托分為發(fā)文、收文、表單、簽報(bào)、會(huì)議、日程等。日程委托：設(shè)置您工作日程的委托人。設(shè)置好后，您的日程將在您的委托人的“個(gè)人日程”中的“工作視圖”中顯示。登錄圖像：設(shè)置您的登錄圖片。圖片支持的格式是：JPEG、GIF等。設(shè)置好后，將在系統(tǒng)的登錄界面顯示您的登錄圖像。簽名圖像：電子簽名包括兩個(gè)部分：電子簽名認(rèn)證文件和簽名圖像。設(shè)置后好隨電子簽名一起使用。圖片支持的格式包括：jpeg、gif兩種。圖片尺寸標(biāo)準(zhǔn)大小為：100*50像素。座機(jī)號(hào)碼：您工作地點(diǎn)的固定電話號(hào)碼。手機(jī)號(hào)碼：您的手機(jī)號(hào)碼。功能應(yīng)用：設(shè)置您想使用的功能版本，目前系統(tǒng)提供6種。桌面初始頁：設(shè)置您的桌面初始頁，可以使用系統(tǒng)提供的初始頁，也可自由定義。自定義業(yè)務(wù)管理：在系統(tǒng)的“控制面板”菜單中，添加一個(gè)新的模塊菜單。自動(dòng)隱藏菜單：設(shè)置您的系統(tǒng)是否為全屏狀態(tài)。任務(wù)啟動(dòng)方式：設(shè)置您的表單、公文、會(huì)議的發(fā)起頁面是否以圖形化方式進(jìn)行顯示。頁面默認(rèn)行數(shù)：設(shè)置您的系統(tǒng)內(nèi)的每頁數(shù)據(jù)顯示行數(shù)。頁面默認(rèn)搜索：設(shè)置您的系統(tǒng)的搜索框是默認(rèn)打開還是關(guān)閉。界面風(fēng)格：選擇您的工作界面的風(fēng)格。目前系統(tǒng)提供有7種。在線消息提醒：設(shè)置您的待辦事宜、新郵件等提醒方式。短信提醒，需另外購買短信服務(wù)才能使用。此處提醒設(shè)置可在您的賬號(hào)已登錄系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行提醒。離線消息提醒：設(shè)置您的待辦事宜、新郵件等提醒方式。短信提醒，需另外購買短信服務(wù)才能使用。此處提醒設(shè)置可在您的賬號(hào)未登錄系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行提醒。提示間隔時(shí)間：設(shè)置系統(tǒng)消息提醒的周期，適用于騰訊通，短信，郵件?？焖賳?dòng)：用于設(shè)置您桌面的快速啟動(dòng)項(xiàng)。自定義工作平臺(tái)：用于設(shè)置“表單流程”中的“工作平臺(tái)”菜單。自定義業(yè)務(wù)管理：用于設(shè)置您系統(tǒng)里的業(yè)務(wù)管理模塊的相關(guān)內(nèi)容。電子簽名管理：申請電子簽名認(rèn)證文件。在系統(tǒng)中處理一些審批事務(wù)的時(shí)候需要用到電子簽名認(rèn)證。查看權(quán)限：查看自己的系統(tǒng)使用權(quán)限。登陸圖標(biāo)管理：管理在本機(jī)登陸過的帳號(hào)圖標(biāo)。個(gè)人模板管理：建立自己的個(gè)人模板，在日志、計(jì)劃、公文、會(huì)議、郵件等地方可以使用自己的模板。門戶設(shè)置：個(gè)性化展現(xiàn)系統(tǒng)各模塊，以組織、事務(wù)、內(nèi)容、專項(xiàng)管理定義各種綜合信息平臺(tái)，支持外部易構(gòu)系統(tǒng)信息采集及單點(diǎn)登錄。消息提醒設(shè)置：管理您個(gè)人的待處理事件的消息提醒機(jī)制。提示：自定義桌面、工作平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理，每個(gè)用戶可以單獨(dú)來設(shè)置，也可以由管理員統(tǒng)一設(shè)置；系統(tǒng)管理員可在“單位設(shè)置”中取消個(gè)人設(shè)置權(quán)限選項(xiàng)即可。工作委托和日程委托若不再委托了，只需把委托人設(shè)置為自己即可。個(gè)人模板設(shè)置、門戶設(shè)置由自己設(shè)置，門戶定制好以后可以選擇是否共享給他人使用。注意：工作委托，如果當(dāng)前用戶在線系統(tǒng)則不予轉(zhuǎn)交待處理事項(xiàng)，待處理事項(xiàng)由本人進(jìn)行處理。2.13、應(yīng)用下載這里可以進(jìn)行共享文件的下載，點(diǎn)擊右邊的下載按鈕即可，如下圖：2.14、財(cái)務(wù)憑證 2.15、我的桌面“我的桌面”是系統(tǒng)中信息顯示的平臺(tái)。系統(tǒng)中的新聞、公告、規(guī)章制度、共享知識(shí)、待辦事宜、值班提醒等信息都將在我的桌面顯示。也可以選擇以專業(yè)門戶、待辦事宜、日程安排、工作平臺(tái)、信息列表等作為“我的桌面”顯示。界面如下圖所示。知識(shí)隨著公司的發(fā)展，知識(shí)管理顯得越來越重要。系統(tǒng)的知識(shí)管理包括有知識(shí)的分類、查詢、共享、修改、刪除、跟蹤以及形成報(bào)表等。點(diǎn)擊辦公門戶中的知識(shí)管理，如下圖所示。公共：或者又稱為“知識(shí)輪廓”，是從“單位”的角度來管理知識(shí)文檔。例如：電子期刊、公共文庫、部門資料等。公共分類的“類目”由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理，其它人員可各“類目”下增加文檔。個(gè)人：或者又稱為“個(gè)人分類”，是從“個(gè)人工作”的角度來管理知識(shí)文檔。例如：我建的共享知識(shí)、轉(zhuǎn)入的電子郵件、我建的私有知識(shí)等。