1文書檔案分類與整理實務(wù)蔡盈芳副研究館員、博士00145第一頁，共一百二十三頁。2認(rèn)識一下姓名：蔡盈芳?xì)v任航空工業(yè)檔案館（隸屬航空工業(yè)集團公司）信息技術(shù)處處長、航空工業(yè)檔案學(xué)會秘書長、中國檔案學(xué)會企業(yè)學(xué)術(shù)委員會秘書長兼委員。現(xiàn)為中國化工檔案館（隸屬中國化工集團公司）業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人兼技術(shù)業(yè)務(wù)處處長，中國檔案學(xué)會企業(yè)學(xué)術(shù)委員會委員。檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)，信息管理學(xué)博士研究生。第二頁，共一百二十三頁。3內(nèi)容文書檔案整理實務(wù)一、《歸檔文件整理規(guī)則》介紹二、按件整理細(xì)則詳解三、按卷整理方法詳解歸檔范圍詳解一、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》歸檔前的收集應(yīng)用舉例第三頁，共一百二十三頁。4內(nèi)容文書檔案整理實務(wù)一、《歸檔文件整理規(guī)則》介紹第四頁，共一百二十三頁。5《歸檔文件整理規(guī)則》介紹一、《歸檔文件整理規(guī)則》（22—2000）概述與意義2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是我國機關(guān)檔案工作的一次重大調(diào)整，《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，是對原有文書立卷方法的一次重大改革。（一）對機關(guān)檔案工作的意義緩解機關(guān)檔案工作壓力節(jié)省機關(guān)的財力物力理順機關(guān)檔案工作職能第五頁，共一百二十三頁。6《歸檔文件整理規(guī)則》介紹（二）對檔案館工作的意義便于檔案館控制檔案進館質(zhì)量有利于檔案館向社會開放（三）對檔案管理現(xiàn)代化的意義現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案促進文檔一體化的實現(xiàn)為電子文件整理打下基礎(chǔ)第六頁，共一百二十三頁。7《歸檔文件整理規(guī)則》介紹二、主要特點（一）簡化１、取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。２、取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。３、無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。４、歸檔文件直接裝盒保管。５、無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面。（二）兼容兼顧計算機和手工兩種管理方式（三）靈活第七頁，共一百二十三頁。8整理細(xì)則詳解一、有關(guān)定義文書檔案整理工作：是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達到系統(tǒng)化的過程。是一項重要的基礎(chǔ)工作。文書檔案整理方法：新的整理方法——以件為管理單位傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

