電子郵件及文件管理制度1.前言本制度的目的是確保公司內(nèi)部電子郵件和文件的有效管理，保護(hù)公司及員工的信息安全，提高工作效率和協(xié)作本領(lǐng)。2.適用范圍本制度適用于公司全部員工，包含全職員工、兼職員工以及臨時(shí)工。3.管理原則3.1保密原則：員工處理電子郵件及文件時(shí)應(yīng)嚴(yán)守保密，不得泄露公司機(jī)密及他人隱私。3.2知悉原則：員工知悉處理的電子郵件及文件應(yīng)基于工作職責(zé)和權(quán)限，并妥當(dāng)處理相關(guān)信息。3.3歸檔原則：電子郵件及文件應(yīng)依照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保信息的可追溯、可檢索和長期保管。3.4回復(fù)原則：員工應(yīng)及時(shí)回復(fù)相關(guān)電子郵件，保持溝通暢通，提高工作效率。3.5分發(fā)原則：相關(guān)文件應(yīng)依據(jù)需要進(jìn)行必需的分發(fā)，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。4.電子郵件管理4.1郵件發(fā)送4.1.1員工在發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)使用公司專用郵箱，不得使用私人郵箱或他人郵箱發(fā)送公司相關(guān)郵件。4.1.2郵件主題應(yīng)明確簡潔，內(nèi)容準(zhǔn)確完整，并注意文明用語。4.1.3需要抄送或密送他人的郵件，應(yīng)經(jīng)過對(duì)方同意后再進(jìn)行抄送或密送。4.2郵件接收4.2.1員工應(yīng)及時(shí)查收公司郵箱內(nèi)的新郵件，并逐一處理。4.2.2如遇到無法及時(shí)回復(fù)的情況，應(yīng)向郵件發(fā)送方說明原因，并給出估計(jì)回復(fù)時(shí)間。4.2.3接收到的垃圾郵件或涉密郵件，應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨便打開或傳播。4.3郵件歸檔4.3.1員工應(yīng)依照公司規(guī)定的歸檔方式和目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行郵件歸檔。4.3.2歸檔后的郵件應(yīng)分類存儲(chǔ)，便于查找和管理。4.3.3郵件歸檔記錄應(yīng)至少保管兩年。4.4郵件刪除4.4.1對(duì)于無需保存的電子郵件，員工應(yīng)及時(shí)刪除，釋放存儲(chǔ)空間。4.4.2需要長期保管的郵件，不得隨便刪除，應(yīng)依照歸檔要求進(jìn)行處理。4.4.3刪除的郵件應(yīng)進(jìn)入已刪除郵件箱，保存一周后系統(tǒng)自動(dòng)清空。5.文件管理5.1文件創(chuàng)建5.1.1員工在創(chuàng)建文件時(shí)，應(yīng)選擇公司指定的文件格式，確保文件的可讀性和兼容性。5.1.2文件應(yīng)依照公司規(guī)定的文件命名規(guī)范進(jìn)行命名，便于查找和管理。5.2文件存儲(chǔ)5.2.1員工應(yīng)將文件存儲(chǔ)在公司指定的網(wǎng)絡(luò)盤、服務(wù)器或云端存儲(chǔ)中，不得存儲(chǔ)在個(gè)人設(shè)備或私人網(wǎng)盤中。5.2.2存儲(chǔ)的文件應(yīng)依照規(guī)定的目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。5.2.3對(duì)于涉密文件，應(yīng)依照公司的保密政策進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。5.3文件歸檔5.3.1完成的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保信息的長期保管和可追溯性。5.3.2歸檔的文件應(yīng)依照公司規(guī)定的歸檔要求進(jìn)行分類保管。5.3.3歸檔的文件應(yīng)留下記錄，包含文件名、歸檔時(shí)間等信息。5.3.4歸檔的文件應(yīng)定期備份，以防止意外丟失或損壞。5.4文件共享5.4.1如有需要，員工可以將文件共享給其他員工，但應(yīng)基于工作需要和權(quán)限進(jìn)行共享。5.4.2共享的文件應(yīng)設(shè)定合適的權(quán)限，確保文件的安全性和完整性。5.4.3共享的文件應(yīng)定期檢查，及時(shí)關(guān)閉無需共享的權(quán)限。6.違規(guī)處理對(duì)于有意違反本規(guī)章制度的員工，公司將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，包含但不限于警告、紀(jì)律處分、工資扣除、解除勞動(dòng)合同等。7.附則7.1本制度由公司進(jìn)行解釋和修改，員工應(yīng)及時(shí)了解并遵守最新的制度規(guī)定。7.2員工對(duì)于未盡事宜，可以向上級(jí)主管或人力資源部門咨詢。7.3本制度自發(fā)布之日起正式生效。以上為公