商務(wù)禮儀引言

在商務(wù)活動中，商務(wù)人員時常需要組織或參與各種會議、出席各類儀式活動。而不同的會議或儀式活動對商務(wù)人員的言行舉止有著不同的要求。商務(wù)人員只有掌握會議及儀式活動的禮儀，注意會議及儀式活動中的慣例和細節(jié)問題，才能夠給交往對象留下良好印象，為企業(yè)樹立良好的組織形象。

那么，商務(wù)人員在組織或參與會議時分別應(yīng)遵守哪些禮儀規(guī)范，在組織或出席各類不同的儀式活動時又該遵守哪些禮儀規(guī)范呢？基于以上問題，本項目詳細介紹了會議的組織禮儀和與會者禮儀，以及簽字儀式、開業(yè)儀式、剪彩儀式等儀式活動的禮儀。熟悉會議的準備與組織工作，掌握不同類型會議的座次禮儀及參加會議時應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范熟悉簽字儀式、開業(yè)儀式及剪彩儀式的籌備工作和基本程序掌握簽字儀式、開業(yè)儀式及剪彩儀式的禮儀規(guī)范知識目標能夠按照相關(guān)禮儀規(guī)范參加、策劃、組織各種商務(wù)會議能夠按照相關(guān)禮儀規(guī)范參加、策劃、組織簽字儀式、開業(yè)儀式及剪彩儀式等活動技能目標任務(wù)目標樹立職業(yè)意識，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞的品質(zhì)樹立團結(jié)協(xié)作的工作作風(fēng)，培養(yǎng)靈活應(yīng)變的能力素質(zhì)目標任務(wù)目標彬彬有禮商務(wù)交往禮儀篇專題八《井然有序重規(guī)范—會議禮儀》項目導(dǎo)航會議組織禮儀與會者禮儀一二延時符情景案例

昌榮公司被邀請參加一個研討會，這次研討會將有很多商界知名人士及新聞界人士參加。昌榮公司的總經(jīng)理特意安排他很器重的助理小楊作為公司代表前去參加。

會議當(dāng)天，小楊睡過了頭，等他趕到現(xiàn)場時，會議已經(jīng)進行了20分鐘。他急急忙忙地推開會議室大門，不小心碰倒了會議室門口的花盆，花盆倒地發(fā)出一聲脆響，這讓他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不久，小楊的手機鈴聲響起，肅靜的會場上播放起了搖籃曲。這次，小楊簡直成了研討會上的“明星”。研討會結(jié)束后，昌榮公司總經(jīng)理就讓小楊另謀高就了。研討會上的“明星”昌榮公司總經(jīng)理為什么讓助理小楊另謀高就了？參加會議時，我們應(yīng)遵守哪些禮儀規(guī)范？延時符一

會議組織禮儀（一）、會前準備

會議是指人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于某種目的聚集在一起進行討論、交流的活動。在商務(wù)活動中，商務(wù)人員難免需要組織或出席各種會議，因此需要掌握一定的會議禮儀。

會議的組織工作是非常復(fù)雜的，在會前準備、會場布置、會中組織和會后收尾階段都有不同的要求。要想使會議圓滿成功，就必須確保上述每個環(huán)節(jié)都萬無一失。（一）、會前準備

1．確定會議主題

會議主題是會議的指導(dǎo)思想，它是擬定會議的內(nèi)容、任務(wù)、形式、議程、期限、出席人員等的前提。在通常情況下，會議的主題可以直接通過會議名稱體現(xiàn)。例如，某公司以新產(chǎn)品、新技術(shù)的出現(xiàn)為主題，準備召開新聞發(fā)布會，并確定會議的名稱為“××公司新產(chǎn)品信息發(fā)布會”。

2．確定與會人員名單

根據(jù)會議的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，科學(xué)地確定出與會人員名單。確定名單時，應(yīng)當(dāng)剔除一切與會議無關(guān)的人員。這樣做的目的在于保證整個會議氣氛不被攪亂，以便取得理想的會議效果。