第八頁，共一百二十三頁。9整理細(xì)則詳解歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。件：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。來文與復(fù)文包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通告與報告等等。第九頁，共一百二十三頁。10檔案整理工作的原則已辦理完畢的，有保存價值的遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系區(qū)分不同價值便于檔案的保管和利用第十頁，共一百二十三頁。11保持文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。如：一個單位及其內(nèi)部機構(gòu)一定的歷史階段、一個年度一項特定的活動、處理一項業(yè)務(wù)、進行一次調(diào)查、承辦一個案件、召開一次會議不同的文種、載體材料等第十一頁，共一百二十三頁。12區(qū)分不同價值要依照《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》（或《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管保存價值小——根據(jù)條件區(qū)別對待無保存價值——不需歸檔、銷毀第十二頁，共一百二十三頁。13便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點和根本目的當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便第十三頁，共一百二十三頁。14整理細(xì)則詳解二、主要過程與環(huán)節(jié)從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機關(guān)、組織或個人分開，以避免不同機關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。全宗內(nèi)檔案分類：把一個單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。第十四頁，共一百二十三頁。15立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。案卷的排列：將案卷按年度、組織機構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號等。第十五頁，共一百二十三頁。16一、劃分全宗全宗的定義最早叫“芬特”（），是俄語“全宗”的意思簡單的說就是一個單位全部檔案的總和。全宗是指一個獨立機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體，它的基本涵義有三點，即全宗是一個有機整體，全宗是在一定的歷史活動中形成的，全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。單位劃分標(biāo)準(zhǔn)：①可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；②是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；③設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。上述三個方面往往互相依存，也有時并不完全具備，其中以第一條作為最基本的標(biāo)志和主要條件。立檔單位確定之后，對整理完畢的每個檔案全宗，均標(biāo)明立檔單位的名稱，如“××省教育廳全宗”，并編予一個全宗號第十六頁，共一百二十三頁。17劃分全宗在通常情況下，一個獨立從事活動的單位，如一個機關(guān)、一個工廠、一個學(xué)校所形成的檔案應(yīng)該組成一個全宗；機關(guān)內(nèi)部的組織機構(gòu)如業(yè)務(wù)處、科、室所形成的檔案則作為相應(yīng)全宗的組成部分。形成全宗的機關(guān)單位稱為“全宗構(gòu)成者”，在中國又稱為“立檔單位”。單位分拆和合并都要另起全宗第十七頁，共一百二十三頁。18分年度歸檔文件分類方法很多，一般采用保管期限——年度，保管期限－年度－機構(gòu)（問題）。分年度就是把歸檔文件按形成的年度分開，這是歸檔文件整理的第二步。要求。一個立檔單位，每年都要形成文件材料，在整理歸檔文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最廣泛、最基本的分類方法。二、全宗內(nèi)文件分類第十八頁，共一百二十三頁。19方法。一份文件往往有多個時間特征，包括成文時間、簽發(fā)時間、批復(fù)時間，通過時間、公布時間等，分年度時，一般以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，來判定文件所屬年度。對計劃、總結(jié)等，新方法取消按內(nèi)容針對年度歸類的做法，統(tǒng)一規(guī)定為簽發(fā)日期來判定文件所屬年度。個具體問題?？缒甓鹊臅h材料，歸在會議閉幕年整理；跨年度的調(diào)查材料，歸入調(diào)查結(jié)束年整理；跨年度的請示，歸入批復(fù)年整理。第十九頁，共一百二十三頁。20注意幾個結(jié)合。分年度時，要注意幾個結(jié)合，以減少工作程序。一是與理順文件相結(jié)合。就是要把發(fā)文印件放在底稿前，把轉(zhuǎn)發(fā)文件放在被轉(zhuǎn)發(fā)文件之前，從而理順文件的排列；二是與剔出重份文件相結(jié)合。本單位的發(fā)文往往存有2份，只能留一份歸檔，另一份必須剔出來，作為發(fā)文匯集，其它重份文件也應(yīng)同時剔出；三是與剔出不歸檔文件相結(jié)合。按照歸檔范圍，把不應(yīng)歸檔的文件全部剔出，作銷毀處理。第二十頁，共一百二十三頁。21分機構(gòu)（問題）分機構(gòu)（問題），就是按歸檔文件形成和承辦的部門或歸檔文件反映的問題分開。分機構(gòu)（問題），能最好地保持全宗文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的面貌，保持文件之間的有機聯(lián)系，這是檔案整理第三步程序（未進行機構(gòu)<問題>分類的單位，但這一程序也應(yīng)進行，以便把相同問題的文件集中一起裝盒）。第二十一頁，共一百二十三頁。22分類方法：年度分類法、機構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法分類方案：年度—機構(gòu)（問題）—保管期限（例1、2）年度—保管期限（例3）保管期限—年度—機構(gòu)（問題）（例4）保管期限—年度第二十二頁，共一百二十三頁。23例1：2001年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2002年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2003年：……

