掌控電子郵件的8個秘訣演講：鴻鵠2023/5/1012023/5/102內(nèi)容目錄

清空收件箱

減少你的回復(fù)時間

打造高效的郵件

突出顯示那些直接發(fā)送給你的信息

使用一次性的郵件地址

掌握消息搜索

保持長期一貫的電子郵件地址

善用郵件過濾器2023/5/103秘訣1-清空收件箱

為什么要清空收件箱

建立3個值得信任的文件夾

處理你的消息

保持清空狀態(tài)

從第一次開始

接下去的工作2023/5/104秘訣1a-為什么要清空收件箱收件箱，只是未處理消息的臨時存放處。需要養(yǎng)成的習慣：在新郵件到達的當天就決定如何處理它，便可以把它從收件箱中移走了。2023/5/105秘訣1a-為什么要清空收件箱三個問題：-哪些郵件重要?-哪些郵件需要優(yōu)先處理?

-郵件的上下文如何關(guān)聯(lián)起來?一個堆滿已讀郵件的收件箱不會給你帶來任何好處!2023/5/106秘訣1a-為什么要清空收件箱會議邀請->日歷行程

網(wǎng)站地址->書簽收藏

項目文檔->文件存檔……->……

所有東西都應(yīng)該各就各位，而不該都放在收件箱中。2023/5/107秘訣1a-為什么要清空收件箱你是否有此經(jīng)歷：每次進入收件箱，看著那一堆郵件列表，心理上的那種總是有無數(shù)消息盯著自己的壓力很大。哪些是新收到的郵件，哪些是已經(jīng)被解決或者付諸行動的，都應(yīng)被清楚劃分。2023/5/108秘訣1b-建立3個值得信任的文件夾

重點關(guān)注

后續(xù)處理

郵件存檔通過建立以上3個文件夾，可保持收件箱處于清空狀態(tài)。2023/5/109秘訣1b-建立3個值得信任的文件夾重點關(guān)注文件夾，

臨時存放重要信息（諸如這些信息需要在最近幾日內(nèi)快速找到，或者你等某人關(guān)于一些重要信息的回復(fù)，或者跟蹤一項時效性很強的事件）。每周回顧一下重點關(guān)注文件夾，清除那些已經(jīng)變得無關(guān)緊要的消息。2023/5/1010秘訣1b-建立3個值得信任的文件夾后續(xù)處理文件夾，

里面存放的都是必須完成的任務(wù)。每一條這樣的消息都要添加成待辦事項任務(wù)列表中的一項任務(wù)。確保你在待辦事項列表上添加了該項任務(wù)，才能保證自己會去做它。2023/5/1011秘訣1b-建立3個值得信任的文件夾郵件存檔文件夾，

是長期保存郵件的倉庫。所有已經(jīng)完成的郵件往來，但是又可能在未來某些時候重新翻閱和查找的信息，都可存放于此。存檔是一個獨立的文件夾，沒有子文件夾。之后，可以使用適當?shù)乃阉鞑僮鱽碇匦虏榭葱畔ⅰ?023/5/1012秘訣1c–處理你的消息既然3個文件夾都已經(jīng)各就各位，

就該清空你的收件箱了。從收件箱里最早的一封郵件開始，打開消息，按照接下來我要教你的方法去做。2023/5/1013秘訣1c–處理你的消息不需要的郵件立即刪除。馬上回復(fù)簡潔的問題和請求，然后存檔或者刪除。如果耗時解決的問題，可放入后續(xù)處理文件夾，在待辦任務(wù)列表中添加該任務(wù)。如果你是在等待消息，或者近幾日都需要留意的問題，放入重點關(guān)注文件夾。如果有時效性，就在日歷上加上個便簽，隨時查看你關(guān)注的項目。如果是參考信息性質(zhì)的郵件，以后可能會用到，那么放入存檔文件夾。如此反復(fù)過濾幾遍郵件，直到清空你的收件箱。2023/5/1014秘訣1c–處理你的消息文件夾越少，你在處理每一條信息時候需要費的腦筋就越少。如果你想對這種方式進行調(diào)整。2023/5/1015秘訣1d–保持清空狀態(tài)盡量讓自己適應(yīng)這個黃金法則：不要把已讀郵件留在收件箱中。打開一封郵件，第一次讀完之后就對它做個決定，依情況從3個文件夾中選擇一個將其放入，別找什么理由。2023/5/1016秘訣1e–從第一次開始從現(xiàn)在開始每一次查看收件箱的時候，都要下決心把它清空。收件箱中歷史郵件解決方案2023/5/1017秘訣1f–接下去的工作把未解決的消息進行了合理的歸檔，并不意味著結(jié)束！系統(tǒng)的核心：要不斷重新翻閱后續(xù)處理文件夾和重點關(guān)注文件夾，并完成這些事項。把所有后續(xù)處理文件夾和重點關(guān)注文件夾中的郵件標為未讀，以示區(qū)別。2023/5/1018秘訣2–減少回復(fù)時間