個(gè)人文件夾的“類目”及文檔可由用戶自己增加、修改、刪除。提示：公共分類目錄樹由系統(tǒng)管理員在“控制面版”中設(shè)置。公共分類的文檔是從個(gè)人文檔中讀取。郵件隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，郵件的使用越來越廣泛。系統(tǒng)為了方便用戶的使用，開發(fā)了一套具有自主知識(shí)版權(quán)的郵件管理服務(wù)器：MailServer。MailServer不僅可以用于局域網(wǎng)，還可以用于廣域網(wǎng)。郵件管理模塊包括如下功能。4.1、收郵件收取外部郵箱郵件。比如：163,新浪等郵箱郵件。4.2、發(fā)郵件撰寫新的郵件，并可進(jìn)行發(fā)送。郵件的收件人可以是本單位內(nèi)部人員，也可以是外部郵件地址。并支持郵件多人發(fā)送。4.3、收件箱保存收取到的內(nèi)部和外部郵件。4.4、發(fā)件箱正在發(fā)送的郵件。4.5、已發(fā)送保存已發(fā)送成功的郵件。4.6、草稿箱保存已經(jīng)撰寫，但還未發(fā)送的郵件。4.7、廢件箱保存已被刪除的郵件。4.8、聯(lián)系人方便用戶共享自己的資源信息，可以直接在發(fā)送郵件處選取名片夾人員發(fā)送郵件，在填寫聯(lián)系人名片信息的時(shí)候，如果設(shè)置成共享，那么其他用戶也可以對此聯(lián)系人發(fā)送郵件。提示：在填寫聯(lián)系人名片信息的時(shí)候，可以設(shè)置是否共享。如果設(shè)置成共享，那么其他用戶也可以對此聯(lián)系人發(fā)送郵件。4.9、通訊組可按部門、按職務(wù)等劃分的一組的通訊人員。發(fā)送郵件的時(shí)候，可以通訊組的方式進(jìn)行發(fā)送。節(jié)約了用戶在對特定人員群體發(fā)送郵件的時(shí)間。分個(gè)人通訊組與系統(tǒng)通訊組。4.10、郵箱狀況清晰的展現(xiàn)現(xiàn)有郵箱的狀況，以百分比和進(jìn)度條的方式顯示當(dāng)前發(fā)件箱、收件箱、廢件箱、草稿箱的使用狀態(tài)以及現(xiàn)有郵件數(shù)量。4.11、賬號(hào)設(shè)置設(shè)置要接收的外部郵件的郵件箱地址，類似OUTLOOK的設(shè)置方式，簡單易用，以達(dá)到收發(fā)外部郵件的目的。用戶可設(shè)置是否保留備份、是否為默認(rèn)外部郵件發(fā)送地址、是否需要驗(yàn)證等信息。郵箱地址：您的外部郵箱地址。比如，xiao_sss@163.com,liuf@。接收（pop3）服務(wù)器：設(shè)置接收郵件的服務(wù)器地址。比如163的郵件接收服務(wù)器地址為：。 接收服務(wù)器的端口：設(shè)置接收郵件服務(wù)器的端口，默認(rèn)為110。發(fā)送（smtp）服務(wù)器：設(shè)置發(fā)送郵件的服務(wù)器地址。比如163的郵件接收服務(wù)器地址為：。 發(fā)送服務(wù)器的端口：設(shè)置發(fā)送郵件服務(wù)器的端口，默認(rèn)為25。發(fā)送服務(wù)器要求驗(yàn)證：設(shè)置郵件收取和發(fā)送的時(shí)候，是否需要郵箱密碼驗(yàn)證。一般設(shè)置為“是”。 用戶名：郵箱的用戶名稱。比如xiao_sss@163.com郵箱的用戶名為：xiao_sss。 密碼：郵箱的密碼。 設(shè)置為默認(rèn)地址：設(shè)置此郵箱帳戶是否作為發(fā)送外部郵件的帳戶。 不保留備份：收取外部郵件的時(shí)候，是否在郵件服務(wù)器上保留郵件的備份。 接收郵箱郵件：設(shè)置是否收取此郵箱的郵件。提示：一個(gè)用戶可以設(shè)置多個(gè)外部郵箱帳戶。注意：如果要進(jìn)行外部郵件的收發(fā)，那么必須設(shè)置一個(gè)外部郵箱帳戶。公文公文管理是協(xié)同軟件應(yīng)用最為普及的功能之一。本軟件的公文管理即包括了常見的收文、發(fā)文，還包括了應(yīng)用比較專業(yè)的傳閱件和簽報(bào)管理，公文的流轉(zhuǎn)過程區(qū)分不同的類型，可以設(shè)定不同的專業(yè)化的流轉(zhuǎn)過程節(jié)點(diǎn)，包括：登記、批示、批辦、注辦、辦結(jié)、承辦、歸檔等收文流程節(jié)點(diǎn)，起草、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、編號(hào)、打印分發(fā)、歸檔等發(fā)文流程節(jié)點(diǎn)，傳閱、簽報(bào)等相關(guān)業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)。公文可以依據(jù)要求不同，轉(zhuǎn)為知識(shí)、公告、檔案，符合日常管理的多樣性應(yīng)用要求。。5.1、發(fā)文起草 在發(fā)文起草編輯框中，集成了具有自主版權(quán)的文件編輯控件，功能類似與我們常用的WORD編輯工具，可以對字體、顏色、背景進(jìn)行選擇。同時(shí)，還可以指定公文的保密、緊急和重要等級(jí)等。并且集成了專業(yè)的WebOffice插件，支持B/S模式的遠(yuǎn)程在線編輯WORD、WPS、PPT等，用戶無需其他操作，就可以直接保存到服務(wù)器里。WebOffice自帶的筆跡留痕功能可以方便的從文檔上獲知是什么人對此文檔進(jìn)行了修改或刪除文字的操作，即使文檔脫離iWebOffice2006環(huán)境，也能保證痕跡的正確顯示。點(diǎn)擊“發(fā)文起草”子菜單，進(jìn)入選擇發(fā)文模板頁面。如下圖所示。選擇一個(gè)模板進(jìn)入發(fā)文頁面。