內(nèi)部文件與信息管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的文件與信息管理工作，加強信息安全保護，提高工作效率和管理水平，提升企業(yè)競爭力，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部部門和員工，包含但不限于文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔和銷毀，以及信息的取得、處理、傳輸和保護。第三條定義文件：指公司內(nèi)部所產(chǎn)生和接收的各類紙質(zhì)文件、電子文件、圖書資料等。信息：指公司內(nèi)外所產(chǎn)生和接收的各類數(shù)據(jù)、文檔、郵件、通訊錄、短信等。內(nèi)部文件：指公司內(nèi)部各部門之間產(chǎn)生的文件。外部文件：指公司與外部單位之間產(chǎn)生的文件。機密文件：指對公司利益、商業(yè)秘密、個人隱私等具有緊要價值且需要保密的文件。歸檔文件：指不再常常使用、但仍需要保管和保管的文件。銷毀文件：指已實現(xiàn)保管期限或不再需要的文件。第二章文件管理第四條文件的產(chǎn)生和傳遞各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)工作需要，合理布置文件的產(chǎn)生和傳遞。文件應(yīng)當(dāng)清楚明確，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，格式規(guī)范統(tǒng)一、文件的傳遞應(yīng)采用正式的渠道，通過公司內(nèi)部郵件、公文等方式進行溝通和傳遞。文件的傳遞必需明確發(fā)送方、接收方、時間和內(nèi)容等信息，并在傳遞過程中保持記錄和備份。第五條文件的存儲與歸檔文件的存儲應(yīng)分為紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式，并依照相關(guān)規(guī)定建立相應(yīng)的檔案庫。紙質(zhì)文件應(yīng)妥當(dāng)保管，存放在指定的文件柜或保險柜中，依據(jù)文件的緊要性和保密級別進行分類和標(biāo)識。電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或云存儲系統(tǒng)中，確保其安全性和可訪問性。同時，要定期備份電子文件，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。文件的歸檔應(yīng)依照公司的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔流程進行，確保文件能夠方便快捷地檢索和使用。第六條文件的銷毀與報廢文件的銷毀應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的保管期限進行，不得任意銷毀。機密文件的銷毀應(yīng)經(jīng)過授權(quán)人員審批，并采取安全可靠的銷毀方式，如碎紙機、焚燒等，確保文件內(nèi)容不被恢復(fù)和泄露。銷毀文件的記錄應(yīng)認(rèn)真注明銷毀的文件名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并歸檔保管，以備查閱和監(jiān)督。第三章信息管理第七條信息的取得和處理公司員工在取得和處理信息時，應(yīng)遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得超出工作職責(zé)和權(quán)限范圍。信息的取得應(yīng)通過正常渠道取得，不得通過非法手段取得他人的信息。信息的處理應(yīng)保證信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時性，不得私自竄改、刪除或泄露他人的信息。第八條信息的傳輸與保護信息的傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密傳輸、替代傳輸?shù)?，防止信息在傳輸過程中被竊取或竄改。緊要的機密信息應(yīng)加密傳輸，并限制接收方的數(shù)量和權(quán)限，確保信息的安全性。公司對緊要信息進行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的地方，同時要定期進行測試和恢復(fù)驗證。第四章監(jiān)督與責(zé)任第九條監(jiān)督與檢查公司應(yīng)設(shè)立特地的文件與信息管理部門或由專人負(fù)責(zé)，對文件與信息管理工作進行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督部門有權(quán)對各部門和員工的文件和信息進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，并依法追究相關(guān)責(zé)任。第十條違規(guī)處理與責(zé)任追究對于有意或重點違反文件與信息管理制度的行為，公司有權(quán)采取相應(yīng)的懲罰措施，包含口頭警告、書面警告、降職、辭退等。違反文件與信息管理制度的個人應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任，公司保存追究其民事和刑事責(zé)任的權(quán)利。第五章附則第十一條修訂和解釋本制度的修訂和解釋權(quán)歸公司管理負(fù)責(zé)人或受委托的管理部門全部，并由公司內(nèi)部發(fā)布和通知執(zhí)行。