3．下發(fā)會議通知

會議組織者應(yīng)提前向與會者下發(fā)會議通知。會議通知可以采取書面、口頭、電話、郵件等方式。會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：①會議名稱；②會議主題和內(nèi)容；③會期（會議起止時間）及報到時間；④會議地點；⑤與會要求，即與會者應(yīng)攜帶的材料、應(yīng)支付的費用、應(yīng)準備的生活用品等。（二）、會場布置1．進行座次安排會議的座次安排要根據(jù)會議規(guī)模來設(shè)置，講究禮賓次序。（1）大型會議的與會人數(shù)眾多，所以會場上通常應(yīng)分設(shè)主席臺和群眾席。①主席臺的座次。按照國際慣例，主席臺的座次排列應(yīng)符合以下規(guī)則：面向群眾，前排尊于后排，中間尊于兩側(cè)，右側(cè)尊于左側(cè)，如圖8-1所示。安排好主席臺座次后，應(yīng)按照座次順序在就座者身前的桌上擺好寫有入座者姓名的桌簽，以便主席團成員按序入座。后排 ⑨⑦⑥⑧⑩前排 ④②①③⑤主席臺群眾席后排 ⑦⑤⑥⑧前排 ③①②④主席臺群眾席（a）每排人數(shù)為單數(shù)時的座次排列

（b）每排人數(shù)為雙數(shù)時的座次排列小貼士

根據(jù)規(guī)模大小或出席人數(shù)的多少，會議一般可分為小型會議、中型會議和大型會議。小型會議的出席人數(shù)少則幾人，多則幾十人，一般不超過100人；中型會議的出席人數(shù)一般為100～1000人；大型會議的出席人數(shù)一般在1000人以上。（二）、會場布置

②群眾席的座次。群眾席可以根據(jù)需要自由擇座，也可以按照會議主辦方指定區(qū)域統(tǒng)一就座。常見的群眾席的座次安排如圖8-2所示。

通常，面向主席臺，橫向排列座次時，前排座位尊于后排，如圖8-2（a）所示；縱向排列座次時，中列的座位尊于兩側(cè)，右側(cè)尊于左側(cè)，如圖8-2（b）所示主席臺第一排第二排第三排群眾席主席臺第七列群眾席第五列第三列第一列第二列第四列第六列（a）橫向排列

（b）縱向排列（二）、會場布置（2）小型會議的座次禮儀。小型會議的與會人數(shù)較少，全體與會者通常同桌而坐。因此，會議組織者可采用以下兩種方式安排會議的尊卑座次：①無主客之分的座次排列。若與會者中沒有客人，則直接在面對會議室正門的位置上，按照中間為尊、右座尊于左座的原則安排座次，如圖8-3（a）所示。若會議桌斜對著會議室正門，則可以在遠離會議室正門的一側(cè)依次設(shè)座，如圖8-3（b）所示正門④②①③⑤⑥⑧⑦⑨正門⑤⑦⑨③①②④⑥⑧（a）會議桌正對正門時的座次排列

（b）會議桌斜對正門時的座次排列（二）、會場布置

②有主客之分的座次。若與會者中有客人，一般分兩側(cè)就座，客人一方坐在會議桌比較靠里的一邊，而主人一方則相對而坐，如圖8-4所示（a）會議桌正對正門時的座次排列

（b）會議桌斜對正門時的座次排列正門主人客人④②①③⑤⑥ ⑦⑦ ⑥⑤③①②④② ①① ②④ ③③ ④客人主人正門（二）、會場布置

2．布置相關(guān)物品

將會議所需的各種設(shè)備（如音像設(shè)備、多媒體設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等）和用品（如簽到簿、筆、筆記本、文件夾、座位簽等）擺放到會場的相應(yīng)位置，并對設(shè)備進行調(diào)試檢查。此外，還應(yīng)在會場的顯眼位置懸掛標語、橫幅、旗幟或會標等。（三）、會中組織