如下圖所示。密級(jí)：設(shè)置發(fā)文的密級(jí)程度。與檔案管理中的密級(jí)一一對應(yīng)。 緊急程度：設(shè)置發(fā)文的緊急程度（可選項(xiàng)）。 重要程度：設(shè)置發(fā)文的重要程度（可選項(xiàng)）。 引入數(shù)據(jù)：引入數(shù)據(jù)采集中采集過來的相關(guān)數(shù)據(jù)，以供領(lǐng)導(dǎo)參閱。 標(biāo)題：發(fā)文的標(biāo)題。 類型：當(dāng)前發(fā)文所屬類型。不同的類型對應(yīng)不同的模版和發(fā)文流程。 主題詞：設(shè)置發(fā)文的主題詞。 高級(jí)編輯：切換到高級(jí)編輯狀態(tài)，調(diào)用word對發(fā)文正文內(nèi)容進(jìn)行編輯。 HTML文件：以一個(gè)html文件作為發(fā)文的正文內(nèi)容。 添加附件:添加發(fā)文附帶文件發(fā)文起草完畢后，點(diǎn)擊按鈕保存起草；點(diǎn)擊進(jìn)入界面，如下圖。勾選一個(gè)流程，然后點(diǎn)擊右上角的確定，開始發(fā)文流轉(zhuǎn)。選擇默認(rèn)流程即使用模板默認(rèn)流程自由流轉(zhuǎn)即由上一級(jí)指定下一級(jí)處理人和處理動(dòng)作。提示：發(fā)文起草中的“高級(jí)編輯”，需要在控制面板中的單位設(shè)置信息中設(shè)置為“支持控件”才可顯示使用。高級(jí)編輯狀態(tài)下的簽章、手寫簽名、調(diào)用模版等操作，須到控制面板中的“WebOffice”中設(shè)置好模板和權(quán)限等信息。5.2、收文登記收文流轉(zhuǎn)過程與發(fā)文很類似。接到外單位送來的公文后，首先要對公文進(jìn)行登記，登記完成的公文，可直接使用“默認(rèn)流程”流轉(zhuǎn)。也可以點(diǎn)擊“確定”選擇其他的流程或者是流轉(zhuǎn)方式。收文和發(fā)文的處理方式一樣，只是具體的處理動(dòng)作不同。比如，發(fā)文中有“核稿、簽發(fā)、會(huì)簽”等，收文中的處理動(dòng)作則為“承辦、批辦、批示”等。收文登記界面如下圖所示。選擇一個(gè)收文模板選擇一個(gè)模板進(jìn)入收文等級(jí)頁面。如下圖。收文選項(xiàng)和發(fā)文類似。HYPERLINK點(diǎn)擊查看發(fā)文提示：收文登記時(shí)的文件標(biāo)題、來文單位、來文編號(hào)以及文件內(nèi)容不能為空。5.3、傳閱擬稿簽報(bào)處理與發(fā)文處理類似。只是簽報(bào)無“高級(jí)編輯”狀態(tài)?？梢灾苯悠鸩菀粋€(gè)傳閱件，也可以由收發(fā)文轉(zhuǎn)為傳閱件。發(fā)文轉(zhuǎn)傳閱如下圖。點(diǎn)擊查看流轉(zhuǎn)結(jié)束的發(fā)文/收文選擇需要傳閱的發(fā)文/收文，然后點(diǎn)擊發(fā)起傳閱流轉(zhuǎn)。點(diǎn)擊傳閱流轉(zhuǎn)，查看傳閱擬稿點(diǎn)擊發(fā)起傳閱。 在我的桌面上就能看到發(fā)起的傳閱，如下圖5.4、簽報(bào)擬搞簽報(bào)處理與發(fā)文處理類似。5.5、發(fā)文流轉(zhuǎn)已經(jīng)起草好的發(fā)文和正在流轉(zhuǎn)的發(fā)文，系統(tǒng)以列表的方式顯示在發(fā)文流轉(zhuǎn)中。并可對其進(jìn)行各種操作。發(fā)文的處理動(dòng)作包括：核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、編號(hào)、打印分發(fā)、轉(zhuǎn)收文、歸檔等。界面如下圖所示。刪除：刪除當(dāng)前選擇的流轉(zhuǎn)過程。修改：對登記完成狀態(tài)的發(fā)文進(jìn)行修改。轉(zhuǎn)交：把登記完成的發(fā)文轉(zhuǎn)送給其它部門處理。催辦：對選中的流程中的當(dāng)前處理人，發(fā)送催辦消息。自由流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的發(fā)文采用直接選擇處理人的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。自動(dòng)流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的發(fā)文選擇定義好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。取消流轉(zhuǎn)：取消當(dāng)前正在流轉(zhuǎn)的流程，使發(fā)文處于“登記狀態(tài)”。查看流程：以圖形化的方式查看當(dāng)前流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。查看狀態(tài)：以列表的方式查看當(dāng)前流程的處理情況。歷史紀(jì)錄：已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文的歷史備份。注意：正在流轉(zhuǎn)的發(fā)文不能進(jìn)行刪除、修改、轉(zhuǎn)交操作；流程查看只能察看“正在自動(dòng)流轉(zhuǎn)的流程”狀態(tài)。 點(diǎn)擊發(fā)文的名稱，即可查看到詳細(xì)的處理情況。如下圖所示。正文：查看發(fā)文的正文內(nèi)容，以及附件。簽稿：發(fā)文使用中系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)發(fā)文起草時(shí)的相關(guān)信息自動(dòng)形成簽稿。 