第二十三頁，共一百二十三頁。24例2：2001年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2002年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2003年：……第二十四頁，共一百二十三頁。25例3：2001年：永久、長期、短期2002年：永久、長期、短期2003年：永久、長期、短期……第二十五頁，共一百二十三頁。26例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……長期：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……短期：2001年辦公室、人事處、管理處…2002年辦公室、人事處、管理處…2003年……第二十六頁，共一百二十三頁。27三、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則結(jié)合時間、重要程度會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列第二十七頁，共一百二十三頁。28同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件形成時間的先后順序按文件的重要程度排列不同事由間的歸檔文件排列按不同事由形成時間的先后順序排列按事由的重要程度排列按事由具有的共同屬性分別集中排列第二十八頁，共一百二十三頁。29四、歸檔文件組盒及排列歸檔文件組盒就是在分類的基礎(chǔ)上，按照一定要求，把歸檔文件組成一盒或若干盒的過程。這是歸檔文件整理的第五步程序。要求。不同年度的文件不能放入同一盒內(nèi)，不同保管期限的文件不能放入同一盒內(nèi)，在分機構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）的文件也不能放入同一盒內(nèi)。同一事由且期限相同的文件，必須放入同一盒內(nèi)（文件太多時，可專組幾盒）。第二十九頁，共一百二十三頁。30方法。最常見的方法有三種：一是按責(zé)任者組盒。就是把同一作者的文件組成一盒或數(shù)盒；二是按問題組盒。就是把反映一個問題或幾個問題的文件組成一盒或數(shù)盒；三是按名稱組盒。就是把同一名稱的文件組成一盒或數(shù)盒。在實際操作中，要視其一個保管期限里文件的多少而定，如果一個期限里文件不多，就可以不分責(zé)任者、問題、名稱而組成一盒。如果一個期限里文件少，在分類方案未分機構(gòu)（問題）的情況下，還可以把不同機構(gòu)（問題）的文件組成一盒。如果一個期限里文件較多，往往三種方法結(jié)合運用。第三十頁，共一百二十三頁。31盒內(nèi)文件的排列。是指根據(jù)一定方法，確定歸檔文件盒內(nèi)先后次序的過程，其排列方法主要是按事由原則排列。事由原則就是指同一事由的相關(guān)文件應(yīng)排在一起，這里的事由，可以指一件具體事，或一個小問題，或一段緊密的工作過程。也就是說，同一盒內(nèi)，要把同一事由的文件排列在一起。第三十一頁，共一百二十三頁。32排列的具體方法。一盒內(nèi)屬同一事由的歸檔文件，最簡單的就是按時間先后排列，或者按文件的重要程序排列，重要的在前，其他文件在后。一盒內(nèi)有幾個事由的文件材料，可按不同事由形成的時間先后順序排列，即按事由的辦結(jié)時間排列，也可按事由的重要程度，結(jié)合責(zé)任者，結(jié)合時間順序排列。也就是說，重要事由排在前面，一般的依次排列。在同一個事由內(nèi)，上級機關(guān)在前，再按本機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)依次排列，在一個責(zé)任者內(nèi)，按時間先后排列。第三十二頁，共一百二十三頁。33按文件的重要程度排列，就是將主要職能或重要活動形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。其具體方法是：綜合性文件在前，一般專題性文件在后；法規(guī)性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后；處理問題的結(jié)論性文件在前，其他依據(jù)性文件在后；正件在前，附件在后；法規(guī)性文件定稿在前，草稿在后；印件在前，定稿在后；機構(gòu)性文件在前，人員編制文件在后；涉及領(lǐng)導(dǎo)性文件在前，一般工作人員在后；級別高的機關(guān)在前，級別低的在后。第三十三頁，共一百二十三頁。34特殊情況文件的排列。在只分年度期限的情況下，當(dāng)一盒內(nèi)有幾個內(nèi)部機構(gòu)文件時，可按三定方案設(shè)置的內(nèi)部機構(gòu)次序排列，如辦公室、人事科、業(yè)務(wù)科等；同一次會議的文件集中排列，簡報信息按期號排列，批復(fù)在前，請示在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。第三十四頁，共一百二十三頁。35五、歸檔文件的編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容歸檔章必備項目為：全宗號、年度、保管期限和件號；選擇項目為：機構(gòu)（問題）全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號年度指歸檔文件的形成年度保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的件號指歸檔文件的排列順序號全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號第三十五頁，共一百二十三頁。36保管期限就是盒內(nèi)文件屬于哪一種限期，即永久、30年、10年，用中文標(biāo)注。機構(gòu)或問題，屬選定項目，未分到這一級次時，不標(biāo)注，采用了機構(gòu)或問題分類時，才用中文標(biāo)注。編件號，就是歸檔文件在分類方案中最低一級類目內(nèi)的排列順序號，室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件順序從“1”開始標(biāo)注，一年一個期限形成一個流水號。館編件號暫時不填，接收進館后填寫。檔號一律用符合檔案保護要求的黑色字跡材料標(biāo)注。第三十六頁，共一百二十三頁。37填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料加蓋歸檔章的時間歸檔章格式（如圖）全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號第三十七頁，共一百二十三頁。38歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制《歸檔文件目錄》《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成：歸檔文件目錄歸檔文件目錄封面第三十八頁，共一百二十三頁。39歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。如：來文與復(fù)文件為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄各項目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。第三十九頁，共一百二十三頁。40歸檔文件目錄機構(gòu)：辦公室件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注00001國家檔案局檔辦[2004]8號國家檔案局辦公室關(guān)于加強檔案安全保管的通知200002北京市檔案局浙檔[2004]56號浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔案局關(guān)于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知300003北京市人民政府杭政[2004]12號關(guān)于進一步加強我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）8第四十頁，共一百二十三頁。41編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注共七個項目。責(zé)任者填寫：一般要用全稱或通用簡稱，不能使用本部、本局等。如中共廣安市委不能填寫市委、廣安市財政局不能填寫財政局或本局，聯(lián)合行文責(zé)任者過多時，填寫主辦單位和立檔單位名稱。轉(zhuǎn)發(fā)文時填寫轉(zhuǎn)發(fā)文件機關(guān)。上報審批表被批準(zhǔn)的，填寫最后審批機關(guān)，可將填報單位填寫在備注欄中。未批準(zhǔn)的，填寫填報機關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)講話填寫領(lǐng)導(dǎo)人單位名稱、職務(wù)及姓名，如司法部長×××、廣安市政府副市長×××。文號填寫：填寫機關(guān)代字、年度、順序號，如廣委發(fā)［2005］20號，不能簡省。文號欄不能填寫諸如“會議文件之一”、“情況反映”等，沒有文號的就不填。第四十一頁，共一百二十三頁。42題名填寫：題名即文件標(biāo)題，一般情況下，每份文件有一個標(biāo)題，可按標(biāo)題填寫。但有幾種情況應(yīng)注意。當(dāng)標(biāo)題不針對立檔單位情況時，但內(nèi)容涉及到立檔單位時，應(yīng)增添標(biāo)題內(nèi)容加括號，如《廣安市人民政府關(guān)于×××同志職務(wù)任免的通知》。文中有立檔單位領(lǐng)導(dǎo)人，標(biāo)題中沒有，應(yīng)在×××同志后面用［］填上立檔單位領(lǐng)導(dǎo)人名字。當(dāng)標(biāo)題不符合邏輯時，應(yīng)改寫。如“四川國家公務(wù)員登記表”，如某市人事局填寫時，可將四川省改為“××市”。第四十二頁，共一百二十三頁。43