安排人員做好會場內(nèi)外的接待工作，組織與會者簽到，并及時、準確地統(tǒng)計到會人數(shù)。同時，安排人員做好會議記錄及奉茶工作。（四）、會后收尾

會議結(jié)束后，應(yīng)對與會議相關(guān)的一切圖文、聲像材料進行收集、整理、匯總、歸檔。對于公司內(nèi)部會議以外的會議，會議組織者可向與會者贈送具有會議主辦方特色的禮品，并可組織與會者攝影留念，以加強業(yè)務(wù)聯(lián)系、促進商務(wù)往來。同時，為外來的與會者提供一切力所能及的幫助協(xié)助其返程。延時符二

與會者禮儀（一）、主持人禮儀

會議的主持人一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其表現(xiàn)對會議能否取得圓滿成功有著重要影響。因此，主持人要特別注意以下事項：

1．熟悉議程

主持人在接到主持任務(wù)后，要認真研究所主持的會議，弄清會議的目的、主題、會議的發(fā)言者及發(fā)言題目、用時等相關(guān)情況，從而熟悉會議議程，把握會議走向，預(yù)測會議效果，并據(jù)此設(shè)計出主持人的串聯(lián)詞，為主持工作做充分的準備。

2．儀態(tài)端正

主持人應(yīng)衣著整潔、大方莊重，走上主席臺時應(yīng)步態(tài)穩(wěn)健有力、精神飽滿。如果站立主持，應(yīng)雙腿并攏、腰背挺直。持稿時，右手持稿子的底中下部，左手五指并攏自然下垂；雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐著主持時，應(yīng)坐正挺直，雙臂前伸，雙手輕按于桌沿。在主持會議的過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、抖腿等不雅動作。（一）、主持人禮儀

3．言談得體

主持會議時，應(yīng)當(dāng)口齒清楚、發(fā)音準確，并簡明扼要地表述會議事項。在會議進行過程中，不可與會場上的人員寒暄、閑談。

4．控制會場

（1）主持人應(yīng)按既定的順序推動會議活動的進展，不得隨意變動議程順序，同時，嚴格把握會議的起止時間，不隨意拖延或提前。

（2）引導(dǎo)與會者積極討論或發(fā)言，當(dāng)討論、發(fā)言的內(nèi)容偏離會議主題，或者討論、發(fā)言的時間超出限定范圍時，應(yīng)當(dāng)禮貌地提醒。

（3）就發(fā)言內(nèi)容進行提問并做恰如其分的評價，同時對發(fā)言人表示禮節(jié)性的肯定或感謝。（一）、主持人禮儀

（4）根據(jù)會議性質(zhì)適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)會議氣氛（或莊重、或熱烈等），以實現(xiàn)會議的預(yù)期效果。

（5）安排會間休息時間，并明確休息時間的具體長度。

（6）在會議結(jié)束前，對會議情況做簡單的總結(jié)，并宣讀會議達成的決議。

（7）會議結(jié)束時，對為會議提供了幫助的人和協(xié)助組織會議的工作人員表示感謝。（二）、發(fā)言者禮儀

1．發(fā)言準備

發(fā)言者在發(fā)言之前，要做好以下兩項準備工作：一是準備發(fā)言稿。在準備發(fā)言稿時，要了解會議的主題、與會者情況等。發(fā)言稿要觀點明確、中心突出，主張合理、層次清楚，邏輯縝密、以理服人。二是修飾儀表。在發(fā)言之前，發(fā)言人一定要抽出時間，對個人儀表進行修飾，如頭發(fā)要梳理整齊，著裝要干凈、整潔大方。

2．發(fā)言禮儀

發(fā)言者分為正式發(fā)言人和自由發(fā)言人兩種。前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言人和自由發(fā)言人應(yīng)分別遵守以下禮儀規(guī)范：