處理明細(xì)：查看發(fā)文正文內(nèi)容的修改情況。 返回：返回到“發(fā)文流轉(zhuǎn)”頁面。 前面已經(jīng)介紹過，發(fā)文有兩種流轉(zhuǎn)的方式：自由流轉(zhuǎn)和自動(dòng)流轉(zhuǎn)。自由流轉(zhuǎn)：選擇起草好的發(fā)文，然后點(diǎn)擊“自由流轉(zhuǎn)”，系統(tǒng)顯示“處理動(dòng)作”、“處理人員”選擇頁面。如下圖所示。根據(jù)需要，設(shè)置好處理人和處理動(dòng)作以及處理時(shí)限。點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)將自動(dòng)提交到所選擇的處理人。自動(dòng)流轉(zhuǎn)：若選擇的是“自動(dòng)流轉(zhuǎn)”，則系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入到流程選擇界面。如下圖所示。系統(tǒng)根據(jù)您的權(quán)限列出有效的發(fā)文流程，選擇要流轉(zhuǎn)的流程點(diǎn)擊確定，發(fā)文即按照流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。提示：自由流轉(zhuǎn)中的“處理時(shí)限”，是指處理動(dòng)作的處理時(shí)間限制。如果過超出了所設(shè)定的時(shí)間，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦消息到處理人。但事務(wù)仍然有效，可繼續(xù)處理。5.6、收文流轉(zhuǎn)收文流轉(zhuǎn)操作同發(fā)文流轉(zhuǎn)。收文中的處理動(dòng)作則為：審核、批辦、批示、注辦、承辦、填寫辦結(jié)時(shí)間、歸檔等。5.7、簽報(bào)流轉(zhuǎn) 簽報(bào)處理與發(fā)文處理類似。簽報(bào)中的處理動(dòng)作為：審核、批示、歸檔等。5.8、傳閱流轉(zhuǎn)公文傳閱，是用于對各種文件包括收文、發(fā)文等發(fā)送給各不同人員進(jìn)行查看。點(diǎn)擊傳閱流轉(zhuǎn)，進(jìn)入傳閱流轉(zhuǎn)界面。如下圖所示。刪除：對已經(jīng)起草好的傳閱件進(jìn)行刪除操作。 修改:修改已經(jīng)起草好的傳閱件。 傳閱：對已經(jīng)起草好的傳閱件，進(jìn)行傳閱。 傳閱方案：對已經(jīng)起草好的傳閱件按照預(yù)設(shè)好的傳閱方案進(jìn)行傳閱。 方案管理：新建傳閱方案，修改、刪除已有的傳閱方案。 停止傳閱：停止正在傳閱的傳閱件。 歸檔：對正在傳閱的傳閱件，進(jìn)行歸檔操作。 歷史紀(jì)錄：以列表的方式顯示所有已經(jīng)處理的過的傳閱件。 點(diǎn)擊傳閱件的名稱，可以查看當(dāng)前傳閱件的詳細(xì)信息。如下圖所示。正文：傳閱件的文件正文內(nèi)容。簽稿：發(fā)文使用中系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)傳閱起草時(shí)的相關(guān)信息自動(dòng)形成簽稿。 傳閱人：以列表的方式顯示當(dāng)前傳閱人信息，以及他們是否閱讀過當(dāng)前傳閱件。 返回：返回到前一頁面。提示：傳閱件可以新建，也可以由收發(fā)文轉(zhuǎn)為傳閱件 處于登記狀態(tài)的傳閱件不能進(jìn)行歸檔操作。5.9、公文流程公文管理中的收文、發(fā)文、簽報(bào)等流程，可在“公文流程”菜單中添加新的公文流程，或者對已有的公文流程作刪除、修改等操作。界面如下圖所示。增加：添加新的公文流程。 修改：修改已經(jīng)建好的公文流程。 查看：查看所選中的公文流程的結(jié)構(gòu)。 刪除：刪除所選中的公文流程。提示：公文流程的設(shè)計(jì)與表單流程的設(shè)計(jì)方式完全一樣。僅不同的是不同類型的流程的處理動(dòng)作不一樣。具體操作，請參考“協(xié)同辦公系統(tǒng)流程管理使用說明”。檔案檔案管理是遵照“國家的檔案管理相關(guān)的法規(guī)”設(shè)計(jì)的?？梢怨芾斫n、授權(quán)、借閱、審批等全過程。檔案管理按類型分為：收文檔案、發(fā)文檔案、會(huì)議檔案、傳閱件檔案、簽報(bào)檔案、表單檔案、人事檔案、實(shí)物檔案以及其他檔案，如下圖所示。首先點(diǎn)擊導(dǎo)航的檔案6.1、借閱申請?zhí)幚頇n案管理員收到檔案借閱申請以后，在檔案管理模塊里會(huì)提示有新的申請需要處理，如下圖。點(diǎn)擊需要處理的申請，進(jìn)入處理頁面。點(diǎn)擊操作欄里的“同意”按鈕，即可借出檔案。6.2、擬歸檔處理 檔案管理員收到檔案歸檔申請以后，在檔案管理模塊里會(huì)提示有新的歸檔文件需要處理，如下圖。點(diǎn)擊需要處理的申請，進(jìn)入處理頁面。點(diǎn)擊操作欄里的“歸檔”按鈕選擇好上級(jí)類目和檔案所屬部門，點(diǎn)擊“確定”后，歸檔完成。6.3、收文檔案收文、發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議、傳閱件檔案管理的方法類似，下面將以收文檔案來介紹檔案管理的使用。點(diǎn)擊“收文檔案”，進(jìn)入收文檔案 類目：顯示收文類目根目錄。查詢檔案：進(jìn)入收文檔案查詢頁面。權(quán)限：為不同的用戶授權(quán)收文的檔案借閱等級(jí)的權(quán)限。點(diǎn)擊“權(quán)限”按鈕進(jìn)入“發(fā)文檔案權(quán)限”設(shè)置頁面。如下圖所示。查詢權(quán)限：按照條件查詢用戶的收文檔案借閱權(quán)限等級(jí)。 