電子政務(wù)平臺(tái)的技術(shù)研究及應(yīng)用-電子政務(wù)教程【摘要】為了加快海南大學(xué)信息化建設(shè)步伐，推進(jìn)學(xué)校校園網(wǎng)數(shù)字化建設(shè)，海南大學(xué)啟動(dòng)了教育電子政務(wù)平臺(tái)。該系統(tǒng)的啟用大大提高了學(xué)校公文的流轉(zhuǎn)速度，使得學(xué)校行政辦公文件的處理效率大大地提高，根本實(shí)現(xiàn)了辦公“無(wú)紙化〞。本文將結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)談?wù)劷逃娮诱?wù)平臺(tái)在海南大學(xué)的根本應(yīng)用，并提出一些意見與倡議?！娟P(guān)鍵詞】電子政務(wù)設(shè)計(jì)應(yīng)用

一、教育電子政務(wù)平臺(tái)的啟用背景

為進(jìn)一步推動(dòng)電子辦公和文件信息交換等系統(tǒng)的應(yīng)用和教育政務(wù)信息資源的開發(fā)利用，逐步建立覆蓋全國(guó)的教育電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，教育部于2008年發(fā)展“教育電子政務(wù)試點(diǎn)項(xiàng)目〞建設(shè)，選擇網(wǎng)絡(luò)根底和軟硬件條件較好、具有一定創(chuàng)新意識(shí)的1－2個(gè)地市(區(qū))和2－3所地方高校，作為試點(diǎn)項(xiàng)目的候選單位。

海南省教育廳響應(yīng)教育部的號(hào)召，為推動(dòng)海南省教育電子政務(wù)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享和電子公文傳輸，于2008年舉辦第二期"教育行政辦公系統(tǒng)"高級(jí)管理員培訓(xùn)班，各市縣教育局、學(xué)校等單位的40名網(wǎng)絡(luò)中心技術(shù)員加入了學(xué)習(xí)。海南省教育廳決定在2008年1月1日正式啟用海南省教育電子政務(wù)系統(tǒng)，教育行政部門和學(xué)校將通過(guò)教育部"教育行政辦公系統(tǒng)"發(fā)展電子辦公與信息交換工作，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

海南大學(xué)作為海南省唯一的一所重點(diǎn)綜合性大學(xué)，為貫徹海南省教育廳的加快高校信息化建設(shè)步伐；推進(jìn)高校校園網(wǎng)和高校圖書館數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建高校校園網(wǎng)資源共享平臺(tái)，大力擴(kuò)充網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，推進(jìn)高校多媒體教學(xué)和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，也制定了相應(yīng)的數(shù)字化校園規(guī)劃，并把教育電子平臺(tái)的應(yīng)用作為推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)的第一步。海南大學(xué)于2008年初就開始著手準(zhǔn)備教育電子政務(wù)平臺(tái)的建設(shè)工作，在硬件方面和軟件方面都下了大的工夫。在硬件條件上，首先整和儋州、城西和海甸三個(gè)校區(qū)的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)一體化，三個(gè)校區(qū)網(wǎng)絡(luò)互通，并購(gòu)買專門的一臺(tái)效勞器用于教育電子政務(wù)平臺(tái)。在軟件方面，屢次組織人員到海南省教育廳加入培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)教育電子政務(wù)平臺(tái)的各項(xiàng)功能。并到海南省其他已經(jīng)應(yīng)用了這套系統(tǒng)的單位去參觀學(xué)習(xí)。