當(dāng)標(biāo)題無實質(zhì)性內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，如通知、布告，就應(yīng)在通知、布告前加上［關(guān)于……的］，使擬定的標(biāo)題反映文件內(nèi)容。當(dāng)標(biāo)題中出現(xiàn)文號時，這種情況轉(zhuǎn)發(fā)文件比較多，應(yīng)把被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題用括號標(biāo)注在標(biāo)題中文號后面。當(dāng)標(biāo)題有正副標(biāo)題時，可減去正標(biāo)題，只填副標(biāo)題，此類情況領(lǐng)導(dǎo)講話比較多。當(dāng)題名中出現(xiàn)數(shù)據(jù)時，如“國家檔案局關(guān)于印發(fā)《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等三個文件的通知”，另外二個文件從標(biāo)題中看不出來，應(yīng)在業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范后加上［機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定、歸檔與不歸檔的范圍］。當(dāng)文件無題名時，應(yīng)自擬題名。第四十三頁，共一百二十三頁。44

另外，對于簡報應(yīng)填寫簡報期數(shù)再提示簡報的主要內(nèi)容并用[]。有些歸檔文件，附件獨立性很強，也應(yīng)標(biāo)注，如“關(guān)于進一步加強我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）。第四十四頁，共一百二十三頁。45日期填寫：日期即文件的形成時間，具體填寫文中的落款時間，如1999年×月×日，未標(biāo)明日期的文件，編目時應(yīng)考證填寫。頁數(shù)填寫：頁數(shù)填寫一件文件的總頁數(shù)，包括文件處理單和傳閱單，有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。備注欄填寫：備注項目用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。歸檔文件目錄統(tǒng)一用計算機檔案管理軟件編制，按盒打印一式兩份，每盒內(nèi)裝一份，另一份按期限、年度裝訂，附上目錄封面。第四十五頁，共一百二十三頁。46歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊并編制封面歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目第四十六頁，共一百二十三頁。47歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄

全宗名稱：中國銀行年度：2004年保管期限：永久機構(gòu)：行長辦公室（問題）第四十七頁，共一百二十三頁。48六、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。第四十八頁，共一百二十三頁。49檔案盒封面

（全宗名稱）第四十九頁，共一百二十三頁。50

(館)

(室)全宗號年度保管期限機構(gòu)(問題)起止件號

盒號檔案盒盒脊第五十頁，共一百二十三頁。51備考表

盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、銷毀等情況；備注項內(nèi)容。

整理人：檢查人：年月日第五十一頁，共一百二十三頁。52七、排架檔案按分類方案如年度——機構(gòu)（問題）——保管期限或年度——保管期限——機構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架,也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。第五十二頁，共一百二十三頁。七、排架53第五十三頁，共一百二十三頁。54傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進行分類、組合、編目的一個過程立卷工作是文書工作的重要組成部分第五十四頁，共一百二十三頁。55一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法年度分類法將文件按其形成和處理的年度進行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度。組織機構(gòu)分類法將文件按其形成或承辦的機構(gòu)進行分門別類。問題分類法將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分門別類。第五十五頁，共一百二十三頁。56（二）常用的復(fù)式分類方法年度與組織機構(gòu)分類法如：2000年辦公室2001年辦公室人事處人事處業(yè)務(wù)處業(yè)務(wù)處…………辦公室2000年人事處2000年2001年2001年2002年2002年…………第五十六頁，共一百二十三頁。57年度與問題分類法如：2000年黨群類2001年黨群類

行政類

行政類教學(xué)類

教學(xué)類

外事類外事類…………綜合類2000年業(yè)務(wù)類2000年2001年2001年2002年2002年…………第五十七頁，共一百二十三頁。58二、立卷組合方法立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區(qū)特征組卷按問題組卷將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組成案卷按作者組卷將同一作者的一些文件組成案卷按文種（名稱）組卷將文件種類或名稱相同的文件組成案卷按時間組卷按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期的文件組成案卷第五十八頁，共一百二十三頁。59按通訊者組卷將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷按地區(qū)組卷將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷如“╳╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時間和名稱三個立卷特征第五十九頁，共一百二十三頁。60三、卷內(nèi)文件整理檢查調(diào)整組卷檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間的有聯(lián)系；檢查卷內(nèi)是否有不需要歸檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文件；檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多少；檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物等，及時進行修整。第六十頁，共一百二十三頁。61四、文件修整一般包括：對破損文件進行修校；對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制；去除文件上易銹蝕的金屬物；對過大的文件進行折疊。第六十一頁，共一百二十三頁。62五、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。第六十二頁，共一百二十三頁。63對齊方式裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。第六十三頁，共一百二十三頁。64裝訂方式和用品：常用的有三種線裝：縫紉機軋線粘接式：包角變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行第六十四頁，共一百二十三頁。65(二)卷內(nèi)文件的排列和編號卷內(nèi)文件排列按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。卷內(nèi)文件編號文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。第六十五頁，共一百二十三頁。66（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1浦銀京發(fā)[2004]20號北京市檔案局、北京市浦東發(fā)展銀行海淀分行關(guān)于北京浦東發(fā)展銀行海淀分行轄屬中關(guān)村支行2003年通過檔案工作目標(biāo)管理市級認(rèn)定的通報0012京農(nóng)銀[2004]36號北京市檔案局、中國農(nóng)業(yè)銀行北京市分行關(guān)于2003年度全市農(nóng)行系統(tǒng)通過檔案管理市級認(rèn)定單位的通報0033京文辦[2004]12號北京市檔案局、北京市文化局關(guān)于公布全市文化系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理市級認(rèn)定單位名單的通知007第六十六頁，共一百二十三頁。67填寫備考表備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。案卷的裝訂采用三孔一線

