人事檔案管理實施細則TOC\o"1-4"\h\z\u一、總則1.目的第一條為了提高檔案管理水平，建立和完善科學、規(guī)范的公司人事檔案管理，理順勞動關(guān)系的變動轉(zhuǎn)移程序，做好個人檔案的收集、整理工作，有效地保護和使用檔案，特制定本實施細則。2.原則第二條人事檔案管理按照“一人一號、一人一檔、專人負責、規(guī)范標準?！钡脑瓌t，由人事行政部門負責人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。人事檔案屬永久性保存檔案，任何部門或個人不得銷毀或丟失檔案。3.適用范圍第三條本實施細則適用于公司全部職員。二、分則（一）人事檔案的建立第四條凡是公司的職工，人事行政部門應為其建立個人檔案編號和檔案卷宗，并按公司檔案規(guī)范進行分類管理。第五條為了方便人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡便、有效”的原則，對公司人事檔案進行統(tǒng)一編號。編號由兩部分組成：第一部分為公司代碼，即公司名稱中“雪峰”的大寫拼音字母：XF；第二部分為個人編碼。例：張三個人編號為0001，則張三的人事檔案編號為XF0001。人事檔案是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學歷、培訓、社會關(guān)系、業(yè)務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料，主要包括入職檔案、履職檔案、離職檔案等，具體如下：（1）入職檔案：員工編號：序號名稱內(nèi)容摘要備注（頁碼、有無）1應聘簡歷2應聘資質(zhì)身份證、戶口簿、學歷證書、專業(yè)技術(shù)證件等3健康證明4面試通知書5應聘登記表6面試評價表7錄用通知書8入職登記表9勞動關(guān)系解除或終止證明與上一家供職單位解除或終止勞動關(guān)系的證明10入職手續(xù)交接單包括新員工報到手續(xù)表、物品領(lǐng)用單、交接單等11勞動合同書包括勞動合同、特別約定、保密和競業(yè)限制協(xié)議12職位說明書13規(guī)章制度包括員工手冊、規(guī)章制度等14培訓服務期協(xié)議15擔保書16聲明書（2）履職檔案：員工編號：序號名稱內(nèi)容摘要備注1轉(zhuǎn)正申請書2轉(zhuǎn)正同意書第十三條職工本人有正當理由需要查閱檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》（附后），經(jīng)過部門負責人和人事部門負責人同意的，能查閱本人的人事檔案，任何他人的檔案概不查閱。人事檔案查閱申請表檔案號姓名查閱時間查詢原因：查閱□（）復印□（）其它□（）查閱人簽字查詢情況：部門負責人人事行政部負責人第十四條經(jīng)理及以上人員可直接借閱所管部門員工檔案，跨部門借閱員工檔案需附總經(jīng)理審批同意的簽字，具體見《人事檔案借閱表》附后）。借閱需在“檔案借閱登記本”上登記，不得私自復印員工檔案，確因工作原因復印的須經(jīng)人事部經(jīng)理批準后由人事部操作復印。人事檔案借閱申請表借閱人部門借閱時間借閱原因：□（）□（）□（）借閱期限借閱人簽字借閱情況：是否復?。喝耸滦姓控撠熑丝偨?jīng)理第十五條借閱檔案者應在規(guī)定借閱期內(nèi)按時歸還完整的檔案，逾期者按每天20元進行處罰；如將借出的檔案丟失者，必須承擔因檔案丟失的全部損失（包括但不限于資料本身、因丟失資料導致勞動爭議的賠償?shù)龋?。第十六條人事行政部檔案管理人員應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，人事行政部遺失檔案的，除相應處罰外，必須承擔因檔案丟失的全部損失（包括但不限于資料本身、因丟失資料導致勞動爭議的賠償?shù)龋?。第十七條本實施細則由人事行政部負責解釋，經(jīng)公司職工代表大會審議通過經(jīng)公司總經(jīng)理簽字之日起生效。