海南大學(xué)在2008年底開始在學(xué)校小范圍內(nèi)進(jìn)行了教育電子政務(wù)平臺(tái)的試運(yùn)行。并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行了系統(tǒng)的操作培訓(xùn)。經(jīng)過(guò)3個(gè)月的試運(yùn)行與屢次的培訓(xùn)，于2008年2月底在全校范圍內(nèi)正式啟用電子教育政務(wù)平臺(tái)。從試運(yùn)行到現(xiàn)在，教育電子政務(wù)平臺(tái)已經(jīng)運(yùn)行了近半年的時(shí)間了，總體上來(lái)說(shuō)效果還是很好，使用的人員反映也不錯(cuò)，但系統(tǒng)也存在著一些缺乏。本人作為海南大學(xué)電子教育政務(wù)平臺(tái)的管理人員，主要負(fù)責(zé)整套系統(tǒng)的推廣和技術(shù)支持，現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剬?duì)這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用的心得與體會(huì)，希望自己的這些心得與體會(huì)能對(duì)同行在本系統(tǒng)的應(yīng)用有所幫忙。

二、教育電子政務(wù)平臺(tái)的實(shí)際應(yīng)用

教育電子政務(wù)平臺(tái)是一個(gè)綜合性的應(yīng)用平臺(tái)，包括行政辦公與事務(wù)處理、公文與信息交換、信息發(fā)布與管理、統(tǒng)一用戶平臺(tái)和電子簽章等系統(tǒng)，根本可以滿足目前各級(jí)教育行政管理以及學(xué)校的業(yè)務(wù)需求。該平臺(tái)可與其它如人事、財(cái)務(wù)、教務(wù)教學(xué)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用整合。

海南大學(xué)的教育電子政務(wù)平臺(tái)運(yùn)行在學(xué)校的校園網(wǎng)上，從平臺(tái)運(yùn)行平安的因素考慮，非校園網(wǎng)接入的用戶目前不能使用該平臺(tái)。其推廣應(yīng)用工作主要由校長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，網(wǎng)絡(luò)與教育技術(shù)中心負(fù)責(zé)平臺(tái)的運(yùn)行保障、技術(shù)指導(dǎo)、運(yùn)行維護(hù)等工作。為保障系統(tǒng)的正常使用，我們要求每個(gè)二級(jí)單位指定專人負(fù)責(zé)此系統(tǒng)的公文處理工作，并對(duì)該名負(fù)責(zé)人進(jìn)行專門的培訓(xùn)。該平臺(tái)主要用在海南大學(xué)行政辦公與事務(wù)處理上，依托這個(gè)平臺(tái)完成文件的起草、審批、成文及分發(fā)，并應(yīng)用這個(gè)平臺(tái)的其他一些功能。海南大學(xué)教育電子政務(wù)平臺(tái)的用戶現(xiàn)階段主要分為兩大類：一類是單位用戶，他們的權(quán)限是文件的起草、收發(fā)等；一類是個(gè)人用戶，他們的權(quán)限主要是文件的審批。通過(guò)兩類用戶的相互配合來(lái)完成整個(gè)文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程。

我們?cè)诮逃娮悠脚_(tái)中使用最多的就是辦公與事務(wù)處理，它也是這個(gè)平臺(tái)最核心的局部。它主要是實(shí)現(xiàn)文件的起草、審批、成文及分發(fā)的一個(gè)過(guò)程。在這個(gè)平臺(tái)上我們把所有的文件主要分成兩大類：一類是收文，它包括外收文和內(nèi)收文兩局部。外收文是指學(xué)校的校長(zhǎng)辦公室和黨委辦公室通過(guò)這個(gè)平臺(tái)從海南省教育廳和海南省教育工委接收文件。內(nèi)收文是指學(xué)校的校長(zhǎng)辦公室和黨委辦公室通過(guò)這個(gè)平臺(tái)接收學(xué)校內(nèi)部各個(gè)機(jī)關(guān)處室及二級(jí)學(xué)院的文件。另一類是發(fā)文，它包括外發(fā)文和內(nèi)發(fā)文兩局部。外發(fā)文是指學(xué)校