分批處理消息

一分鐘原則

任務(wù)完成之前回復(fù)任務(wù)相關(guān)問題

別把已讀消息留在收件箱2023/5/1019秘訣2a–分批處理消息如果每收到一封新郵件就會打斷你的工作，那么就盡量不要讓這種情況發(fā)生。分批處理信息的方法：每天計劃和郵箱碰面兩三次，諸如早中晚。

如果需要，每1~2個小時查收一次郵件，而不是5分鐘。世界不會因為一封郵件在你的收件箱里多呆了幾個小時就停止轉(zhuǎn)動了。202蛛3/4葉/2920秘訣2b–一分鐘伏原則遵循一幅分鐘原準則：如果一藥封郵件贏一分鐘脫之內(nèi)可究以處理汽或者回家復(fù)完畢聞，那么達立刻就寫做。如果你覺叛得一封郵王件不能依替靠簡短而褲直白的答漿復(fù)來解決濟，那么這勵樣的問題碗最好線下商解決，或藥者干脆打桂個電話。202聚3/4貸/2921秘訣2c–任務(wù)完旁成之前睛回復(fù)相框關(guān)問題如果有路人發(fā)送鏡電子郵暮件給你妙，要求休你完成油某事，妖遵照如祝下方式惕迅速地窮做出回品應(yīng)：著手行動允之前，你摔需要明確螺的問題。詢問任務(wù)悠收尾的截搜止日期。你忙碌軋的程度貴以及自慕己認為?？梢蚤_進始著手層的時間掛。根據(jù)任茶務(wù)的難中易程度僻，對方街下一次脊有可能匹收到你真回復(fù)的沾時間202徹3/4盛/2922秘訣2c評–任務(wù)完導(dǎo)成之前映回復(fù)相插關(guān)問題郵件回兇復(fù)范例局：我最近憲三個月槽都已經(jīng)它排得滿固滿的了分。您能墻給我的爬截止日暮期是什耳么時候厭？如果蚊到了九索月份，陰您還有邁興趣讓墾我完成漆這項工滲作，那慕么那個畝時候再診給我留達個消息朗。202句3/4潑/2923秘訣2d–別把已睜讀消息淋留在收斯件箱里收件箱號里的信惕息，閱讀過餓一遍后后就要做士進一步佛處理。不要在看弄了一遍消型息之后還撥把它們留丙在那里，光然后回頭嬌再看一遍肌。重復(fù)同粉一操作鎮(zhèn)就是在拐浪費時鈔間。2023最/4/2然924秘訣3–打造高效娃郵件低效的電補子郵件具差有的特征：發(fā)件人綿的目的芽不夠明勉確難以發(fā)現(xiàn)肚最重要的斗信息內(nèi)容冗長梢可讀性又匠差如果往來煙的郵件都咐能夠一語餃中的、不根夾雜無用最的信息，怪那將節(jié)省偽多少時間勝？2023臨/4/2曬925秘訣3a–撰寫一值封新郵聲件明確你的忌目的使用有婆信息含圓量的標暢題盡量簡潔幫助郵桌件“瘦鹿身”為完整的纖回復(fù)創(chuàng)造雄便利讓每個人誘都清楚他慶們?yōu)槭裁闯謺盏洁]本件別忘了胖附件2023什/4/2祝926秘訣3a朵–撰寫一踏封新郵耳件每一封壞電子郵愈件都應(yīng)待該有一航個明確的章目的。要么你怠要傳達一改些信息，六要么就是賊要求收件來人采取某擊種行動。撰寫郵件長目的不夠電明確，那鑒就請先不要動筆。如果你希起望邊撰寫并邊捋清你孤的思路，晝那可以把委郵件發(fā)送得給自己。2023爽/4/2欣927秘訣3a穗–使用有信攪息含量的機標題Hi！想告訴你…能幫我暫一個忙崖么？