賦新權(quán)限：為用戶授予收文檔案借閱權(quán)限等級(jí)。注意：一個(gè)用戶需要借閱檔案，必須在“權(quán)限”中為此用戶設(shè)置借閱權(quán)限等級(jí)。擬歸檔檔案：以列表的形式列出所有需要進(jìn)行擬歸檔的檔案。查詢類目：按條件查詢收文類目。新建類目：新建檔案類目。用戶新建的檔案類目自動(dòng)生成目錄樹。點(diǎn)擊“新建類目”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入到檔案類目屬性的設(shè)置頁面。如下圖所示。名稱：類目的名稱。上級(jí)類目：檔案的上級(jí)類目。底層節(jié)點(diǎn)：設(shè)置此類目是否為底層節(jié)點(diǎn)。如果為“是”，則該類目下面不能再建子類目，存放具體的檔案。如果為“否”，則可以建多級(jí)的類目，不能放置具體的檔案。主題字：類目的關(guān)鍵字。便于以后查詢。備注：用于填寫類目的說明信息。6.4、發(fā)文檔案 操作同“收文檔案”。6.5、會(huì)議檔案 操作同“收文檔案”。6.6、傳閱件檔案 操作同“收文檔案”。6.7、簽報(bào)檔案 操作同“收文檔案”。6.8、表單檔案表單檔案的類目是直接讀取“表單流程”中設(shè)置好的類目，表單檔案是由表單進(jìn)行歸檔操作以后形成的。HYPERLINK類目詳見表單定制表單檔案借閱權(quán)限是由“表單查看權(quán)限”以及“申請者的表單流轉(zhuǎn)權(quán)限”決定的。6.9、人事檔案人事檔案與收發(fā)文檔案的操作基本類似，但人事檔案可直接進(jìn)行錄入操作。操作界面如下圖所示。點(diǎn)擊類目目錄的名稱，進(jìn)入到具體的人事檔案列表。如下圖所示。6.10、實(shí)物檔案 實(shí)物檔案的管理與人事檔案操作類似。請參考人事檔案管理操作說明。6.11、其他檔案其余幾種公文類型的檔案管理和收文檔案的管理方法基本相同，可參照收文檔案的管理方法操作。在這里只指出一些需要注意的地方：傳閱件和簽報(bào)案檔案不設(shè)借閱權(quán)限等級(jí)，所有用戶都具有借閱權(quán)限，但須獲得檔案管理員的審批同意才能查看檔案。人事類目和實(shí)物類目不是由公文流轉(zhuǎn)結(jié)束歸檔得到的，而是直接錄入的。公文檔案、會(huì)議檔案的安全密級(jí)是在公文起草的時(shí)候就已經(jīng)設(shè)置好了。若需修改須進(jìn)行“修改檔案”申請（在辦公門戶檔案借閱中提出）。人事檔案在添加的時(shí)候進(jìn)行設(shè)置。表單工作流是協(xié)同應(yīng)用的核心技術(shù)。它實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，企業(yè)流程再造方面提供技術(shù)解決方案。系統(tǒng)中的工作流管理，具有表單和流程定制功能。可以根據(jù)客戶的需要，定制各種公文辦公流程、請假流程、采購流程以及各種電子商務(wù)交易流程。同時(shí)配合權(quán)限進(jìn)行管理。表單流程分為“表單定制”、“表單流轉(zhuǎn)”、“表單列表”、“表單分類”、“流程定制”、“智能分析”和“工作平臺(tái)”共六個(gè)子模塊。7.1、表單定制表單定制：可任意的出差、請假、報(bào)銷、借支、物品零用等表單，表單的定制采用向?qū)?，普通人員即能完成表單定制工作。而無須專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。同時(shí)，所定義的表單的每個(gè)字段可以進(jìn)行授權(quán)操作。在表單定制之前須在“表單分類”中建立表單類別。然后點(diǎn)擊“表單定制”，系統(tǒng)顯示剛才的分類。然后我們可以進(jìn)入到對應(yīng)的類別中定制表單。1，基礎(chǔ)信息：點(diǎn)擊“新建”按鈕，進(jìn)入“表單設(shè)置”頁面，如下圖所示。表單存儲(chǔ)名稱：當(dāng)前定義的表單在數(shù)據(jù)庫中的對應(yīng)表的存儲(chǔ)名。表單業(yè)務(wù)名稱：當(dāng)前定義的表單的業(yè)務(wù)應(yīng)用名稱。比如：銷售報(bào)銷表單、員工信息登記表單、請假表單等。表單顯示圖片：表單定制好以后的圖形化顯示樣式。表單使用說明：關(guān)聯(lián)知識(shí)文檔，建立一份表單使用說明文檔。表單類別名稱：選擇表單所屬的分類。表單功能描述：用于描述當(dāng)前表單的功能，版本號(hào)等信息。表單類型：表單所屬類型。分為“審批類型”和“流轉(zhuǎn)類型”。審批類，發(fā)起人和表單的填寫人為同一個(gè)人；流轉(zhuǎn)類，表單的發(fā)起人和表單的填寫人可為不同的人。高級(jí)顯示模版：如果鉤上了此選項(xiàng)，本表單定義好后，可以采用FrontPage、Dreamweaver等工具對表單格式進(jìn)行調(diào)整。表單使用范圍：表單的使用范圍。使用范圍包括：本部門、部分部門、本單位。表單查看權(quán)限：設(shè)置表單在“報(bào)表分析”中數(shù)據(jù)的查看權(quán)限。表單默認(rèn)流程：設(shè)置表單對應(yīng)的流程。在表單填報(bào)后，可按此默認(rèn)設(shè)置的流程流轉(zhuǎn)，而不用手工再選擇流程。表單相關(guān)流程：除了默認(rèn)流程，還可以關(guān)聯(lián)其他流程，在表單填報(bào)選擇流程的時(shí)候，縮小選擇流程的范圍。表單的基本信息設(shè)置好了以后，點(diǎn)擊“提交”按鈕，保存當(dāng)前表單。2，欄目管理：一個(gè)表單中有許多的字段。