以海南大學(xué)的名義發(fā)文給海南省教育廳。內(nèi)發(fā)文是學(xué)校通過(guò)這個(gè)平臺(tái)向各個(gè)二級(jí)單位發(fā)送紅頭文件。我們這里的文件收發(fā)都是站在校長(zhǎng)辦公室和黨委辦公室的角度來(lái)看的，這表明文件的收發(fā)工作主要都是通過(guò)這兩個(gè)部門來(lái)完成。文件的收發(fā)類型：海南大學(xué)的文件收發(fā)類型主要有下列幾個(gè)，一個(gè)是各個(gè)二級(jí)單位的請(qǐng)示，報(bào)告類文件；二是各個(gè)職能部門的代擬稿文件；三是海南大學(xué)公文批閱類文件。其流程分別如下：

1.請(qǐng)示，報(bào)告類文件流程

我們可以看到整個(gè)流程的過(guò)程為：二級(jí)單位起草文件發(fā)送單位負(fù)責(zé)人批示退回二級(jí)單位發(fā)送校辦秘書科發(fā)送校辦主任批示退回校辦秘書科發(fā)送校領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)送校辦秘書科發(fā)送相關(guān)部門意見退回校辦科秘書科發(fā)送相關(guān)部門辦理，最后結(jié)束流程。在這個(gè)流程中，在文件的發(fā)送上我們?cè)O(shè)計(jì)的是讓二級(jí)單位把文件以附件的方式發(fā)送。所以在此類文檔的模板設(shè)置上我們選擇的是模板類型是“html模板樣式〞。因?yàn)槲覀儗W(xué)校在這整個(gè)在請(qǐng)示，報(bào)告類流程的處理中對(duì)上報(bào)的文件不會(huì)做任何修改，只是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，最后再要求相關(guān)部門按照批示進(jìn)行辦理。

2.職能部門代擬稿流程

職能部門代擬稿的整個(gè)流程和請(qǐng)示，報(bào)告類文件的流程差不多，唯一的區(qū)別就是在文件的發(fā)送方式上不同。請(qǐng)示、報(bào)告類文件是以附件的形式發(fā)送，而在職能部門代擬稿在發(fā)送方式上我們是通過(guò)教育電子政務(wù)平臺(tái)中的自帶的“word正文〞。因?yàn)槲覀儗W(xué)校在這類文件的整個(gè)處理過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的修改，并且要求在這個(gè)word文檔可以看到是誰(shuí)修改了并且修改了什么內(nèi)容，而這個(gè)系統(tǒng)的“word正文〞正好可以實(shí)現(xiàn)這些。它主要是將office中的word功能鑲嵌在這個(gè)平臺(tái)中。在此類文檔的模板設(shè)置上我們選擇的是模板類型是“word模板樣式〞，然后在添加文件時(shí)通過(guò)點(diǎn)擊“word正文〞，然后在word中輸入文字，完成之后點(diǎn)擊“保留提交到效勞器〞。

3.海南大學(xué)公文批閱類文件流程

公文批閱類的文件的流程主要是把海南省教育廳和海南省教育工委發(fā)送來(lái)的文件通過(guò)這個(gè)流程轉(zhuǎn)發(fā)給校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批示。流程圖如下：

海南省教育廳和海南省教育工委發(fā)送來(lái)的文件我們是通過(guò)“公文與信息交換〞“文件收發(fā)〞“收件箱〞“全部〞。這里面都是通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)從海南省教育廳接收的文件，我們首先翻開一個(gè)需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，然后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)入收文〞，轉(zhuǎn)入之后就可以按照以上的流程進(jìn)行發(fā)送了?，F(xiàn)在海南省教育廳和海南省教育工委發(fā)送來(lái)的文件都是掃描后以圖片的方式發(fā)送給我們學(xué)校，通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)的方式發(fā)送給校領(lǐng)導(dǎo)看，他們需要一張一張圖片的看，如果圖片太多的話，非常的麻煩。所以校辦在接收到海南省教育廳和海南省教育工委發(fā)送來(lái)的文件后，先把文件的圖片下載，然后都粘貼到一個(gè)word文檔中，最后在“收文登記〞“海南大學(xué)公文批閱類文件〞，把做好的word文檔以附件的形式上傳，再發(fā)送給校領(lǐng)導(dǎo)批示，這樣的話就方便他們查看。等批示完畢之后再根據(jù)要求分發(fā)到全校各個(gè)二級(jí)單位。最后發(fā)送給學(xué)