重要信息沾?。?！明天經(jīng)市理級別酸會議的抽議程關(guān)于周一危演講的幾匠個問題問：能否廣在文章中蹈引用您的松話？僅供參臨考：周階四外出請求：請棚對提議過蒼的重新設(shè)晌計的布局擾發(fā)表意見重要信而息：下許午三點炒之前務(wù)狠必發(fā)送仔合同傳沉真前綴詞轟（僅供括參考、桿請求、曉重要信魄息）可容以幫助貴收件人郊大概了碰解郵件霞內(nèi)容。如果郵河件里包京含多項傭請求，熟或者是踩跟多個支主題相含關(guān)的信歷息，那亮就分幾旗個單獨際的郵件來振往發(fā)送區(qū)。2023腦/4/2慢928秘訣3a長–盡量簡潔撰寫電子侮郵件的目坑的不是為丙了自說自路話，而是得從對方那頂里獲得自叼己想要的淋回應(yīng)。電子郵疏件越短希，人們吼就越愿該意去讀擔，從而良你的請陸求就越沈有可能冠實現(xiàn)。202亮3/4蟻/2929秘訣3a策–幫助郵茄件“瘦佛身”如果需要漏照片附件灶，確定已棕經(jīng)將照片乏旋轉(zhuǎn)到正格確的方向括并且調(diào)整鹽了大小。不要假英設(shè)每個持人都能固讀取HTM噴L格式的郵驚件。不要假摘設(shè)郵件武的格式節(jié)在對方悄的郵件紗系統(tǒng)里孫和你這朱里完全刃相同，睛所有的是郵件程日序?qū)π琶枷⒌淖x閑取格式廳都有所悔不同。在一些雞郵件程方序中，囑很長的臨網(wǎng)址將末會被自括動換行識，從而丑無法直栽接點擊斥。發(fā)送完郵件之寒前，可睡以使用設(shè)短址服守務(wù)。202堅3/4牢/2930秘訣3a–為完整的同回復(fù)創(chuàng)造莫便利貝奇，你晉好：周二你發(fā)污送的郵件照我收到了拖，謝謝！供會議室的跡房間號是脊多少？看蛛來我得開撲車去，而垮不能坐火序車了。我營是否需要爹一個停車款證？還有凝，我的PPT文檔存回在筆記高本電腦蕉里，你喂那兒有品沒有投僵影儀可示以使用陶，還是原要我自簽己帶一往個過去駐？貝奇，吩你好：周二你長的會議投我基本援上已經(jīng)壇準備好店了。還劈燕有幾個哨問題想蠟和你確送定一下平：*會狐議室的覺房間號找是多少殃？*如果鈔我開車去承，怎么才見能領(lǐng)到停膠車證？*有染沒有可姥以連接意筆記本健電腦的姻投影儀暴？2023洋/4/2風931秘訣3a禮–讓大家都渠清楚為什分么收到郵遙件收件人：Vict竟orD忠owns谷,Lo落rrie媽Cre蠶nsha至w,K絡(luò)yran駕Dec霞k主題：6月18日員工午諒宴確認信我們在Lot聚tie妻’s酒店預(yù)訂末了一間能宋容納40人的會議芳室，時間珠是6月18日，星寧期二，廚下午一佩點。VD：當天特班車是繩否可用孫？請告在知Kyr肉an。KD：請在4號之前弄給全體孤員工群材發(fā)邀請巧信，包眉括簡要船路線和窗班車信吳息。LC：順便帥說一句籠，我們界每周例倚會只能宜暫時取迫消一次晨。2023教/4/2蘋932秘訣3a–別忘了懲附件文件請見妻附件，這句話我貴們很容易熟寫出來，翻但卻經(jīng)常忘記添加附件街。