在表單設(shè)計(jì)中，表單的字段在本系統(tǒng)中稱為“項(xiàng)目”。在表單設(shè)計(jì)的時(shí)候，可以對每個(gè)“項(xiàng)目”進(jìn)行屬性設(shè)置。如下圖所示。欄目名稱：對應(yīng)到一個(gè)表單中的字段的名稱，比如：員工信息卡的“姓名”等。欄目類型：項(xiàng)目值的類型。比如：“姓名”，一般屬于“字符”類型，“申請時(shí)間”，屬于“日期類型”等；列長度：項(xiàng)目值的所占字符長度。必須輸入：在填寫一張表單的時(shí)候，有的內(nèi)容是必須填寫的。比如：一張“員工出門單”中，必須填寫的有“姓名”、“出門時(shí)間”、“請假原因”等。顯示順序：項(xiàng)目在表單中的排列顯示的順序。換行：當(dāng)前項(xiàng)目是否換行顯示。輸入多行：設(shè)置此字段為多行顯示。關(guān)聯(lián)計(jì)算說明：顯示表單中的公式使用方法。自定義類型：系統(tǒng)中提供了幾種常用的項(xiàng)目類型。對于一些系統(tǒng)中沒有提供的項(xiàng)目類型，用戶可以自己定義。使用自定義類型，可以構(gòu)造出更復(fù)雜的項(xiàng)目類型。比如可以自定義“性別類型有男和女兩個(gè)值”，那么選擇的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)“男”和“女”讓選擇。特殊設(shè)置：有些表中的字段值在填寫時(shí)候是很明確的了。比如：“請假表單”中的“請假人姓名”，一定是當(dāng)前用戶自己。如果“請假表單”中的“請假人姓名”在特殊設(shè)置中設(shè)定為“發(fā)起人”時(shí)，那么在表單填報(bào)的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)特殊設(shè)置填寫當(dāng)前用戶的姓名，從而更方便用戶使用。主題詞：設(shè)置相關(guān)的主題詞，方便根據(jù)主題詞找到自己需要的表單，通過短信發(fā)送待辦事宜處理的時(shí)候也可以清楚的知道表單的內(nèi)容。唯一：在填寫一張表單的時(shí)候，有的內(nèi)容是只能有一次出現(xiàn)的。比如：一張“報(bào)銷單據(jù)”中，“單據(jù)編號(hào)”就是唯一的。這樣一張表單定義工作就基本完成了。表單定義好后，就可以在辦公門戶“表單”填報(bào)中使用了。提示：有相應(yīng)范圍的表單定制權(quán)限的人具有對表單的修改權(quán)限。注意：正在使用的表單，建議不要再對表的屬性和結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，否則可能引起流程數(shù)據(jù)紊亂。字段權(quán)限：對于某些字段在填寫、查看上有特殊要求的表單，在此頁面上可以設(shè)置字段的填寫和查看人員以及角色信息。流程權(quán)限：對于某些表單在某個(gè)流程里的字段權(quán)限控制，針對流程里的每個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行表單字段的填寫、查看權(quán)限設(shè)置。點(diǎn)擊“編輯權(quán)限“，進(jìn)入如下界面。高級(jí)模板：通過網(wǎng)頁設(shè)計(jì)工具，例如：frontpage、Dreamweaver等對表單進(jìn)行設(shè)計(jì)處理。使得表單樣式美觀、功能實(shí)用。打印模板：調(diào)用服務(wù)器上的word實(shí)現(xiàn)套打功能，可以任意定制打印模板，方便不同單位的不同打印格式需求。如下圖。打印模板設(shè)置完成以后，在表單正文處會(huì)出現(xiàn)“高級(jí)打印”按鈕，點(diǎn)擊以后就調(diào)用預(yù)設(shè)的打印模板，進(jìn)行文檔打印。7.2、表單流轉(zhuǎn)表單流轉(zhuǎn)管理是用于對已經(jīng)流轉(zhuǎn)的表單進(jìn)行各種控制操作，比如：刪除、轉(zhuǎn)交、催辦等。以及對整個(gè)流程可以進(jìn)行取消流轉(zhuǎn)、查看流程、查看狀態(tài)等操作。同時(shí)還可以選擇流程的流轉(zhuǎn)方式：自動(dòng)流轉(zhuǎn)、自由流轉(zhuǎn)等。操作界面如下圖所示。刪除：刪除當(dāng)前選擇的表單，必須是登記完成狀態(tài)才能刪除。轉(zhuǎn)交：把登記完成的表單轉(zhuǎn)送給其它部門處理。催辦：對選中的流程中的當(dāng)前處理人，發(fā)送催辦消息。催辦信息將顯示在“我的桌面”的催辦信息欄目里。自由流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的表單采用直接選擇處理人的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。自動(dòng)流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的表單選擇定義好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。取消流轉(zhuǎn)：取消當(dāng)前正在流轉(zhuǎn)的流程，使表單處于“登記狀態(tài)”。查看流程：以圖形化的方式查看當(dāng)前表單的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。查看狀態(tài)：以列表的方式查看當(dāng)前流程的處理情況。歷史紀(jì)錄：已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢的表單的歷史備份。