校檔案館存檔。

三、教育電子政務(wù)平臺(tái)的問(wèn)題與倡議

在此系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，我們也遇到過(guò)很多的問(wèn)題，有些解決了，但有些由于軟件本身的一些限制無(wú)法解決，這里我就談下自己在使用過(guò)程中所遇到的一些問(wèn)題。

1.賬號(hào)設(shè)置

在此系統(tǒng)用戶賬號(hào)建立時(shí)，我們一開始在用戶別名的設(shè)置上對(duì)單位用戶是用他們單位的拼音的簡(jiǎn)寫，而對(duì)可以填寫批示意見的個(gè)人用戶用的是他們姓名的拼音全拼。這樣的設(shè)置到后來(lái)出了問(wèn)題，因?yàn)楝F(xiàn)在我們學(xué)校里的人事調(diào)動(dòng)比擬頻繁，一個(gè)學(xué)院的的院長(zhǎng)調(diào)到學(xué)校當(dāng)副校長(zhǎng)，而原來(lái)的副校長(zhǎng)調(diào)到別的學(xué)校去了，則原來(lái)的個(gè)人賬號(hào)的使用就出了問(wèn)題，以前的副校長(zhǎng)的賬號(hào)是他本人姓名的拼音，那這個(gè)院長(zhǎng)肯定不會(huì)用這個(gè)賬號(hào)，他自己原來(lái)本身的賬號(hào)也不能用了，因?yàn)槔锩娴奈募际菍W(xué)院的文件。這個(gè)系統(tǒng)的設(shè)置是不能對(duì)這個(gè)用戶別名進(jìn)行修改，這樣就造成了很大的不便。雖然最后我們通過(guò)另一種方式解決了，但比擬麻煩。個(gè)人倡議把用戶別名這項(xiàng)設(shè)置可以修改，這樣的話我們可以把每個(gè)用戶別名用崗位的名稱來(lái)定義，而不是個(gè)人的名稱。

2．“固定流程〞與“發(fā)送給其他人員〞

在一個(gè)文件起草好了之后，點(diǎn)擊發(fā)送后，彈出的對(duì)話框中有“固定流程〞和“發(fā)送給其他人員〞。在電子政務(wù)應(yīng)用中較為普遍的現(xiàn)象是在發(fā)送文件時(shí)，沒有找對(duì)發(fā)送的對(duì)象，有的單位起草完文件后“發(fā)送給其他人員〞直接發(fā)送給校辦秘書科，有的甚至直接發(fā)送給了校領(lǐng)導(dǎo)。這樣操作后，文件流程會(huì)發(fā)生混亂，導(dǎo)致文件最后無(wú)法收回、成文、歸檔。倡議在彈出的對(duì)話框中把“發(fā)送給其他人員〞這個(gè)選項(xiàng)屏蔽。

3.調(diào)用word時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)“修訂〞功能

在文件的起草，要用的“word正文〞時(shí)，很多人員在沒有關(guān)閉word中自動(dòng)啟動(dòng)的“修訂〞就開始輸入文字，導(dǎo)致最后成文的文件中出現(xiàn)許多修訂的內(nèi)容，導(dǎo)致文件歸檔時(shí)，歸檔員無(wú)法將此文件打印出來(lái)存檔。個(gè)人倡議該系統(tǒng)設(shè)置上第一次起草文件時(shí)不自動(dòng)開啟修訂功能，之后的