（1）正式發(fā)言人的禮儀規(guī)范：

走上主席臺時，應(yīng)步態(tài)自然，并體現(xiàn)出自信的風(fēng)度。

走上主席臺后，首先應(yīng)面向群眾席，掃視全場，與在座的聽眾進行目光交流，然后誠懇、恭敬地向聽眾鞠躬或點頭致意，稍后便可開始發(fā)言。（二）、發(fā)言者禮儀

發(fā)言時，應(yīng)口齒清晰、發(fā)音準確，簡明扼要地表述發(fā)言內(nèi)容，若是書面發(fā)言，則應(yīng)時而抬頭掃視會場，切勿旁若無人地低頭念稿。發(fā)言完畢，應(yīng)向聽眾表示謝意，然后退下主席臺回到原座位。

（2）自由發(fā)言人的禮儀規(guī)范：

注意發(fā)言順序，遵守發(fā)言秩序，不可爭搶發(fā)言。

發(fā)言時，應(yīng)口齒清晰、觀點鮮明、內(nèi)容簡短。

與他人有分歧時，應(yīng)態(tài)度平和，以理服人。

無論是正式發(fā)言人還是自由發(fā)言人，對于主持人或其他與會者就發(fā)言內(nèi)容所進行的提問都應(yīng)禮貌作答，對于不能回答的問題應(yīng)禮貌地說明理由；對于提問人的批評或建議，應(yīng)當(dāng)認真聽取，即便批評或建議是不恰當(dāng)?shù)模膊粦?yīng)失態(tài)。。（三）、會議參加者禮儀

參加會議是一件嚴肅的事情。參加會議的人員無論是以單位還是個人的名義出席，都要注意自己的言行舉止，做到穩(wěn)重端莊，遵時守紀，合乎禮儀規(guī)范。

衣著整潔、儀表大方、按時到會，并按會議主辦方安排的座次入座。

保持會場安靜，做到關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)為靜音，不撥打或接聽手機，不大聲喧嘩，不交頭接耳，等等。

保持得體的儀態(tài)，切勿做出不雅行為，如打哈欠、伸懶腰、打瞌睡、掏耳挖鼻、撓頭打嗝等。

會議進行時，不要隨意走動或出入。若確實需要暫離座位，則應(yīng)輕手輕腳地進行，盡量減少對發(fā)言者和其他與會者的影響；若需要長時間離席或提前退場，則應(yīng)向會議主辦方說明理由并表示歉意，在征得同意后方可離開。

他人發(fā)言時，應(yīng)認真傾聽，并記下與自己工作相關(guān)的內(nèi)容。

當(dāng)他人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)向發(fā)言者致以熱烈的掌聲，以表示贊賞和感謝。項目實訓(xùn)—商務(wù)洽談小劇場以南京三新勝公司與北京東升原公司合作到期之際再次就代理業(yè)務(wù)進行商談為實訓(xùn)背景，雙方于約定的時間、地點進行談判。請同學(xué)們以小組為單位，分角色扮演三新勝公司和東升原公司的人員，模擬雙方進行代理業(yè)務(wù)談判的場景任務(wù)概述項目實訓(xùn)全班學(xué)生以8～10人為一組進行分組，各組選出組長并進行任務(wù)分工，將小組成員及分工情況填入表4-1。（見下頁）任務(wù)分組表4-1

小組成員及分工情況班級__________ 組號__________ 指導(dǎo)教師__________項目實訓(xùn)小組成員姓名學(xué)號組員職責(zé)組長組員（1）回憶所學(xué)知識，掌握會議組織禮儀及與會者禮儀。（2）準備會議相關(guān)用品。項目實訓(xùn)任務(wù)準備項目實訓(xùn)以小組為單位開展情景模擬，確定活動開展時間（具體日期、時間段）并將具體實施情況記錄在表