提示：正在流轉(zhuǎn)的表單不能進(jìn)行刪除、轉(zhuǎn)交操作；流程查看只能察看“正在自動(dòng)流轉(zhuǎn)的流程”狀態(tài)。7.3、表單分類用于添加表單的管理分類。比如：銷售管理、財(cái)務(wù)管理等。操作界面如下圖所示。7.4、流程定制 請參考“協(xié)同辦公系統(tǒng)流程管理使用說明”。7.5、報(bào)表分析智能分析是用于以字段統(tǒng)計(jì)的方式查看表單數(shù)據(jù)。操作界面如下圖所示。選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的表單。如下圖所示。選擇查詢方案：如果以前設(shè)置有查詢的方案，那么可直接選擇方案，系統(tǒng)自動(dòng)按照方案的條件，顯示您所需要的數(shù)據(jù)。自定義查詢、分析方案：可根據(jù)需要，設(shè)置要顯示的字段內(nèi)容，并設(shè)置好條件。查詢條件支持多條件組合查詢。設(shè)置好條件以后，點(diǎn)擊“開始查詢”按鈕，系統(tǒng)開始查詢，并按照條件顯示查詢結(jié)果，如下圖所示。保存查詢方案：把當(dāng)前的查詢方式作為一種方案進(jìn)行保存，以后可直接選擇方案進(jìn)行查詢，而不用再設(shè)置條件。保存查詢方案后，可以在查詢結(jié)果頁面上“新建視圖”，建立“績效視圖”。保存采集方案：把當(dāng)前的查詢方式作為一種數(shù)據(jù)采集方案進(jìn)行保存。系統(tǒng)將直接把方案添加到“數(shù)據(jù)采集”中。 高級(jí)查看：把當(dāng)前的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7.6、工作平臺(tái)當(dāng)流程管理里的表單非常多時(shí)，會(huì)造成表單應(yīng)用時(shí)的困難。工作平臺(tái)可以將各類管理表單按照類別地列示在工作平臺(tái)上，便于調(diào)用。工作平臺(tái)的設(shè)置可在辦公門戶-個(gè)人設(shè)定里設(shè)置。會(huì)議管理會(huì)議管理系統(tǒng)是以會(huì)議安排中的事務(wù)作為參照。以電子化手段對會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議的審批、會(huì)議的安排等相關(guān)事務(wù)工作進(jìn)行管理。會(huì)議管理包括會(huì)議的起草、會(huì)議流轉(zhuǎn)和會(huì)議流程管理。其流轉(zhuǎn)過程，就是一個(gè)會(huì)議開始醞釀直至確定會(huì)議召開的過程以及到最后會(huì)議文件的打印和歸檔。與以前所講的收文流轉(zhuǎn)比較，可以發(fā)現(xiàn)兩者非常相象。實(shí)際上兩者的設(shè)計(jì)思路基本是相同的，用戶在使用會(huì)議管理功能時(shí)，可以與公文管理功能作一比較。功能模塊如下圖所示。8.1、會(huì)議起草會(huì)議起草類似發(fā)文起草，點(diǎn)擊會(huì)議起草，選擇會(huì)議的模版，進(jìn)入如下頁面。標(biāo)題：會(huì)議的標(biāo)題。主題詞：設(shè)置會(huì)議的主題詞。會(huì)議室：設(shè)置那個(gè)會(huì)議室開會(huì)。起始時(shí)間：設(shè)置什么時(shí)候開會(huì)。結(jié)束時(shí)間：設(shè)置會(huì)議的結(jié)束時(shí)間。密級(jí)：設(shè)置會(huì)議的密級(jí)程度。與檔案管理中的密級(jí)一一對應(yīng)。 緊急程度：設(shè)置會(huì)議的緊急程度（可選項(xiàng)）。 重要程度：設(shè)置會(huì)議的重要程度（可選項(xiàng)）。 類型：當(dāng)前會(huì)議所屬類型。不同的類型對應(yīng)不同的模版和會(huì)議流程。 高級(jí)編輯：切換到高級(jí)編輯狀態(tài)，調(diào)用word對會(huì)議正文內(nèi)容進(jìn)行編輯。會(huì)議起草完畢后，點(diǎn)擊“確定”按鈕保存起草；或者點(diǎn)擊“默認(rèn)流轉(zhuǎn)”，會(huì)議開始流轉(zhuǎn)。提示：發(fā)文起草中的“高級(jí)編輯”，需要在控制面板中的單位設(shè)置信息中設(shè)置為“支持控件”才可顯示使用。高級(jí)編輯狀態(tài)下的簽章、手寫簽名、調(diào)用模版等操作，須到控制面板中的“WebOffcie”中設(shè)置好模板和權(quán)限等信息。8.2、會(huì)議流轉(zhuǎn)已經(jīng)發(fā)起的會(huì)議流程將以列表的方式顯示在“會(huì)議流轉(zhuǎn)”中。并可進(jìn)行修改、刪除、流程狀態(tài)查看等操作。操作界面如下圖所示。刪除：刪除當(dāng)前選擇的會(huì)議，必須是登記完成狀態(tài)才能被刪除。修改：對登記完成狀態(tài)的會(huì)議進(jìn)行修改。催辦：對選中的流程中的當(dāng)前處理人，發(fā)送催辦消息。自由流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的會(huì)議采用直接選擇處理人的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。自動(dòng)流轉(zhuǎn)：對已經(jīng)登記好的會(huì)議選擇定義好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。取消流轉(zhuǎn)：取消當(dāng)前正在流轉(zhuǎn)的流程，使會(huì)議處于“登記狀態(tài)”。