202悔3/4顫/2933秘訣3b–回復(fù)郵愛件對應(yīng)每化個問題蕉按行回域復(fù)任務(wù)請求舉例說辛明不要實即時回復(fù)試著通過略其他方式平溝通知道何時拼何事不該奔說202鴉3/4絨/2934秘訣3b–對每個問腫題按行回踩復(fù)你好，貝女奇：Ric藍hJ爬one陜s寫道：*會議曲室的房間宿號是多少梁？B座316房間*如果省我開車去離，怎么才誘能領(lǐng)到停臺車證？停在西區(qū)崇，在入口養(yǎng)處告訴他甚們你的名碼字，保安街會給你一投個訪客出擦入證。*有獸沒有可雀以連接響筆記本至電腦的漁投影儀騎？有的，我條們技術(shù)部療的同事會搜幫你設(shè)置喚妥當。到時候見活。2023對/4/2薪935秘訣3b–任務(wù)請米求主題：請求：軌請對重渣新設(shè)計圖的布局目方案發(fā)漲表看法您覺得錘新的字延體和背油景如何捕？主題：回復(fù)：請侄求：請對尺重新設(shè)計寧的布局方價案發(fā)表看假法Tam峽asa濁Sm俱ith寫道：您覺得貝新的字火體和背剪景如何首？可不可以甜先發(fā)給我績一個新方脹案的鏈接否？還有，幸發(fā)表看探法的截斑止時間低是什么終時候？2023毫/4/2員936秘訣3b穩(wěn)–舉例說擔明如果收艷到的郵柳件寫得壩很糟糕次，那不洋妨用實業(yè)例引導(dǎo)軍一下對莫方。把不明大確的標消題重新何編輯一塔下。把不分蔑段的郵鏟件正文卡簡單分匹段，并逝且分行增回復(fù)?！熬湍壳翱苼砜?，我?guī)浵乱徊綉?yīng)鵲該怎么做棉？”“聽起幕來不錯繞！”202尺3/4閣/2937秘訣3b–不要實時庸回復(fù)電子郵件帖并非即時蘋通訊工具，因此也嘉不應(yīng)該項以實時課的方式碰使用它辦們。比較合主適的做數(shù)法是設(shè)味定一個剖合理的饒最長回蟻復(fù)時限駕，比如撇說，工畫作日的改時候一棕般4~6個小時之頭內(nèi)回復(fù)郵處件，最遲音也會在24~盆48個小時之雙內(nèi)回復(fù)。2023太/4/2混938秘訣3b–試著通鹿過其他廁方式溝巾通發(fā)件人的蛾表情、聲舒音、語調(diào)修都沒法用擇郵件來表鋒達，很多溪時候會，庸郵件里的段意思也會饅被曲解。一些比鞠較復(fù)雜暗或者敏范感的問休題，不獲適合通傳過電子喝郵件來收溝通。莊要掌握圈好尺度符，明白犯什么時幅候應(yīng)該引立刻拿誦起電話福打給對灘方或者籮直接面赴談，面免對面地遷解決問嶼題。202泡3/4寶/2939秘訣3b–知道何時仇何事不該塑說請記住籍，當你難過、情緒不葡穩(wěn)、緊張、疲勞、饑餓、醉酒或者在位其他各直種狀態(tài)不佳的時候自，不要服去寫郵炎件。如果一封頸郵件有什設(shè)么讓你困小擾，或者五覺得會引參起麻煩，醋那么先寫兆在一個文圓本文件中理，保存起框來，給自槍己一點時淋間仔細想摔想，然后醒再回頭去框修改這封名郵件。2023導(dǎo)/4/2郊940秘訣4–突出顯圓示直接柴發(fā)送給崖你的信猾息專門發(fā)送孔給我的郵謝件不是唯興一發(fā)送洲給我的尾郵件2023標/4/2框941秘訣5–使用一