第六十七頁，共一百二十三頁。68（六）填寫檔案案卷封面

（全宗名稱）（類目名稱）（案卷標(biāo)題）

自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號全宗號目錄號案卷號第六十八頁，共一百二十三頁。69案卷標(biāo)題的擬寫包括本卷文件的主要責(zé)任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定檔號的編制檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔案實體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號的編制既固定了檔案分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結(jié)構(gòu)：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號檔號編制原則：唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則第六十九頁，共一百二十三頁。70六、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯(lián)系。基本方法有：按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列；按照文件的作者、收發(fā)機關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；按照案卷所屬的時間順序排列；按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。第七十頁，共一百二十三頁。71七、編制案卷目錄包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項目八、檔案上架檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。第七十一頁，共一百二十三頁。72業(yè)務(wù)檔案的整理通常情況下是按照文書檔案按卷整理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為便于查找和利用，對案卷封面的項目設(shè)置除遵循文書檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特征。整理的總體要求第七十二頁，共一百二十三頁。73（全宗名稱）公積金個人住房抵抻貸款檔號（合同編號）借款人身份證號保管期限第七十三頁，共一百二十三頁。74序號文件題名件數(shù)備注1職工住房抵押借款申請審批書2公積金繳交證明3借款人身份證、戶口簿復(fù)印件4自籌資金復(fù)印件5商品房購銷合同6收入證明7公證書8公有住房買賣協(xié)議書9價格審批表10房屋轉(zhuǎn)讓合同11賣方三證復(fù)印件12其它13個貸檔案卷內(nèi)目錄第七十四頁，共一百二十三頁。75

全宗號目錄號案卷號（全宗名稱）行政處罰案件檔案案件名稱處理結(jié)果自年月日至年月日止保管期限本案共卷，本卷為第卷件頁歸檔號第七十五頁，共一百二十三頁。76（全宗名稱）參保管理類編號參保單位年度案卷號保管期限第七十六頁，共一百二十三頁。77序號文件名稱頁數(shù)備注1職工基本醫(yī)療保險用人單位職工增減登記表2參保人員本人的身份證復(fù)印件3報到證（或調(diào)令、勞動用工合同）復(fù)印件4一寸證件照5職工基本醫(yī)療保險視作繳費年限核定表6原證歷本封面7調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件8醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡9退休人員審批表10養(yǎng)老保險視作繳費年限審批表11事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表12退休證復(fù)印件13批準(zhǔn)退休的文件14退休人員登記表或退休人員審批表15其它16參保管理檔案卷內(nèi)目錄第七十七頁，共一百二十三頁。78特種載體檔案的整理照片檔案的整理基本概念照片檔案：是指機關(guān)或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀Ｐ卷摚河靡怨潭ㄕ掌虻灼?，并?biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。照片檔案的組成由底片、照片、文字說明三個部分組成照片檔案的收集第七十八頁，共一百二十三頁。79本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；本單位領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；本單位工作中選用的外單位的照片。整理原則保持照片檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底片應(yīng)單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其文字說明一同整理并存放在照片冊里。第七十九頁，共一百二十三頁。80保管期限與密級保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《保密法》及其實施辦法執(zhí)行。第八十頁，共一百二十三頁。81底片的整理底片的整理可按年度——問題分開，其次是進行底片編號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張?zhí)??？梢砸砸粡埖灼蛞唤M底片為一個保管單位，編一個順序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內(nèi)每張底片上再編一個分號。底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號。按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋上標(biāo)明底片號。第八十一頁，共一百二十三頁。82照片的整理一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進行分類，使同一內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在的聯(lián)系。照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張?zhí)枺蝗谔?保管期限代碼-張?zhí)?。照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。第八十二頁，共一百二十三頁。83文字說明的編寫照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間和攝影者。符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯(lián)系密切的一組照片應(yīng)編寫一個總說明，其中的每一個單張還需編寫的分說明。總說明在該組照片的第一張照片的上方書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右側(cè)書寫。第八十三頁，共一百二十三頁。84實行“雙套制”保存。沖印具有代表性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進行整理、編寫說明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說明刻成光盤進行保存。數(shù)碼照片的整理第八十四頁，共一百二十三頁。85磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先后時間順序逐件編號，可跨年度編制流水號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項目。實物檔案的整理包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。第八十五頁，共一百二十三頁。86內(nèi)容文書檔案整理實務(wù)一、《歸檔文件整理規(guī)則》介紹二、按件整理細(xì)則詳解三、按卷整理方法詳解歸檔范圍詳解一、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》歸檔前的收集應(yīng)用舉例第八十六頁，共一百二十三頁。87一、《規(guī)定》的適用范圍及特點