查看流程：以圖形化的方式查看當(dāng)前流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。查看狀態(tài)：以列表的方式查看當(dāng)前流程的處理情況。歷史紀(jì)錄：已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢的會(huì)議的歷史備份。注意：正在流轉(zhuǎn)的會(huì)議不能進(jìn)行修改、刪除操作；流程查看只能察看“正在自動(dòng)流轉(zhuǎn)的流程”狀態(tài)；正在流轉(zhuǎn)的流程不能進(jìn)行刪除操作。8.3、會(huì)議流程會(huì)議流程用于會(huì)議流程的新建、修改、刪除等管理。其操作方式與公文流程、表單流程操作一樣。操作界面如下圖所示。提示：會(huì)議流程的設(shè)計(jì)請參考“協(xié)同辦公系統(tǒng)流程管理使用說明”。會(huì)議流程、公文流程、表單流程他們的區(qū)別是在流程節(jié)點(diǎn)的處理動(dòng)作不同。8.4、會(huì)議通知會(huì)議通知用戶會(huì)議流程中的處理動(dòng)作為會(huì)議通知。那么下一個(gè)處理人將收到該會(huì)議的一條通知,會(huì)議通知可以簽稿和刪除加入日程。效果如下圖8.5、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要用收到會(huì)議消息，并且處理會(huì)議動(dòng)作的，有處理，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，停止流轉(zhuǎn)，取消流轉(zhuǎn)，和通知。頁面效果圖如下8.6、會(huì)議室審批會(huì)議室審批用于會(huì)議起草時(shí)，所選擇的會(huì)議室，需要用那個(gè)會(huì)議室，要先預(yù)約，里面功能有，添加會(huì)議室，和操作，查看各種會(huì)議室狀態(tài)。效果如下圖8.7、會(huì)議室申請會(huì)議室申請，當(dāng)需要用到那個(gè)會(huì)議室的時(shí)候，先申請這個(gè)會(huì)議室，有會(huì)議室選擇和參加會(huì)議的那些人以及什么時(shí)候用，和什么時(shí)候結(jié)束會(huì)議等。效果如下圖瀏覽會(huì)議室，當(dāng)申請之后，可以查看會(huì)議室。會(huì)議室視圖效果如下圖資源管理資源管理用于對車輛的管理。系統(tǒng)中的資源管理包括了資源的錄入、查詢、借閱申請、審批、查看借閱歷史記錄等全過程。功能模塊如下圖所示。9.1、新增資源點(diǎn)擊“車輛登記”子菜單，進(jìn)入如下頁面。名稱：資源的名稱。類型：資源所屬類型。如果當(dāng)前資產(chǎn)類型不存在，則直接輸入資源類型名稱。總數(shù)量：資源的總數(shù)量。所屬部門：資源的負(fù)責(zé)保管所屬部門。備注：用于描述資源購買日期以及其它屬性特點(diǎn)。資源可以上傳圖片，更直觀的展現(xiàn)資源。9.2、車輛查詢以列表的方式流程當(dāng)前資源。操作界面如下圖所示。9.3、預(yù)約車輛預(yù)約車輛，顯示所以的車輛信息，預(yù)約某一輛車，選擇那輛車，點(diǎn)預(yù)約資源，填寫預(yù)約的時(shí)間，出現(xiàn)如下圖還可以查看預(yù)約結(jié)果修改預(yù)約和刪除預(yù)約查看歷史預(yù)約記錄資源視圖。9.4、瀏覽預(yù)約以列表的方式顯示待處理的資源預(yù)約。操作界面如下圖所示。資源管理員在操作欄里，可進(jìn)行“同意”、“不同意”審批。審批完后，系統(tǒng)以郵件的方式發(fā)送審批結(jié)果給申請者。當(dāng)前預(yù)約的資源進(jìn)入“即將借出資源”狀態(tài)。如下圖所示。當(dāng)資源預(yù)約申請者來領(lǐng)用資產(chǎn)后，資源管理人員點(diǎn)擊“借出資源”按鈕，資源正式借出。當(dāng)資源歸還時(shí)，資源管理人員“填寫使用記錄”，標(biāo)志著資產(chǎn)的歸還。整個(gè)資源從預(yù)約到審批、借出、歸還、填寫使用記錄操作完成。注意：資源管理人員不能審批自己的資源預(yù)約申請，須其它資源管理人員才能審批。9.5、歷史記錄以列表的方式顯示資源預(yù)約的歷史記錄。操作界面如下圖所示。點(diǎn)擊資源名稱，顯示的是此資源當(dāng)前的使用情況。如下圖。9.6、領(lǐng)用申請領(lǐng)用申請用于申請領(lǐng)用的資源9.7、領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)根據(jù)條件查看以前領(lǐng)用的記錄，可以保存查詢方案，保存采集方案。信息集成信息集成管理包括對網(wǎng)絡(luò)資源的集成和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的集成兩個(gè)方面，同時(shí)還設(shè)有一些輔助的功能。內(nèi)容包括信息定制、信息維護(hù)、新聞中心、萬事通等，公告發(fā)布，規(guī)章制度。如下圖所示。10.1、信息定制用于采集本系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)或者其它管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)以及Excel表格中的數(shù)據(jù)等。點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)采集”頁