新《規(guī)定》適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第八十七頁，共一百二十三頁。88《規(guī)定》的特點：國家檔案局以令的形式發(fā)布《規(guī)定》，將原來的業(yè)務(wù)文件上升為行政規(guī)章，提高了《規(guī)定》的法規(guī)效力和法律地位，體現(xiàn)了國家檔案行政管理部門的意志。改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實行標(biāo)時制，分為30年、10年。第八十八頁，共一百二十三頁。89充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。對于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。增加了跟實際工作直接有關(guān)的新內(nèi)容，充實了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益方面的文件材料。同時調(diào)整了一些文件材料的保管期限。原來長期的內(nèi)容，上升了很大一部分為永久，進一步充實進館檔案的內(nèi)容。第八十九頁，共一百二十三頁。90體現(xiàn)“以人為本”的原則，對涉及人的問題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”。第九十頁，共一百二十三頁。91二、機關(guān)文件材料歸檔范圍

機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。機關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個方面:一是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；第九十一頁，共一百二十三頁。92三是本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；四是其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料；第九十二頁，共一百二十三頁。93三、機關(guān)文件材料不歸檔范圍上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；第九十三頁，共一百二十三頁。94同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級機關(guān)的文件材料中供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料；第九十四頁，共一百二十三頁。95四、檔案保管期限的劃分原則及標(biāo)準(zhǔn)機關(guān)文書檔案保管期限劃分規(guī)定根據(jù)《規(guī)定》第六條精神，機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。檔案保管期限劃分的原則：（1）全面的觀點（2）歷史的觀點（3）發(fā)展的觀點（4）效益的觀點第九十五頁，共一百二十三頁。96

檔案保管期限劃分的標(biāo)準(zhǔn)年齡標(biāo)準(zhǔn)來源標(biāo)準(zhǔn)職能標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)形式特征標(biāo)準(zhǔn)第九十六頁，共一百二十三頁。97五、文件材料劃分“永久”的要求

本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；第九十七頁，共一百二十三頁。98本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性材料；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第九十八頁，共一百二十三頁。99在具體擬訂時，需注意以下一些問題：

突出本機關(guān)自身的文件材料；

突出本機關(guān)主要職能的文件材料；突出反映本機關(guān)演變和人事任免的文件材料；第九十九頁，共一百二十三頁。100六、文件材料劃分“定期”的要求本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關(guān)人事管理工作形成的一般文件材料；本機關(guān)一般事務(wù)管理文件材料；本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；第一百頁，共一百二十三頁。101同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第一百零一頁，共一百二十三頁。102劃分定期時：１、要掌握什么是“一般的”原則；２、要明確不屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)、又要“貫徹執(zhí)行的”；第一百零二頁，共一百二十三頁。103認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質(zhì)精神；了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；結(jié)合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。七、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的前期準(zhǔn)備工作第一百零三頁，共一百二十三頁。104八、擬訂本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表所要遵循的原則堅持“以我為主，突出重點”的原則，始終以自己形成的文件為主，以圍繞自身主要職能活動的文件為主。堅持“宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制少使用“重要的”、“一般的”等模糊詞語；堅持“以人為本”的原則，凡是涉及人的內(nèi)容的文件，都要慎重處置；第一百零四頁，共一百二十三頁。105堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，對本單位全部檔案，即各種門類和載體的檔案均要納入管理的范疇；任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。同時，還必須依法按規(guī)定向同級檔案館移交。堅持“申報審批”的原則，對擬好的本單位的歸檔范圍和檔案保管期限表，按規(guī)定須向同級檔案行政管理部門申報后，由同級檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。第一百零五頁，共一百二十三頁。106九、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的要求明確文件材料的歸檔范圍。科學(xué)制定《檔案保管期限表》。嚴(yán)格控制普發(fā)文件。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。從寬從長保存特色檔案。注重文件之間的必然聯(lián)系。第一百零六頁，共一百二十三頁。1071.對文件材料歸檔范圍的要求：國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機關(guān)歸檔范圍時，必須將本機關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進去。第一百零七頁，共一百二十三頁。108凡是國家、省檔案局與主管部門出臺了文件的，對某種檔案的歸檔范圍有明確規(guī)定的，一律按有關(guān)規(guī)定來確定歸檔范圍；文件處理單要與文件一并歸檔，不得隨意剔出；照片檔案在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔；第一百零八頁，共一百二十三頁。109磁盤光盤及電子檔案等，在歸檔時